Como fazer o seu PMO sobreviver em Tempos de Crise
1. 1
COMO FAZER O SEU PMO SOBREVIVER
EM TEMPOS DE CRISE
Uma poderosa metodologia de 8 passos para criar ou reinventar o seu PMO
Americo Pinto, Chairman, PMO Global Alliance
Janeiro de 2016
2. 2
Agenda
Neste webinar você vai:
• Ser desafiado em relação a tudo o que você acredita sobre PMOs;
• Entender porque devemos acabar com os mitos que destroem o
valor de um PMO;
• Descobrir como estabelecer um PMO realmente comprometido
com a criação de valor para a organização.
Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
3. 3Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
De onde vem tudo isso
• Origina-se em um programa de pesquisa iniciado em 2009 e
concluído em 2015;
• Está fundamentado no trabalho dos mais notáveis
pesquisadores e na experiência de um grande grupo de
profissionais em PMOs, com larga experiência de mercado;
• É resultado de um amplo trabalho colaborativo, envolvendo
mais de 120 profissionais que estão na “frente de batalha,
vivendo o dia-a-dia de alguns dos PMOs mais bem sucedidos
do mundo.
4. 4Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
• O que é um PMO?
• O PMO é um “provedor de serviços”.
• O PMO possui clientes, que têm necessidades específicas.
• Atender as necessidades dos seus clientes é a melhor maneira
de ter o seu valor reconhecido.
• O PMO cumprirá esse objetivo provendo seus serviços da
melhor forma possível.
Então vamos começar!
5. 5Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
O PMO VALUE RING
• Uma metodologia inovadora
para criar ou redesenhar um
PMO;
• Baseado em um banco de
dados de benchmarking
formado pela experiência de
líderes de PMOs em todo o
mundo;
• Foco em fazer com que o valor
do PMO seja reconhecido pela
organização.
6. 6Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MITO 1
“Cada organização deve escolher o seu tipo de PMO:
PMO de Controle; PMO de Suporte; PMO Diretivo,
PMO Estratégico, Centro de Excelência, etc.”
7. 7Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
• Identifique os benefícios esperados pelos clientes do PMO.
• Cada serviço tem uma probabilidade de gerar cada benefício.
• O mix de serviços do PMO irá maximizar a probabilidade de atender
as expectativas de seus clientes.
• Fica alerta a mudanças significativas na organização. Elas podem
influenciar o mix de serviços do PMO.
Passo 1
Definir os serviços do PMO
8. 8Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MITO 2
“Prover metodologia e ferramentas para o
gerenciamento de projetos são as mais importantes
funções para um PMO.”
9. 9Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Passo 2
Balancear o mix de serviços do PMO
• Gerar valor percebido é algo importantíssimo para um PMO bem
sucedido.
• Cada serviço do PMO gera uma diferente percepção de valor ao
longo do tempo.
• Entender como o PMO irá gerar valor no tempo é importante para
manter o apoio dos seus clientes.
• O mix de serviços do PMO deve ser definido considerando a sua
capacidade de gerar valor percebido no curto, médio e longo prazo.
10. 10Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MITO 3
“Estabeleça a equipe do PMO
e depois defina o que o PMO irá fazer.”
11. 11Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Passo 3
Estabelecer os processos do PMO
• Como um provedor de serviços, o PMO deve estabelecer
formalmente os seus processos.
• Processos formais serão úteis como referência para
estabelecer SLAs (Service Level Agreements) com seus
clientes, contribuindo para o alinhamento de expectativas.
• Cada serviço corresponde a um processo, o qual deve ser
descrito e adaptado de acordo com as necessidades
específicas da organização.
12. 12Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MITO 4
“O sucesso dos projetos
demonstra o sucesso do PMO.”
13. 13Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Passo 4
Definir os indicadores de
desempenho (KPIs) do PMO
• É impossível demonstrar valor sem mensurar desempenho.
• O desempenho dos projetos nem sempre demonstra o desempenho
do PMO.
• Cada serviço do PMO deve ser medido de forma específica.
• O conjunto de indicadores de desempenho selecionado deve ser
utilizado para monitorar o desempenho do PMO e a sua capacidade
de gerar valor percebido para a organização.
14. 14Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MITO 5
“As competências de um profissional em PMOs e
de um gerente de projetos são as mesmas.”
15. 15Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Passo 5
Definir o headcount do PMO e as
suas competências
• As competências de um profissional em PMOs não são,
necessariamente, as mesmas de um gerente de projetos.
• As competências necessárias para um PMO dependerão de quais
serviços estão sendo oferecidos para os seus clientes.
• Os profissionais mais adequados devem ser selecionados para cada
serviço, considerando a relevância de cada competência.
16. 16Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MI TO6
“O PMO deve evoluir a sua maturidade do nível
operacional para o nível estratégico.”
17. 17Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Passo 6
Identificar a maturidade do PMO
e planejar a sua evolução
• Maturidade do PMO e maturidade da organização são conceitos
diferentes.
• Ser estratégico ou operacional não é um sinal de maturidade, mas
apenas um resultado das necessidades dos clientes do PMO.
• O PMO maduro oferece serviços com um alto nível de sofisticação e,
como consequência, é capaz de gerar mais valor percebido.
18. 18Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MITO 7
“É impossível calcular o retorno
financeiro do PMO.”
19. 19Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Passo 7
Calcular o ROI (Return on Investment)
do PMO
• Calcular o retorno financeiro de um PMO é um grande desafio,
devido a variabilidade do fenômeno.
• Considere a premissa de que o PMO existe para reduzir perdas e
que, em cada organização, essas perdas são causadas por
diferentes problemas.
• Cada serviço possui uma probabilidade específica de contribuição
para a redução das perdas da organização.
• O mix de serviços do PMO irá determinar a sua habilidade de reduzir
as perdas observadas.
20. 20Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
MITO 8
“O Balanced Scorecard pode ser utilizado apenas
para monitorar o desempenho estratégico das
organizações.”
21. 21Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Passo 8
Estabelecer o BSC do PMO
• O BSC é uma técnica muito útil para o PMO.
• O mapa estratégico do PMO será a principal referência para gerar
valor efetivo para os seus clientes e para a organização como um
todo.
• Todas as tradicionais perspectivas do BSC podem ser aplicadas a um
PMO, exceto uma delas.
• Todos os passos anteriores farão parte do mapa estratégico do PMO,
e serão integrados em uma visão única, com foco na geração de valor.
22. 22Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
O que você nunca deverá esquecer
se quiser ser bem sucedido
• Nunca siga tipos e modelos de PMOs pré-estabelecidos. Eles são
“ótimos para vender livros, porém são também o caminho mais curto
para o fracasso.
• O segredo do sucesso é ser suficientemente flexível para se adequar as
necessidades de seus clientes.
• Não há certo ou errado em PMOs. Há apenas o que o seu PMO deve
fazer para ter o seu valor reconhecido por sua organização.
• Não tenha medo – ou preguiça – de reavaliar e reinventar o seu PMO
sempre que necessário.
23. 23Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
Metodologia PMO VALUE RING
www.pmovaluering.com
24. 24Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
• A metodologia já possui mais de 3.500 usuários em 60 países
diferentes.
• Todas as funcionalidades essenciais estão disponíveis
gratuitamente para a comunidade mundial de gerenciamento de
projetos.
• A metodologia pode ser utilizada por organizações,
profissionais, consultores, professores, e todos que tenham
interesse em PMOs.
Metodologia PMO VALUE RING
25. 25Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
• Americo Pinto
• Web: http://www.pmoga.com
• Email: americopinto@pmoga.com
• LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/americopinto
• Twitter: http://twitter.com/americopinto
• Facebook: http://www.facebook.com/americopinto
Obrigado!
Notes de l'éditeur
In this slide I will tell how the following content was created, about the research it was based and the methodologies used. The audience will find out what the main lines of research on PMOs in the world and how they were used in this study.
In this slide I will present the basic concepts that define the PMO VALUE RING methodology, encouraging the audience to reflect on a new perspective on the phenomenon PMO.
In this slide I will present and overview of the PMO VALUE RING framework, preparing the audience for the information what will come next.
In this slide I will talk about the importance of understanding the needs of the PMO clients and how they are key factor to define which functions the PMO should provide.
I will also discuss some real examples that will give the audience a better understanding of the application of the model in their day-by-day.
In this slide I will talk about the importance of understanding the needs of the PMO clients and how they are key factor to define which functions the PMO should provide.
I will also discuss some real examples that will give the audience a better understanding of the application of the model in their day-by-day.
In this slide will encourage the audience to think about how the PMO can generate value over time and what influence the mix of functions can have on the perceived value of the PMO.
We will also discuss some practical applications of this concept.
In this slide will encourage the audience to think about how the PMO can generate value over time and what influence the mix of functions can have on the perceived value of the PMO.
We will also discuss some practical applications of this concept.
In this slide I will address the practical application of the using of SLAs in PMOs and the importance of establishing a formal catalog of services for the PMO in order to maintain the alignment of expectations.
In this slide I will address the practical application of the using of SLAs in PMOs and the importance of establishing a formal catalog of services for the PMO in order to maintain the alignment of expectations.
In this slide we will discuss what is the best way to evaluate the performance of a PMO, and how different PMOs configurations can influence this goal.
In this slide we will discuss what is the best way to evaluate the performance of a PMO, and how different PMOs configurations can influence this goal.
In this slide I will encourage the audience to think about how different skills are required for a project manager in comparison to a PMO team member.
I will show through real examples how you can assess the competences of the PMO team and how you should use this information to establish the most suitable team to achieve the expected results.
In this slide I will encourage the audience to think about how different skills are required for a project manager in comparison to a PMO team member.
I will show through real examples how you can assess the competences of the PMO team and how you should use this information to establish the most suitable team to achieve the expected results.
In this slide we will discuss about a PMO myth: Strategic PMOs are mature.
The audience will face and discuss the factors that really make a mature PMO and they will find out that maturity is related to how the PMO provides services and not related to what services the PMO provides.
In this slide we will discuss about a PMO myth: Strategic PMOs are mature.
The audience will face and discuss the factors that really make a mature PMO and they will find out that maturity is related to how the PMO provides services and not related to what services the PMO provides.
In this slide we will discuss how complex is the task of calculating the financial return of a PMO.
I will present how create correlations that can adjust this objective to each type of PMO and the specificities of each organization.
In this slide we will discuss how complex is the task of calculating the financial return of a PMO.
I will present how create correlations that can adjust this objective to each type of PMO and the specificities of each organization.
In this slide the audience will be challenged to imagine how the traditional concept of BSC can be adapted for PMOs.
We will discuss the concept of value and how it applies to PMOs, based on real cases.
In this slide the audience will be challenged to imagine how the traditional concept of BSC can be adapted for PMOs.
We will discuss the concept of value and how it applies to PMOs, based on real cases.
In this slide I willsummarize the main points of the presentation, contributing with insights that will be useful for the audience.
In this slide I will present the PMOTOOLS.ORG website, where all the models presented are available for using of the worldwide project management community.
Also I will invite the audience to participate in future research and to contribute with their expertise.
In this slide I will present the PMOTOOLS.ORG website, where all the models presented are available for using of the worldwide project management community.
Also I will invite the audience to participate in future research and to contribute with their expertise.