Guide exposant

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Guide exposant

  1. 1. LA FESTINÉE 2014 Première édition GUIDE DE L’EXPOSANT 2014
  2. 2. AIDE-MÉMOIRE Documents qui doivent être fournis pour que nous étudiions votre demande  Formulaire d’inscription dûment complété et signé  Paiement à 100% du coût de votre location  Preuve d’assurance-responsabilité civile d’un montant de 2 000 000 $  Pour les exposants agroalimentaires : copie de votre permis du MAPAQ  Pour les exposants de boissons alcooliques : copie de la lettre à la RACJ votre présence. 
  3. 3. INTRODUCTION La Festinée, est le lancement d'un projet d'accès aux marchés de produits fins agroalimentaires dans un nouveau territoire, soit la Ville de Brossard. La Festinée deviendra un évènement unique qui rassemblera producteurs et producteurs-transformateurs du Québec. L’activité s’adresse au grand public, aux épicuriens et à tous ceux qui désirent nous découvrir! Les porteurs du projet pilote « la Festinée » sont l’association Dose Culture et Gisèle Dallaire. INFORMATIONS À SOUMETTRE Voici l’information que vous devez également nous communiquer lorsque vous déposez votre demande d’inscription. Veuillez noter que votre demande ne sera traitée que lorsque nous aurons reçu l’ensemble des documents exigés et le paiement correspond à 100% du coût de votre location. Référez-vous à l’aide-mémoire pour vous assurer de nous soumettre une demande complète. INFORMATIONS GÉNÉRALES Lieu : Centre Socioculturel Adresse : 7905, rue San Francisco, Brossard Date : 22 février 2014 Heures : Ouverture de votre kiosque au public : 11 h Montage : 8 h à 10 h Fermeture du site et du démontage :  samedi 18h Date limite d’inscription : 20 janvier 2014 à midi. Porte-Parole-sommelier : Jean-François Demers COÛT D’ENTRÉE Dégustations payantes (coupons) et à prix variés. Coût grand public: 20 $ (taxes incluses) comprenant : 25 $ (taxes incluses) comprenant : 100 $ (taxes incluses) comprenant : L'entrée à la Festinée 10 coupons sans verre L'entrée à la Festinée 10 coupons avec un verre L'entrée à la Festinée 100 coupons avec un verre -2-
  4. 4. CRITÈRES POUR LA SÉLECTION DES ENTREPRISES EXPOSANTES Quelques critères de base s’appliquent dans le processus d’analyse des entreprises qui désirent participer à la Festinée en tant qu’exposant : 1. Être une entreprise immatriculée et inscrite au Registraire des entreprises du Québec; 2. Être un producteur et/ou transformateur agroalimentaire utilisant une matière première de qualité; 3. Offrir la dégustation de vos produits agroalimentaires lors de l’événement contre l’échange de coupons-dégustation; 4. Restaurateur : utiliser de produits du terroir québécois et favoriser l’achat local; 5. Artisan : Vendeur de produits à usage agroalimentaire. VOTRE KIOSQUE Chaque espace mesure 8’X8’. Votre kiosque inclus une prise électrique de 120 volts / 15 ampères, une table de 8’, une chaise. La Festinée fera parvenir un bulletin d’information dans la semaine précédente de l’évènement. Un rappel sur l’organisation et la planification de la logistique et des services qui vous seront offerts. Services non-fournis :    Rallonge électrique; Outils pour l’installation de votre kiosque; Branchement des lignes téléphoniques pour les paiements de carte de crédit et de débit. Une connexion sans fil (Wi-Fi) est disponible gratuitement sur l’ensemble du site de la Festinée. OBLIGATIONS DE L’EXPOSANT L’exposant s’engage à payer pour sa présence à la Festinée, selon l’échéancier de paiement établi. Si les dates ne sont pas respectées, l’organisation se réserve le droit d’annuler la réservation et d’offrir l’espace à un autre exposant. Toute demande d'annulation doit être acheminée par écrit à la Festinée. L'annulation d'une inscription est possible à certaines conditions :  Lorsqu’un exposant annule son inscription 20 jours ouvrables ou plus avant le début de l’évènement, les frais d’inscription sont remboursables 80%;  Lorsqu'un exposant annule son inscription de 19 jours ouvrables ou moins avant le début de l’évènement, aucun remboursement n'est accordé;  L’exposant ne peut partager son kiosque avec une autre entreprise. Seule l’entreprise apparaissant sur le formulaire d’inscription sera autorisée à exposer et vendre ses produits; -3-
  5. 5.  L’exposant est responsable de l’aménagement et de la décoration de son kiosque. Il est interdit de se servir de clous, vis, autocollants ou autres objets pouvant endommager les structures;  L’exposant se rend entièrement responsable de son personnel de vente, de sa marchandise et de ses équipements;  L’exposant est responsable de la propreté de son kiosque. Ce dernier sera tenu responsable des frais occasionnés pour toute détérioration ou pour perte d’équipements fournis par la Festinée;  L’exposant devra demander aux visiteurs un minimum d’un coupon-dégustation pour ses dégustations. Seul le système de coupons est valide pour la dégustation de vos produits. Une redevance de 50 % sera offerte pour chaque coupon-dégustation reçu (les coupons ont une valeur de 1 $);  L’exposant devra procéder au démontage complet de son kiosque et laisser l’espace loué libre de déchets et matières résiduelles à son départ. APPLICATION DU SYSTÈME DES COUPONS-DÉGUSTATION Le couponnage est une source importante de financement de l’évènement. La valeur des coupons est de 1 $. L'exposant doit déterminer lui-même la quantité de coupons-dégustation requise en échange de la dégustation offerte. Une redevance de 50 % par coupon reçu vous sera remise. Les coupons seront en vente sur le site. ASSURANCES ET RESPONSABILITÉS L’exposant s’engage à respecter tous les règlements à la Festinée et devra fournir une preuve d’assurances responsabilité civile d’un montant de 2 000 000 $ avec son formulaire d’inscription. Les équipements et le matériel d’exposition fournis avec votre kiosque, doivent également être couverts par la police d’assurances de votre entreprise. La Festinée ne pourra être tenue responsable de vol, perte ou dommages subis par l’exposant à son kiosque. Ces risques doivent faire l’objet et être couverts par la police d’assurances de l’exposant. CONFIRMATION DE LA COMPRÉHENSION DE L’ENGAGEMENT : Vous devez apposer votre signature au formulaire d’inscription. Celle-ci témoigne que vous avez pris connaissance de l’ensemble des clauses et conditions énoncées dans ce guide concernant la participation de votre entreprise à la Festinée 2014, que vous comprenez ce que ces conditions impliquent et que vous vous engagez à les respecter. -4-

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