La Gestione Documentale di Ala Informatica consente di archiviare in modalità elettronica i documenti aziendali, organizzare processi di workflow e conservare i documenti in modalità sostitutiva della carta in modo semplice e veloce

1. La soluzione semplice, completa e scalabile
per un ufficio senza carta !
Benvenuti
Archiviazione Gestione Workflow Conservativa

2. Classificazione Documenti
Tipologie di documenti
 Acquisti
 Vendite
 Contabilità
 Clienti
 Fornitori
 Fatture Acquisto Italia
 Fatture Acquisto Cee
 …
 Note Credito
 Generale
 Giornale Generale
 Registri Iva
 Iva Vendite
 Iva Acquisti
 …
 Mastrini contabili
 Personale
 Libro unico lavoro
 CUD
 ..
Campi Index Standard
o Tipo Documento
o Da
o A
o Oggetto
o Numero Documento
o Data Documento
o Numero Protocollo
o Data Protocollo
o Stato
Campi Index Specifici
o Agente
o Causale Contabile
o Causale Magazzino
o Cespite
o Cod. Cli-For.
o Commessa
o Conti di Costo
o Deposito
o …
Fattura Acquisto
• Tipo Doc = Fattura Acquisto
• Da = Fornitore
• Numero e Data Documento
• Numero e Data Protocollo
• Stato = Da protocollare, Protocollata, da Approvare
• Causale Contabile, Conto di Costo, Registro IVA,
• Cod. Fornitore, Partita Iva, Codice Fiscale.
L’oggetto Documento è composto da: Dati di indicizzazione/ricerca + Immagine documento

3. Archiviazione
• Ciclo AttivoAutomatica
• Ciclo Passivo
Semi
Automatica
• Altre FontiManuale

4. Archiviazione Automatica - Spool
Elaborazione delle Stampe iSeries, Unix, Txt
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5. Archiviazione Automatica – PDF
Elaborazione dei PDF generati da voi o da terzi
• Archiviazione Automatica del PDF
• Acquisizione degli indici
• Separazione dei documenti
• Spedizione massiva E-Mail/Fax
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6. Torna a Indice
• L’operatore identifica il documento:
• l’etichetta non è vincolante è solo un numeratore univoco
• si riduce il numero di stampantine e la loro manutenzione
• la scansione può essere fatta anche dopo da altri operatori
Archiviazione Semi Automatica
Acquisizione dati precedente alla scansione dell’immagine

7. Torna a Indice
Archiviazione Semi Automatica
Esempio di sequenza di lavorazione
1) Generazione delle etichette identificative
2) Apposizione della l’etichetta sul documento
3) Lettura del barcode in fase di registrazione
4) Scansione di uno o più documenti

8. Torna a Indice
• L’operatore risparmia tempo:
• l’etichetta prodotta riporta i dati di registrazione contabile
• la scansione può essere fatta anche dopo da altri operatori
Archiviazione Semi Automatica
Acquisizione dati precedente alla scansione dell’immagine

9. Archiviazione Semi Automatica
Acquisizione dati precedente alla scansione dell’immagine
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• L’operatore lavora come è abituato:
• viene automaticamente avviata la scansione
• l’immagine è subito disponibile nel sistema

10. • 1) Ufficio Posta - Centralino:
• Appone l’etichetta sui documenti
• Scansiona i documenti
• Esegue il riconoscimento
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• 2) Contabilità Fornitori:
• contabilizza il documento
• legge il barcode
• l’immagine è subito disponibile nel sistema
• l’etichetta non è vincolante è solo un numeratore univoco
• si riduce il numero di stampantine e la loro manutenzione
Archiviazione Semi Automatica
Acquisizione dati successiva alla scansione dell’immagine

11. Archiviazione Manuale
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• Applicazione con standard aperti: Html5, Css3
• Versione Web Multi-Piattaforma: Windows, Mac, Linux
• Versione Mobile Multi-Piattaforma: iOS, Android, Windows

12. Archiviazione Manuale - Fonti
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• Archiviazione Multi-Sorgente: File, Mail, Cloud
• Possibilità di selezionare oppure trascinare: Drag & Drop

13. Archiviazione Manuale - Sfoglia
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• Lettura dei file presenti sul Device

14. Archiviazione Manuale - Folder
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• PDF Print
• stampante locale
• stampante server remoto
• File Share
utilizzabile anche da scanner di rete
• Cartella Locale
• Cartella Server remoto
• Percorso FTP

15. Torna a Indice
• Lettura dei file depositati con File-Share o PDF Print
Archiviazione Manuale - WorkSpace

16. Torna a Indice
• Tecnologia IMAP
• Platform indipendent
• Outlook, Notes, Gmail
Archiviazione Manuale - Imap

17. Torna a Indice
• Lettura delle Email nelle cartelle direttamente dal server di posta
Archiviazione Manuale - Email

18. Archiviazione Manuale - Profilo
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• Archiviazione Rapida: Indici Preferiti, Query esterne (As/400, SQL, ODBC)

19. Gestione Documenti
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•Ricerca con indici e Full Text
•Viste, Cronologia, Viewer/ErpRicercare
•Diretta e Workflow
•Check in/out, RevisioniModificare
•Note, AllegatiIntegrare
•Associazioni, Fascicoli, PraticheOrganizzare
•WorkflowApprovare
•Firma Digitale e GrafometricaFirmare
•Posta interna e Email, WebFolder
•Esportazione e Stampa MultiplaCondividere

20. Gestione - Ricerche
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• Applicazione con standard aperti: Html5, Css3
• Versione Web Multi-Piattaforma: Windows, Mac, Linux
• Versione Mobile Multi-Piattaforma: iOS, Android, Windows

21. Gestione - Ricerca Libera
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• Ricerca Rapida: Indici Preferiti, Query esterne (As/400, SQL, ODBC)

22. Gestione - Elenco Documenti
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• Ricerca Multipla: Le ricerche rimangono sempre a disposizione

23. Gestione - Raccoglitore
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• Evidenza immediata: i documenti importanti sempre a portata di mano

24. Gestione - Scheda Documento
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• Visione d’insieme: Tutte le informazioni in una unica scheda
(Dati, File, Note, Movimentazione, Cronologia, Fascicoli, Associazioni, etc)

25. Gestione - Anteprima e Confronto
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• Visione Multipla e Comparata: Immagini sempre a disposizione

26. Gestione - Processi
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• Tracciabilità Immediata: sai sempre dove è il documento

27. Gestione - Approvazione
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• Approvazione Multi-Piattaforma: Web & Mobile

28. Gestione - Firma Digitale
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• Firma Grafometrica (Richiede l’installazione in locale della tavoletta grafica)

29. Gestione - Condivisione Mail
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• Con i messaggi interni i documenti non vengono mai duplicati
• Con l’email SMTP, abbiamo il pieno controllo di chi invia e quando

30. Gestione - Condivisione Web
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• Gli utenti che visualizzano
sono codificati separatamente
dagli utenti aziendali
• Vengono create delle viste per
decidere in dettaglio cosa
possono vedere
• Possono ordinare ed
esportare l’elenco dei
documenti
• Quando visualizzano il
sistema traccia la lettura con la
possibilità di controllo
dall’interno

31. Torna a Indice
Workflow Management
più Agilità, più Efficienza, più Controllo con docPorter BPM

32. Torna a Indice
Workflow - Attori
Variabili utente Coordinatori
Mansioni Automi
Utenti
Struttura Flessibile
Sia in fase di disegno che in fase di
esecuzione, grazie alle variabili e
agli automi, è possibile gestire con
flessibilità gli attori che dovranno
interagire con il processo

33. Torna a Indice
Workflow - Modellazione
Timer
• sulle attività (Task)
• sul Processo
Attività (Task)
• semplici,alternative,condizionate,parallele
• operare sui documenti
• inviare documenti
• eseguire programmi
• valorizzare variabili
Collegamenti (Link)
• collegano logicamente i task
• determinano lo sviluppo del flusso
• vengono eseguite azioni automatiche
Nodi
punti di connessione o
diramazione semplici o
condizionati

34. Torna a Indice
Workflow - ToDo List
• Assegnazione delle Attività
• Automatica
• Prenotazione degli utenti della mansione
• Assegnazione a cura dei coordinatori
Elenco Operazioni
Nell’elenco delle operazioni vengono
riportate tutte le informazioni
necessarie per una rapida selezione
delle attività da svolgere

35. Torna a Indice
Workflow - Cruscotto
Documenti Coinvolti
• I documenti sono immediatamente
accessibili e confrontabili fra loro
Compiti da Svolgere
• Le operazioni che l’utente deve
eseguire sono elencate
contestualmente ai documenti
Informazioni di Processo
• I dati e le istruzioni del processo
sono subito visibili
Variabili e Note
• Le informazioni aggiuntive sono ben evidenziate e leggibili

36. Torna a Indice
Workflow - Avanzamento
Note e Avvisi
• Anche nella fase finale di avanzamento è possibile
inserire le note (informazioni aggiuntive al flusso)
• E’ anche possibile creare degli avvisi, con evidenza,
che fungeranno da solletico per il prossimo attore
Avanzamento di flusso
• Alla fine della attività l’utente è
chiamato ad indicare l’esito del
suo lavoro. Questa scelta incide
sul percorso del processo nelle
sue varie diramazioni

37. Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 1
Ordini di Acquisto
gestione dell’ordine di acquisto dalla approvazione alla fattura passando dal magazzino

38. Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 2
Ordini di Acquisto
approvazione dell’ordine legata ai centri di costo con verifica finale

39. Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 3
Fatture di Acquisto
verifica delle non conformità legate ai centri di costo e finale sblocco pagamento in ERP

40. Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 4
Fatture di Acquisto
verifica delle non conformità legate ai centri di costo e finale sblocco pagamento in ERP

41. Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 5
Ordini di Vendita
generazione della conferma d’ordine con approvazione e pianificazione di produzione

42. Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 6
Creazione e Gestione Fatture di Vendita
gestione della pratica e conseguente fatturazione con invio automatico dei documenti

43. Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 7
Delivery Automatizzato
gestione delle ricevute firmate e degli eventuali solleciti

44. Torna a Indice
Conservazione Sostitutiva
Perché conservare la carta ?
Se possiamo farne a meno !

45. Sostitutiva - Regole
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• Regole per la creazione automatica dei Lotti:
• Metodi di conservazione
• Parametri di estrazione dall’archivio
• Dati obbligatori
• Campi di Rottura , Ordinamento e
Controllo

46. Sostitutiva - Logica
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• Creazione suddivida in fasi
• Suddivisione del carico di lavoro
• Controllo e modifica dei documenti
prima della chiusura del processo

47. Sostitutiva - Creazione Lotto
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• Estrazione e Lotto Temporaneo
• Filtro per utente
• Filtro per Aziende collegate all’utente
• Filtro modificabile anche a Run-Time
• Estrazione collegata alla precedente
• Consultazione immediata
• Controllo integrità anche in fase temporanea
• Accodamento automatico per conservazioni
temporanee parziali
I documenti vengono convertiti, vengono firmati digitalmente e parcheggiati in attesa di chiusura

48. Sostitutiva - Creazione Lotto
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• Accesso SmartCard
• Compatibile con tutte
le Smart Card emesse da
C.A. Italiane
(Anche Token USB)
• Gestione delle Smart Card
Multi-certificato
(CNS – CRS)
• Log dettagliato delle
operazioni in corso

49. Sostitutiva - Chiusura Lotto
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• Chiusura Lotto e Verifica
• Elenco Multi-lotto
• Consultazione documenti Firmati
• Controllo integrità anche prima di chiudere
• Informazioni aggiuntive criptate nel lotto
(Vengono Firmate e Marcate)
• Avanzamento Monitorato
Viene creata l’evidenza informatica, firmata digitalmente e apposta la marca temporale

50. Sostitutiva - Consultazione
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• Elenco Lotti chiusi
• Multi-Azienda
• Suddiviso per Anno Fiscale
• Raggruppato in regole
• Funzioni di verifica dell’integrità
• Creazione della Super Impronta (integrata)

51. Sostitutiva - Esibizione
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• Procedura di esibizione
(Stand-Alone, liberamente redistribuibile)
• Mono Aziendale, Multi-anno
• Consultazione Multi-lotto
• Filtro parametrico su tutti i valori presenti
• Estrazione sotto archivi
(Vengono estratti i file ricercati, le rispettive
evidenze informatiche e marche temporali)
• Consultazione anche in HTML e FileSystem
(Tramite Browser su qualsiasi OS)