de nieuwe facilitaire norm NBN EN 15221 vervangt de verouderde norm NEN 2748 en biedt facilitaire organisaties in Europa handvaten om de organisatie te structureren en te organiseren. Daarbij biedt het raamwerken voor diverse facilitaire aspecten, zoals het opstellen van SLA’s en KPI’s, kwaliteitsmanagement en procesmanagement. De komende jaren zal de nieuwe norm vaker worden toegepast. Maar wat houdt deze norm in? Wat kan ik er mee? Wat zijn de verschillen ten opzichte van de oude norm? Een korte introductie Jarenlang hebben specialisten uit diverse landen in Europa keihard gewerkt aan een nieuwe facilitaire norm: de NBN EN 15221. Een nieuwe norm die aansluit bij de facilitaire organisatie anno 2014. Een norm die antwoord geeft op vragen van facility managers. Deze antwoorden zijn samengevat in zeven delen, welke onder andere gaan over definities, kwaliteit, classificatie, processen, metingen en benchmarken. Tijdens het event hebben we aandacht voor de manier waarop de normen kunnen bijdragen aan de professionalisering van uw facilitaire organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van normen voor het opstellen van Service Level Agreements of het vormen van facilitair kwaliteits- en procesmanagement.

1. EN 15221 – Deel 6
Ruimte- en oppervlaktebepaling
Ing. Rudy Clonen MBA, MRE
Director Advisory
MCS NV

2. Doelstellingen
Basisprincipes van de norm
De norm in de praktijk
Beperkingen van de norm
Case
Om te onthouden …
Agenda

3. Doelstellingen
Basisprincipes van de norm
De norm in de praktijk
Beperkingen van de norm
Case
Om te onthouden …
Agenda

4. Doelstellingen
 Methodiek om zelf consistent te kunnen werken
 Het spreken van eenzelfde taal over de Europese grenzen heen
 Mogelijkheid tot gegevensuitwisseling met de markt
 Interne benchmarking en/of externe benchmarking
Deel 6 van de Europese norm omvat een gemeenschappelijke basis
voor de bepaling van ruimte en vloeroppervlaktes in- en rond
gebouwen of gebouwdelen.

5. Doelstellingen
Basisprincipes van de norm
De norm in de praktijk
Beperkingen van de norm
Case
Om te onthouden…

6. Basisprincipes van de norm
Symbool Engelse omschrijving Nederlandse omschrijving Symbool Engelse omschrijving Nederlandse omschrijving
1 room 1 ruimte 1 bg1 gross width room 1 bruto breedte ruimte 1
2 room 2 riumte 2 bg2 gross width room 2 bruto breedte ruimte 2
3 exterior wall buitenmuur l gross length bruto lengte
4 interior wall binnenmuur IN net length netto lengte
5 floor vloer h gross height bruto hoogte
6 floor of roof Vloer van welfsel hc construction height constructie hoogte
7 suspended ceiling verlaagd plafond hp passage height doorgang hoogte
8 ceiling plafond hN net height netto hoogte
9 raised floor verhoogde vloer hF free height vrije hoogte

7. Basisprincipes van de norm

8. Basisprincipes van de norm

9. PA
Omschrijving
Primary Area - Primaire zone
PA = OA + LSA + CSA
Formule
Visuele voorstelling (donker grijze ruimtes) Voorbeelden
OA: Bureau, cockpit, vergaderzaal,…
LSA: Koffieruimte, printerlokaal,xxx
CSA: Cafetaria, auditorium, keuken,
serverlokaal, rokersruimte
Opmerkingen
OA= Office Area (kantooroppervlakte)
LSA = Local Support Area (locale
ondersteuning)
CAS = Central Support Area (Centrale
ondersteuning)
Zones dewelke de primaire bedrijfsprocessen
ondersteunen. Onderdeel van de Net Room Area (NRA)
Basisprincipes van de norm

10. Doelstellingen
Basisprincipes van de norm?
De norm in de praktijk
Beperkingen van de norm
Case
Om te onthoden…

11. De norm in de praktijk
 Waardebepaling of taxatie van een gebouw
 Kosten inschatten inrichtingsproject
 Benchmarking gebouwratio’s
 Benchmarking kosten
 Toedelen van facilitaire kosten
 Schoonmaakprogramma’s
 Energieprestatieberekeningen

12. Doelstellingen
Basisprincipes van de norm?
De norm in de praktijk
Beperkingen van de norm
Case
Om te onthouden …

13. Beperkingen van de norm
 Facility management focus
 Beperkt geschikt voor gebouwperformatie te meten
(Usable/Gross)
 Geen uitzonderingen of vereenvoudigde meetmethodes
beschikbaar (tijdsintensief)
 Geen eenvoudige omzetting van of naar andere normen
 Beperkte data beschikbaar voor benchmarking

14. Doelstellingen
Basisprincipes van de norm?
De norm in de praktijk
Beperkingen van de norm
Case
Om te onthouden…

15. Case : Bank X in “The Nordics”
Scope and Objectives of the project:
Bank X was looking for support, expertise and recommendations on their current
space allocation concept
Additionally Bank X wanted to know the answers to the following questions:
• What is the best practice for KPI areas related to the European standard, e.g?
(Primary Area)
• How can we move from the current used ISO standard to the European
standard?
(room allocations adaptations)

16. Office Working Areas
Non-public available areas
Areas not available for common use, e.g. locked
areas or areas allocated and occupied by 1 or more
specified cost center, e.g. areas that are used by
units as working place area or non shared meeting
rooms etc.
Rule: Only these areas are allocated to user
Public Available Areas
Areas available for common use by all employees
on the campus, e.g. common meeting rooms,
kitchenette, office utility rooms etc. that all
Rule: These areas are not allocated to user
anymore, but are instead categorized as Common
SITE Area
Common Areas
Old allocation principle (using ISO 9836 norm)
A Space Units is either
• Assigned to a specific
departments and
corresponding Cost
Center
• Assigned to Common
Site Area.
Case : Bank X in “The Nordics”

17. Case : Bank X in “The Nordics”
Example of “old” situation based on allocation principe
Consequences of used methodology
- Circulation area impact
- Closed office risk
- Nice place to work
- HVAC capacity issues

18. Case : Bank X in “The Nordics”
Solution 1 : Exclude circulation zone
Pros:
• M2 can be compared between open space and
closed office
• Possibility to benchmark the performance of a
building
• The internal client will not be “punished” for weak
building performance
• One cost/m2 can be used (no change in concept)
• People are motivated (financially) to go for an open
space
Cons:
• Additional work to split it up the plans
• No solution for too many WP in one closed office

19. Case : Bank X in “The Nordics”
Solution 2 : Min norm for m2/WP
Pros:
 One cost/m2 can be used (no change in concept)
 People are motivated (financially) to go for an open space
 People are motivated to use a closed office with more than one person when it is bigger than 12 m2
 HVAC systems will be easier do adapt to needed capacity in closed offices
 Increase of nice place to work perception
Cons:
 In total the # of m2 needed will increase
 Investments are needed to be able to rollout the new norm.

20. Case : Bank X in “The Nordics”
Solution 3 : Flexible Cost / m2 (Example: Cost/m2 in closed offices is 2 times the cost/m2 in open space)
Pros:
 People are motivated (financially) to go for an open space
 Other cost types can be added (Example:
Basement/archiving)
Cons:
 Easy one price for all principle cannot be kept
 HVAC risk might still exist

21. Case : Bank X in “The Nordics”
Solution 4 : Combination previous solutions)

22. Doelstellingen
Basisprincipes van de norm?
De norm in de praktijk
Beperkingen van de norm
Case
Om te onthouden…

23. Om te onthouden…
Europese norm voor ruimte bepaling is vooral opgesteld voor Facility management
De norm laat geen vereenvoudiging in vergelijking met andere bestaande normen
Tracht de norm te “automatiseren” via je FMIS
Financiële benchmarking is enkel mogelijk bij het gebruik van genormeerde m²ers
Kost allocatie dient nauwgezet opgezet te worden om “misbruik” te vermijden

24. EN 15221 – Deel 6
Ruimte- en oppervlaktebepaling
Ing. Rudy Clonen MBA, MRE
Director Advisory
MCS NV