Aula4 comunicação aula_5_relatórios_atas_ctb_adm

• AULA 4
• 4. Comunicação interna e interpessoal nas
organizações
• 4.1 O que é comunicação organizacional?
• 4.2 Tipos de comunicação
• 4.3 - Objetivos da comunicação nas empresas
• 4.4- Comunicação Interpessoal
• 4.5 – Formas de comunicação
• 4.6 - Uma comunicação nada eficaz
• 4.7 - A informação com meio facilitador da
comunicação
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COORDENAÇÃO URE SÃO JOÃO DOS PATOS: WALTER ALENCAR DE SOUSA
UNIVIMA - QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL
Professor Aldeir Lopes

COMUNICAÇÃO INTERNA E INTERPESSOAL NAS
ORGANIZAÇÕES
• Dentro das empresas a comunicação toma
várias direções de acordo com
os objetivos que se quer
alcançar, estes objetivos
determinam que
ferramentas serão utilizadas.

TIPOS DE COMUNICAÇÃO
•A comunicação se divide em: comunicação
verbal e comunicação não verbal.
•A COMUNICAÇÃO VERBAL
envolve participação,
transmissão e trocas
de conhecimento
e experiências.

• A comunicação verbal pode ser: INTERNA,
quando o processo acontece dentro da
empresa e EXTERNA, quando o processo
ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo
entre a própria empresa e funcionários ou
instituições e pessoas de fora da empresa

Quanto à transmissão da mensagem, a
comunicação ocorre de duas formas: ORAL e
ESCRITA.

COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL
O propósito deste tipo de informação é
exprimir sentimentos sem usar a palavra.
Exemplo: balançar a cabeça para indicar um
“sim”, levantar o polegar para indicar que está
tudo bem.

Muitas vezes, a comunicação não acontece
de forma eficaz em virtude da falta de
habilidade do emissor e/ou receptor,
constituindo-se verdadeiras barreiras.
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COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL
•É a maneira como você se comunica e se
relaciona com as pessoas à sua volta.
•A forma como você reage às pessoas, como
você interage com elas, suas emoções, ações e
atitudes

• A comunicação interpessoal é o processo de
criação de relações sociais entre pelo menos
duas pessoas que participam num processo de
interação.

•A comunicação interpessoal, pode ser
definida como o processo pelo qual a
informação é trocada e entendida por duas ou
mais pessoas, normalmente com o intuito de
motivar ou influenciar o comportamento

FORMAS DE COMUNICAÇÃO
Veículos utilizados pela comunicação interna
Relatórios – Circulares – Boletins – Atas –
Ofício – Memorando – Carta - E-mail

ATIVIDADES
1 - Comente cada afirmativa abaixo,
destacando se as mesmas são verdadeiras ou
falsas.
(a) A comunicação interpessoal é o processo
de criação de relações sociais onde uma pessoa
sozinha é responsável pelo bom andamento dos
processos da empresa.
(b) Nos processos de relações interpessoais
que acontecem no interior das organizações, a
comunicação figura como uma importante
estratégia de gestão
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1 - Comente cada afirmativa abaixo,
destacando se as mesmas são verdadeiras ou
falsas.
(c) Comunicação interpessoal é a maneira
como você se comunica e se relaciona com as
pessoas à sua volta.
(d) Não basta uma equipe ser formada de
ótimos profissionais, estar motivada se não
houver uma boa comunicação interpessoal

2 - O que pode fazer a comunicação não ser
eficaz?
3 - Qual o principal objetivos da
comunicação?
4 - No processo de comunicação, qual a
etapa da mesma que revela que de fato a
comunicação aconteceu? É a mensagem, o
receptor, o canal ou o feedback?

5 - Qual é o emissor, código, mensagem,
canal e receptor ...

Emissor:local privado.
Receptor: fumantes de cigarro
Canal: método visual
Código: linguagem verbal
Mensagem: advertência contra o uso de cigarro
em local privado

Aula 5
FORMAS DE COMUNICAÇÃO
dentro de uma empresa
Relatórios – Circulares – Boletins – Atas –
Ofício – Memorando – Carta - E-mail

dentro de uma empresa.
•Relatórios- são utilizados para o
acompanhamento de alguns processos
organizacionais, tendo uma certa periodicidade
para sua elaboração, sendo necessária a
avaliação de seus dados.

• É uma maneira eficaz de manter o público
interno bem informado. É um instrumento
flexível, que oferece amplas possibilidades de
exposição, tanto pelo volume, quanto pela
apresentação gráfica, com a possibilidade do
uso de imagens, gráficos e tabelas, o que
facilita a compreensão.
• Tem a finalidade de “prestar contas”, de
maneira simples, das atividades realizadas
pela instituição.

• Atas - É o registro dos assuntos que foram
tratados em uma reunião.
• Normalmente após a redação da ata a mesma
é copiada em um livro apropriado, só para
esse fim, porque ela será lida no início da
próxima reunião e deverá ser assinada por
todos os membros nela citados como
presentes.

• Após assinada pelo secretário e por todos os
presentes, a ata constitui prova de que houve
a reunião, das decisões nela tomadas, e das
manifestações de todos os participantes

• Devido a ter como requisito não permitir que
haja qualquer modificação posterior, o seu
formato renuncia a quebras de linha eletivas,
espaçamentos verticais e paragrafação,
ocupando virtualmente todo o espaço
disponível na página.

• As características básicas da formatação de
atas são:
• Texto completamente contínuo, sem
parágrafos ou listas de itens - ou seja,
reduzido como se o texto inteiro fosse um
único e longo parágrafo;

• Números, valores, datas e outras expressões
sempre representados por extenso;
• Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
• Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
• Todos os verbos descritivos de ações da
reunião usados no pretérito perfeito do
indicativo (disse, declarou, decidiu...);

• Caso a ata esteja sendo registrada
diretamente em livro de atas manuscrito, os
confortos da edição do texto não estarão
disponíveis. Neste caso, se houver erro do
Secretário, o mesmo deverá ser
imediatamente corrigido sem rasurar ou
emendar, mas sim usando o "digo", como no
exemplo: "(...) O diretor propôs adquirir
imediatamente vinte mil, digo, trinta mil
unidades de matéria-prima (...)".

• Caso perceba-se o erro apenas ao final da
composição da ata, mas antes que a mesma
seja assinada, pode-se retificar no término do
texto, como no exemplo: "Em tempo: onde
consta 'vinte mil unidades de matéria-prima',
leia-se 'trinta mil unidades de matéria-
prima‘.”
• Veja a seguir um modelo de texto de ata.

•Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria
colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-
Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília - São Paulo. A reunião foi presidida pelo
Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do
Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos
os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi
previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da
seguinte ressalva: onde constou 'vinte mil unidades de matéria-prima', leia-se 'trinta mil unidades de
matéria-prima'. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse
suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado
do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que
definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos
funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente
aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal
a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da
Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao
Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia
para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais,
tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima
reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio
Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.

• ATENÇÃO
• O essencial é lembrar que a ata não é uma
transcrição de tudo o que foi falado, mas sim
um documento que registra de forma
resumida e clara as deliberações, resoluções
e demais ocorrências de uma reunião.

• Circulares– Tem um formato e tamanho
menor que os relatórios, as circulares são
utilizadas para comunicar resultados de
pesquisas, relatórios, ações que devem ser
acompanhadas por seus respectivos
responsáveis.

SECRETARIA DA FAZENDA
TESOURO DO ESTADO
São Luís, 17 de dezembro de 1998.
CIRCULAR GERAL N° 58
Prorroga o prazo para pagamento da Taxa de Cooperação sobre Bovinos.
O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuições, transmite as
seguintes instruções:
1.0 - O prazo para pagamento da Taxa de Cooperação sobre Bovinos, fixado na Lei n° 4.948,
de 28 de maio de 1998, fica prorrogado, no corrente exercício, até 30 de dezembro, nos termos da
Lei n° 7.034, de 10 de dezembro de 1998, publicada no Diário Oficial da mesma data.
2.0 - Expirado o prazo estabelecido no item anterior, o pagamento só será admitido com os
acréscimos previstos nos artigos 71 e 73 da Lei n° 6.537, de 27 de fevereiro de 1995, alterada pela
de n° 7.027, de 25 de novembro de 1998.
Fulano de tal
Diretor-Geral
Publicado no D.O. de 21/12/98
MODELO DE CIRCULAR

Boletins– Os boletins podem conter matérias
de interesse do público externo, dependendo do
objetivo estabelecido para o mesmo.

• Memorando - É uma comunicação escrita,
rápida e interna, somente para funcionários e
operários. Não é tão formal quanto a carta
comercial ou ofício.
• É uma comunicação interna das empresas,
utilizada entre os vários setores para
encaminhar, solicitar, pedir, distribuir ora
informações ou documentos, ora material ou
relatórios etc.

• Carta - É um documento simples, pois nela
podem aparecer a narração, a descrição, a
reflexão ou o parecer dissertativo.
• O que determina a abordagem, a linguagem e
os aspectos formais de uma carta é o m a que
ela se destina: um amigo, um negócio, um
interesse pessoal, uma pessoa amada, um
familiar, um seção de jornal ou revista.

• Ofício - O ofício é uma correspondência oficial
enviada a alguém, normalmente funcionário
ou autoridade pública.
• E-mail – sistema de transmissão de
informações que permite a comunicação
entre pessoas por meio de serviço de correio
eletrônico.

Vejamos Alguns modelos

1) Qual a finalidade do requerimento?
a) Encaminhar documentos.
b) Pedir empréstimos.
c) Efetuar solicitação a um órgão público.
d) Firmar contrato de prestação de serviços

2) Assinale a alternativa que corresponde
corretamente às regras de como redigir um
email:
a) Escrever tudo em negrito, redigir textos
curtos.
b) Redigir textos curtos, evitar negrito e
exagerar nas abreviações.
c) Evitar negrito e letras maiúsculas, nunca
anexar arquivos.
d) Evitar usar abreviaturas que não estejam de
acordo com a norma gramatical brasileira.

3) No caso de uma procuração o outorgante
representa a pessoa que:
a) passa a procuração.
b) que recebe a procuração.
c) que reconhece a firma.
d) que pratica atos em nome de outros.

4) Indique a alternativa na qual os três
instrumentos são considerados
correspondência comercial:
a) Ofício, requerimento, telegrama.
b) Carta, memorando, e-mail de negócio.
c) Recibo, ofício, cartão postal.
d) E-mail, procuração, convite para bodas de
ouro.
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5) É uma comunicação escrita, rápida e interna,
somente para funcionários e operários. Não é
tão formal quanto a carta comercial ou ofício.
a) ata
b) relatório
c) memorando
d) ofício

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