O documento discute comunicação organizacional e interpessoal. Aborda tipos de comunicação, objetivos, formas verbais e não verbais, e veículos de comunicação interna como relatórios, circulares, boletins e e-mail. Também fornece exemplos de como redigir atas de reuniões.
PROJETO DE EXTENSÃO I - SERVIÇOS JURÍDICOS, CARTORÁRIOS E NOTARIAIS.pdf
Aula4 comunicação aula_5_relatórios_atas_ctb_adm
1.
2. • AULA 4
• 4. Comunicação interna e interpessoal nas
organizações
• 4.1 O que é comunicação organizacional?
• 4.2 Tipos de comunicação
• 4.3 - Objetivos da comunicação nas empresas
• 4.4- Comunicação Interpessoal
• 4.5 – Formas de comunicação
• 4.6 - Uma comunicação nada eficaz
• 4.7 - A informação com meio facilitador da
comunicação
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4. COMUNICAÇÃO INTERNA E INTERPESSOAL NAS
ORGANIZAÇÕES
• Dentro das empresas a comunicação toma
várias direções de acordo com
os objetivos que se quer
alcançar, estes objetivos
determinam que
ferramentas serão utilizadas.
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5. TIPOS DE COMUNICAÇÃO
•A comunicação se divide em: comunicação
verbal e comunicação não verbal.
•A COMUNICAÇÃO VERBAL
envolve participação,
transmissão e trocas
de conhecimento
e experiências.
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6. • A comunicação verbal pode ser: INTERNA,
quando o processo acontece dentro da
empresa e EXTERNA, quando o processo
ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo
entre a própria empresa e funcionários ou
instituições e pessoas de fora da empresa
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7. Quanto à transmissão da mensagem, a
comunicação ocorre de duas formas: ORAL e
ESCRITA.
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8. COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL
O propósito deste tipo de informação é
exprimir sentimentos sem usar a palavra.
Exemplo: balançar a cabeça para indicar um
“sim”, levantar o polegar para indicar que está
tudo bem.
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9. Muitas vezes, a comunicação não acontece
de forma eficaz em virtude da falta de
habilidade do emissor e/ou receptor,
constituindo-se verdadeiras barreiras.
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13. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL
•É a maneira como você se comunica e se
relaciona com as pessoas à sua volta.
•A forma como você reage às pessoas, como
você interage com elas, suas emoções, ações e
atitudes
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14. • A comunicação interpessoal é o processo de
criação de relações sociais entre pelo menos
duas pessoas que participam num processo de
interação.
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15. •A comunicação interpessoal, pode ser
definida como o processo pelo qual a
informação é trocada e entendida por duas ou
mais pessoas, normalmente com o intuito de
motivar ou influenciar o comportamento
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16. FORMAS DE COMUNICAÇÃO
Veículos utilizados pela comunicação interna
Relatórios – Circulares – Boletins – Atas –
Ofício – Memorando – Carta - E-mail
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17. ATIVIDADES
1 - Comente cada afirmativa abaixo,
destacando se as mesmas são verdadeiras ou
falsas.
(a) A comunicação interpessoal é o processo
de criação de relações sociais onde uma pessoa
sozinha é responsável pelo bom andamento dos
processos da empresa.
(b) Nos processos de relações interpessoais
que acontecem no interior das organizações, a
comunicação figura como uma importante
estratégia de gestão
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18. 1 - Comente cada afirmativa abaixo,
destacando se as mesmas são verdadeiras ou
falsas.
(c) Comunicação interpessoal é a maneira
como você se comunica e se relaciona com as
pessoas à sua volta.
(d) Não basta uma equipe ser formada de
ótimos profissionais, estar motivada se não
houver uma boa comunicação interpessoal
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19. 2 - O que pode fazer a comunicação não ser
eficaz?
3 - Qual o principal objetivos da
comunicação?
4 - No processo de comunicação, qual a
etapa da mesma que revela que de fato a
comunicação aconteceu? É a mensagem, o
receptor, o canal ou o feedback?
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20. 5 - Qual é o emissor, código, mensagem,
canal e receptor ...
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21. Emissor:local privado.
Receptor: fumantes de cigarro
Canal: método visual
Código: linguagem verbal
Mensagem: advertência contra o uso de cigarro
em local privado
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22. Aula 5
FORMAS DE COMUNICAÇÃO
Veículos utilizados pela comunicação interna
dentro de uma empresa
Relatórios – Circulares – Boletins – Atas –
Ofício – Memorando – Carta - E-mail
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23. Veículos utilizados pela comunicação interna
dentro de uma empresa.
•Relatórios- são utilizados para o
acompanhamento de alguns processos
organizacionais, tendo uma certa periodicidade
para sua elaboração, sendo necessária a
avaliação de seus dados.
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24. • É uma maneira eficaz de manter o público
interno bem informado. É um instrumento
flexível, que oferece amplas possibilidades de
exposição, tanto pelo volume, quanto pela
apresentação gráfica, com a possibilidade do
uso de imagens, gráficos e tabelas, o que
facilita a compreensão.
• Tem a finalidade de “prestar contas”, de
maneira simples, das atividades realizadas
pela instituição.
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25. • Atas - É o registro dos assuntos que foram
tratados em uma reunião.
• Normalmente após a redação da ata a mesma
é copiada em um livro apropriado, só para
esse fim, porque ela será lida no início da
próxima reunião e deverá ser assinada por
todos os membros nela citados como
presentes.
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26. • Após assinada pelo secretário e por todos os
presentes, a ata constitui prova de que houve
a reunião, das decisões nela tomadas, e das
manifestações de todos os participantes
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27. • Devido a ter como requisito não permitir que
haja qualquer modificação posterior, o seu
formato renuncia a quebras de linha eletivas,
espaçamentos verticais e paragrafação,
ocupando virtualmente todo o espaço
disponível na página.
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28. • As características básicas da formatação de
atas são:
• Texto completamente contínuo, sem
parágrafos ou listas de itens - ou seja,
reduzido como se o texto inteiro fosse um
único e longo parágrafo;
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29. • Números, valores, datas e outras expressões
sempre representados por extenso;
• Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
• Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
• Todos os verbos descritivos de ações da
reunião usados no pretérito perfeito do
indicativo (disse, declarou, decidiu...);
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30. • Caso a ata esteja sendo registrada
diretamente em livro de atas manuscrito, os
confortos da edição do texto não estarão
disponíveis. Neste caso, se houver erro do
Secretário, o mesmo deverá ser
imediatamente corrigido sem rasurar ou
emendar, mas sim usando o "digo", como no
exemplo: "(...) O diretor propôs adquirir
imediatamente vinte mil, digo, trinta mil
unidades de matéria-prima (...)".
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31. • Caso perceba-se o erro apenas ao final da
composição da ata, mas antes que a mesma
seja assinada, pode-se retificar no término do
texto, como no exemplo: "Em tempo: onde
consta 'vinte mil unidades de matéria-prima',
leia-se 'trinta mil unidades de matéria-
prima‘.”
• Veja a seguir um modelo de texto de ata.
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32. •Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria
colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-
Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília - São Paulo. A reunião foi presidida pelo
Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do
Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos
os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi
previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da
seguinte ressalva: onde constou 'vinte mil unidades de matéria-prima', leia-se 'trinta mil unidades de
matéria-prima'. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse
suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado
do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que
definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos
funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente
aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal
a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da
Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao
Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia
para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais,
tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima
reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio
Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.
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33. • ATENÇÃO
• O essencial é lembrar que a ata não é uma
transcrição de tudo o que foi falado, mas sim
um documento que registra de forma
resumida e clara as deliberações, resoluções
e demais ocorrências de uma reunião.
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34. • Circulares– Tem um formato e tamanho
menor que os relatórios, as circulares são
utilizadas para comunicar resultados de
pesquisas, relatórios, ações que devem ser
acompanhadas por seus respectivos
responsáveis.
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SECRETARIA DA FAZENDA
TESOURO DO ESTADO
São Luís, 17 de dezembro de 1998.
CIRCULAR GERAL N° 58
Prorroga o prazo para pagamento da Taxa de Cooperação sobre Bovinos.
O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuições, transmite as
seguintes instruções:
1.0 - O prazo para pagamento da Taxa de Cooperação sobre Bovinos, fixado na Lei n° 4.948,
de 28 de maio de 1998, fica prorrogado, no corrente exercício, até 30 de dezembro, nos termos da
Lei n° 7.034, de 10 de dezembro de 1998, publicada no Diário Oficial da mesma data.
2.0 - Expirado o prazo estabelecido no item anterior, o pagamento só será admitido com os
acréscimos previstos nos artigos 71 e 73 da Lei n° 6.537, de 27 de fevereiro de 1995, alterada pela
de n° 7.027, de 25 de novembro de 1998.
Fulano de tal
Diretor-Geral
Publicado no D.O. de 21/12/98
MODELO DE CIRCULAR
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36. Boletins– Os boletins podem conter matérias
de interesse do público externo, dependendo do
objetivo estabelecido para o mesmo.
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37. • Memorando - É uma comunicação escrita,
rápida e interna, somente para funcionários e
operários. Não é tão formal quanto a carta
comercial ou ofício.
• É uma comunicação interna das empresas,
utilizada entre os vários setores para
encaminhar, solicitar, pedir, distribuir ora
informações ou documentos, ora material ou
relatórios etc.
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39. • Carta - É um documento simples, pois nela
podem aparecer a narração, a descrição, a
reflexão ou o parecer dissertativo.
• O que determina a abordagem, a linguagem e
os aspectos formais de uma carta é o m a que
ela se destina: um amigo, um negócio, um
interesse pessoal, uma pessoa amada, um
familiar, um seção de jornal ou revista.
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40. • Ofício - O ofício é uma correspondência oficial
enviada a alguém, normalmente funcionário
ou autoridade pública.
• E-mail – sistema de transmissão de
informações que permite a comunicação
entre pessoas por meio de serviço de correio
eletrônico.
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41. Vejamos Alguns modelos
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42. 1) Qual a finalidade do requerimento?
a) Encaminhar documentos.
b) Pedir empréstimos.
c) Efetuar solicitação a um órgão público.
d) Firmar contrato de prestação de serviços
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43. 2) Assinale a alternativa que corresponde
corretamente às regras de como redigir um
email:
a) Escrever tudo em negrito, redigir textos
curtos.
b) Redigir textos curtos, evitar negrito e
exagerar nas abreviações.
c) Evitar negrito e letras maiúsculas, nunca
anexar arquivos.
d) Evitar usar abreviaturas que não estejam de
acordo com a norma gramatical brasileira.
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44. 3) No caso de uma procuração o outorgante
representa a pessoa que:
a) passa a procuração.
b) que recebe a procuração.
c) que reconhece a firma.
d) que pratica atos em nome de outros.
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45. 4) Indique a alternativa na qual os três
instrumentos são considerados
correspondência comercial:
a) Ofício, requerimento, telegrama.
b) Carta, memorando, e-mail de negócio.
c) Recibo, ofício, cartão postal.
d) E-mail, procuração, convite para bodas de
ouro.
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46. 5) É uma comunicação escrita, rápida e interna,
somente para funcionários e operários. Não é
tão formal quanto a carta comercial ou ofício.
a) ata
b) relatório
c) memorando
d) ofício
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