щодо з'ясування проблемних питань,які виникають під час надання архівними установами платних послуг

1. Робоча зустріч щодо з’ясування проблемних питань, які
виникають під час надання архівними установами платних
послуг

2. Закон України «Про Національний архівний
фонд та архівні установи».
Порядок користування документами НАФ*, затверджений
наказом Міністерства юстиції України від 19.11.2013 № 2438/5.
Перелік платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок
бюджетних коштів, затверджений постановою КМУ від 07.05.1998 № 639 (в редакції постанови КМУ
від 14.03.2018 № 175).
НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ
Порядок надання платних послуг державними архівними установами, затверджений
наказом Головного архівного управління України від 16.09.1999 № 59.
Порядок ціноутворення на роботи (послуги), що використовуються державними архівними
установами, затверджений наказом Головного архівного управління України від 24.01.2001 № 6.
Ціни на роботи (послуги), що використовуються центральним державними архівними установами на
договірних засадах, затверджений наказом Державного комітету архівів України від 06.05.2008 № 82.
* Національний архівний фонд

3. Архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це відповідно установа чи структурний підрозділ,
що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та
формування НАФ і/або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної
справи і діловодства (стаття 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»).
Архівні установи можуть надавати за плату послуги* з використання фізичними та юридичними особами
відомостей, що містяться в архівних документах. Роботи архівних установ виконуються на договірних засадах з
оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством (стаття 35 Закону України «Про
Національний архівний фонд та архівні установи»). Переліком платних послуг** передбачено послугу «надання
документів для копіювання».
*Відповідно до статті 1 Закону України «Про захист економічної конкуренції» є суб’єктами господарювання.
**У редакції постанови КМУ від 30.11. 2004 № 1608
СТАТУС АРХІВНИХ УСТАНОВ

4. Користувачі документами НАФ, що належать державі, територіальним громадам, мають право виготовляти,
у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архівних установ копії документів і витяги з
них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторські та суміжні права, а також вимагати, щоб
ці копії або витяги були засвідчені архівною установою (стаття 20 Закону України «Про Національний
архівний фонд та архівні установи»).
Березень 2018 року − внесено зміни до Переліку платних послуг та виключено послугу «надання документів
для копіювання» (Постанова КМУ від 14.03.2018 № 175).
Червень 2018 року – внесено зміни до Порядку користування документами НАФ та встановлено заборону
копіювати власними технічними засобами, зокрема, документи великих форматів (більше А4) (Наказ
Мінюсту від 27.06.2018 № 2059/5).

5. Копіювання документів НАФ здійснюється
технічними засобами архіву або користувача.
Копіювання технічними засобами користувача здійснюється у читальному залі у спеціально
відведеному для цього місці, обладнаному столом, або за наявності в окремій кімнаті у
присутності працівника архіву.
3
1 Копіювання може здійснюватися на підставі
договору, укладеного між архівом та користувачем.
2
Самостійне виготовлення користувачем
копій документів НАФ є безоплатним.
4 Не підлягають копіюванню документи НАФ, зокрема,
фізичний стан яких є незадовільним, або якщо копіювання
може спричинити погіршення їх фізичного стану.
5
Забороняється копіювати власними технічними засобами документи великих форматів (більше А4) та справи
з товщиною корінця понад 4 см (крім справ, що містять архівну інформацію репресивних органів), а також
берестяні грамоти, документи на пергаменті, рукописи, стародруки, документи із згасаючим чи
слабоконтрастним текстом, документи, виконані аквареллю, гуашшю, олівцем, вугіллям, залізогаловим
чорнилом, а також архівні фонди (нефондові комплекси), колекції у повному обсязі (відповідно до змін,
внесених наказом Мін’юсту від 27.06.2018 № 2059/5).
6
Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є, зокрема, перебування документів НАФ
у незадовільному стані, що визначається відповідно до методики оцінювання фізичного стану документів.
7
Порядок користування документами НАФ

6. «Зміни до Порядку спрямовані, насамперед, на забезпечення збереженості
архівних документів та створення належних умов для користування ними.
Для унеможливлення погіршення фізичного стану документів НАФ
встановлено вимоги щодо застосування відвідувачами архівних установ
власних технічних засобів та копіювання деяких категорій справ та
документів.
Найбільшою проблемою самостійного, безконтрольного, без будь-яких
обмежень копіювання документів НАФ є те, що незалежно від його способу
прискорюється процес руйнації матеріальної основи документа.
Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та
документознавства проведено дослідження впливу копіювально-
розмножувальної техніки на збереженість архівних документів, за
результатами якого рекомендовано одноразове копіювання оригіналу, а
наступні копії мають виготовлятися з отриманих копій»
Необхідність внесення змін до Порядку користування документами НАФ
«
»Лист Мін’юсту від 08.01.2019 № 801/24708-26-18/6.3)

7. Державними архівними
установами
Архівними відділами
райдержадміністрацій та міськими
архівами
Центральними державними
архівними установами
установлюються державною архівною
установою, що їх виконує, та
затверджуються керівником установи
Ціни на роботи (послуги), що виконуються архівними установами*
визначаються та затверджуються
Укрдержархівом**
установлюються та затверджуються
уповноваженими органами
*Порядок ціноутворення на роботи (послуги), що використовуються державними архівними установами, затверджений наказом
Головного архівного управління України від 24.01.2001 № 6
**Ціни на роботи (послуги), що використовуються центральним державними архівними установами на договірних засадах,
затверджено наказом Державного комітету архіві України від 06.05.2008 № 82

8. ПРОБЛЕМНІ ПИТАННЯ, ЯКІ ПІДНІМАЮТЬСЯ У ЗВЕРНЕННЯХ ДО КОМІТЕТУ
1. Заборона копіювання власними технічними засобами документи, передбачені
пунктом 6 розділу V Порядку користування документами НАФ, зокрема, великих
форматів (більше А4).
2. Надання архівним установами платних послуг, які не передбачені Переліком
платних послуг, зокрема, «надання документів для копіювання».
3. Стягнення плати за надання електронних копій на електронний носій або на
електронну пошту користувача як за створення нових електронних копій.
4. Стягнення плати за самостійне виготовлення копій засобами користувача.
5. Встановлення економічно необґрунтованої вартості послуг, зокрема, з підготовки
архівних довідок на запити фізичних та юридичних осіб.
6. Затягування часу при підписанні замовлень на самостійне копіювання
(законодавством не передбачено жодних граничних термінів надання дозволу).
7. Відсутність аудиту наявності архівних справ, що призводить до відсутності
інформації про реальний стан збереженості НАФ.
8. Неможливість замовити копіювання документів НАФ у рамках взаємодопомоги
(peer 2 peer) або у підприємця, який спеціалізується на пошуку та копіюванні архівних
документів.
9. Приватними особами на електронних ресурсах сформовано неконтрольований
сегмент платних архівних послуг (за інформацією державного архіву).

9. Додаткову інформацію щодо проблемних питань, що мають
місце під час надання архівними установами платних послуг
просимо надсилати на електронну пошту vap@amcu.gov.ua.