Manual básico sobre Microsoft Onedrive (trabajo en la Nube - 2016)

Tutorial de OneDrive (Cursos Mainfor)
Cloud computing:
Microsoft OneDrive
Unidad 1. Microsoft OneDrive
Unidad 2. Aplicaciones OneDrive
Unidad 3. Outlook.com, Contactos y Calendario
Unidad 4. Office Online
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Unidad 1. Microsoft OneDrive
Actualmente son varios los servicios de almacenamiento en la nube que nos
permiten almacenar nuestros archivos en Internet. Microsoft OneDrive es uno de ellos y
nos ofrece además una suite de aplicaciones de gran utilidad.
Este tipo de herramientas nos permite acceder a nuestros archivos y documentos
desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
1. ¿Qué es OneDrive?
El 18 de febrero de 2014, Microsoft lanzó al mercado su nuevo servicio de
alojamiento de archivos en la nube llamado OneDrive, compitiendo así con otros servicios
como Google Drive o Dropbox.
Este servicio de Microsoft nos permite almacenar cualquier archivo o
documento en la nube a través de nuestra cuenta de usuario, siendo accesibles
desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. OneDrive nos ofrece un espacio de
almacenamiento gratuito de 5GB, ampliables mediante una tarifa mensual.
¿Sabías que...?
Junto con OneDrive, Microsoft nos ofrece una serie de aplicaciones online,
conectadas entre sí, que proporcionan una experiencia de usuario más amplia y completa:
• Outlook: servicio de correo electrónico.
• Contactos: aplicación de gestión de nuestros contactos.
• Calendario: permite gestionar un calendario online, sincronizándolo con el resto
de aplicaciones.
• Paquete ofimático online: compuesto por Word, Excel, Power Point y One Note.
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2. ¿Qué es la nube?
Ya hemos comentado que OneDrive es un servicio de alojamiento en la nube,
pero... ¿qué es la nube?
La nube, computación en la nube o cloud computing es un concepto que hace
referencia a lo que puede ofrecer un sistema informático como servicio a través de
Internet, sin necesidad de que los usuarios conozcan los requisitos o recursos necesarios
para su funcionamiento.
Uno de los grandes beneficios de la nube es la capacidad de acceso desde
cualquier sitio, ya que su funcionamiento se basa en Internet.
Accede a tus archivos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con Microsoft
OneDrive. Comparte y trabaja conjuntamente con otros usuarios en el trabajo y en tu día
a día, trabajando en equipo y compartiendo archivos y fotos
Colabora con Word, Excel, PowerPoint y OneNote desde el escritorio, el dispositivo móvil y
la web.
OneDrive está preinstalado en Windows 10 y eso permite que los documentos y las
fotografías se guarden automáticamente en OneDrive. Además funciona perfectamente en
todos tus dispositivos. Obtén acceso a archivos y fotos en PC, Mac, iOS y Android.
La característica de anotación de PDF de tu dispositivo iOS te permite resaltar, dibujar y
firmar cualquier archivo PDF que tengas en OneDrive.
Las fotos guardadas en OneDrive se etiquetan de forma automática en función de los
elementos visuales. Además, los álbumes de OneDrive te permiten mantener esas fotos
organizadas y buscarlas con mayor facilidad.
Las notificaciones en tiempo real te avisan sobre cuándo un documento se está editando y
quién lo está haciendo.
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3. Registro en OneDrive
Para poder acceder al servicio será necesario disponer de una cuenta Microsoft. En
caso de tener un correo electrónico Outlook o de Hotmail, ya dispondremos de una.
Si no disponemos de una cuenta, seguiremos estos pasos:
1º.- Accedemos a la página de Microsoft OneDrive y pulsaremos sobre el botón
"Suscríbete gratuitamente":
2º.- Nos aparecerá un mensaje preguntándonos el tipo de cuenta que queremos crear.
Pulsaremos sobre la opción "Crear una cuenta Microsoft". Nos aparecerá un formulario
de registro que debemos cumplimentar con nuestros datos. Con este último paso ya
tendremos creada nuestra cuenta:
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3.1 Acceso a OneDrive
Una vez que tengamos nuestra cuenta de Microsoft, a partir de un correo existente
o tras haber creado uno nuevo, accederemos de nuevo a la página página de OneDrive y
pulsaremos esta vez sobre el botón "Inicia sesión".
Aparecerá una
ventana solicitándonos
nuestra dirección de correo.
Tras introducirla y pulsar
"Siguiente", accederemos
al formulario de inicio de
sesión, donde deberemos
introducir nuestra
contraseña y pulsar sobre
el botón "Iniciar sesión".
La primera vez que entramos en OneDrive nos ofrece la opción de seguir unos
pasos a través de los que podremos conseguir 20GB de almacenamiento extra,
además de disponer de un vídeo explicativo sobre OneDrive, para conocer su
funcionamiento básico.
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4. Interfaz de OneDrive
Lo primero que veremos al entrar en OneDrive serán los archivos y carpetas que
hayamos subido a este servicio con anterioridad. Al crear una cuenta nueva, lógicamente
no tendremos nada subido, por lo que OneDrive genera automáticamente tres carpetas
predefinidas: "Documentos" y "Imágenes" para poder organizar nuestros archivos.
Podemos utilizarlas o eliminarlas, para crear otras y gestionar nuestros archivos .
4.1 Crear archivos y carpetas
Como hemos visto en el apartado anterior, desde OneDrive es posible crear
carpetas para organizar el contenido que vayamos subiendo, así como crear
archivos relacionados con las aplicaciones adicionales que nos proporciona Microsoft, que
se han comentado en la introducción y que veremos en próximas unidades.
Pulsando sobre el botón "Nuevo" se despliega un menú en el que seleccionaremos
el tipo de archivo a crear. Seleccionando "Carpeta" aparece un nuevo cuadro de diálogo
donde introduciremos el nombre que queramos darle. El nombre de una carpeta es muy
importante, pues nos facilitará la gestión de nuestros archivos.
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4.2 Cargar archivos y carpetas
Para subir nuestros archivos desde el ordenador a OneDrive disponemos de dos métodos:
• Mediante la opción "Cargar": Debemos pulsar
sobre la opción "Archivos" si vamos a subir un
archivo o "Carpeta" en el caso de que sea una
carpeta. Tras esto nos aparecerá el explorador de
archivos de nuestro ordenador para realizar la
selección de archivos a cargar.
• Arrastrando desde nuestro ordenador los archivos hacia OneDrive:
Pulsando sobre un archivo o carpeta de nuestro ordenador, arrastrándolo y soltando
sobre la ventana de OneDrive, subiremos dicho archivo o documento.
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Una vez comenzada la carga del archivo o carpeta aparecerá un indicador del progreso:
Pulsando sobre una carpeta entraremos en su contenido, siendo posible cargar archivos
o carpetas dentro de otras.
• Si arrastramos un archivo o carpeta y lo soltamos sobre una carpeta de OneDrive,
se almacenará dentro de ésta.
4.3 Gestión de archivos y carpetas
Desde OneDrive es posible realizar ciertas acciones sobre los archivos o
documentos que hayamos subido. Seleccionando un elemento, por ejemplo un
documento, aparece en la parte superior una barra con las acciones disponibles.
• Abrir: Si hemos seleccionado una carpeta, al pulsar este botón entraremos en su
contenido; por el contrario, si es un archivo que permite editarse a través de
OneDrive, se abrirá con la aplicación específica o se abrirá una vista previa del
documento.
• Compartir: Este botón permite compartir nuestros archivos o carpetas con otras
personas, permitiendo la edición del documento. Detallaremos esta opción más
adelante.
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• Descargar: Mediante este botón podremos
descargarnos el elemento que tengamos
seleccionado. Si es una carpeta, se descargará
en formato comprimido.
• Eliminar: Al emplearla, borraremos de nuestro
directorio de OneDrive el elemento
seleccionado.
• Mover a: Usando esta opción, moveremos el
archivo o carpeta de sitio. Así, se abrirá un
explorador de archivos de OneDrive donde
indicaremos el destino.
• Copiar en: Similar a la opción anterior, nos
permitirá mantener una copia del original en el
directorio inicial. Realiza una copia del elemento
seleccionado a un directorio que le indiquemos.
• Insertar: Si tenemos un blog o una página
web, es posible insertar nuestro archivo o
carpeta. Pulsando sobre este botón podremos
generar un código HTML que deberemos copiar
en nuestro blog o página y que permitirá que
otros usuarios vean el documento o contenido
de la carpeta sin necesidad de iniciar sesión.
Tras usar este botón y pulsar sobre el botón
"Generar",aparecerá en una ventana de diálogo, donde podremos copiar el código
HTML generado.
• Cambiar nombre: Con ella, modificaremos el nombre del archivo o carpeta
seleccionado.
1. Es posible seleccionar más de un archivo o carpeta
y realizar acciones sobre el conjunto de elementos
seleccionados. Estas acciones se limitan a
compartir, eliminar, descargar, copiar en o mover.
2. Otra forma de acceder a estas opciones de gestión
de los ficheros y carpetas, si usamos un PC, es
hacer clic con el botón derecho sobre un elemento,
y aparecerá un menú contextual con las mismas
opciones.
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4.4 Propiedades de archivos y carpetas
Como ocurre con cualquier archivo o carpeta de nuestro ordenador, en OneDrive es
posible consultar las propiedades de un archivo en concreto o de una carpeta.
Al pasar el cursor sobre un archivo o carpeta, aparece un área en su esquina
superior derecha. Pulsando sobre él, el elemento quedará seleccionado, apareciendo en el
lateral derecho un panel con información al respecto. Si no apareciera dicho panel,
deberemos pulsar sobre el icono "i" que se encuentra debajo de la foto de perfil.
En este panel aparece la siguiente información:
• Descripción: Es posible agregar una descripción del elemento pulsando sobre el
texto "Agregar una descripción".
• Compartir: Aquí se indican las personas con las que hemos compartido el archivo
o carpeta. Más adelante veremos cómo podemos hacerlo.
• Tipo: Indica si es una carpeta, archivo de texto, hoja de cálculo, documento pdf,
etc.
• Modificado: Indica la fecha y hora de la última modificación que ha sufrido el
archivo.
• Agregado: Indica la persona que subió el archivo o carpeta a OneDrive.
• Fecha de creación del documento.
• Ruta de acceso: En OneDrive es posible crear directorios y subdirectorios al igual
que en nuestro ordenador, creando carpetas anidadas. Este dato indica la ruta del
fichero o carpeta desde la pantalla inicial.
• Tamaño: Aquí aparece el tamaño del archivo en cuestión. En caso de ver las
propiedades de una carpeta, indicará el tamaño total del contenido.
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4.5 Ordenación y visualización
Ordenar archivos y carpetas
Es posible ordenar los archivos
almacenados en OneDrive dependiendo del
criterio seleccionado, como por ejemplo, ordenar
por nombre, fecha de modificación o tamaño.
Para ello, pulsaremos sobre el desplegable
"Ordenar:" y seleccionaremos el criterio de
ordenación que deseemos.
Modo de visualización
También es posible especificar el modo de
visualización de los archivos, seleccionando entre tres modos: Vista Lista, Mosaicos y
Fotos.
Para alternar entre estos tres modos, usaremos los botones situados a la derecha del
desplegable de ordenación que hemos visto antes.
Seleccionando Vista Lista, los documentos y carpetas se
visualizarán en forma de lista, como vemos en la imagen,
mostrando ciertas propiedades como la fecha de
modificación, con quién lo estamos compartiendo y su
tamaño. Por otro lado, si seleccionamos Vista mosaicos,
nos mostrará una previsualización de los archivos. La Vista
Fotos es igual que la Vista mosaicos pero mostrando las
fotos más grandes.
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4.6 Archivos recientes
En OneDrive, al igual que en muchas aplicaciones, es posible consultar aquellos
documentos con los que hemos trabajado recientemente.
Para ello, pulsaremos sobre el apartado "Recientes" del menú lateral izquierdo.
Aparecerá un listado con todos los documentos con los que hemos trabajado,
mostrando la fecha de última apertura, fecha de última modificación, ubicación del archivo
y tamaño si estamos en la vista Lista.
Pulsando sobre el nombre de un elemento de la lista, lo abriremos con la aplicación
relacionada.
4.7 Fotos
En OneDrive, además de nuestros documentos, es posible guardar nuestras fotos y
crear álbumes digitales que podemos compartir con amigos y familiares. Para ello,
pulsaremos sobre el apartado "Fotos" del menú lateral izquierdo. Aparecerá una nueva
sección donde se mostrarán todas las fotos que hayamos subido.
Para crear un álbum, pulsaremos sobre
"Álbumes" en el menú superior y luego en Nuevo
album. Aparecerá un asistente de creación,
mediante el que seleccionaremos las fotos que
queramos agregar al álbum y le daremos un nombre
al Album.
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OneDrive etiquetará de forma automática todas las fotos que subamos mediante un
algoritmo informático, para poder encontrarlas de forma más sencilla en caso de disponer
de un gran número de ellas. Accediendo al menú "Etiquetas" podremos consultar todas
nuestras fotos a través de ellas.
También es posible añadir etiquetas personalizadas. Para hacerlo, simplemente
seleccionaremos la foto, accederemos a sus propiedades y usaremos la opción
"Editar etiqueta". Añadimos la etiquetas y pulsamos en la tecla Entrar.
5. Compartir archivos y carpetas
Además de la posibilidad de
almacenar todos nuestros archivos en la
nube y tenerlos disponibles desde cualquier
dispositivo, OneDrive permite compartir
todo o parte de nuestro contenido con
terceras personas, siendo posible la
creación de una red colaborativa.
Existen tres permisos con los que
compartir nuestros archivos y carpetas:
1. Solo lectura: El resto de usuarios
solamente podrán visualizar el
archivo.
2. Editar: Las personas que puedan acceder al elemento podrán editarlo.
3. Público: Escogiendo este permiso, cualquier persona puede buscar y ver el archivo
compartido, incluso si no lo compartimos expresamente.
Así mismo, debemos diferenciar los dos mecanismos existentes para compartir con otros
usuarios:
• Invitar a personas: Usando este método, escribiremos la dirección de la persona
con quien queremos compartir el archivo o carpeta.
• Obtener un vínculo: De esta manera, generaremos un enlace que podremos
pasar a las personas con las que queremos compartir el archivo.
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5.1 Invitar por Correo
electrónico
Al usar este método para compartir,
deberemos especificar los contactos a los
que queremos enviar una invitación a
nuestro documento.
Para ello, haremos clic con el botón
derecho sobre el archivo o carpeta a
compartir y aparecerá un menú contextual
en el que pulsaremos sobre "Compartir".
Aparecerá la pantalla donde podremos
especificar el método para compartir.
A través del enlace "Permitir la
edición”, podremos permitir la edición de
nuestros archivos y carpetas.
Si escogemos el método Correo
electrónico aparecerá una ventana,
donde escribiremos la dirección de correo electrónico de las personas con las que
queremos compartir el archivo o carpeta en el campo “Para”. Si tras escribir la dirección
pulsamos la tecla tabulación, podremos seguir introduciendo más direcciones. Es posible
escribir un mensaje que acompañará al correo electrónico que se manda a los
contactos indicados.
Una vez establecidas las opciones y cumplimentado el formulario, pulsaremos sobre
el botón "Compartir".
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5.2 Obtener un vínculo
Para generar un enlace
que podamos compartir en
cualquier sitio, accederemos a
la opción de compartir vista en
el apartado anterior. Una vez
en la pantalla "Compartir",
seleccionaremos la opción
"Obtener un
vínculo".Aparecerá el enlace,
que podremos copiar y
compartir con quien
queramos.
Además, OneDrive permite
compartir a través de las
redes sociales pinchando en la
opción Más.
5.3 Consultar los archivos compartidos
Para consultar los archivos y carpetas que hemos compartido con otros usuarios,
además de los que han compartido con nosotros, accederemos al apartado
"Compartido" a través del menú lateral izquierdo.
Aquí aparecerán todos los archivos y carpetas compartidos por nosotros y por otras
personas. Pulsando con el botón derecho sobre un archivo y seleccionando "Detalles",
podremos saber con quién lo estamos compartiendo. Es posible editar cómo y con quién
compartimos un elemento de la lista Compartir, pulsando en las propiedades del archivo
o carpeta.
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6. Papelera de reciclaje
Los archivos y carpetas que eliminemos no se borrarán inmediatamente, sino que
serán enviados a la papelera de reciclaje.
Para acceder a ella, usaremos el enlace "Papelera de reciclaje" situado en el
menú lateral izquierdo. Una vez pulsado, nos llevará a un listado donde aparecerán todos
los archivos y carpetas que hayamos borrado.
Es posible restaurar los archivos pulsando el botón derecho del ratón sobre un elemento y
seleccionando "Restaurar". Así recuperaremos un archivo que hayamos borrado
accidentalmente.
Por el contrario, si deseamos borrar definitivamente el archivo, pulsaremos sobre la opción
"Eliminar".
7. Opciones de almacenamiento
OneDrive nos ofrece 5GB de almacenamiento online de
forma totalmente gratuita; pero es posible ampliar dicho espacio
además de configurar ciertos aspectos sobre nuestra cuenta de
OneDrive. Para ello, pulsaremos sobre el enlace "Más
almacenamiento" situado en la esquina inferior izquierda. Nos
llevará a otra pantalla cuyo menú lateral izquierdo es el siguiente:
8. Formatos de archivo
Junto a OneDrive tenemos acceso a determinadas
aplicaciones de ofimática de forma online como Word, Excel o
PowerPoint.
Dentro del apartado Más almacenamiento podremos configurar el formato de los
archivos que creemos en OneDrive, escogiendo entre el formato de Microsoft Office
(por defecto) o de OpenDocument, si buscamos su compatibilidad con programas
gratuitos como Open Office.
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Escogiendo una de las dos opciones, la próxima vez que creemos un nuevo
documento, lo haremos con el formato seleccionado.
7.3 Etiquetado
En el apartado de fotos, hemos visto la posibilidad de etiquetar las fotos que
subíamos, además del etiquetado automático por parte de OneDrive.
Dentro de esta configuración, estableceremos algunas opciones relacionadas con la
privacidad de esta característica, como por ejemplo, permitir o no el etiquetado
automático, quién nos puede etiquetar en las fotos y quién puede agregar etiquetas de
personas en nuestras fotos.
7.4 Copia de seguridad de configuración de dispositivos
Si disponemos de un dispositivo móvil dotado con Windows Phone, es posible
configurar una copia de seguridad de nuestros datos y de la configuración del dispositivo
tras enlazarlo con nuestra cuenta de Microsoft. En este apartado se listarán los
dispositivos configurados para realizar una copia de seguridad asociados a nuestra cuenta.
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Unidad 2. Aplicaciones OneDrive
OneDrive, además de ofrecernos su servicio a través de su página web, dispone de
una serie de aplicaciones orientadas para los distintos dispositivos (ya sean
dispositivos móviles u ordenadores), que integran un directorio enlazado con nuestra
cuenta de OneDrive.
A través de estas aplicaciones podremos sincronizar de manera muy sencilla
nuestros archivos almacenados, sin necesidad de acceder cada vez a la página web.
Qué aplicaciones integran OneDrive.
• Gestionar OneDrive desde la aplicación de escritorio.
• Compartir ficheros y carpetas desde la aplicación de escritorio.
1. Obtener aplicaciones OneDrive
En la unidad anterior vimos cómo usar OneDrive desde la página web, pero esta no
es la única forma de poder acceder al servicio de almacenamiento.
Así, existen una serie de aplicaciones en dispositivos móviles y ordenadores con las
que acceder y gestionar nuestra cuenta de OneDrive. Accediendo a nuestra cuenta de
OneDrive, y pulsando sobre el enlace "Obtener las aplicaciones de OneDrive" iremos
a un apartado desde el que podremos descargar la aplicación específica para nuestro
dispositivo.
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1.1 Descargar la aplicación
Una vez hayamos accedido a la pantalla de las aplicaciones, podremos seleccionar
el dispositivo donde queramos instalarlo y pulsar sobre el botón azul de descargar.
Las versiones para Windows y Mac son las llamadas versiones de escritorio.
Localizamos el fichero ejecutable OneDriveSetup, hacemos doble clic sobre él y
pinchamos en el botón Ejecutar. Esperamos que la instalación se complete.
2. Versiones de escritorio
Configuramos OneDrive
escribiendo nuestro correo electrónico y
pinchando en Iniciar sesión. Nos
pedirá la contraseña.
Las versiones para Windows y
Mac crean un nuevo directorio en
nuestro ordenador donde se sincronizan
todos los archivos que se encuentren
dentro de dicha carpeta.
Podemos cambiar dicha ubicación
pinchando en el enlace Cambiar
ubicación.
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Debemos tener en cuenta que la sincronización se basa en la comunicación
continua del servidor con nuestro equipo, por lo que para su correcto funcionamiento
requiere de una conexión a Internet, ya que el programa comprobará el índice de archivos
almacenados en busca de cambios. Los archivos almacenados en OneDrive, que no estén
en nuestro ordenador, se descargarán y los archivos que copiemos a la carpeta de
OneDrive se subirán a nuestra cuenta.
La versión de escritorio, si no indicamos lo contrario, descargará todos los archivos
que encuentre en nuestra cuenta, por lo que ocuparán espacio en el disco duro de nuestro
ordenador.
Una vez instalada la aplicación de escritorio para nuestro ordenador, aparecerá en la
bandeja de notificaciones un icono representativo de OneDrive en el que, si hacemos clic,
comprobaremos el estado de la sincronización.
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Esto abrirá una ventana en nuestro ordenador con el directorio de OneDrive.
2.1 Sincronización de archivos
Todos los archivos que copiemos en el
directorio de OneDrive de nuestro ordenador se
subirán a nuestra cuenta, siendo posible acceder a
ellos desde cualquier navegador.
Dado que esto requiere una
transferencia de datos, si el archivo es
demasiado grande tardará más tiempo y consumirá
mayor ancho de banda, lo que puede provocar una
lentitud en la conexión a Internet hasta que se
complete la sincronización.
Para pausar la sincronización temporalmente,haremos clic sobre el botón derecho
en el icono de notificación OneDrive y seleccionaremos "Pausar la sincronización". Para
reiniciarla, seleccionaremos "Reanudar la sincronización".
Los archivos se descargarán automáticamente desde nuestra cuenta de OneDrive a
nuestro ordenador, ocupando así espacio.
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2.2 Compartir archivos y carpetas
Para compartir un archivo o capeta a través de la aplicación de escritorio,
buscaremos el elemento que queramos compartir y pulsaremos con el botón derecho
sobre él.
Aparecerá el menú contextual de acciones permitidas por nuestro sistema y
seleccionaremos la opción "Compartir un vínculo de OneDrive". Este vínculo se
copiará en el portapapeles y estará listo para pegarse.
Si pinchamos en Más opciones de uso compartido de OneDrive, se abrirá una
ventana en nuestro navegador, en la que procederemos del mismo modo que al compartir
desde la web.
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3. Versiones para dispositivos móviles
Además de la aplicación de escritorio para Windows y Mac, existen las versiones
correspondientes para nuestros dispositivos Android, iOS y Windows Phone, así como
una aplicación para la consola Xbox.
Para descargar la versión correcta, accederemos a la tienda de aplicaciones de
nuestro dispositivo y descargaremos la aplicación de Microsoft OneDrive.
A diferencia de las aplicaciones de escritorio, en las versiones para dispositivos
móviles los archivos no se descargarán a nuestro dispositivo de forma automática, ya que
de ser así podrían saturar la memoria de nuestro terminal. Su funcionalidad se basa en
mostrar todos los archivos almacenados, al igual que si navegáramos por carpetas. Para
descargar un archivo, simplemente deberemos pulsar sobre él.
En el menú "Configuración" es posible establecer algunos parámetros de la
aplicación. Las más útiles son las relacionadas con la copia de seguridad de la cámara y la
clave de acceso:
• Copia de la cámara: Activando esta opción, todas nuestras fotos se guardarán,
además de en nuestro dispositivo, en nuestra cuenta de OneDrive.
• Clave de acceso: Como medida de seguridad, es posible establecer una clave de
cuatro dígitos numéricos para garantizar el acceso a la aplicación.
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Unidad 3 Outlook.com, Contactos y Calendario
Con nuestra cuenta de Microsoft, además de tener acceso a OneDrive, podremos
usar una serie de aplicaciones interconectadas entre sí. Nos centraremos en 3 de ellas:
• Outlook.com: El servicio de correo electrónico de Microsoft.
• Contactos: Aplicación que nos permite gestionar todos nuestros contactos, similar
a una agenda electrónica.
• Calendario: Para gestionar nuestros eventos, reuniones, citas, etc.
1. Outlook.com
Outlook.com es el actual servicio de correo electrónico ofrecido por Microsoft,
totalmente gratuito y accesible a través de su página web o de distintas aplicaciones para
dispositivos móviles.
No debemos confundirlo con el programa de gestión de correo de escritorio
Outlook, de nombre similar y con el que presenta las siguientes diferencias:
• Outlook.com es el servicio gratuito de correo electrónico ofrecido por
Microsoft al crear una nueva cuenta, basado en web.
• Outlook es un sistema de gestión de correos que integra, además del servicio
de correo electrónico, varias aplicaciones como Calendario o el paquete Office 365 y
ofrece la posibilidad de gestionar cuentas de correo de otros proveedores como
Gmail o Yahoo.
Podemos acceder a Outlook.com escribiendo su dirección web en el navegador
http://outlook.com o usando nuestra cuenta de OneDrive y siguiendo estos pasos:
• Desde la pantalla inicial de
nuestro OneDrive, observamos
que en la esquina superior
izquierda hay un icono con
forma de pequeños
cuadraditos. Pulsando sobre él
se despliegan las aplicaciones a
las que tenemos acceso con
nuestra cuenta de Microsoft de
manera online.
• Pulsaremos sobre el icono de
Outlook.com y accederemos a
nuestro correo electrónico.
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1.1 Interfaz inicial
Al acceder a Outlook.com aparecerá un listado con todos los correos electrónicos
que hayamos recibido. A continuación, se explican algunos componentes de la interfaz:
1. A través de este campo de búsqueda es posible filtrar los correos escribiendo la
palabra a buscar.
2. Estas son las carpetas donde se organiza nuestro correo:
a) Bandeja de entrada: Aquí es donde se almacenan todos los correos
recibidos. Los correos no leídos aparecerán resaltados.
b) Correo no deseado: El correo considerado como spam se filtrará hacia esta
carpeta.
c) Borradores: Aquí se almacenan los correos que estemos escribiendo o que
hayamos guardado para enviarlos más adelante. Esto es útil si queremos
disponer, por ejemplo, de un email tipo, que nos sirva de plantilla.
d) Elementos enviados: Los correos que enviemos a otras personas se
clasifican en esta categoría. Lo mismo ocurre cuando respondamos a un
correo.
e) Elemento eliminados: Aquellos correos que deseemos borrar se
almacenarán en esta carpeta. Entrando en ella, podremos eliminar
definitivamente un correo.
f) Nueva carpeta: Si deseamos crear nuevas carpetas para organizar nuestro
correo por más categorías, podremos hacerlo pulsando sobre la cruz que hay
a la derecha de la Opción Carpetas.
3. Este es el listado de correos electrónicos. Dependiendo de la carpeta
seleccionada se mostrarán por ejemplo, los correos recibidos, no deseados,
enviados, etc.
4. Nuevo: Usando este botón, accederemos a la redacción de un nuevo correo
electrónico.
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5. Filtrar: Outlook.com nos permite filtrar los correos
que aparecen en el listado según unas categorías
predefinidas. A través de este desplegable podremos
elegir que nos muestre solo los correos no leídos,
boletines, correos de actualizaciones sociales, correos
de contactos o grupos.
6. Ordenar por: Esta opción permite escoger cómo se
ordenará el listado de los correos. Por ejemplo,
podemos ordenarlos por fecha, tamaño o asunto.
1.2 Acciones sobre los correos
Sobre un correo electrónico es posible realizar una serie
de acciones que vamos a detallar a continuación.
Haciendo clic sobre el botón derecho sobre uno de
ellos, desplegaremos un menú contextual a través del que
podremos realizar la operación que deseemos, como por
ejemplo, responder al remitente o a todos los componentes
del correo o reenviar el correo a otro contacto. También
podremos marcarlo como no leído y moverlo a cualquiera de
las carpetas que tengamos creadas para organizar nuestro
correo.
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1.3 Crear reglas
Es posible crear unos filtros para los correos recibidos y realizar una organización
automática por carpetas. Esto es útil, por ejemplo, si recibimos muchos correos
electrónicos de un ámbito o una misma persona y queremos agruparlos por carpetas.
Para ello, sobre cualquier correo electrónico sobre el que queramos establecer un
filtro, pulsaremos con el botón derecho y seleccionaremos la opción "Crear regla".
También es posible acceder a través del menú superior que aparece cuando vemos un
correo en particular, pinchando en el icono más comandos representado por tres puntos y
seleccionamos la opción “Crear regla”.
En el apartado "Cuando llega el mensaje y cumple todas estas condciones"
estableceremos cuándo debe ejecutarse la regla, empleando el filtro (el primer
campo) y la coincidencia o valor del filtro (segundo campo). Si, por ejemplo, queremos
filtrar los correos electrónicos de una persona en concreto, seleccionaremos "Se recibió
de.." y en el segundo campo escribiremos el correo electrónico a filtrar. Esto hará que,
para cada correo electrónico donde en el remitente aparezca lo que hayamos escrito, se
ejecute la acción indicada.
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Además de filtrar por remitente, podemos establecer hacerlo por fecha,
destinatarios, palabras claves, tamaño y archivos adjuntos. Dependiendo del filtro elegido,
deberemos de escribir la coincidencia o escogerla de un menú desplegable.
En el apartado "Siga todos estos procedimientos" especificaremos qué debe
hacer la regla con los correos que cumplan el filtro. En el desplegable seleccionaremos la
acción a ejecutar. Por ejemplo, si queremos eliminar el correo, clasificarlo en una categoría
o moverlo hacia una carpeta.
En el apartado “Excepto si cumple cualquiera de estas condiciones”
podemos agregar excepciones que si se cumpliesen anularían la orden especificada.
Es posible agregar más de una condición, acción o excepción pulsando sobre las
opciones "agregar condición", “agregar acción” y “agregar excepción”.
Pulsando sobre el botón "Aceptar" finalizaremos la creación. Cada vez que llegue
un correo electrónico y cumpla los criterios establecidos, se ejecutará la orden
especificada.
1.4 Redactar correo electrónico
Para redactar un correo electrónico, pulsaremos sobre el botón "Nuevo" en la parte
superior de la interfaz principal de Outlook.com y se abrirá la pantalla de redacción.
Además de todas las
opciones que podemos realizar al
redactar un correo, en Outlook.com
es posible insertar directamente
nuestros archivos almacenados en
OneDrive, compartiendo así con las
personas destinatarias su
contenido.
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Para ello, pulsaremos en el menú "Adjuntar". Desde la ventana que se abrirá
podremos explorar nuestros archivos en Onedrive y seleccionar aquellos que queramos
incluir en el mensaje. Tras seleccionarlos, pulsaremos el botón "Siguiente".
Escogeremos una de las dos opciones que nos aparecen: Adjuntar como un archivo
de OneDrive o Adjuntar como una copia.
La ventaja de adjuntar archivos almacenados en OneDrive es que no tendremos
que subirlos cada vez que mandemos un nuevo correo, ya que lo habremos hecho sólo
una vez cuando lo sincronizamos a nuestro OneDrive.
También podemos adjuntar archivos desde Google Drive, Dropbox, Facebook o
desde nuestro ordenador.
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