Implementacion de un CMI para el proceso Comercial - Caso Grupo Agro Industrial

1. CASO DE USO
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PARA EL PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS
DE UNA EMPRESA AGROINDUSTRIAL
1. MISIÓN:
Planificar, coordinar, hacer seguimiento y mejorar la efectividad de los procesos necesarios para identificar los requerimientos de los
diferentes tipos de clientes actuales o potenciales y definir los segmentos de mercado, con el fin de ofrecer y comercializar los
productos, que satisfagan sus necesidades y expectativas tanto en la conformidad con los requisitos de calidad de los productos, así
como también otros requisitos contractuales como cantidades, presentaciones, tiempos de entrega, precios y servicios asociados
talescomo comunicación, facturación y transporte.
Liderar y promover la creación de una cultura caracterizada por la conciencia y el compromiso por lograr la satisfacción y la lealtad de
los clientes y el mejoramiento de la eficacia y eficiencia de los procesos ya que de esto depende el logro de los objetivos económicos
de la empresa.
VISIÓN:
“Lograr niveles óptimos de calidad en todos nuestros sistemas, procesos y productos, además de ser reconocidos como una empresa
altamente competitiva, que crezca en paralelo con el factor humano, cumpliendo con los dispositivos legales del país y estándares
internacionales de calidad.

3. 2. PROCESO CENTRAL DE MERCADEO Y VENTAS
- Planificar los procesos necesarios para el mercadeo y venta de los productos especificando los requisitos para todos los recursos e
insumos necesarios, para las operaciones y actividades y para los resultados.
- Promover el establecimiento y aprobar los procedimientos documentados correspondientes al proceso de Mercadeo y Ventas.
- Planificar la provisión de los recursos necesarios para el proceso de Mercadeo y Ventas de acuerdo a sus especificaciones.
- Definir los presupuestos de ventas con sus metas, estrategias y planes de mercadeo y ventas que contribuyan al logro de las
políticas y objetivos sectoriales.
- Asignar las cuotas de ventas por representante, zona y por canal.
- Planear las actividades de mercadeo y ventas propias del negocio.
- Establecer objetivos con indicadores y metas de resultados para el proceso de Mercadeo y Ventas y coordinar la elaboración de los
programas y presupuestos requeridos para sulogro.
- Planificar las acciones de mejoramiento identificadas que permitan superar los estándares de calidad o requisitos de resultados
establecidos para el proceso de Mercadeo yVentas.
- Coordinar el establecimiento de los planes y programas de capacitación para la formación y entrenamiento del personal.

4. ANALISIS FODA
Hacer:
 Dirigir y controlar el desarrollo de las operaciones y actividades planificadas para el proceso de Mercadeo y Ventas.
 Desarrollar políticas, estrategias y parámetros de precios para la negociación de los productos y servicios,
contribuyendo al cumplimiento de metas y objetivos establecidos.
 Impartir instrucciones a los coordinadores acerca de las nuevas políticas de mercadeo.
 Coordinar con los representantes de venta, sus presupuestos de ventas de acuerdo a la zona que le corresponde.
 Elaborar las solicitudes de producción de los diferentes tipos de azúcar y presentaciones de acuerdo con las demandas del
mercado y los inventarios; coordinar cualquier cambio o modificación imprevista con la Gerencia de Fabrica.
 Coordinar los despachos de azúcar de mercado interno y de exportación con el jefe del proceso de logística de distribución.
 Participar en la atención a clientes en general.
 Promover la participación y el compromiso del personal bajo su dirección, propiciando actuaciones orientadas hacia el logro de
las metas fijadas.
 Coordinar la implementación de las acciones planificadas para el mejoramiento del proceso de Mercadeo y Ventas.
 Orientar el aprendizaje del personal bajo su dirección sobre los conceptos y procedimientos necesarios para el desempeño
competente de su trabajo.
 Facilitar y promover los procesos de capacitación de su equipo humano.
 Orientar el desarrollo de mecanismos que permitan escuchar la voz del cliente para evaluar el grado de satisfacción e identificar
nuevas necesidades del mercado y el requerimiento de nuevas especificaciones para los productos o servicios.
 Coordinar la implementación de las acciones de mejoramiento planificadas para el proceso de Mercadeo y Ventas, al igual que
las estrategias para responder al mercado.
 Desempeñar todas las actividades inherentes al cargo y debidamente autorizadas por la Vicepresidencia Ejecutiva
 Cumplir con los lineamientos y disposiciones establecidos por la empresa en sus programas de seguridad y salud ocupacional,
haciendo uso de los elementos de protección personal necesarios, y participando activamente en la identificación de peligros y
evaluación y control de riesgos.
 Cumplir con los lineamientos y disposiciones establecidos por la empresa en sus programas de preparación y respuesta ante
emergencias, planes de evacuación y manejo integral de residuos.
 Cumplir con los lineamientos y disposiciones establecidas por la empresa para garantizar el control y seguridad de sus procesos
y productos, evitando su contaminación con sustancias ilícitas y la realización de actividades ilegales.

5. Verificar
 Verificar la provisión de los recursos necesarios para el proceso de Mercadeo y Ventas.
 Realizar el seguimiento y control del trabajo del personal que dirige para verificar el cumplimiento de los requisitos
especificados para los procesos y sus resultados y tomar las acciones correctivas cuando se presenten desviaciones.
 Verificar el estado de cumplimiento de los presupuestos de ventas y objetivos del proceso de Mercadeo y Ventas.
 Verificar el estado de cumplimiento de los pedidos y la oportunidad en la entrega de los productos y servicios.
 Analizar los resultados de desempeño de los procesos para tomar las acciones correctivas y preventivas que conduzcan al
mejoramiento.
 Evaluar el comportamiento comercial de los clientes.
 Evaluar el desempeño del Representante de Ventas.
 Evaluar la efectividad de las estrategias de publicidad, promoción y distribución.
 Evaluar el portafolio de productos/servicios y verificar su conformidad con las necesidades y expectativas de clientes y
consumidores.
 Realizar el seguimiento a la efectividad de los planes de acción establecidos por zona, por canal y por Representante.
 Verificar el comportamiento de los resultados del proceso comercial frente a los requisitos especificados en los pedidos
(Calidad, cantidades, tiempos de entrega, servicios)
 Analizar los informes y encuestas de satisfacción de clientes.
 Analizar los registros de reclamos de los clientes e identificar las principales causas.
 Analizar y seleccionar junto con su equipo de trabajo oportunidades de mercado objetivo
 Analizar el comportamiento y tendencias de los mercados para pronosticar la oferta y demanda a mediano y largo plazo.
 Analizar continuamente las condiciones del entorno político, económico y social para tomar las acciones que permitan
aprovechar las ventajas u oportunidades que se presenten o establecer estrategias defensivas para minimizar el impacto de las
amenazas.
 Recopilar y analizar la información básica para la elaboración de los presupuestos.
 Verificar la efectividad de las aplicaciones sistematizadas para facilitar la comunicación con los clientes y el manejo de la
información para el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos de comercialización.

6. Actuar:
 Tomar las acciones correctivas necesarias cuando se presenten desviaciones con respecto al logro de los requisitos o resultados
especificados para el proceso de Mercadeo y Ventas.
 Tomar las acciones correctivas que permitan eliminar las causas de reclamos de los clientes.
 Apoyar el proceso de auditorías internas de calidad con aptitud positiva, suministrando la información requerida e
implementando las acciones correctivas.
 Tomar las acciones correctivas necesarias para lograr el desarrollo de los canales y el fortalecimiento de las estrategias de
ventas en cada zona y canal.
3. RELACIONES CON ENTIDADES PRIVADAS.
- Para participar en las reuniones de la junta de exportadores en el estudio de factores externos que afecten positiva o negativamente las
actividades de mercadeo del sector azucarero y en la definición de políticas, estrategias y acuerdos sectoriales.
- Para suministrar la información requerida relacionada con las ventas en el mercado interno y las exportaciones de azúcar.
Clientes:
- Para conocer sus necesidades y asesorarlos en sus decisiones decompra.
- Para proveer información relacionada con la calidad de losproductos
- Para negociar precios, formas de pago y plazos de entrega
- Para atender reclamos y/o sugerencias
Proveedores:
- Para proveer información relacionada con los requisitos de calidad de los productos acomprar
- Para solicitar información relacionada con las especificaciones de calidad de los productos o servicios ofrecidos, precios y plazos de
entrega.
- Para presentar reclamos y / o sugerencias
Representantes de ventas:
- Para recibir información sobre el comportamiento y necesidades del mercado en sus zonas y para coordinar la asignación de
presupuestos de ventas.

7. 4. CUADRO DE MANDO PARA LA GESTION DEL PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

8. INDICADORES DE MEDICIÓN

9. INDICADORES DE PERFORMANCE
PERSPECTIVA OBJETIVO INDICADOR FRECUENCIA UNIDAD DE MEDIDA META
FINANCIERA
Incrementoenventas
Volumende ventasenKGy en
Pesos
Semanal KG y pesos($) 95% Presupuesto
Maximizarlarentabilidad
por cliente
Volumende ventasporcada
cliente
Semanal KG y pesos($)
Efectividadenlagestión
de ventas Comportamiento histórico por
línea de producto, con referencia
al año actual
Semanal KG y pesos($) 95% Presupuesto
CLIENTES Teneruna cartera de
clientessatisfechos
Días promediode pago(rotación
cartera)
Mensual No. Días <= 60 días
APRENDIZAJE Y
CRECIMIENTO
Tenerprofesionales
competentes
VentasRepresentante de venta,
por líneade Producto
Semanal KG y pesos($) 95% Presupuesto