procesos administrativos

1. Prof. Dr. Daniel García Bravo
BLOQUE TEMÁTICO III: EL SUBSISTEMA
DIRECTIVO Y LA TOMA DE DECISIONES.
TEMA 5: PLANIFICACIÓN, CONTROL Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
 5.1 INTRODUCCIÓN: LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
 5.2 PLANIFICACIÓN.
 5.3 CONTROL.
 5.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

2. 5.1 INTRODUCCIÓN: LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
1. LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES REQUIERE DE
UNA SERIE DE DECISIONES Y ACCIONES QUE ENMARCAMOS EN LAS
DENOMINADAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
2. ALGUNAS DE ESTAS DECISIONES ANTICIPAN LAS ACCIONES A
DESARROLLAR PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS (QUÉ HACER), ADEMÁS
DE RESPONDER A QUIÉN O QUIÉNES, CUÁNDO Y CÓMO, ES DECIR,
COMPROMETEN UNOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
3. MEDIANTE OTRAS ACCIONES SE INTENTA COMPROBAR QUE LA
ORGANIZACIÓN SE DIRIGE HACIA LOS OBJETIVOS O SI HAY DESVIACIONES,
EN CUYO CASO SE TOMARÁN DECISIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS.
4. LAS DECISIONES Y ACCIONES GENERAN DATOS NECESARIOS PARA LAS
COMPROBACIONES Y CORRECCIONES, SIEMPRE Y CUANDO SEAN
DEBIDAMENTE RECOGIDOS, ALMACENADOS, PROCESADOS Y
DISTRIBUIDOS.
APARTADOS DEL TEMA (Puntos introducción): PLANIFICACIÓN
(2.), CONTROL (3.) Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN (4.).

3. 5.1 INTRODUCCIÓN: LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
¿Qué Misión?
¿Qué Objetivos Generales?
¿Qué Metas?
PLANIFICACIÓN
Anticipar acciones
Comprometer recursos
CONTROL
Comprobar ejecución de acciones
Corregir desviaciones
¿MODIFICAR
OBJETIVOS?
¿MODIFICAR
PLANES?

4. 5.2 PLANIFICACIÓN.
 CONCEPTO.
 LOS PLANES.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
1. Función básica de la Administración.
2. Sistema de decisiones anticipadas tendentes a guiar a los
integrantes de la empresa en las acciones que llevarán a la misma
a alcanzar sus objetivos (qué, quién, cuándo, cómo).
3. Compromiso de despliegue de recursos (materiales, humanos y
financieros) en un horizonte temporal determinado.
4. La planificación es un proceso mental que se debiera materializar
en unos planes.
1. Los planes son el resultado de la planificación y en ellos se
plasman las acciones a desarrollar y los recursos a desplegar.
2. Todo plan se debe desarrollar a partir de unos programas y unos
presupuestos.

5. 5.2 PLANIFICACIÓN.
 TIPOS DE PLANES.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
1. Planes a largo plazo: Suelen abarcar un plazo no inferior a tres años.
2. Planes a corto plazo: Con un marco temporal no superior a los doce meses.
- SEGÚN LA TEMPORALIDAD.
- SEGÚN EL NIVEL DECISORIO.
1. Planes corporativos o estratégicos.
• Contemplan a la empresa como grupo.
• Son a largo plazo.
• Responsabilidad de la alta dirección.
• Líneas de acción estratégica, asignación de responsabilidades y recursos y
presupuestos globales.
2. Planes tácticos.
• Afectan a los niveles de negocio, división o área funcional.
• Medio y largo plazo.
• Responsabilidad de la dirección media.
• Establecimiento de procedimientos y normas en empleo recursos.
• Asignación de responsabilidades de operación y control.

6. 5.2 PLANIFICACIÓN.
 TIPOS DE PLANES.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
1. Planes de un solo uso: Para ser usados una sola vez por exigencias de una
determinada situación única y excepcional.
2. Planes de uso continuado: Guía para actividades de realización permanente
y repetitiva.
- SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO.
3. Planes operativos.
• Corto plazo.
• Responsabilidad de los mandos operativos
• Programación del trabajo individual.
• Tiempos de ejecución de las operaciones.
• Instrucciones operativas.
- SEGÚN EL NIVEL DECISORIO.

7. 5.2 PLANIFICACIÓN.
 LAS FASES DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.
 LOS PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
1. DETERMINACIÓN DE LAS PREMISAS.
Misión y valores de la empresa.
Análisis externo e interno (Análisis DAFO). Posicionamiento competitivo deseado.
2. ESPECIFICACIÓN DE OBJETIVOS.
Su cumplimiento garantiza alcanzar la misión.
3. DETERMINACIÓN CURSOS DE ACCIÓN ALTERNATIVOS.
Posibles planes (estrategias o actividades) que puedan llevar a cumplir objetivos.
4. EVALUACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN.
5. ELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN.
6. FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS.
Subobjetivos, políticas de asignación y organización de recursos, programas de
trabajo (contrataciones, formación de directivos y empleados, asuntos legales, etc),
programas de inversión, plazos, etc.
7. PRESUPUESTACIÓN.
- METODICIDAD (Análisis estratégico permanente).
- FLEXIBILIDAD (Capacidad de corregir el proceso, parcial o totalmente).
- EXACTITUD (Suficiente).
- ECONOMICIDAD.

8. 5.3 CONTROL.
 NOCIONES BÁSICAS.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
1. Planificado el futuro, organizados los medios
y ejecutadas las decisiones (acción), los
directivos deben llevar a cabo la función de
control.
2. Verificación de que todo discurra de acuerdo
a lo previsto en la planificación.
3. Función que cierra y completa el proceso
administrativo al iniciar la retroalimentación
de las acciones que se toman.
4. Proceso de observación y medida, por
comparación regular, de unas magnitudes
previstas y sus consecuentes realizaciones,
que permitirá disponer de unas diferencias
(información) para regular las decisiones que
alcancen los objetivos planteados.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
¿Qué Misión?
¿Qué Objetivos Generales?
¿Qué Metas?
PLANIFICACIÓN
Anticipar acciones
Comprometer recursos
CONTROL
Comprobar ejecución de acciones
Corregir desviaciones
¿MODIFICAR
OBJETIVOS?
¿MODIFICAR
PLANES?

9. 5.2 PLANIFICACIÓN.
 LAS FASES DEL PROCESO DE CONTROL.
 TÉCNICAS DE CONTROL.
 PRINCIPIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
1. MEDICIÓN (Técnicas, variables, indicadores, criterios y unidades de medida).
2. COMPARACIÓN (Definición de estándares: objetivos y/o indicadores).
3. CORRECCIÓN .
Tradicionalmente Formalismos contables (control presupuestario).
A posteriori, periódico, cuantitativo y orientado a rdos. fin. y a c.p.
Evolución Formalismos contables + Otras herramientas.
Otras herramientas: Cuadro mandos: ratios sobre Factores Críticos del Éxito.
Balance puntos fuertes y débiles (evolución).
Benchmarking (comparación con empresas ejemplares).
1. Ser entendible.
2. Efectividad y rapidez (detección de desviaciones en momento oportuno).
3. Flexibilidad (adaptación a cambios en la actividad).
4. Economicidad.
5. Continuidad.

10. 5.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN .
 NOCIONES BÁSICAS: LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN.
Prof. Dr. Daniel García Bravo
Planificación
Organización
Control
Acción
Entorno
Entorno
Entorno
Entorno
Inf.
Inf.
Inf.
Inf.
1. La información alimenta todo el ciclo o proceso administrativo.
2. La información debe alcanzar (comunicación) a todos los miembros de la organización
y a su entorno.
La información es el input básico del proceso administrativo. La toma de
decisiones es el motor del ciclo “información-decisión-acción-información”,
verdadera esencia de la administración o dirección de una empresa en todos
sus niveles.

11. 5.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN .
 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. CONCEPTO.
 LOS RECURSOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
 LAS ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
“Conjunto de elementos (“recursos del sistema”) interrelacionados (“actividades del
sistema”) para la consecución de un fin común: la satisfacción de las necesidades de
información de los usuarios finales”. La adecuada administración de este sistema es
una de las claves de la supervivencia de las compañías en la actualidad.
1. RECURSOS HUMANOS.
Usuarios finales (directivos, operarios y agentes externos).
Técnicos.
2. RECURSOS DE HARDWARE.
Ordenadores y periféricos.
3. REDES.
Internet, intranet, extranet y redes sociales.
4. RECURSOS DE SOFTWARE.
Software de sistemas, de aplicaciones. Políticas, procedimientos y manuales.
5. DATOS.
Materia prima del sistema de información (importancia de la bases de datos).
ENTRADA, PROCESO, SALIDA, DISTRIBUCIÓN, ALMACENAMIENTO Y
CONTROL.