Василий Долгов, начальник управления информационных технологий Группы компаний «Полюс», рассказывает о внедрении единой системы документооборота и согласования договоров на базе «1С:Документооборот» в Группе компаний «Полюс». • Как осуществлялся переход на «1С:Документооборот» с действующих ранее в Группе компаний СЭД; • О критериях выбора системы; в чем преимущества внедрения «1С:Документооборот» в рамках корпоративного стандарта «1С», когда в компании уже используются другие решения на платформе «1С»; • Об особенностях проекта и выполненных доработках системы; • О создании подсистемы защиты информации, которая обеспечила в полном объеме выполнение требований по защите персональных данных и конфиденциальной информации, что подтверждается заключением лицензиара; • О работе системы в распределенном режиме и создании функционала распределённых бизнес-процессов, что позволило работать с системой во всех локациях компании независимо от качества каналов связи; • О структуре РИБ и тиражировании СЭД на все компании Группы (40 юридических лиц); • О том, как внедрение СЭД способствовало повышению эффективности корпоративного управления и сокращению расходов на документооборот, а также других результатах, которые были достигнуты в рамках данного проекта.

1. Внедрение СЭД
в группе «Полюс»
--------

2. 2
Ситуация в компании до старта проекта
Внедрение СЭД
 2007. Выбор в качестве корпоративной платформы для документооборота системы
DocsVision.
 2007. Внедрение системы Microsoft SharePoint Server - создание общего
коммуникационного пространства, в котором могли бы взаимодействовать между
собой все сотрудники компании.
 2008. Завершение внедрения DocsVision в корпоративном центре – решены задачи:
формального документооборота (Приказы, ОРД, НМД, Служебные записки).
 2009. Внедрение системы согласования договоров на DocsVision в Красноярской БЕ.
 2009-2012. Внедрение DocsVision в основных БЕ в части формального
документооборота.
2007-2014

3. 3
Ситуация в компании до старта проекта
 В Компании нет единой системы электронного документооборота;
 Отсутствует единый инструмент контроля за исполнительской дисциплиной;
 Отсутствует централизованное хранение электронных документов Компании (происходит потеря
информации);
 Существующими ИТ-системами не обеспечиваются требования информационной безопасности к
конфиденциальному делопроизводству.
Внедрение СЭД

4. 4
Бизнес-цели и задачи
Внедрение СЭД
Бизнес-цель:
Повышение эффективности корпоративного управления и сокращение расходов на
документооборот.
Бизнес-задачи:
• снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем
на 2 часа в неделю (0,01 FTE* в месяц x на каждую 1000 пользователей = 10 FTE);
• сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и
Казначейства;
• создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего
корпоративный центр и бизнес-единицы;
• сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих
решений;
• контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
• сокращение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря
документов, невыполнение поручений).

5. 5
Бизнес-цели и задачи
Внедрение СЭД
Задачи ИТ-проекта:
 Выбор платформы для системы электронного документооборота (СЭД);
 Выбор подрядчика для внедрения системы электронного
документооборота;
 Формализованное описание управленческих бизнес-процессов в
стандартах ARIS;
 Внедрение подсистемы электронного согласования договоров в
корпоративном центре;
 Развертывание электронного архива на платформе СЭД;
 Внедрение подсистемы контроля исполнения поручений в корпоративном
центре;
 Перевод системы делопроизводства корпоративного центра на платформу
СЭД;
 Тиражирование в бизнес-единицы платформы СЭД и решений,
используемых в корпоративном центре;
 Перевод значительной части внутрикорпоративного документооборота в
электронную форму.

6. 6
Целевая модель электронного документооборота
Внедрение СЭД
Элементы модели электронного
документооборота
Модуль
«Согласование
Договоров»
Модуль
«Делопроизводство»
Модуль «Контроль
Поручений»
Модуль «Электронное
хранилище»
Поддержка
процессов МТО
Поддержка
процессов
казначейства
Основные характеристики:
 Сотрудники всех бизнес-единиц (БЕ) группы Полюс,
участвующие в подготовке, учете, исполнении и
контроле документов, работают только с
электронными документами.
 Передача документов в электронной форме
осуществляется между сотрудниками как внутри
каждой БЕ, так и между БЕ и между БЕ и КЦ.
 Сотрудники, участвующие в электронном
документообороте, имеют доступ только к
электронным документам в соответствии со своими
функциональными обязанностями.
 Каждый электронный документ имеет единую
ссылку, по которой он может быть открыт в любой
БЕ и КЦ в соответствии с правами доступа.
 Сквозная интеграция с процессами МТО и
Казначейства.
Перспективы
развития

7. 7
Выбор системы - 1С корпоративный стандарт
Внедрение СЭД
Корпоративный
стандарт
Управление
запасами
Нормативно-
справочная
информация
Управление
ремонтами
(1С ТОиР)
Казначейство
Бухгалтерский
и налоговый
учет
СЭД?
Внедрение СЭД в рамках корпоративного стандарта 1С позволяет:
• Обеспечить единый контур управления;
• Минимизировать затраты на интеграцию с другими
корпоративными системами;
• Сократить затраты на поддержку в рамках единой ИТ-платформы;
• Наличие собственной экспертизы в Компании.

8. 8
Архитектура системы
Внедрение СЭД

9. 9
Ключевые нестандартные подсистемы
Внедрение СЭД
 Категоризация информации по правам доступа
– автоматическая и на уровне пользователей;
 Доступ к конфиденциальной информации с
использованием двухфакторной
аутентификации;
 Для контроля доступа к конфиденциальной
информации за пределами СЭД используется
система RMS (Rights Management Services) –
даже скачанный на компьютер документ
может быть открыт только при наличии связи с
системой контроля доступа;
 Аудит действий пользователей.
Подсистема защиты информации

10. 10
Ключевые нестандартные подсистемы
Внедрение СЭД
 Обмен информацией и работа узлов в условиях
нестабильных и узких каналов
 Пакетный обмен информацией с
гарантированной доставкой
 Работа с документами в двух режимах –
«безусловная доставка» или «загрузка по
требованию»
 Организация разрешения конфликтов
 Использование единой ссылки во всех узлах –
документ открывается с ближайшего узла
Территориально-распределённый обмен

11. 11
Ключевые нестандартные подсистемы
Внедрение СЭД
 Совместное параллельное редактирование
документов.
 Возможность параллельного согласования
документа с одновременным внесением
изменений – нет необходимости повторного
пересогласования.
 Интеграционное решение с MS SharePoint,
позволяющее расширить возможности
совместной работы с проектами документов.
Совместное редактирование документов

12. 12
Прозрачность
бизнес-процессов
 Полная автоматизация документооборота в Компании
 Минимизация ручного труда
 Перенаправление поручений по иерархии исполнения
 Повышение производительности труда и контроля исполнительской дисциплины
 Прозрачность всех бизнес-процессов
 Универсальное защищенное хранение электронного контента
Интеграция с процессами
Казначейства
Интеграция с процессамиМТО
Экономическое обоснование
Внедрение СЭД

13. 13
Команда проекта
Внедрение СЭД
Долгов Василий, ответственный за проект
Малакшинова Ирина, менеджер проекта
Каменский Сергей, специалист по «1С:Документооборот»
Каратаев Олег, специалист по «1С:Документооборот»
Проектная команда «1С-КПД»

14. 14
Спасибо за внимание.

15. 15
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
от компании «1С-КПД»

16. 16
Внедрение СЭД
Управление составом рабочих групп по документам

17. 17
Внедрение СЭД
Модернизация механизма ролевой адресации

18. 18
Внедрение СЭД
Доработки для процессов согласования

19. 19
Внедрение СЭД
Секретари подразделений

20. 20
Внедрение СЭД
Ограничение возможностей работы с файлами

21. 21
Внедрение СЭД
Ограничение возможностей работы с файлами

22. 22
Внедрение СЭД
Структура РИБ
Бодайбо, Иркутск
Красноярский край, Еруда,
Назимово и т.д.
Красноярск
СЭД
Москва
КЦ
Офисы
ПС
70 Мбит
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
100 Мбит
Офисы
ПЛ
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
100 Мбит
Офис ПП
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
ЦОД
МиксМак
с в
Красноярс
ке
MS
100 Мбит
Офисы
КБЕ
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
100 Мбит
Локации
ПЛ
Тонкий
клиент,
TS App Локации
КБЕ
Тонкий
клиент,
TS App
Локации
ПС
Тонкий
клиент,
TS App
Офисы
ПС
Тонкий
клиент,
TS App
СЭД
ЦОД
Первенец
в Бодайбо
BO
1-10 Мбит
1-10 Мбит
Локации
Лензоло
то
Тонкий
клиент,
TS App
Локации
Первене
ц
8025
590
Тонкий
клиент,
TS App
256К-1Мбит
256К-1Мбит
Офис
Лензоло
то
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
Офис
Первене
ц
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
100 Мбит
Алдан
СЭД
ЦОД в
Алдане
(Якутск)
AL
Офис
Алданзо
лото
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
100 Мбит
512 К
Омчак,
РиМ,
Уптар
Магадан
СЭД
Офис ПЛ
Тонкий
клиент,
TS App
50 Мбит
Офис
ОАО
«РиМ»
Web
Клиент,
Тонкий
клиент
100 Мбит
ЦОД в
Магадане
MG
Локации
ПС
Тонкий
Клиент,
TS App
Локации
ПЛ
Тонкий
клиент,
TS App
Локации
ОАО
«РиМ»
Тонкий
клиент,
TS App
6 Мбит
1-20 Мбит
ПС- ООО «Полюс Строй»
ПЛ – ЗАО «Полюс Логистика»
Тонкий клиент – клиент 1С, работающий через
протокол Httphttps
TS APP – Режим работы с 1С через
терминальный сервер.
Web Клиент - кроссплатформенный и крос
браузерный клиент 1С, работающий в любом
современном Web Браузере без какой либо
дополнительной инсталляции компонентов
1С.
СЭД
ЦОД в
Еруде
ER
1-10 Мбит
Структура РИБ
Тиражирование системы «1С:Документооборот»
с привлечением специалистов «1С-КПД».

23. 23
Внедрение СЭД
Центральный узел MS – 660 пользователей
СЭД
MS (01)
Периферийный узел MG
– 150 пользователей
СЭД
MG (02)
Периферийный узел AL
– 195 пользователей
СЭД
AL (04)
Периферийный узел BO
– 350 пользователей
СЭД
BO (03)
Периферийный узел ER
– 560 пользователей
СЭД
ER (05)
50 Мбит/с 4 Мбит/с15 Мбит/с 512 Кбит/с
220 + 250
70
70
50
50
50
50
150
100
100
150
25
20
400
10
150

24. 24
Внедрение СЭД
1С-КПД: сплошные плюсы!
 1С-КПД – дочернее предприятие фирмы «1С»
 1 место в рейтинге ЦКД
 Авторский курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для
организации электронного документооборота»
 Авторский курс «Технология внедрения 1С:Документооборот»
 Электронный курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8»
 Разрабатываем полезные приложения для 1С:Документооборот Docstore
 Более 100обучающих видеороликов на YouTube (более 100 000 просмотров)
 Более 10 000 автоматизированных рабочих мест c положительными отзывами
клиентов

25. 25
+7 (495) 640 00 93
info@1c-kpd.ru