O documento fornece instruções sobre como usar o Google Agenda para agendar reuniões, convidar participantes, anexar arquivos e imprimir a agenda. Ele explica como criar e editar eventos, configurar lembretes recorrentes e encontrar horários disponíveis para todos. Também mostra como reservar salas de reunião e anexar arquivos aos convites usando URLs ou o Google Drive.

1.
Google Agenda: agendamento, convites, anexos e impressão
Visualização da agenda
Faça login no Google Agenda. Você verá a visualização semanal da agenda. Veja um exemplo:
Para alterar a visualização de sua agenda, clique nas guias no canto superior direito da visualização.
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2.
Marque uma reunião
Para marcar uma reunião, clique no botão Criar ou clique em qualquer ponto de sua agenda.
1. Abra o Google Agenda.
2. Tome uma das seguintes medidas:
Opção 1: no canto superior esquerdo de sua agenda, clique em Criar para abrir a página de detalhes
do evento.
Opção 2: ou clique em um ponto de sua agenda para criar um evento de uma hora. Clique e arraste
para criar um evento com mais de uma hora. Em seguida, digite o título do evento na caixa. Veja um
exemplo:
Clique em Criar evento para publicar o evento imediatamente ou clique em Editar evento para
adicionar mais detalhes ao evento.
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3.
3. Insira detalhes, como recorrência, convidados, um compromisso e um lembrete.
4. Clique em Salvar.
Edite os detalhes do evento posteriormente
Se você já tiver marcado e publicado sua reunião, edite os detalhes clicando no título da reunião em sua
agenda.
Observação: depois de inserir os detalhes da reunião, clique em Salvar na parte superior da página de
detalhes do evento.
Convidar participantes
1. Acesse a página de detalhes do evento da reunião.
2. Na seção Adicionar: Convidados no lado direito da página, insira as primeiras letras do nome
completo do convidado para procurar o endereço no diretório corporativo.
3. Selecione o convidado para adicioná-lo a sua lista de Convidados.
4. Continue adicionando os endereços de e-mail de seus convidados um a um.
Importante:
● Se o seu administrador tiver configurado Grupos do Google (listas de e-mail) para seu domínio,
adicione o endereço de um grupo à lista "Convidados". Ou, crie seu próprio grupo de contatos
em seus contatos pessoais e adicione o grupo à lista "Convidados".
● Se você copiar e colar uma lista de convidados de qualquer fonte (por exemplo, um documento),
lembre-se de separar cada endereço com uma vírgula (ponto e vírgula não é compatível).
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4.
5. Opcionalmente, marque as opções na seção Convidados podem para permitir ou evitar que os
convidados alterem os detalhes do evento, convidando mais pessoas para seu evento ou visualizando
quem mais foi convidado.
6. Se quiser, preencha os campos restantes da página.
7. Clique em Salvar.
O Google Agenda pergunta se você deseja enviar convites aos convidados. Seus convidados podem
responder ao convite da reunião ou deixar comentários.
Se você quiser verificar a disponibilidade dos convidados antes de criar o evento, use a guia
Encontrar um horário. Ao fazer isso, você poderá ver se o horário proposto do evento (na
caixa azul) está disponível para cada convidado.
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5.
Se necessário, use as opções de data e hora na parte superior da guia para alterar o horário de sua
reunião. Você também pode simplesmente arrastar a caixa azul até um horário disponível para todos
os convidados.
Agende uma sala ou outro recurso para sua reunião
1. Acesse a página de detalhes do evento da reunião.
2. Na seção Adicionar:, clique em Salas, etc.
3. Tome uma das seguintes medidas:
Opção 1: comece a digitar parte do nome de uma sala ou outro nome de recurso na caixa. Uma lista
de recursos correspondentes será exibida na lista.
Por exemplo, na seguinte captura de tela, quando você começa a digitar ca, são listadas duas salas:
Acadia e Bryce Canyon.
Opção 2: navegue pela lista para encontrar a sala ou outro recurso que você queira reservar.
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6.
4. Verifique se o recurso está disponível durante o horário de sua reunião.
- Disponível
- Indisponível
5. Para agendar um recurso disponível, clique em Adicionar, à esquerda do nome do recurso. Se não
houver recursos disponíveis, experimente alterar o horário ou o dia do evento. Para encontrar um
horário que funcione para todos os convidados e recursos, clique na guia Encontrar um horário.
6. Depois de inserir todos os detalhes do evento, lembre-se de clicar no botão Salvar.
Configurar lembretes para sua reunião
1. Abra sua reunião.
2. Em Lembretes, escolha o tipo de lembrete desejado (pop-up ou e-mail) e quando você deseja
recebê-lo.
3. Para adicionar mais lembretes, clique em Adicionar lembrete.
4. Lembre-se de clicar no botão Salvar.
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7.
Configurar uma reunião recorrente
1. Acesse a página de detalhes do evento.
2. Marque a caixa à esquerda de Repetir.
3. No pop-up Repetir, selecione uma opção na lista suspensa Repetições.
4. Dependendo do que escolher na lista suspensa Repetições, defina também a recorrência da reunião,
incluindo as datas de início e término (se aplicável).
5. Para concluir, crie sua reunião normalmente.
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8.
Anexar um arquivo a um convite de reunião
Para saber a melhor maneira de fazer isso, primeiro é preciso saber se o seu administrador do Google Apps
ativou os Labs do Google Agenda para seu domínio. Se os Labs do Google Agenda estiverem ativados para
seu domínio, você verá uma guia Labs ao selecionar Configurações no menu de Roda dentada.
Se os Labs do Google Agenda estiverem ativados para seu domínio
Primeiro, verifique se o Lab Anexos para eventos do Google Agenda está ativado.
1. Selecione Configurações no menu de roda dentada e acesse a guia Labs .
2. Selecione Ativar ao lado de Anexos para eventos.
3. Clique em Salvar.
Para adicionar um anexo usando este lab:
1. Abra sua reunião.
2. Na seção Anexo, clique em Adicionar anexo.
3. Marque a caixa ao lado de um ou mais arquivos do Google Drive e clique em Selecionar.
Ou, para outros tipos de arquivos (como PDF), clique em Upload e siga as solicitações para fazer o
upload de seus arquivos.
4. Analise seus anexos. Veja um evento com um documento do Google e um documento do Microsoft
Word anexados transferidos para o Google Docs:
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9.
5. Depois de inserir todos os detalhes do evento, lembre-se de clicar no botão Salvar.
Se os Labs do Google Agenda não estiverem ativados para seu domínio
Para esta opção, é necessário que seu anexo seja um documento do Google ou que esteja disponível por meio
de um URL. O Google Docs gera URLs para cada um de seus documentos. Para anexar um documento do
Microsoft Office ou um PDF, basta fazer o upload do documento para o Google Docs e, se quiser, converter o
documento para o formato do Google Docs.
Assim que receber o URL do documento, veja como adicioná-lo ao evento:
1. Abra sua reunião.
2. No campo Descrição, copie e cole o URL gerado pelo Google Docs
3. Depois de inserir todos os detalhes do evento, lembre-se de clicar no botão Salvar.
Observação: como alternativa, adicione um anexo usando um destes métodos:
● Envie o anexo em uma mensagem de e-mail separada para os convidados.
● Agende o evento pelo Gmail. Escreva uma nova mensagem e anexe o arquivo. Em seguida, clique em
Convite e insira informações sobre o evento. No entanto, não será possível agendar uma sala pelo
Gmail, portanto, você terá que editar o evento posteriormente no Google Agenda.
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10.
Iprimir sua agenda
1. Somente as agendas que você deseja imprimir devem estar destacadas em sua lista em Minhas
agendas. Se não estiverem, basta clicar nas agendas para marcá-las ou desmarcá-las.
2. Na parte superior da agenda, selecione o período que você deseja imprimir. Por exemplo, selecione
Dia ou Semana.
3. Clique em Mais e selecione Imprimir no menu suspenso. Na janela Visualização de impressão
da agenda, escolha um tamanho de fonte, orientação da página e outras opções.
4. Selecione as opções desejadas e clique em Imprimir.
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