O documento discute o que é um arquivo, os tipos de arquivo, as etapas de organização de arquivos e as vantagens de arquivos. Um arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade jurídica no exercício de suas atividades. Existem arquivos ativos, inativos e mortos, dependendo da frequência de uso. A organização de arquivos envolve seleção, indexação e acondicionamento dos documentos. Arquivos trazem ganhos de eficiência e redução de custos.

2. O que é o arquivo?
 O Arquivo é um conjunto orgânico de documentos ,
independentemente da sua data, forma e suporte
material , produzidos ou recebidos por uma pessoa
jurídica, singular ou coletiva ou por um organismo ou
privado, no exercício da sua atividade e conservados a
título de prova ou informação

3. TIPOS DE ARQUIVO :
• Na frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos:
arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
• Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de
uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se
encontram em fase de conclusão.
• Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem
menor frequência de uso, consulta ou referência.
• Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso,
consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são
significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados
como um arquivo ativo.
• Arquivos inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos.

4. Para que serve o arquivo?
 Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na
empresa;
 Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista
sua preservação ou eliminação;
 Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos
diversos órgãos da empresa;
 Arquivar os documentos, visando a preservação da informação;
 Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando
danos que possam ocasionar a sua perda;
 Executar as funções específicas conforme a organização e
administração da instituição.

5. Etapas De Arquivos :
 Etapas da Organização de Arquivos:
 Os documentos são selecionados para a organização
através da elaboração de um plano de classificação
documental;
 Os documentos são indexados de forma que facilite o
controle físico e localização no sistema;
 Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas
que garantem o seu bom estado de conservação;
 Através do índice criado no Software GED Arquivar na web,
é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos
armazenados.

6.  Utilize somente o lápis para escrever (poderá também utilizar o
pc portátil).
 Não se apoie, não escreva e não coloque nada sobre os
documentos.
 Mantenha os documentos (maços, pastas, livros ou documentos
simples) na ordem em que lhe foram entregues.
 Não retire etiquetas, nem abra itens fechados.
 Durante a consulta os documentos devem estar apoiados de
forma uniforme na mesa.
 Evite manusear em excesso os documento.
 Não humedeça os dedos para mudar de página.
 Não force a abertura de livros, ou de folhas que se encontrem
total ou parcialmente coladas.

7. Vantagens De Arquivos :
 Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação
associados;
 Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
 Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
 Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
 Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
 Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação
(documentos e processos);
 Ganhos de eficiência administrativa e processual, com consequente
redução de custos operacionais;
 Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com
fotocópias e impressões;
 Possibilidade de medir a eficiência dos recursos.

8. Algumas estatísticas sobre
documentos e arquivo :
 Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de
documentos na secretária ou no arquivo.
 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão
misturados com outros documentos.
 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou
encontram-se desatualizados.
 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser
imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
 O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10
atividades que mais tempo consome numa empresa.
 15% dos documentos manuseados perdem-se.
 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3%
estão mal arquivados.
 Em média cada documento é copiado 9 vezes.

9. Regras elementares do arquivo
informático:
 Um arquivo ou ficheiro de computador é um recurso
para armazenamento de informação, que está
disponível a um programa de computador e é
normalmente baseado em algum tipo de
armazenamento durável. Um arquivo é durável no
sentido que permanece disponível aos programas para
utilização após o programa em execução ter sido
finalizado. Arquivos de computador podem ser
considerados como o equivalente moderno
dos documentos em papel que tradicionalmente são
armazenados em arquivos de escritórios e bibliotecas,
sendo esta a origem do termo.