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AIS-Studie: AIS-Audit Property Management
- 1. excellence in real estate
AIS-Audit PM
– AM und PM-Organisation auf dem Prüfstand –
(vertraulich)
© AIS Management GmbH
- 2. Idee und Zielsetzung
Herausforderung
Bewertung von PM-Organisation
Was wird bewertet?
Was sind sinnvolle Messkriterien?
Wie können unterschiedliche Organisationen nach gleicher Methodik bewertet werden?
Best Practice meist schwer zugänglich für „Außenstehende“ / Marktbegleiter
Adaption von Best Practice auf eigene PM-Einheit schwierig
Tool AIS-Audit PM
Analyse von PM-Einheiten wesentlicher „Player“
Lernen von den Besten
Messkriterien eindeutig und gleichbleibend
aus Analyseergebnis Optimierungspotenziale ableiten
Bericht AIS-Audit PM
Vorstellung Tool September 2008
Befragung jährlich
mittlerweile 3. Befragungsrunde
ᴓ ca. 20 Teilnehmer
© AIS Management GmbH Seite 2
- 3. Kurzprofil und Ablauf AIS-Audit PM
was?
zu den 4 Perspektiven „Finanzen“, „Organisation“, „Zukunftsfähigkeit / Innovation“, „Kundenorientierung“ anhand
Prüfkatalog entscheidende Parameter der PM-Einheit hinterfragt
mit Blick auf Kundenideal sowie Best Practice marktführender Unternehmen Bewertung qualitativer und quantitativer
Dimensionen der jeweiligen PM-Einheit
Schwächen, Stärken und Potenziale identifiziert, Optimierungsansätze aufgezeigt
Ergebnisse Transparenz bzgl. Leistungsfähigkeit und fundierte Grundlage für Definition konkreter Arbeitspakete zur
Professionalisierung des jeweiligen PM
wer?
AM- bzw. PM-Entscheidermannschaft
wie lange?
ca. 1 Stunde reine Bearbeitungszeit in Online-Abfrage
½ Tag Ergebnispräsentation vor Ort mit Feedback und Handlungsempfehlungen
wo?
Online (Fragebogen) und vor Ort (Ergebnispräsentation)
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- 4. Property Management: Hebel zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit
Perspektiven Themen
Leitprinzip qualitativ
Aufbauorganisation
Organisation
Ablauforganisation
Transparenz
Optimierung Property Management
Sachkosten
Finanzen Personalkosten quantitativ Impact
Vollkosten
Kundenverständnis
Kunden-
Produkt
orientierung
Kundensicht
Strategie
Zukunftsfähigkeit / Mitarbeiter
Innovation
Lieferantenmanagement
Wertschöpfungstiefe
© AIS Management GmbH Seite 4
- 5. Detail: Perspektive → Thema → Subthema
Perspektiven
Organisation
Finanzen
Kundenorientierung
Zukunftsfähigkeit / Innovation
Themen
Leitprinzip
Aufbauorganisation
Ablauforganisation
Transparenz
Fragen
Sind Objektübernahme und -übergabeprozesse bei Ihnen
standardisiert und schriftlich niedergelegt?
Arbeiten Sie mit einer digitalen Liegenschafts- / Gebäudeakte?
Verfügen Sie über standardisierte Instandhaltungsplanung?
...
PM zum Markt vergleichbar und objektiv bewertbar
Schwächen geben Handlungsfelder vor
Handlungsfeldern sind konkrete Lösungsansätze zugeordnet
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- 6. Auswertung: Beispiel Einzelauswertung
Kundenorientierung Finanzen
Kosten
5
Produkt Erlös
4
Organisation
3
Kundenverständnis Leitprinzip
2
Zukunftsfähigkeit /
Innovation
1
Lieferantenmanagement Aufbauorganisation
Mitarbeiter Ablauforganisation
Strategie Tranzparenz Firma xy
Best Pratice
Gesamtergebnis Firma XY unterdurchschnittlich
akuter Handlungsbedarf in Perspektive Kundenorientierung, Thema Produkt
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- 7. Auswertung: Übersicht häufige Brennpunkte
Kundenorientierung Finanzen
Kosten
5
Produkt Erlös
4
Organisation
3
Kundenverständnis Leitprinzip
2
Zukunftsfähigkeit /
Innovation
1
Lieferantenmanagement Aufbauorganisation
Mitarbeiter Ablauforganisation
Strategie Tranzparenz
Best Pratice
Markt
Best Practice bei „Einzelnen“
Schwächen beginnen perspektivenübergreifend bei Spezifikation und Vertragsgestaltung
© AIS Management GmbH Seite 7
- 8. Auswertung: häufige Brennpunkte (1)
Produkt 5 Perspektive Kundenorientierung, Thema Produkt
4 eigenes Stärken- / Schwächenprofil nicht bekannt
3
eigene Leistungen preislich (z.B. durch BM) nicht bewertet
2
zentrale Anlaufstelle (Servicedesk) für alle Serviceanfragen der
1
Mieter nicht vorhanden und / oder nicht regelmäßig ausgewertet
Best Pratice
Markt
5 Perspektive Organisation, Thema Aufbauorganisation
4 eigene Mitarbeiterressourcen ändern sich bei Portfolioänderungen nicht
3
nach definierten Regeln
2 eigene Researchtätigkeiten (Stichwort Primärdaten) finden nicht statt
1 Frühwarnsystem zur Identifikation von Objekt- und Portfoliorisiken
Aufbauorganisation
existiert nicht
unzureichend Kompetenz im TGM, IGM, Flächenmanagement
Best Pratice
Markt
© AIS Management GmbH Seite 8
- 9. Auswertung: häufige Brennpunkte (2)
5 Perspektive Zukunftsfähigkeit / Innovation,
4
Thema Lieferantenmanagement
3 kein Controlling im Bereich ungeplante Kleinreparaturen /
Instandsetzungen
2
1
kein kontinuierliches Verbesserungs- bzw. Entwicklungskonzept für
Lieferanten- Dienstleister definiert und implementiert
management
keine regelmäßige Leistungsbewertung von Dienstleistern
kein eindeutiges Leistungsbild für Dienstleister / Lieferanten definiert
Best Pratice Auswahlprozess für Dienstleister nicht transparent / nachvollziehbar
Markt
(„individuelle Note“)
Kosten
5 Perspektive Finanzen, Thema Kosten
4
keine Rahmenverträge mit externen PM- oder FM-Dienstleistern
3 abgeschlossen (feste Preise für standardisierte Leistungen)
2 Kennzahlenbaum (z.B. x Mitarbeiter je Wirtschaftseinheit) zur
1 Beurteilung von Soll-Mitarbeiterressourcen bei Dienstleistern nicht
vorhanden oder unscharf
Vergütung externer Dienstleister folgt keiner festen Formel /
keinem festen Rechenmodell (z.B. dynamisches Preismodell bei
Portfolioveränderungen inkl. performancebezogene Vergütung)
Best Pratice
Markt
© AIS Management GmbH Seite 9
- 10. excellence in real estate
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D-80339 München
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Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: consulting@ais-management.de
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