2. Startgids
Uw organisatie heeft gekozen om gebruik te maken van de diensten van de Aanbestedingswijzer. Daarmee bestaat
het aanbesteden voor u nog maar uit enkele eenvoudige stappen. In deze startgids vindt u alle informatie terug die
u nodig heeft om uw aanbestedingen te doen.
Door het gebruik van de Aanbestedingswijzer weet u dat de aanbesteding altijd conform de regels van uw
organisatie. U heeft geen omkijken naar indieningstermijnen en dergelijke. U kunt zich richten op de inhoud. Hierna
wordt een toelichting gegeven op de werkwijze. De volgende onderwerpen worden behandeld.
- Eerste keer aanmelden
- Aanmelden
- Uw dashbord
- Nieuwe aanbesteding
- Offerte-aanvraag
- Opdracht
- Afgeronde aanvragen
- Meerwerk
- Ondersteuning
Pagina | 2
3. Eerste keer aanmelden
Om de eerste keer te kunnen aanmelden krijgt u van de accounthouder binnen uw organisatie een registratielink.
Deze registratielink is opgenomen in een e-mail. Dit ziet er ongeveer als volgt uit.
Door het klikken op de registratielink komt u in het scherm zoals hierna is afgebeeld.
Pagina | 3
4. Vul in dit scherm de volgende gegevens in:
- Uw naam
- Het telefoonnummer waarop u te bereiken bent
- Uw e-mailadres
Kies vervolgens een wachtwoord. In het volgende veld wordt u gevraagd uw wachtwoord te herhalen ter controle.
Alle gegevens zijn nu ingevuld, u kunt op verzenden drukken. Door te verzenden bent u geregistreerd en kunt u een
aanvraag voor een aanbesteding indienen. Met het verzenden accepteert u de gebruikersvoorwaarden en het
privacyreglement.
Pagina | 4
5. Aanmelden
U kunt altijd aanmelden met uw e-mailadres en uw wachtwoord. Inloggen kan via onze website
https://www.aanbestedingswijzer.nl/inloggen. Het inlogscherm ziet er als volgt uit.
Pagina | 5
6. Uw dashbord
Als u bent aangemeld, komt u in uw dashbord. In het dashbord kunt u een nieuwe aanbesteding aanmaken, een
lopende of afgeronde aanbesteding inzien of uw gegevens onder “Mijn Account” wijzigen. Het scherm ziet er als
volgt uit.
Pagina | 6
7. Nieuwe aanbesteding
Om een nieuwe aanbesteding aan te maken kiest u de knop “Nieuwe aanbesteding”. Hiermee komt u in een nieuw
scherm om de aanbesteding aan te maken. Het aanmaken van een aanvraag bestaat uit 6 stappen. Als u een stap
heeft voltooid kunt u op opslaan drukken. Daardoor hoeft u niet de gehele aanvraag in één keer te voltooien. Hierna
volgt er een toelichting per stap.
Stap 1
Om uw aanbesteding terug te kunnen vinden, kunt u hier een onderwerp invullen. Het onderwerp zal ook in de
offerteaanvraag als onderwerp worden genoemd.
Geraamd bedrag: Vul hier het door u verwachte bedrag van de opdracht in.
Contactpersoon: Gevraagd wordt of u de contactpersoon bent voor de leverancier. U kunt een ander contactpersoon
hiervoor opgeven dan uzelf. Daarvoor dient u wel de contactgegevens in te vullen in het uitklappende scherm.
Specifieke kenmerken: U kunt hier een specifiek kenmerk meegeven. Een specifiek kenmerk kan zijn een
briefnummer, projectnummer of een verplichtingsnummer.
Door op “Volgende” te klikken wordt de aanvraag aangemaakt en gaat u naar stap 2. De gegevens van de eerste stap
worden opgeslagen. De aanvraag wordt nu ook zichtbaar in het dashbord. De aanvraag heeft de status concept en er
wordt aangegeven dat de aanvraag nog moet worden gecomplementeerd.
Pagina | 7
8. Stap 2
Hier beschrijft u wat u wilt inkopen. Dat kan op twee manieren. U kunt in het tekstvak uw vraag typen. Dit is vooral
handig voor korte omschrijvingen tot maximaal 1 A4. Of u kunt een uitgebreide omschrijving bijvoegen. Door deze
optie te selecteren, krijgt u de mogelijkheid om een bestand bij te voegen.
Vervolgens kunt u nog bijlagen toevoegen.
Door op “Volgende” te klikken worden uw gegevens opgeslagen en gaat u naar stap 3.
Pagina | 8
9. Stap 3
Bij stap 3 kunt u de leveranciers aangeven die u wilt vragen om offerte uit te brengen. Veelal zijn drie leveranciers
voldoende. De gegevens van de ingevoerde leveranciers worden onthouden, zo kunt u bij een nieuwe aanbesteding
gebruik maken van de eerder ingevoerde gegevens.
Door op “Volgende” te klikken worden uw gegevens opgeslagen en gaat u naar stap 4.
Pagina | 9
10. Stap 4
Hier wordt u gevraagd wat u wilt opnemen ten aanzien van de planning. U kunt kiezen uit vier mogelijkheden. Bij de
eerste mogelijkheid geeft u een einddatum op. Bij de tweede mogelijkheid heeft u de mogelijkheid om een
uitgebreide omschrijving op te nemen. De uitgebreide omschrijving kunt u in een tekstvak invoeren. Bij mogelijkheid
3 vraagt u aan de leverancier om een datum in de te geven in de offerte. Tot slot kan het ook zijn dat de einddatum
is opgenomen in de vraagspecificatie. Volledigheidshalve wordt u dan gevraagd om de einddatum in te vullen.
Er zijn twee manieren waarop u kunt gunnen. De wijze waarop u wilt gunnen, dient vooraf te worden bepaald. Hier
kunt u kiezen. Bij de keuze voor “Prijs / kwaliteit” wordt u gevraagd om te omschrijven hoe u de offerte gaat
beoordelen.
Door op “Volgende” te klikken worden uw gegevens opgeslagen en gaat u naar stap 5.
Pagina | 10
11. Stap 5
Hier selecteert u wie volgens u de aanvraag gaat ondertekenen. U kunt makkelijk zoeken door eerst uw
organisatieonderdeel te selecteren. Het aantal personen neemt daardoor af.
Door op “Volgende” te klikken worden uw gegevens opgeslagen en gaat u naar stap 6.
Pagina | 11
12. Stap 6
Als de aanvraag compleet is kunt u akkoord gaan om in te dienen. Dit betekent dat de Aanbestedingswijzer de
offerteaanvragen voor u gaat opstellen. U keert terug naar het dashbord. De zojuist ingediende aanvraag heeft nu
de status “Ingediend”. U kunt deze aanvraag niet meer wijzigen.
Pagina | 12
13. Offerte aanvragen
Aanvragen die voor twaalf uur ingediend zijn, worden dezelfde dag nog geretourneerd. Aanvragen die na twaalf uur
ingediend zijn, worden de volgende ochtend geleverd. Als de offerteaanvragen gereed zijn ontvangt u van de
Aanbestedingswijzer een e-mail. In uw dashbord heeft de aanbesteding dan de status “Offerteaanvragen
beschikbaar” gekregen.
Als u een aanvraag opent die de status “Offerteaanvragen beschikbaar” heeft, dan komt u in het hierna volgende
scherm.
Per leverancier kunt u de offerte-aanvraag downloaden. Deze offerte-aanvraag voldoet aan alle regels. U dient deze
offerte-aanvraag te laten ondertekenen door degenen die onderaan de aanvraag staat genoemd. Als de offerte-
aanvragen zijn ondertekend kunt u deze verzenden.
U wordt gevraagd om de verzenddatum in te vullen. Daarmee kan de Aanbestedingswijzer in de gaten houden de
indieningtermijn voor de offertes is verstreken.
Als u deze datum niet zelf invult, zullen wij na enkele dagen contact met u opnemen.
U heeft ook de mogelijkheid om de ondertekende offerte-aanvragen toe te voegen. Hiermee maakt u uw
contractdossier compleet.
Pagina | 13
14. Opdracht
Na het verstrijken van de van de indieningstermijn nemen wij met u contact. Natuurlijk kunt u ook zelf met ons
contact opnemen. De Aanbestedingswijzer neemt met u de ingediende offertes door. Zo wordt bepaald welke
leverancier de opdracht krijgt en welke leveranciers worden aangewezen. Na dit gesprek zal de Aanbestedingswijzer
de juiste brieven opmaken.
Als de opdrachtbrief en eventuele afwijzingsbrieven gereed zijn ontvangt u van de Aanbestedingswijzer een e-mail.
In uw dashbord heeft de aanbesteding dan de status “Opdracht beschikbaar” gekregen.
Als u een aanvraag opent die de status “Opdracht beschikbaar” heeft, dan komt u in het hierna volgende scherm.
U kunt de opdrachtbrief en eventuele afwijzingsbrieven downloaden. Deze brieven voldoen aan alle regels. U dient
deze brieven te laten ondertekenen door degenen die onderaan de aanvraag staat genoemd. Als de brieven zijn
ondertekend kunt u deze verzenden.
U wordt gevraagd om de verzenddatum in te vullen. Als u deze datum niet zelf invult, zullen wij na enkele dagen
contact met u opnemen.
U heeft ook de mogelijkheid om de ondertekende offerte-aanvragen toe te voegen. Hiermee maakt u uw
contractdossier compleet.
Pagina | 14
15. Afgeronde aanvragen
Alle afgeronde aanvragen kunt u inzien. Van alle afgeronde aanvragen blijft de informatie zoals hiervoor is
beschreven beschikbaar.
Door vorige te kiezen kunt u alle informatie uit de voorgaande stappen bekijken. Hieronder is een weergave van een
afgeronde aanbesteding, waarbij ook de getekende opdracht- en afwijzingsbrieven zijn toegevoegd.
Pagina | 15
16. Meerwerk
Als een aanbesteding is afgerond, kan er een aanvraag ingediend worden voor meer- / minderwerk. Door de tab
“Afgerond” te kiezen, wordt een overzicht van alle afgeronde aanbestedingen getoond. Achter de aanvraag is de
mogelijk tot aanvragen meer- / minderwerk.
De werkwijze is nagenoeg gelijk. Vanzelfsprekend bestaat niet de mogelijkheid om meerdere leveranciers te kiezen.
Daar waar mogelijk wordt informatie van eerdere aanvraag overgenomen.
Pagina | 16
17. Contact
U kunt ons bereiken:
Telefoon: 0900 – 999 555 9 (lokaal tarief)
E-mail: vragen@aanbestedingswijzer.nl
Verder kunt u meer informatie vinden, zoals vaak gestelde vragen, op uw pagina onder Informatie
Pagina | 17
