3. Efficiënt werken met Adlib
• Één bron voor tentoonstellingsgegevens
• Afbeeldingen koppelen aan voorwerpen
• Makkelijk standaard overzichten creëren
en afdrukken
• Bewaren voor later
Notes de l'éditeur
Vanaf nu Volledige objectcalalogus (VO) en objecten in bezit van derden (OD) ook toegankelijk voor medewerkers aan onze tentoonstellingen.
In VO staan alle tentoongestelde voorwerpen
In OD staan alle voor tentoonstellingen ingeleende voorwerpen
Tentoonstellingsrecord kapstok waaraan alle informatie wordt opgehangen.
Bruikleengevers, Objecten
Titel (werktitel)
Organisator
Begin- en einddatum
Reproducties
De tentoonstellingstitel wordt een zoekingang voor alle komende handelingen
Zoekingang tentoonstelling toegevoegd aan bruikleenmodules (inkomend en uitgaand)
Bruikleenrecord:
Bruikleengever
Reden
Tentoonstelling
Datum aanvraagbrief
Per adres (was contactpersoon)
In correspondentie worden adresgegevens van ‘per adres’ weergegeven
Alle aangevraagde voorwerpen worden toegevoegd aan OD
Geleende tentoonstellingsvoorwerpen krijgen nummer beginnend met TT
Adlib zoekt zelf het eerstvolgende beschikbare nummer
Afmetingsvelden worden bij nieuwe records automatisch aangemaakt. Bij alle te verwachten in te voeren waarden wordt in ieder geval 0 ingevoerd.
Bij opslaan van objectrecord worden lege afmetingsvelden verwijderd.
Na koppelen van het object aan bruikleenrecord worden bruikleenstatus en verzekeringswaarde standaard op ‘in behandeling’ en ‘0.0’ gezet.
Bij opslaan van bruikleenrecord worden automatisch de aan het record gekoppelde objecten ook aan het tentoonstellingsrecord gekoppeld.
Ook eigen voorwerpen kunnen al aan de tentoonstelling worden gekoppeld.
Bij deze voorwerpen wordt een controle uitgevoerd op eventuele overlap in tentoonstellings- of bruikleenperiodes.
Als alle bruikleenaanvragen zijn ingevoerd, kun je per bruikleengever een overzicht tonen van de bruikleenstatus.
De getoonde lijst wordt automatisch gesorteerd op Plaatsnaam en bruikleengever.
De bruikleengever reageert. Bruikleenstatus en objectgegevens kunnen worden aangepast.
Creditlines, gekoppeld aan thesaurus om een gestandaardiseerde schrijfwijze te kunnen handhaven.
Verpakking: Transporteisen aan de hand van een vastgestelde lijst. Lijst is aan te passen.
Tentoonstellingsvoorwaarden
Veiligheidseisen
Voer in of er koeriers komen. We hebben besloten namen van koeriers niet in Adlib in te voeren.
Alle eisen moeten ook voor eigen collectie worden ingevoerd, om alle betrokkenen juist te kunnen informeren. Deze informatie is bij komende tentoonstellingen direct weer te gebruiken.
In het veld Cat.nr. object wordt de tentoonstellingsvolgorde van de objecten ingevoerd.
Als bruikleenstatus verandert in ‘geweigerd’ wordt bij opslaan van bruikleenrecord de koppeling aan de tentoonstelling ongedaan gemaakt.
Als contract getekend is, wordt na invoeren van dit gegeven gevraagd of er alvast een Binnenkomst- en Verzendrecord moet worden aangemaakt.
Hierin worden alle objecten met de bruikleenstatus ‘gecontracteerd’ automatisch opgenomen.
Uit de module Binnekomst objecten kunnen de Ontvangsbewijzen worden afgedrukt.
Met behulp van ingevoerde gegevens kunnen verschillende partijen worden bediend.
De transporteur krijgt een lijst met objectgegevens en informatie over al dan niet koeriers.
Besloten is om geen specifieke contactgegevens in te voeren.
Het eventuele afwijkende ophaaladres wordt nog niet afgedrukt.
Verzekeraars krijgen lijsten met verzekerde bedragen, eventuele andere valuta, opmerkingen en eventuele andere verzekeraar dan onze eigen agent. Ook hier worden alleen objecten met de juiste bruikleenstatus afgedrukt.
Medewerkers kunnen in de OD de bruikleenobjecten raadplegen die aan een tentoonstelling zijn gekoppeld. In dit lijstscherm, automatisch gesorteerd op Plaats en Bruikleengever, zijn de belangrijkste gegevens direct af te lezen, zoals bruikleenstatus, verzekerde waarden en afmetingen. Bij afmetingen worden hier automatisch de lijstmaten van schilderijen getoond.
Helaas staan de velden in dit scherm niet netjes in kolommen onder elkaar.
In de VO kunnen medewerkers aan het project alle voorwerpen m.b.v. de ingevoerde tentoonstellingsvolgnummers in de juiste tentoonstellingsvolgorde bekijken en afdrukken, bijvoorbeeld als document voor de vormgever.
Doel is om de vormgever van een lijst te kunnen voorzien waarin objectgegevens in de juiste volgorde kunnen worden afgedrukt.
Tijdens het proces kan op elk moment eenvoudig een totaaloverzicht worden afgedrukt, waarin alle voor het bruikleenproces relevante gegevens zijn opgenomen.
