Optimisation tournées de livraison

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Répartition de la charge sur l'ensemble de la force de travail.
Réduire le recours aux heures supplémentaires par un découpage géographique pertinent

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Optimisation tournées de livraison

  1. 1. Deuxième partie             OPTIMISATION DES TOURNEES DU 6EME        
  2. 2. PRESENTATION Le 6eme arrondissement est situé au centre ville de Marseille. C’est un quartier urbain avec un stationnement peu aisé subissant de nombreux travaux de voiries. Au niveau des livreurs, c’est un secteur de livraison sur lequel existe un absentéisme chronique. Toutefois, les chefs d’équipes reconnaissent qu’en dehors des absences, les livreurs réalisent du bon travail.   CONSTAT Le 6eme arrondissement de Marseille est un secteur sur lequel travaillent moyens propres (MP) et sous-traitants (STT). Affectation tournées MP STT 616 626 617 628 618 619 620 627 Les deux tournées affectées à la STT, l’ont été pour les raisons suivantes : • Secteurs difficiles (stationnement, circulation dense) • Absentéisme chronique des MP. Ces contraintes empêchent les MP de livrer dans de bonnes conditions et les obligent à livrer hors des heures contractuelles de travail (voir tableau suivant), générant ainsi des heures supplémentaires. Ce qui représente un coût supplémentaire pour l’agence mais aussi une charge mentale importante pour le livreur. Livrer dans ces conditions génère un coût direct (heures supplémentaires en €) mais aussi un coût indirect : l’absentéisme (€). La STT vient donc renforcer ces 2 secteurs et permet de répondre à la mission de Coliposte : livraison de colis en 48H. Ensuite, certains livreurs sont sur des circuits où : • La charge de travail est supérieure à la capacité
  3. 3. • La charge de travail est inférieure à la capacité Cette charge inadaptée pose des problèmes quotidiens en terme d’organisation, de coûts et de motivation. La charge journalière d’un livreur est de 7 h réparti comme suit :               PROBLEMATIQUE Comment adapter la charge de travail en tenant compte de la contrainte horaire postale (7h) ? En d’autres termes, comment continuer à livrer des colis (mission Coliposte) sans sortir du cadre horaire fixé (Coliposte).   PISTES DE REFLEXION   1. Répartir la charge sur l’ensemble des MP du secteur en proposant un aménagement du découpage géographique actuel. 2. Laisser tout le secteur à la STT, avec quels coûts et quelles incidences ?
  4. 4.     1. Répartir la charge sur les MP du secteur en proposant un aménagement du découpage géographique actuel   Ces données sont issues de l’extraction de SOL _logiciel de géolocalisation postale_ (voir annexe OPTIMISATION TOURNEE). Elles permettent d’effectuer des calculs préparatoires puis de calculer la charge de travail. Comme la démarche est identique pour tous les secteurs, seront uniquement présentées dans la section ANNEXES les extractions de la tournée 617. Pour ce qui est des tableaux préparatoires au calcul de la charge de travail, les 8 seront disponibles (voir DOCUMENTS OPTIMISATION DU SECTEUR).   Tableau préparatoire tournée 617 (ci-dessous) Le trafic correspond au nombre de colis livré chaque jour. Le temps de livraison en min correspond à (l’heure de livraison du dernier point de livraison – celle du premier point) voir tableau (tournée 617 les 2 cases vertes) et tableau préparatoire 617(ci-dessous) ligne verte. (13:36:38 – 09:24:49) = 251,93 min Pour l’évaluation des temps j’ai utilisé un outil de géolocalisation qui m’a permis de déterminer des itinéraires (en temps) les plus pertinents.   Tableau  préparatoire  617       Hlp aller (départ agence à 1er point de livraison) Agence rue de la valbarelle à Place notre dame du mont = 27 min en moyenne Hlp Retour (départ dernier point de livraison à retour agence) Rue Lodi à agence rue de la valbarelle = 30 min en moyenne Hlp total = Hlp aller + Hlp retour Hlp total= 57 min La cadence de livraison : (trafic colis /temps de livraison en min) x 60 mn (63/251,93)*60 = 15,03 colis/heure     HEURE Temps  de  liv   en  min TRAFIC Hlp  A HLP  R HLP  TOT CAD   LIVRAISON 05:33:31 333,51 126 28 28 56 22,67 04:13:34 253,56 112 28 32 60 26,53 04:24:53 264,88 117 28 27 55 26,51 01:14:55 74,91 22 24 30 54 17,62 04:42:17 282,28 104 28 30 58 22,11 05:39:15 339,25 105 28 29 57 18,57 04:11:56 251,93 63 27 30 57 15,03 MOYENNE   89       50   19,07  
  5. 5.   Les données moyennes me permettent d’élaborer le tableau de charge suivant avec une démarche identique pour les autres secteurs. Tableau de charge avant le découpage Découpage actuel (voir DOCUMENT OPTIMISATION SECTEUR DE LIVRAISON)     CHARGE  DE  TRAVAIL  EN  MN   TOTAL   Circuit Hlp Cadence livraison Trafic livraison Tri tg Travaux intérieurs Hlp Livraison Pause Réédition comptes Total 616 51 20,85 85 51 51 218,00 20 10 349,99 05:50:00 617 57 21,3 93 55,8 56,7 262,22 20 10 404,73 06:44:44 618 50 19,1 89 53,4 50,0 280,02 20 10 413,42 06:53:25 619 48,5 21,3 106 63,6 48,5 299,11 20 10 441,42 07:21:12 620 51,5 23,8 76 105 45,6 51,5 191,35 20 10 423,45 07:03:27 626 51,7 22,6 95 0 51,7 251,87 20 10 333,57 05:33:34 627 56 27,5 79 47,4 56,1 172,49 20 10 305,99 05:06:00 628 51,6 22,64 113 0 51,7 299,52 20 10 381,18 06:21:11       736                   LEGENDE Hlp : haut le pied représente la durée séparant le point de départ (agence) du premier point de livraison Cadence de livraison (h) : (trafic colis moyen/temps de livraison moyen) X 60 mn Travaux intérieurs (mn): trafic de livraison X 60 (mn) / 100 (colis) Livraison : trafic de livraison/ cadence de livraison X 60 (mn) Pause légale Réédition comptes : administratif en retour agence Total: somme des différentes charges de travail en mn L’étude du découpage actuel met en avant des points importants : • une surcharge de travail sur 2 tournées (619 & 620) • une sous charge de travail sur 2 tournées (616 & 627) • un trafic de livraison inférieur aux objectifs moyens de l’agence • un coût généré par les heures supplémentaires. Ci-dessous le coût que représente les heures supplémentaires : Coût heures supplémentaires 18,42€ Surcharge en en centième d’heures 0,41 Calcul surcharge, 0,41 centièmes d’heure correspond au 24 min de dépassement. Coût surcharge de travail/jour 7,55€ Colis en débord 619 8 Colis en débord 620 2 En extrapolant ces données, j’obtiens les résultats suivants :
  6. 6. RESULTAT Découpage après lissage de l’activité     CHARGE  DE  TRAVAIL  EN  MN   TOTAL   Circuit Hlp Cadence livraison Trafic livraison Tri tg Travaux intérieurs Hlp Livraison Pause Réédition comptes Total 616 51 23,4 100 60 51 256,47 20 10 397,5 06:37:28 617 57 21,3 93 55,8 56,7 262,22 20 10 404,73 06:44:44 618 50 19,1 89 53,4 50,0 280,02 20 10 413,42 06:53:25 619 48,5 21,3 93 55,8 48,5 262,42 20 10 396,7 06:36:43 620 51,5 23,8 74 105 44,4 51,5 186,32 20 10 417,2 06:57:13 626 51,7 22,6 83 49,8 51,7 220,06 20 10 351,6 05:51:33 627 56 27,5 106 47,4 56,1 231,44 20 10 381,02 06:21:09 628 51,6 22,64 98 58,8 51,7 259,76 20 10 400,2 06:40:14       736                                             La surcharge de travail est répartie sur les MP avec comme impératif d’affecter les colis en fonction d’une proximité géographique. La répartition est la suivante : 15 colis de la 628 Lieutaud (15) transférés à la 616 13 colis de 619 Edmond Rostand (5), Paradis (5), Madagascar (3) transférés à 627 2 colis de 620 bd Doumer (0,9), Oratoire (0,1), Edon (0,18), Panorama (0,73) transféré à 627 12 colis de 626 Rue Paradis (12) transféré à 627 J’ai fait en sorte de répartir la charge de colis supplémentaire des districts en fonction de la proximité d’un autre secteur et afin de permettre aux livreurs d’effectuer le moins de route possible. Ceci étant, c’est à l’usage que la pertinence de cette nouvelle sectorisation se décidera. En effet, seuls les livreurs accompagnés des opérateurs experts, valideront ou non ce nouveau découpage. Dans tous les cas, l’objectif était de réduire les coûts grâce à une répartition adéquate. Chose acquise puisque cette répartition permet une livraison de tous les colis sans utiliser d’heures supplémentaires. En outre, ce lissage permet d’effectuer d’autres économies : j’ai volontairement repris des colis à la sous-traitance, ce qui représente une économie de 2 euros par colis. Au delà de l’aspect financier, cela envoie un signal fort aux MP : “vous êtes plus importants que la sous-traitance”. Dans l’étude suivante, nous verrons d’ailleurs, comment le fait de prendre des colis à la STT peut s’avérer être un réel gain financier et qualitatif.  
  7. 7.             Pour finir, il faut prendre en considération que certains opérateurs ont une charge de travail en deçà de la charge de travail contractuelle. Cette solution réduit les coûts liés aux heures supplémentaires. Cependant, en sous activité, il y a un autre risque : une démotivation chronique peut apparaître et engendrer de l’absentéisme donc un coût sûrement plus important. Cela pose interrogation : que font les livreurs en sous activité ? Je propose de rester sur 2 habitudes : -­‐ Occupationnel à l’agence (aide au tri, aide à la recherche sur info des adresses incomplètes etc.) -­‐ Demande de l’agent à partir plus tôt -­‐ Proposer au livreur de livrer quelques colis restants dans un secteur proche de l’agence (entreprises, bureau de poste). Toutefois, cette sous-charge peut être utile en cas d’absence d’un livreur. Il sera d’autant plus facile de convaincre les livreurs de distribuer les colis du collègue absent. Tableau comparatif coût heures supplémentaires L’encart rouge est un coût extrapolé à l’ensemble de l’agence. Il est donné à titre indicatif en considérant que les secteurs (10eme, 11eme , 12eme ) sont similaires. Le coût peut être revu à la hausse ou à la baisse en fonction des heures supplémentaires générées sur ces 3 arrondissements. COUT HEURES SUPPLEMENTAIRES Actuel Nouveau Coût surcharge de travail/jour 7,55€ 0€ Coût surcharge de travail/mois =7,55 x 24 jours travaillés 180€ 0€ Coût surcharge de travail/an = 180 x 12 mois 2160€ 0€ Coût surcharge de travail/an sur toute l’agence (10eme , 11eme, 12eme) = 2160 x 3 arrondissements 6480€ 0€
  8. 8. PLAN D’ACTION     • Informer les livreurs du secteur lors de la réunion de secteur • Collaborer avec l’opérateur expert pour la faisabilité et la répartition de la charge • Informer le chef d’équipe de la sous-traitance • Faire un pré-test à retour d’expériences à validation ou non à déploiement sur le secteur.                                   A retenir La mise en place de cette solution nécessite de bien veiller à occuper les opérateurs en sous activité. Une démotivation peut s’installer et générer de l’absentéisme qui viendra grever le coût colis. D’où l’importance d’échanger avec les opérateurs pour trouver une solution adéquate.  
  9. 9.     2. Répartition de la charge sur l’ensemble de la STT CHARGE DE TRAVAIL EN MN TOTAL Circuit Hlp Cadence livraison Trafic livraison Tri tg Travaux intérieurs Hlp Livraison Pause Réédition comptes Total 616 51 20,85 85 51 51 218,00 20 10 349,99 05:50:00 617 57 21,3 93 55,8 56,7 262,22 20 10 404,73 06:44:44 618 50 19,1 89 53,4 50,0 280,02 20 10 413,42 06:53:25 619 48,5 21,3 106 63,6 48,5 299,11 20 10 441,42 07:21:12 620 51,5 23,8 76 105 45,6 51,5 191,35 20 10 423,45 07:03:27 626 51,7 22,6 95 0 51,7 251,87 20 10 333,57 05:33:34 627 56 27,5 79 47,4 56,1 172,49 20 10 305,99 05:06:00 628 51,6 22,64 113 0 51,7 299,52 20 10 381,18 06:21:11 736 49:08:34 Ce tableau est transmis à titre indicatif. Les entreprises de STT ont une obligation contractuelle de résultat. A elles, de s’organiser pour mettre en place les moyens qu’elles jugent nécessaires pour exécuter le contrat. Pour Information, 736 colis/jour à traiter soit 17.664 colis/mois. CONSTAT Le mode de rémunération (payé au colis livré) des STT oblige les livreurs à livrer impérativement. Dans certains cas, les conditions de livraison sont sujettes à réclamations. Ces réclamations représentent un coût à prendre en compte en plus du coût du secteur dédié à la STT. Autrement dit, le coût global du secteur dédié à la STT représente : (Coût colis X Nombre de colis sous-traité du secteur) + (Coût de réclamations) Sous-traiter l’ensemble de secteur autrefois dédié aux moyens propres représente un coût (financier) et un risque (social, organisationnel). Néanmoins cela représente un avantage, celui de voir passer le secteur de charges fixes (MP) à charges variables (colis sous-traité). Ainsi lorsque l’activité baisse l’agence facture moins de colis et lorsque l’activité augmente elle en facture plus HYPOTHESE DE TRAVAIL Je pars du postulat suivant : sous traiter induit un cout caché qui se traduit par une forte augmentation des réclamations sur ce même secteur. Ces réclamations ont un coût que l’agence sera ou non capable de supporter. Ci-dessous, une estimation en valeur du coût engendré par la STT.    
  10. 10.     RESULTAT   COUT (données service qualité) RECLAMATIONS COLIS LIV RECLA REMB Nb pour 10000 POIDS STT %RECLA REMBOURSEE RECLA MP STT/AN RECLA STT/AN 2,00 € 12,00 € 63,00 € 48,3 0,80% 0,60% 4929 3943 En moyenne, le colis livré par la STT coute 2€. Le traitement d’une réclamation (administratif, personnel dédié) représente 12 €. Le remboursement d’une réclamation coute en moyenne 63 €. Pour résumer, une réclamation dans son ensemble peut coûter jusqu’à 75 € (63€+12€). Sur l’ensemble de l’agence, il y a 48,3 réclamations pour 10.000 colis (données fournies par le service Qualité). La STT représente 80% des réclamations soit 38,64 pour 10.000 contre 9,66 pour 10.000 en MP. Dans 60% des cas, le client est dédommagé. Par an, cela représente 4.929 colis pour l’ensemble des livreurs (STT et MP). Trafic colis annuel Trafic mensuel STT Trafic mensuel MP 1 020 533 38 494 41 530 Concernant la STT RECLAMATIONS/MOIS COUT MENSUEL STT Agence 148,7 7 405,26€ STT 6 eme 68,2 3 386,4 € (Trafic mensuel STT X poids des réclamations STT)/ 10000 (38494 X 38,64(0,8 X 48,3))/10000 = 148,74 réclamations/mois Cout mensuel STT tous secteurs confondus (Nb de réclamations X charges fixes de traitement) + (0,6 du nb de réclamation X 63(remboursement moyen du colis) (148,74 x 12) + ((0,6 *148,74) X 63) = 7.405,26€/mois Réclamations/mois du 6eme (trafic mensuel STT du 6eme X nb de réclamations par mois de la STT) / trafic mensuel STT
  11. 11. 17664 (736 colis jour X 24 jours travaillés) X 148,7)/ 38494 = 68,2 réclamations/mois Coût mensuel réclamations stt du 6eme : (Nb de réclamations X charges fixes de traitement) + (0,6 du nb de réclamation X 63) (68,2 x 12) + ((0,6 *68,2) X 63) = 3396,96€/mois Concernant les MP RECLAMATIONS/MOIS COUT MENSUEL MP Agence 40,11 1997,47€ MP 6eme 17,06 849,58€ (Trafic mensuel MP X poids des réclamations STT)/ 10000 (41 530 X 9,66(0,2 X 48,3))/10000 = 40,11 réclamations/mois Réclamations/mois MP du 6eme (trafic mensuel MP du 6eme X nb de réclamations par mois MP) / trafic mensuel MP 17664 (736 colis jour X 24 jours travaillés) X 40,11)/ 41 530= 17,06 réclamations/mois Coût mensuel réclamations MP : (Nb de réclamations X charges fixes de traitement) + (0,6 du nb de réclamation X 63) (17,06 x 12) + ((0,6 *17,06) X 63) = 849,588€/mois Comparatif des coûts mensuels STT MP Coût colis = 2 x 17664 colis 35 328€ 0 Salaire (des 6 livreurs) 0 =117x26X6 18 252€ Cout réclamations 3386,4€ 849,58€ Cout de formation*(6 livreurs) 0 =117*3*6 2106€ Total coûts 38 714 € 19 101 € *Coût de formation pour évoluer sur un autre secteur. Le livreur est pris en charge pendant 2 jours sur une tournée pour y être formé. 3 jours durant lesquels son salaire est versé mais il ne livre pas.     A retenir Dédier un secteur entier à la sous-traitance, implique de proposer aux livreurs MP un autre secteur sur lequel travailler. Cela peut induire un coût social (absentéisme, grève, refus du changement). Il est donc nécessaire de bien communiquer sur ce changement (transparence, collaboration).  
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