1. EXPÉRIENCES
GED
Lesfacturespapier
à
la mairiedeParis,
c' estfini !
Dès2015,
touteslescollectivitésdevrontadopterle
protocole
PESv.2pouréchangeraveclestrésoreries.
Depuisseptembre,
la
mairiedeParisa
basculéversle
tout-électronique.
Parisarriveentêtedescommunes par
le volumededocumentsà traiter.
Pour
seséchangescomptablesavecla DGFIP
(
Directiongénéraledesfinances
publiques)
,
la
capitalea
déjàbasculévers
le
tout-électronique . « Souvent,
les
collectivités dématérialisentd
'
abordles
bordereauxcarleurnumérisationest
plusfacileet lesgainscomptables sont
immédiats . Lespiècesjustificativesne
passantsouventà l
'
électronique queplus
tard »
,
expliqueBenjaminDossat,
directeurtechniquechezCDCFast,
l
'
opérateurfaisantofficedetiersde
télétransmission pourla villedeParis.
Pour
sapart,
la
capitalefrançaisea faitle
choixd
'
unemutationenmode«
big
bang »
.
«
Leservicea étéouvertà tout
le mondeenmêmetemps,
sanspériode
degestionmixtededocumentspapier
et
électroniques »
,
expliqueAdamNafa,
directeurdeprojetà la villedeParis.
Premièrephaseduchantier :
dématérialiser l
'
ensembledesdonnéesquiseront
transmises à la trésorerie,
soiten
demandant auxservicesmétierde
concevoirdesdocumentsdirectementen
formatélectronique ,
soitenscannant
lesautrespiècespapier.
Aumomentoù
unmarchéestnotifiéà unfournisseur,
touslesdocumentsassociéssontainsi
dématérialisés.
LePDFestplacédans
CALENDRIER
De2007à 2008 :
déploiement
d
'
Alizé(
SAP) pourla villeet
le
départementdeParis.
2009 : dématérialisationparscan
de400000facturesfournisseurs
entrantes ,
auseind
'
uncentreunique.
De2010à
2011 :
miseenplace
detroiscentresdeservices partagés
comptables(
CSP ).
l
'
ERPAlizé(
SAP)
pourêtreréutilisé
plusieursmoisplustardlorsdela
réalisationdumarchéet desonpaiement.
Ledocumentestdoncdéposétrèsen
amontparrapportà sonutilisation.
«
Nousavonsbeaucoupcommuniquéet
travailléaveclesservicesconcernéspour
anticiperla
phasedecollecte.
C'
était
sécurisant,
cartoutle mondea
apprisà
fonctionner différemmentavantd
'
envoyerlesflux »
,
sesouvientNathalie
Biquard,
sous-directriceà la direction
desFinances .
«
Demaià
septembre2011,
lesagentsontprisl
'
habitudedeplacer
lespiècesdématérialisées dansSAP,
mêmesi
ellesnepouvaientpasencore
êtretransmises auformatélectronique
à
la
DGFIP »
,
sesouvientAdamNafa.
Untraitementcentralisé
despièces
Lesfacturesfournisseurs ,
quantà
elles,
sontdématérialisées parscandansun
centrefacturierunique,
puisinjectées
dansle
systèmecomptable. « Trèsvite,
nousavonsmisenplacedespointsde
réceptionuniquesdesdocuments
papier »
,
confirmeAdamNafa.
Trois
centresdeservicespartagés(
CSP)
ont,
deplus,
étécrééspourcentraliserle
traitementdespiècesjustificativeset
2010 :
passagesousHéliosdela
Direction régionaledesfinances
publiques(
DRFIP ).
Septembre2011 :
dématérialisation
desmandatset
despiècesjustificatives
dedépenses avectélétransmission
à l
'
Etatpourla ville,
le
département
et lesmairiesd
'
arrondissement.
2012 :
dématérialisationdesrecettes.
LesCSPsélectionnent lesdocuments déposés
parlesservicesmétiersurdesécransdédiés ,
ajoutentdenouvellespièces justificatives,
puisvalidentlesmandats( plusieurs liquidations )
Centres
deservices
partagés
Compt
Services
métier
amont
Documents
numériques
Documents
Papier
Numérisation
Pièces
mériqu
desmandats. Ilssélectionnent lespièces
déposéesparlesservicesmétieret
ajoutentdenouvellespièces
justificatives auformatélectroniqueenvalidant
lesmandats . « LavilledeParisestune
structuredegrandetaille,
le nombre
d
'
intervenantsauraitététrèsimportant
sanscentralisation,
ajouteNathalie
Biquard.
LesCSPontétédesfacilitateurs
pournotreprojetdedématérialisation,
maisils nesontpasobligatoires,
surtout
pourlespetitescollectivités.
»
Enboutdechaîne ,
unmoduleSAP,
développé parAccenture ,
exporteles
fichiersauformatXML.
« Lefichierest
récupéréparCDCFastet
injectédans
le
parapheur(
ex-signature)
. Cedernier
vérifiequetouteslespiècesjointes
associées aubordereausontprésenteset
adresseuncourrield
'
alerteà l
'
ordonnateur (
l
'
élu)
pourqu'il le
signedepuis
l
'
interfaceweb »
,
détailleBenjamin
Dossat . Lacollectivitéestpasséede
400000facturesà
géreren2009à
2
,5
millionsdedocumentsen2012.
L
'
ensembledespiècesjustificatives des
dépenses(
factures,
bulletinsdepaie,
marchés,
etc.)
estcommuniquéélec
"
3-
-4
:
;
:
Facture
Aprèssesdépenses ,
la
capitalefrançaiseprévoitde
4
N° et date de parution : 2138 - 12/07/2012
Diffusion : 54842
Périodicité : Hebdomadaire
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Site Web : http://www.01informatique.fr/
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Cicommunication

2. Bordereaux
-94
Centre
facturier
e
"
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By ,ets
42- so" 4.o"
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>z,
Sigeaure
N?.
Visualise lesfluxet lespièces
justificatives ,
et
signele
fichier
XMLPESv.2avanttransmission
à la
trésorerie
transmettreaussicetteannéesesrentréesd
'
argentparvoieélectronique.
Paiements
PF
troniquementautrésorierdansunflux
XMLavecle
bordereauet
lesmandats.
Aprèssignature ,
le toutesttransféréau
comptablepublicparle tiersde
télétransmission Fast. Arrivéauguichet
duMinefi(
ministèredel
'
Economieet
desFinances)
,
le
fluxestrejetéou
accepté ,
et lesfacturessontacquittées
aprèsvalidationparle
comptable.
« Au
départduprojet,
le trésorieret
la
collectivitésemettentd
'
accordsurlesdonnées
à transmettre »
,
préciseBenjamin
Dossat .
Ilsfigentlesrègleset
mettent
parfois enévidencedesmanquementsqui
obligeaientavantle
comptableà
vérifier
certaineschosesavecla
collectivité.
Unesuppressiondestâches
trèsarchaïques
Lesbénéficesdecettedématérialisation
sontnombreux.
D
'
abord ,
les
fournisseurs sontpayésplusrapidementcardu
tempsa étééconomisé surla
collectedes
documents . Il
n' est,
eneffet,
plus
nécessaire delesrassembler physiquementau
mêmeendroit. Leprocessusa
gagné
aussienrapiditégrâceà unevérification
Vérification et
paiement1
auxtiersdansHélios
automatiquedesrèglescomptables.
Le
systèmedecontrôleaideainsià établir
quelespiècesjointesontbienété
référencéeset
quelesmontantssontbien
remplis .
Unminimumdeseptjoursde
délaia
étéconstatépourle
règlement
Leprocessusa
gagnéen
rapiditéet lesfournisseurs
sontpayésplusvite
d
'
unefacture. « L
'
efficacitéinternea
,
de
plus,
étéamélioréegrâceaupartagedes
informations .
Unebasededonnéesdes
marchéspublicsa étécréée,
et lesagents
gagnentdutempsenallantconsulterla
basedansSAP »
,
seféliciteNathalie
Biquard. Maisdenouvellescompétences
sontdevenuesnécessaires . «
Il
fautune
équipesachantfairedela
supervisionde
flux,
et
capabledegérerlesrejetsau
guichetHélioset lesanomalies ,
expliquet-elle . Nousavonsdûélaborerune
typologie
deserreursà
traiter.
»
Eninterne,
le métierdesagentsa
aussi
beaucoupévolué. «
Lesplusconcernés
EXPÉRIENCESII
À SAVOIR
LeprotocolePESv.2
17LePES(
protocoled
'
échange
standard )
v.2estunformat
XMLpivotsupportéparHélios ,
le
progicieldegestiondes
comptabilités descollectivités
localesdela
DGFIP(
Direction
généraledesfinancespubliques ).
" Ilaideleslogiciels
comptablesdescollectivités,
commeCoriolisdeBull ,
Grand
AngledeLogicaou ,
plusrarement ,
SAP ,
à
échangerdesdonnées
avecHélios.
" Ilremplacele
protocole
Indigo. A
compterdupremier
janvier2015 ,
PESv.2serale seul
autoriséà
échangeravec
lestrésoreries.
parle
changementsontlesliquidateurs
defactures,
poursuitNathalieBiquard.
Ilsnetravaillentplusquesurécranpour
s'
assurerquelescalculssontcorrectset
quelesprestations ontbienété
réalisées .
»
Avant,
ils
collationnaient toutes
lespiècespapiermanuellement .
Au
final,
« il
y
a unerevalorisationdu
métier decomptableavecla
suppressionde
tâchestrèsarchaïques,
cequimotiveles
équipes »
,
assureNathalieBiquard.
L
'
impactserévèleaussinon
négligeable
surlesencadrantsqui
inspectent l
'
activitédescomptables . «
Ils
avaientl
'
habitudedesignerdes
dossierspapier,
ils
travaillentmaintenant
surdesécransdepilotage »
,
explique
NathalieBiquard . Lasignature
électroniques' effectueenlignesurle
parapheurdeCDCFastavecuncertificat
PRISv.2stockésurunecarteà
puce
USB .
«
Lesélussedéplacentbeaucoup,
rappelleBenjaminDossat .
Avecl
'
accès
parnavigateur,
ils
ontla
possibilitéde
signerdechezeuxoud
'
ailleursdepuis
n'
importequelterminal. »
Lefluxdesdépensesestcomplètement
dématérialisédepuisfin2011 . Pour
allerencoreplusloindansla
démarche ,
la
villedeParisprévoit ,
en2012,
de
transmettreaussiparvoieélectronique
le
fluxdesrecettes,
autrementdittoutes
lesrentréesd
'
argentdela
collectivité.
Dansle futur,
d
'
autresfluxcommeles
budgetspourrontégalementêtre
dématérialisés.
U
MARIEJUNG
N° et date de parution : 2138 - 12/07/2012
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