Google Drive: Almacenamiento y gestión de archivos en la nube

Cloud Computing: Google Drive (Cursos mainfor)
Cloud computing:
Google Drive
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Cloud computing: Google Drive
Unidad 1. Introducción a Google Drive
En esta unidad conoceremos el servicio en la nube denominado Drive,
ofrecido por la empresa tecnológica Google. Comprenderemos las ventajas y
beneficios de su utilización, mejorando algunos aspectos de productividad en
el trabajo, como el de tener accesibles los documentos en Internet,
sincronizarlos entre diferentes dispositivos de nuestra propiedad y poder
compartirlos con otros usuarios. También analizaremos los requisitos
necesarios para su uso, principalmente una cuenta de Google y la
configuración en nuestros diferentes dispositivos mediante el software cliente
disponible en todos los markets de apps de los diferentes fabricantes.
1. ¿Qué es Google Drive?
Cloud computing (nube) es el término que se refiere al almacenamiento
y procesamiento masivo de datos en servidores que alojan la información del
usuario en Internet.
Tener toda nuestra información en la nube facilita, entre otras cosas,
poder compartirla entre nuestros distintos dispositivos (smartphone, tablet,
portátil y otros dispositivos con acceso a Internet) e incluso con otros usuarios
de manera sencilla.
Google Drive es un servicio en la nube que ofrece un espacio de 15
Gigabytes de forma gratuita al usuario (ampliables mediante pago), para que
pueda crear, almacenar, modificar, compartir y acceder a sus archivos y
documentos.
Google Drive es actualmente compatible con casi todos los formatos de
documentos, dibujos, grabaciones, imágenes y vídeos:
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Y además tiene una aplicación propia para los dispositivos móviles, tales
como smartphone o tablet, que permite compartir estos archivos entre
nuestros dispositivos.
El 21 de abril de 2012, Google incorporó dentro de Drive el servicio
Google Docs, por lo que ahora se pueden usar las aplicaciones ofimáticas en la
nube para la creación de textos, hojas de cálculo y presentaciones, entre
otras.
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2. Puesta en funcionamiento de Drive
A) ACCEDER MEDIANTE UNA CUENTA
DE GOOGLE:
Para poder acceder a Google Drive
debemos disponer de una cuenta de Google.
Es totalmente gratuita y podremos acceder a
multitud de servicios ofrecidos por Google,
como por ejemplo, Gmail, Google +, Maps o
Youtube.
Si disponemos ya de una cuenta de
Google, accederemos mediante nuestro
usuario y contraseña.
B) CREAR UNA NUEVA CUENTA DE GOOGLE:
Para crear una nueva cuenta deberemos seguir
estos pasos:
1.- Acceder a Gmail y pulsar sobre el botón "Crear
cuenta".
2.- Rellenar el formulario donde, entre otros
datos, introduciremos nuestro nombre de usuario
y la contraseña que queremos utilizar. Por último,
aceptar las condiciones del servicio:
3.- Para finalizar, pulsar sobre el botón "Siguiente
paso" de la anterior imagen, para acceder a la
siguiente ventana donde podremos comenzar a
utilizar los servicios de Google.
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C) INSTALAR GOOGLE DRIVE EN DISPOSITIVOS MÓVILES:
Una vez que tenemos una cuenta de Google, es posible configurar
Google Drive en nuestro dispositivo móvil.
Para descargar la aplicación de forma gratuita, accederemos a la tienda
de aplicaciones de nuestro proveedor (Play store de Android, App store de
Apple u otros), y allí buscaremos la aplicación Drive.
Una vez que hayamos instalado la aplicación, el servicio sincronizará
nuestro dispositivo con nuestra cuenta y tendremos acceso a toda nuestra
información.
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Unidad 2. Uso del correo electrónico Gmail
En esta unidad conoceremos el entorno general de la plataforma Drive,
comprenderemos como se organizan las diferentes secciones en las que se
estructura la información y aprenderemos a realizar las actividades y
operaciones más básicas de dicha plataforma como, por ejemplo, subir o
descargar ficheros entre nuestro equipo o dispositivo y Drive, crear nuevos
tipos de documentos o compartirlos con diferentes usuarios.
1. El entorno general de Drive
La interfaz general de Google Drive presenta el siguiente aspecto:
A continuación, vamos a explicar cada una de las
partes de la pantalla anterior y sus diferentes opciones:
1.- MENÚ LATERAL IZQUIERDO:
•"Nuevo": Este
botón nos
permite crear o
subir nuevas
carpetas o
documentos a
nuestra unidad
de Drive.
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•"Mi unidad": Este botón presentará en el área principal de la pantalla
todos nuestros documentos, archivos y carpetas que hayamos creado o
subido a Drive.
•"Entrante" o "compartido conmigo": Mostrará en el área principal todos
aquellos archivos y carpetas que han sido compartidos con nosotros.
•"Reciente": Presentará en el área principal de la pantalla todos los
archivos que se hayan abierto o editado recientemente.
•Google Fotos: listará en el área principal tus fotos de Google.
•"Destacado": Este botón listará en el área principal todos aquellos
archivos y carpetas marcadas como destacadas, para poder encontrarlos
fácilmente más adelante.
•"Papelera": Mostrará los archivos, carpetas y documentos eliminados
previamente, desde donde se podrán restaurar a su ubicación anterior o
eliminarlos de manera definitiva.
2.- ÁREA PRINCIPAL:
Se encuentra en el centro de la interfaz general de Drive, a la derecha del
menú lateral izquierdo explicado anteriormente. En esta zona podremos ver
diferentes archivos, carpetas y documentos en función del botón pulsado en
alguno de los menús.
3.- MENÚ SUPERIOR:
•"Cuadro de búsqueda": Desde este cuadro, se puede hacer una búsqueda
de archivos, carpetas y documentos. Para ello es posible utilizar varios
criterios de búsqueda, como el nombre, tipo de archivo específico,
aplicación que abre el documento o el propietario.
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• "Vista de lista o cuadrícula": Este botón permite alternar la vista de los
elementos del área principal, entre forma de lista o forma de cuadrícula.
•"Visualizar detalles": Despliega un
panel en la parte derecha de la
pantalla que nos dará una mayor
información sobre los detalles del
elemento seleccionado y la actividad
del usuario.
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•"Configuración": Este botón nos permite acceder a las opciones de
configuración, descarga del programa cliente de Drive a nuestro equipo y
ayuda.
La opción de "Configuración" permite opciones avanzadas, como por
ejemplo, definir si los archivos cargados deben ser convertidos al formato de
Google Docs o no, la elección del idioma o la sincronización de los archivos
entre los diferentes dispositivos con Drive que poseamos.
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2. Gestión de la información en Drive
A continuación, veremos como gestionar nuestra información en Drive.
No obstante, lo primero que debemos conocer es qué tipos de archivos
son compatibles con Drive, es decir, con cuáles de estos tipos es posible
trabajar o visualizar. La siguiente lista muestra aquellos tipos compatibles,
organizados por categorías:
•Archivos de imagen (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP)
•Archivos de vídeo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV,
.FLV, .ogg)
•Archivos de texto (.TXT)
•Archivos con etiquetas/código (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS)
•Microsoft Word (.DOC y .DOCX)
•Microsoft Excel (.XLS y .XLSX)
•Microsoft PowerPoint (.PPT yd .PPTX)
•Adobe Portable Document Format (.PDF)
•Páginas de Apple (.PAGES)
•Adobe Illustrator (.AI)
•Adobe Photoshop (.PSD)
•Imágenes TIFF (.TIFF)
•Autodesk AutoCad (.DXF)
•Scalable Vector Graphics (.SVG)
•PostScript (.EPS, .PS)
•TrueType (.TTF)
•XML Paper Specification (.XPS)
•Archivos de almacenamiento (.ZIP, .RAR, tar, gzip)
•Formatos de audio (MP3, MPEG, WAV, .ogg)
•Archivos .MTS
•Formatos de imagen RAW
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2.1. ¿Cómo subir un archivo o carpeta?
Para subir a Drive un archivo o carpeta, seguiremos estos pasos:
1. - Pulsar el botón "Nuevo" y a continuación "Subir archivo" o "Subir carpeta"
en función de lo que queramos realizar.
2. - En la ventana que aparece, seleccionar el archivo o carpeta a subir y a
continuación en "Abrir".
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3. - Para finalizar, ya podremos visualizar el archivo o carpeta en el área
principal de Drive:
2.2. ¿Cómo crear un nuevo
documento?
Para crear en Drive un nuevo documento, seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar el botón "Nuevo" y, a continuación, una de las siguientes opciones:
"Documentos", "Hojas de Cálculo" o "Presentaciones", en función de lo que
queramos realizar.
A través del botón "Más", aparecen otros tipos de documentos como, por
ejemplo, "Formularios", "Dibujos" y "Mapas".
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2.- En función de la opción elegida, aparecerá la aplicación necesaria para
trabajar con un nuevo documento de texto, hoja de cálculo o presentación,
que se muestran en las siguientes imágenes.
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Para poner un nombre al documento, bastará con pulsar sobre el
nombre por defecto que aparecerá en la parte superior izquierda y cambiarlo
por otro.
Una vez creado, la información que agreguemos como contenido se va
guardando de forma automática mientras vamos trabajando. Estos
documentos creados ya estarán accesibles desde nuestra unidad de Drive.
2.3. Otras acciones en Google Drive
Una vez que tenemos un archivo, carpeta o documento seleccionado en
el área principal de Google Drive, podremos llevar a cabo las siguientes
acciones:
• "Obtener enlace": Permite compartir un enlace al elemento y determinar
las operaciones (ver, editar o comentar) que podrán hacer todas aquellas
personas que lo reciban.
•"Compartir": Parecida a la opción anterior; pero, en lugar de compartirlo
con aquellos que reciban el enlace, lo haremos con usuarios concretos, que
determinaremos introduciendo su nombre (si tienen cuenta en Google) o
correo electrónico.
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•"Vista Previa": Esta opción ofrecerá una vista previa del archivo
seleccionado si su formato es compatible con Drive.
•"Eliminar": Manda a la Papelera los archivos que hayamos seleccionado
previamente.
•"Más acciones": En este desplegable tenemos más acciones a realizar
sobre el archivo seleccionado. Algunas de estas opciones sirven para abrir
el archivo con un determinado programa, moverlo a otra carpeta o
marcarlo como destacado. También es posible cambiar el nombre y
descargarlo desde Drive a nuestro equipo o dispositivo.
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Unidad 3. Trabajar con el procesador de
textos
En esta unidad conoceremos la aplicación Documentos de Drive, un
procesador de textos que nos permitirá elaborar cualquier escrito,
incluyendo en él varios tipos de contenidos que lo enriquezcan, como
imágenes, enlaces, dibujos o tablas. A continuación, para mejorar su
presentación, aplicaremos formato y atributos visuales a dichos elementos.
Para finalizar, se tratará el manejo de opciones avanzadas de corrección y
traducción de textos a otros idiomas y la revisión de las diferentes versiones
del documento.
1. Configuración de las propiedades
del documento
El primer paso, antes de elaborar el contenido del documento, será
configurar adecuadamente las propiedades de página del documento donde
vamos a trabajar.
Para acceder a dichas propiedades seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Archivo" del menú superior:
2.- Seleccionar la opción "Configuración de página" para acceder a la
siguiente pantalla:
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a) Para cambiar la orientación de la página, seleccionaremos entre
los botones "Vertical" y "Horizontal".
b) Para definir el tamaño del papel usaremos la lista y
seleccionaremos uno de losestándares de tamaño mostrados:
c) El color de la página puede ser elegido desde colores
preestablecidos o personalizar a nuestro criterio.
d) Es posible fijar los márgenes superiores, inferiores y laterales de la
página rellenando en formato centímetros cada uno de los valores en
las cajas de texto asociadas.
2. Creación y edición de contenido
En este apartado aprenderemos a crear y editar diferentes tipos de
contenido dentro del documento. El propósito es enriquecer el documento más
allá del uso exclusivo de texto como contenido.
En concreto, en los siguientes apartados, se tratará el uso o manejo de
estas opciones:
•Imágenes.
•Enlaces.
•Dibujos.
•Tablas.
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2.1. Imágenes
Para poder insertar una imagen en nuestro documento, debemos pulsar
en la parte del área de trabajo donde queremos incluirla. Una vez realizada
esta acción, llevaremos a cabo los siguientes pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú superior:
2.- A continuación, seleccionar la opción "Imagen" para acceder a la
siguiente pantalla:
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Aparecerán varias posibilidades de incorporar imágenes según su fuente
de origen:
a) Podemos arrastrar una imagen, desde una carpeta o escritorio de
nuestro equipo, a la zona central de la pantalla. También es posible
hacerlo pulsando sobre el botón "Seleccionar una imagen para
subirla", que nos permitirá navegar hacia la ubicación donde se
encuentra almacenada la imagen.
b) Tomar una instantánea desde la cámara de nuestro equipo. Para
ello debemos darle a Drive el permiso de acceso a nuestra cámara
cuando lo solicite.
c) Desde una URL, si la imagen procede de Internet. Podemos copiar
la dirección del enlace a la foto y pegarla en el cuadro
correspondiente:
d) Tus álbumes: Para seleccionar una foto del servicio de red social
de Google llamado Google+ (Google plus).
e) Google Drive: Nos ofrece una opción de búsqueda de imágenes
dentro de nuestra unidad de Drive para insertarlas.
f) Búsqueda: Realiza una búsqueda en Internet sobre un término que
escribamos y nos devuelve las imágenes resultantes para insertarlas.
3.- Finalmente, pulsar sobre la opción "Seleccionar" para incorporar la
imagen elegida a nuestro documento.
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2.2. Enlaces
Para poder insertar un enlace en nuestro documento, debemos
previamente seleccionar qué parte del documento determinará el enlace.
Puede ser desde una parte de texto, una imagen u otro recurso. Seguiremos
los siguientes pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú superior.
2.- A continuación, seleccionar la opción "Enlace" para acceder a la
siguiente pantalla:
En ella indica, como texto del enlace, el que se había seleccionado
previamente en el documento; mientras que en el cuadro del enlace se
puede escribir una dirección de Internet o hacer una búsqueda mediante
palabras y enlazar con aquellos resultados que deseemos.
Para modificar o eliminar un enlace, bastará con volver a
seleccionarlo y aplicar una de las dos opciones disponibles, cambiar o
eliminar.
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2.3. Dibujos
Para poder insertar un dibujo en nuestro documento, debemos pulsar en
la parte del área de trabajo donde queremos incluirlo. Después seguiremos
estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú superior.
2.- A continuación, seleccionar "Dibujo" para acceder a la siguiente
pantalla:
En ella disponemos de un lienzo en blanco, con un menú superior
formado por diferentes herramientas y acciones, como por ejemplo:
a) Herramientas:
•Selector con forma de flecha para desplazar los diferentes
elementos del dibujo.
•Líneas, conectores, flechas y otras formas.
•Cuadros de texto: Para añadir texto a nuestro dibujo.
•Imágenes: Para añadir a nuestras composiciones.
b) Acciones:
•Opciones de deshacer y rehacer la última operación.
•Zoom: Para ajustar las opciones de vista del dibujo.
•WordArt: Para crear textos estilizados y con efectos.
•Descargar el dibujo en diversos formatos.
3.- Para finalizar, seleccionar la opción "Guardar y cerrar" para
incorporar el dibujo al documento.
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2.4. Tablas
Para enriquecer nuestro documento añadiendo una tabla, deberemos
seguir estos pasos:
1.- Pulsaremos en la opción "Insertar" del menú superior:
2.- A continuación, seleccionaremos la opción "Tabla" y, en el siguiente
desplegable, podremos elegir el tamaño (en filas y columnas) de la tabla
que deseamos incorporar:
Una vez seleccionado, veremos la nueva tabla en el documento:
3.- Para insertar o eliminar filas y columnas,
tendremos que seleccionar una celda de la
tabla y pulsar en la opción "Tabla" del menú
superior:
A través del menú que aparece, seleccionaremos
una de las opciones, en función del aspecto que
queramos modificar de la tabla.
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3. Aplicando formato al documento
En este apartado aprenderemos a dar formato al contenido de un
documento. En concreto, en los siguientes apartados, se tratará el uso o
manejo de las siguientes opciones:
•Fuente.
•Párrafo.
•Listas.
3.1. Fuente
Para aplicar el formato de tipo de fuente, debemos seleccionar el texto
sobre el que queremos aplicarlo y seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del menú superior:
2.- Aplicar una de las siguientes opciones de formato de fuente que
muestra el desplegable:
En el caso de querer aplicar otras opciones de formato como tipo de letra,
tamaño,color o estilos, lo haremos directamente desde los iconos de la
barra de herramientas:
a) Tipo de letra: En Drive podemos aplicar los tipos de letra
convencionales y las nuevas "Google Fonts" (Tipos de letra de Google)
con un aspecto más actual.
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b) Tamaño de letra.
c) Color del texto: El color puede ser elegido desde un cuadro
cromático con colores preestablecidos o lo podemos personalizar a
nuestro criterio:
El color seleccionado se aplicará al texto o fondo del texto, en función de
si marcamos la opción "texto" o "resaltar".
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3.2. Párrafo
Para aplicar el formato al tipo de párrafo, debemos seleccionarlo y
seguir estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del menú superior:
2.- Aplicar una de las siguientes opciones de formato de párrafo que
muestra el desplegable:
Con los Estilos de texto es posible aplicar diferentes estilos como títulos,
subtítulos y cuerpo del documento.
Al alinear un párrafo, lo que hacemos es ajustarlo respecto al margen
del documento, consiguiendo estos distintos tipos de alineación:
El espaciado de un párrafo puede determinar la separación entre cada
una de sus líneas o añadir espacio antes y después de cada párrafo. En el caso
de la separación de las líneas, existen valores preestablecidos; aunque cabe la
posibilidad de usar unos personalizados:
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3.3. Listas
Si deseamos aplicar formato de lista de elementos, debemos seleccionar el
texto a convertir. Una vez realizada esta acción, llevaremos a cabo estos
pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del menú superior.
2.- Seleccionar la opción "Lista" y aplicar una de las opciones del
desplegable:
Las listas se pueden usar con números o viñetas en función del tipo
elegido. Para poder organizar los elementos en diferentes niveles de
organización, haremos uso de la tecla de tabulación.
4. Uso de opciones avanzadas en
Documentos
Una vez tratados los apartados de creación de contenido y formato del
mismo, vamos a ver algunas de las opciones avanzadas de la herramienta
Documentos de Drive.
En concreto, se tratará en los siguientes apartados:
•Corrección y traducción de documentos.
•Control de revisiones del documento.
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4.1. Corrección y traducción de
documentos
A) CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS:
Para corregir un documento debemos seguir estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Herramientas" del menú superior de
Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Ortografía".
3.- En la ventana que aparecerá, se nos mostrarán los errores
ortográficos que hayamos cometido y se nos propondrán opciones de
corrección:
•Cambiar: Nos permite aceptar
la modificación sugerida por el
corrector ortográfico.
•Ignorar: Nos permite omitir la
modificación sugerida por el
corrector ortográfico, sin que se
produzca ningún cambio.
•Añadir al diccionario: Añadirá la palabra a nuestro diccionario para no
considerarla un error ortográfico a partir de ese momento.
Estas opciones son las mismas que si intentamos nosotros corregir los
términos de forma independiente, con las propiedades que aparecen al
pulsar sobre ellos.
B) TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS:
Para traducir un documento seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Herramientas" del
menú superior de Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la
opción "Traducir Documentos".
3.- En la ventana que aparecerá, realizaremos
lo siguiente:
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Proporcionaremos un nuevo titulo a la copia y seleccionaremos el idioma
al que debe ser convertido. Por último, pulsaremos sobre el botón "Traducir"
para convertir el texto.
4.2. Revisión de versiones
Para revisar el historial de versiones de un documento concreto
seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Archivo" del menú superior de Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Ver el historial de la
revisión".
3.- En la nueva ventana aparecerá una sección con una lista de todos los
cambios realizados al documento y quién lo llevó a cabo:
Si vamos pulsando sobre las entradas del historial de revisiones, tendremos
acceso al documento tal y como estaba en ese preciso instante.
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Unidad 4. Manejo de Hojas de Cálculo
En esta unidad conoceremos la aplicación Hoja de cálculo de Drive, que
nos permitirá trabajar con una cantidad de datos y hacer cálculos complejos.
Para comenzar, explicaremos el manejo de las filas, columnas y celdas y cómo
asignarles un valor.
A continuación, trabajaremos con funciones predefinidas y fórmulas
personalizadas para realizar aquellos cálculos que necesitemos. Veremos
como representar esos resultados; no solo de forma numérica, sino de forma
gráfica y,para finalizar, opciones avanzadas para aplicar distintos formatos en
función de los valores obtenidos.
1. Configuración de las propiedades de
Hoja
El primer paso, antes de utilizar una hoja de cálculo, es configurar
adecuadamente las propiedades globales de dicha hoja. Para acceder a las
propiedades seguiremos estos pasos:
1.- Pulsaremos en la opción "Archivo" del menú superior:
2.- A continuación,
seleccionamos la opción
"Configuración de la Hoja
de cálculo". En esta pantalla
podremos ajustar los valores
de configuración regional, que
afecta a los formatos
predeterminados, como el de
moneda. Además, podremos
seleccionar nuestra zona
horaria, importante para el
uso de funciones de fecha y
hora dentro de la hoja.
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2. Manejo de la hoja y sus elementos
Una hoja es una matriz formada por diferentes filas y columnas. Cada
una de las casillas donde hay una intersección entre una fila y una columna se
denomina "celda". Cada celda puede albergar un valor fijo o variable del
resultado de una función. Los tipos de datos que maneja una celda pueden
también variar, pudiendo tratarse de valores alfabéticos, enteros, decimales,
porcentajes, moneda e incluso fecha.
En el ejemplo anterior vemos una hoja que calcula la nota final de los
exámenes de los alumnos. Podemos observar que las notas de los exámenes
son valores fijos, mientras que la nota final es un resultado variable resultante
de una función que calcula el promedio.
A continuación, nos centraremos en manejar las operaciones con:
•Hojas
•Filas
•Columnas.
2.1. Hojas
En la parte inferior de la pantalla podemos ver las diferentes hojas que
tenemos y acceder al contenido de cada una de ellas pulsando sobre su
nombre.
Para crear una nueva hoja, pulsaremos sobre el
botón "+" y aparecerá la nueva hoja:
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Si pulsamos con el botón derecho del
ratón sobre una de las hojas, veremos todas
las opciones de manipulación que nos
ofrecen:
2.2. Filas
Para conocer todas las operaciones que podemos llevar a cabo con una
fila, debemos seleccionar una de ellas previamente. Una vez seleccionada y
pulsando el botón derecho del ratón sobre dicha fila veremos:
En ella veremos que podemos
insertar una encima o debajo de la fila
seleccionada, ajustar su tamaño, eliminarla,
borrar sus datos y algunas otras opciones
avanzadas que analizaremos
posteriormente en esta unidad.
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2.3. Columnas
Las columnas de la hoja de cálculo tienen exactamente las mismas
posibilidades que las vistas anteriormente para filas. En este caso, también
deberemos seleccionar la columna y pulsar el botón derecho del ratón sobre
dicha columna para acceder a las siguientes operaciones:
En ella veremos que podemos insertar una a la izquierda o la derecha de
la columna seleccionada, ajustar su tamaño, eliminarla o borrar sus datos y
algunas otras opciones avanzadas que analizaremos posteriormente en esta
unidad.
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3. Creación de funciones y fórmulas
En una hoja de cálculo podemos aplicar también fórmulas y funciones
que nos proporcionen resultados variables en función de unos datos de
entrada. Vamos a comprobarlo en el siguiente ejemplo que calcula la nota
media del alumnado.
En este caso concreto, en cualquiera de las celdas referentes a la nota
final, existe una función que calcula el promedio, en función de los valores de
las notas del alumno:
Como podemos comprobar en la imagen, para incluir una fórmula o
función, seleccionaremos la celda que la contendrá y escribiremos la fórmula
en el apartado "Fx". Toda fórmula debe comenzar por el símbolo de
equivalencia "=". En el ejemplo usamos la función average (promedio en
inglés) y entre los paréntesis le determinamos el rango de celdas sobre el que
debe aplicar la función. Un rango no es más que una serie de celdas
consecutivas y para no tener que nombrarlas todas usamos la siguiente
nomenclatura:
"Referencia_primera_celda : Referencia_última_celda"
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En el caso del ejemplo, el rango es "B3:C3". Si queremos aplicar la
misma fórmula a las celdas que se encuentran consecutivas a esta, deberemos
arrastrar el pequeño cuadrado azul de la imagen y seleccionar sobre qué
celdas adyacentes deseamos aplicarlo. Una vez hecho, no solamente se
copiará la fórmula a las celdas seleccionadas sino que los valores del rango
que toma serán actualizados automáticamente para, en el caso del ejemplo,
calcular ahora las notas de los exámenes del siguiente alumno.
En la barra de herramientas podemos acceder de forma rápida a las
funciones más habituales que se suelen utilizar dentro de una celda, como
sumar, promedio, contar, máximo y mínimo.
Si deseamos utilizar cualquier otra función más avanzada, podremos
pulsar la opción anterior de "Más funciones".
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4. Generación de gráficas
Una gráfica es una representación más visual de los datos que
almacena una hoja de cálculo. Para crear una gráfica seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú de hojas de cálculo:
2.- Seleccionar la opción "Gráfico" de la lista desplegable:
3.- En la nueva pantalla aparecerá el editor de gráficos:
a) El primer paso es
seleccionar el intervalo de datos que
queremos representar. Para ello
pulsaremos en el icono con forma de
cuadrado y seleccionaremos el rango de
celdas que tienen los datos:
b) En el caso del ejemplo, marcamos en
el editor la opción "Usar la fila 2 como
encabezado" y “Usar la columna A
como etiquetas”:
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c) A continuación, seleccionaremos un tipo de gráfico entre diferentes
posibilidades para representar los datos. Los gráficos los vemos por
categorías (Líneas, Áreas, Columnas, Barras, Circulares, Dispersión, Mapas y
Otros). Seleccionamos el Gráfico de Columnas.
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d) Por último, si queremos personalizar el título del gráfico o los nombres de
sus ejes, pulsaremos el botón "Personalizar" del editor:
e) Para aplicar todos los cambios y terminar de insertar la gráfica en la hoja
de datos, deberemos de pulsar el botón "Insertar".
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5. Uso de opciones avanzadas en Hoja
de cálculo
Una vez que hemos aprendido en apartados anteriores a trabajar con
fórmulas, funciones y gráficas, vamos a tratar otras posibilidades avanzadas
que nos ayuden mejor a tratar la información de la Hoja de cálculo.
En concreto, en este apartado se tratará el formato condicional, que
usaremos para resaltar los valores relevantes de nuestra hoja que tengan que
cumplir con un criterio específico.
Para aplicar el formato condicional, seguiremos estos pasos:
1.- Debemos seleccionar el rango de celdas sobre el que queramos aplicar
dicho formato.
En nuestro ejemplo, vamos a usar formatos
condicionales que resalten de diferente color los
valores de las notas, en función de si la nota es
superior o inferior a un cinco.
2.- A continuación, pulsaremos en la opción
"formato" de la barra de menú y posteriormente
en "formato condicional":
3.- En la nueva ventana aplicaremos aquellos
criterios que queramos e indicaremos de qué
manera debe resaltar el valor.
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Algunos de los criterios que podemos aplicar en el formato
condicional son los siguientes:
Existen numerosas opciones, desde resaltarlo por el
contenido del texto, por la fecha, por ser igual, mayor o
menor, o estar entre ciertos valores.
En el caso del ejemplo, indicaremos que:
a) Resalte de color verde el color de fondo de las notas con
un valor igual o superior a cinco.
b) Pulsaremos el anterior botón de "Añadir otra
regla" e indicaremos en la nueva que resalte de
color rojo el color de fondo de las notas con un
valor inferior a cinco.
4.- Pulsaremos en la opción "Ok" y veremos las
Reglas de formato condicional y los cambios
aplicados en nuestra hoja de cálculo:
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Unidad 5. Creación de Presentaciones
En esta unidad conoceremos la aplicación Presentación de Drive, que
nos permitirá crear diapositivas que incluyan varios tipos de contenidos que
lo enriquezcan como cuadros de texto, imágenes, enlaces o vídeos. A
continuación, trataremos cómo dar formato a dichos elementos para mejorar
sus atributos gráficos mediante el uso de temas y diseño. Para finalizar, se
abordará el manejo de opciones avanzadas de uso de transiciones entre
diapositivas y animaciones de elementos dentro de estas.
1. Configuración de las propiedades de
Presentaciones
Cuando creamos una nueva presentación, Drive nos muestra al inicio las
opciones generales para configurar adecuadamente las propiedades de la
presentación.
Dichas propiedades son las siguientes:
a) Diseño: Podremos elegir uno de los diseños que nos ofrece Google para
dar el aspecto gráfico a nuestras diapositivas. Si preferimos utilizar el diseño
de cualquier otra presentación, que tengamos en Drive o en nuestro equipo,
podemos utilizar el botón de "Importar tema" para adaptarlo a nuestra
presentación.
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b) Tamaño de la diapositiva: Podemos configurar el tamaño de las diapositivas
pinchando en Archivo>Configuración de página:
Una vez determinadas estas opciones, se aplicarán a nuestras
dispositivas como se muestra en la siguiente imagen:
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2. Manejo de la diapositiva y sus
elementos
En este apartado vamos a aprender a manejar las diferentes
diapositivas que componen una presentación. En la pantalla principal de
Presentaciones existen dos partes que se encuentran totalmente
diferenciadas. Dichas partes son:
a) Vista de miniaturas: En esta sección, que se encuentra en la parte
lateral izquierda, podemos
controlar cada una de las
diversas diapositivas. Desde aquí
podemos realizar alguna de las
siguientes operaciones, habiendo
seleccionado una diapositiva:
Desde operaciones de edición
(desplazamiento, cortar, copiar o
pegar) de una diapositiva, hasta la
creación de una nueva diapositiva en
blanco, duplicar otra diapositiva
existente o eliminarla. También se
pueden gestionar otros aspectos de
diseño y formato que analizaremos
en profundidad posteriormente en
esta unidad.
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b) Área de trabajo:
Es el lienzo de trabajo que se encuentra en la parte derecha de la
pantalla. En él es posible agregar el contenido de cada una de las
diapositivas que se encuentren seleccionadas en la vista de miniaturas.
Las opciones de creación de contenido para el enriquecimiento de la
presentación serán tratadas en el siguiente apartado.
3. Creación de contenido en la
presentación
En una diapositiva, podemos añadir diferentes tipos de contenido que
nos ayudarán a enriquecer la presentación que estemos realizando. Para
incluirlos en la diapositiva con la que estemos trabajando, debemos desplegar
la opción "Insertar" del menú superior de Presentaciones y escoger uno de
los tipos:
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Los diferentes tipos de contenido que trataremos a continuación son:
•Cuadro de texto.
•Imágenes.
•Enlaces.
•Vídeos.
•Tablas.
3.1. Cuadro de texto
Para insertar un cuadro de texto en la diapositiva, deberemos seguir
estos pasos:
1.- Pulsar en Insertar y después en Cuadro de texto.
2.- Nos aparece una cruz, pinchamos y mantenemos el botón del ratón
pulsado para delimitar la extensión del cuadro de texto y soltamos cuando
tengamos el tamaño que queramos.
3.- Una vez fijada la extensión, podremos escribir nuestro contenido y
aplicarle formato de tipo de letra, tamaño de letra, estilos y otros al igual
que en la aplicación Documentos de Drive.
44

3.2. Imágenes
Para incluir una imagen en la diapositiva, procederemos del modo siguiente:
1.- Pulsaremos en Insertar y posteriormente en Imagen.
2.- A continuación, seleccionaremos una de las diferentes formas de
llevarlo a cabo:
•Subir las imágenes desde nuestro equipo, arrastrando la imagen al centro
de la pantalla o seleccionándola mediante el explorador de archivos.
•Tomar una instantánea: Se utiliza la cámara web o del dispositivo para
tomar una imagen. Previamente debemos autorizar a Drive para que tenga
acceso a nuestra cámara.
•URL: A través de una dirección de Internet donde se encuentra alojada la
imagen.
•Tus álbumes: Accederemos a nuestros álbumes de la red social de Google
+, para seleccionar una imagen que alberguemos en nuestro perfil.
•Drive: Presenta todas las imágenes que contiene nuestra unidad para
seleccionar alguna de ellas.
•Búsqueda: Podemos realizar una búsqueda por Internet en función de un
término e insertar algunos de los resultados obtenidos:
45

3.- Finalmente, pulsamos sobre la opción "Seleccionar" para incorporar la
imagen seleccionada a nuestra presentación.
3.3. Vídeos
Para incluir un vídeo en la diapositiva seleccionada seguiremos estos pasos:
1.- Pulsaremos en Insertar --> Vídeo.
2.- A continuación, seleccionaremos una de las diferentes formas de
hacerlo:
•URL: A través de una dirección de Internet donde se encuentra
alojado el vídeo.
•Búsqueda de vídeos: Podemos realizar una búsqueda en el servicio
de vídeo de Google, es decir Youtube, e insertar algunos de los
resultados obtenidos:
46

3.- Para finalizar, pulsaremos la opción "Seleccionar" para incorporar el
vídeo seleccionado a nuestra presentación.
47

4. Uso de formatos y temas gráficos
Otro de los aspectos que podemos aportar a nuestra presentación son la
atribución de opciones de diseño y temas.
Podemos llevar a cabo la realización de las siguientes opciones, cuyos iconos
se encuentran en la barra de tareas:
a) Fondo: El fondo de una diapositiva en concreto, o todas en conjunto,
puede ser personalizado. Así, podemos atribuirle desde un color de fondo a
una imagen.
Para ello, pulsamos en el menú "Fondo" y en la
nueva pantalla configuraremos los atributos
anteriores.
b) Diseño:
Pulsando sobre "Diseño" podremos aplicar a las diapositivas unos
diseños preestablecidos. Dichos diseños son los siguientes:
48

No obstante, siempre podemos elegir personalizar nosotros mismos el
diseño.
c) Tema:
El tema lo establecimos al comienzo de esta unidad en el asistente de
configuración de las propiedades iniciales de Presentación. En el caso
de querer cambiar el tema durante la creación de la presentación,
pulsaremos sobre "Tema" y definiremos el nuevo.
49

5. Uso de opciones avanzadas en
presentaciones
Para finalizar esta unidad, vamos a profundizar en el uso de transiciones
y animaciones dentro de nuestras presentaciones.
TRANSICIONES:
Las transiciones son efectos de movimiento que se intercalan en el
cambio entre diapositiva y diapositiva.
Para poder asignar una transición a una diapositiva que hayamos
seleccionado, debemos seguir estos pasos:
1.- Pulsar el icono "transición" situado en la barra de
herramientas de Presentación.
2.- Seleccionar uno de los tipos de transición que se muestra en la
siguiente imagen:
3.- Una vez seleccionado, podemos decidir si aplicarla solo a la
diapositiva actual o todas ellas.
50

ANIMACIONES:
Para poder animar un elemento dentro
de una diapositiva, debemos seguir estos
pasos:
1.- Pulsar el icono "transición"
situado en la barra de herramientas
de Presentación.
2.- Seleccionar el elemento o
contenido que deseamos animar.
3.- Pinchamos en “Seleccionar
objeto para animación”.
4.- Seleccionar el tipo de animación
entre las siguientes posibilidades:
5.- Seleccionar cuándo tendrá comienzo la animación del elemento:
6.- Para terminar, estableceremos la velocidad de la animación:
Si deseamos visualizar la animación que acabamos de aplicar, podemos
pulsar el botón "Reproducir".
51

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