2. FUNCIONES Y ACTIVIDADES
DEL ADMINISTRADOR
Las funciones de un administrador son las tareas que realiza con la intención
de lograr la eficiencia en cualquier proyecto que emprenda.
Deben tender al mejoramiento constante en la gestión de recursos, personal,
equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.
El administrador es el responsable de que se hagan las cosas necesarias para
alcanzar las metas empresariales.
3. De acuerdo con Peter Drucker, estudioso de la administración, la función
primordial de un administrador consiste en “dirigir los recursos y esfuerzos de
la organización hacia las oportunidades que le permitirán obtener resultados
económicamente significativos”.
Por su parte, el profesor Henry Mintzberg plantea que “Un administrador
es quien controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula,
planifica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones, entre
muchas otras actividades, dentro de una organización, un área,
rama, unidad o departamento de la misma, con el propósito de
conseguir que se cumplan ciertos objetivos”.
4. Esto significa que un administrador requiere habilidades técnicas muy
sólidas, pero también habilidades interpersonales que le permitan asumir
adecuadamente su liderazgo.
Dentro de la estructura organizacional, un administrador generalmente se
ubica en la gerencia o en la gestión de operaciones comerciales.
5. LOS ROLES DE UN ADMINISTRADOR
Mintzberg identificó 10 roles a través de los cuales describe el trabajo del
administrador.
La actividad del administrador mientras ejecuta estos roles se encuentra
entre la reflexión (piensa, evalúa, analiza) y la acción (participa, asigna,
decide), relacionándose con los demás, al interior y hacia afuera de la
organización, la unidad de negocio, el área o el departamento, según su
nivel. Dichos roles se integran en 3 categorías:
interpersonales, informativos y decisorios.
6. ROLES INTERPERSONALES
Son tres los roles del administrador que surgen directamente de la autoridad
formal e involucran relaciones interpersonales básicas:
El administrador como cabeza visible de la organización. Como
cabeza de una unidad organizativa, todo administrador debe realizar
algunas funciones ceremoniales. El presidente da la bienvenida a los
dignatarios de turismo. El capataz asiste a la boda de un operario. El
gerente de ventas almuerza con un cliente importante. Estos deberes
pueden ser a veces rutinarios, no implican toma de decisiones cruciales
ni una comunicación demasiado formal. Sin embargo, son relevantes
para el buen funcionamiento de una organización y no pueden ser
ignorados.
7. El administrador como líder
Los administradores son responsables del trabajo de la gente de su unidad.
Sus acciones en este sentido constituyen el papel de líder. Algunas de estas
medidas implican liderazgo directo, por ejemplo, en la mayoría de las
organizaciones los gerentes son normalmente responsables de la
contratación y la formación de su propio personal.
Además, está el ejercicio indirecto de la función de líder. Por ejemplo, cada
gerente debe motivar y alentar a los empleados, la conciliación de alguna
manera sus necesidades individuales con las metas de la organización.
8. El administrador como enlace
En este rol el administrador hace contactos fuera de la cadena vertical de
mando. Los directivos pasan tanto tiempo con sus compañeros y otras
personas fuera de sus unidades como lo hacen con sus propios
subordinados y muy poco tiempo con sus propios superiores.
9. ROLES INFORMATIVOS
Procesar información es una parte clave del trabajo del administrador,
actuando como receptor, aglutinador o transmisor:
El administrador como receptor de información.
El administrador, como monitor, está analizando constantemente el entorno
para obtener información, esto se da en gran parte como resultado de su red
de contactos personales. Una buena parte de la información que el gerente
acumula en este rol le llega en forma verbal, a menudo como chisme, rumor
o especulación.
10. El administrador como difusor de información
En el papel de divulgador, el administrador distribuye información
privilegiada directamente a los subordinados, quienes de otra manera no
tendrían acceso a ella. Cuando los subordinados no tienen la posibilidad de
contactarse fácilmente entre ellos, el gerente sirve como puente entre ellos.
11. El administrador como portavoz
En el papel de vocero, el administrador envía información al exterior de la
organización. Un presidente hace un discurso para presionar por una causa
organizacional, un supervisor sugiere a un proveedor una modificación de
un producto o de las condiciones de entrega.
12. ROLES DECISORIOS
La toma de decisiones es intrínseca a la labor del administrador, los
restantes cuatro roles giran en torno a ella.
El administrador como emprendedor.
Como empresario busca mejorar su unidad (o la organización como un
todo), para adaptarla a las condiciones cambiantes del entorno. Esto se da a
través del desarrollo de nuevos productos, nuevas formas de realizar
procesos claves, reorganizaciones de un departamento o reestructuraciones
corporativas, fusiones o adquisiciones y campañas de relaciones públicas,
entre otras.
13. El administrador como controlador de perturbaciones
Los problemas, las crisis, son factores que deben ser tenidos en cuenta y
deben saberse manejar. En este rol el administrador busca hacer que los
retos y problemas que enfrenta la organización o su área sean tomados de
la mejor manera por su equipo y que las transiciones sean tan positivas
como puedan serlo.
14. El administrador como asignador de recursos
En este rol decidirá quién recibirá qué, en términos de recursos, humanos,
financieros y de cualquier otro tipo, incluyendo su propio tiempo.
15. El administrador como negociador
Sea que trate de conseguir un nuevo cliente, un nuevo empleado o intente
terminar un contrato con un proveedor, el administrador siempre estará
negociando en la búsqueda por lo mejor para su unidad, su departamento,
su sucursal o la organización entera.
16.
17. LAS TAREAS DE UN ADMINISTRADOR
Drucker, por su parte, estableció que son cinco las tareas que componen la
labor de un administrador: establece objetivos, organiza, motiva y comunica,
mide y, por último, desarrolla a su gente.
Establecer objetivos
El administrador fija metas para cada área, las comunica a aquellas
personas cuya participación es requerida para lograrlas y decide qué hay
que hacer para cumplirlas.
18. Organizar
El administrador analiza las actividades, decisiones y relaciones necesarias.
Clasifica el trabajo, lo divide en actividades manejables y las clasifica en
puestos de trabajo manejables. Agrupa estas unidades y puestos de trabajo
en una estructura organizacional. Además, selecciona personas para la
gestión de estas unidades y para los puestos de trabajo claves.
19. Motivar y comunicar
El administrador hace de su gente un equipo:
1. A través de la práctica y en sus relaciones con las personas con
quienes trabaja.
2. Mediante sus “decisiones sobre personas”, decisiones
sobre remuneración, ubicación y ascensos
3. Gracias a una comunicación constante, desde y hacia sus
subordinados, desde y hacia sus superiores y desde y hacia sus
colegas.
20. Medir
El administrador establece criterios e índices, pocos factores son tan
importantes para el desempeño de la organización y sus integrantes. Se
encarga de que cada persona conozca las medidas de desempeño de toda
la organización y, al mismo tiempo, las de su función y así le ayuda a
cumplirlas. Analiza, evalúa e interpreta el rendimiento y como en todas las
otras áreas de su trabajo, comunica el significado de las medidas y sus
resultados a sus subordinados, a sus superiores, y a sus colegas.
21. Desarrollar a su gente y a él mismo
Con el ascenso del trabajador del conocimiento, esta tarea ha adquirido una
mayor importancia. En una economía del conocimiento, las personas son el
activo más valioso de la organización y le corresponde al administrador
desarrollarlas.
22. HABILIDADES ESENCIALES
DE UN ADMINISTRADOR
Katz planteó la existencia de tres tipos de habilidades esenciales para que
el administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo:
HABILIDAD TÉCNICA. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos,
técnicas y equipos necesarios para la realización de sus tareas
específicas a través de su instrucción, experiencia y educación.
23. HABILIDAD HUMANA. Consiste en la capacidad y el discernimiento
para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones y
aplicar un liderazgo eficaz.
HABILIDAD CONCEPTUAL. Consiste en la habilidad para comprender
las complejidades de la organización global y en el ajuste del
comportamiento de la persona dentro de la organización. Esta habilidad
permite que la persona se comporte de acuerdo con los objetivos de la
organización total y no apenas de acuerdo con los objetivos y las
necesidades de su grupo inmediato.
24. Robbins y De Cenzo agregan a las tres habilidades esenciales, propuestas
por Katz, una cuarta:
HABILIDAD POLÍTICA. Capacidad para mejorar la posición personal,
sentar una base de poder y establecer los contactos correctos. Los
gerentes que tienen buenas habilidades políticas suelen ser mejores para
conseguir recursos que aquellos que no las poseen. También obtienen
evaluaciones más altas y logran más ascensos.
25. HABILIDADES ESPECÍFICAS
DE UN ADMINISTRADOR
Además, estos mismos autores, plantean seis conjuntos de conductas que
explican poco más del 50 % de la eficacia de un gerente, las
denominan habilidades específicas y son:
Controlar el entorno de la organización y sus recursos.
Capacidad para emprender acciones y llevar la delantera para hacer
cambios en el entorno. Implica fundamentar las decisiones relativas a los
recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado y exacto de los
objetivos de la organización.
26. Organizar y coordinar.
Consiste en organizar las cosas en torno a las tareas y, a partir de ahí,
coordinan relaciones de interdependencia entre las tareas, cuando procede.
Manejar información.
Comprende el uso de los canales de comunicación e información para
identificar problemas, entender los cambios del entorno y tomar buenas
decisiones.
Propiciar el crecimiento y el desarrollo.
A través del aprendizaje constante, el administrador propicia su crecimiento
y desarrollo personal, así como los de su gente.
27. Motivar a los empleados y manejar conflictos.
A través del refuerzo positivo generan en su gente ganas de hacer su
trabajo y eliminando conflictos, inhiben posibles problemas que minen la
motivación.
Resolver problemas estratégicos.
Asumen responsabilidad de sus decisiones y se aseguran de que los
subalternos apliquen debidamente sus habilidades para tomar decisiones.
28. EL ADMINISTRADOR
Y SU AMBIENTE
La administración de una organización es un sistema que interactúa con su
ambiente específico, y además depende del mismo, pero permanece siempre
al tanto de las influencias potenciales de un ambiente general.
A continuación hablaremos sobre los componentes en el ambiente, tanto
específico como general.
29. Entre los factores que influyen en el ambiente del administrador encontramos:
AMBIENTE ESPECÍFICO AMBIENTE EXTERNO
Proveedores Económico
Clientes Tecnológico
Competidores Social
Gobierno Político
Grupos públicos de presión Ético
30. AMBIENTE ESPECÍFICO
PROVEEDORES
Los proveedores de una organización, por lo general se piensa en empresas
que proveen materias primas y equipos, pero este término también incluye los
que proporciona insumos financieros y mano de obras. Accionistas, bancos,
compañía de seguros, y otras instituciones similares que son necesarias para
asegurar un flujo continuo de capital.
31. AMBIENTE ESPECÍFICO
CLIENTES
Las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de los clientes, es
el quien absorbe el producto. Los clientes obviamente representan una
incertidumbre potencial para las organizaciones. Los gustos del consumidor
pueden cambiar. Estos pueden quedar insatisfechos con el producto o servicio
de la organización.
32. AMBIENTE ESPECÍFICO
COMPETIDORES
Todas las organizaciones tienen uno o mas competidores. Ninguna
administración puede darse el lujo de ignorar a sus competidores. Cuando lo
hacen, pagan un precio muy alto. Los competidores se pueden ver desde el
punto de vista de los precios, ofrecimiento de servicios, de adquisición de
productos nuevos y similares. Representan una fuerza ambiental importante
que la administración que debe verificar, prepararse y responder a todo esto.
33. AMBIENTE ESPECÍFICO
GOBIERNO
Los gobiernos federales, estatales y locales influyen en lo que las
organizaciones pueden o no hacer. Ciertas organizaciones, en virtud de sus
actividades, son controladas por dependencias gubernamentales específicas.
Por ejemplo, si su empresa fabrica productos farmacéuticos, lo que usted
puede vender queda determinado por la administración de alimentos y drogas,
siendo en México la COFEPRIS. Las organizaciones gastan mucho tiempo y
dinero para cumplir con las regulaciones gubernamentales.
34. AMBIENTE ESPECÍFICO
GRUPOS PÚBLICOS DE PRESIÓN
Los administradores no pueden dejar de reconocer la existencia de grupos de
intereses especiales que intentan influir en las acciones de las organizaciones.
Estos grupos hacen referencia a aquellas organizaciones civiles que buscan
reducir el consumo o uso de un producto, que puede ser dañino para la
sociedad. Pueden entrar los grupos ecologistas, los grupos estudiantiles, entre
otros.
35. AMBIENTE GENERAL
ECONÓMICO
CAPITAL: todas las clases de organizaciones
lo necesitan, como es la maquinaria, los
edificios, el inventario de bienes, el equipo de
oficina, herramienta de todo tipo y efectivo.
Parte de todo esto lo puede producir la propia
organización, sin embargo, las empresas
organizadas generalmente resuelven sus
necesidades de capital con diversos
proveedores, cuyo trabajo es producir los
materiales y otros bienes de capital que
requiere la organización para operar.
36. ECONÓMICO
TRABAJO: otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad,
la calidad y el precio de la fuerza laborar. En algunas sociedades quizás se
cuente con gran número de trabajadores comunes carentes de capacitación y
haya escasez de mano de obra altamente entrenada.
37. ECONÓMICO
NIVELES DE PRECIO: la parte de insumos de una empresa recibe la clara
influencia de los cambios de los niveles de precios. Si estos suben
suficientemente rápido, los trastornos en el medio económico, tanto de insumo
como en la producción, pueden ser graves. La inflación no solo desequilibra a
las empresas, sino que también distorsiona todo tipo de organizaciones por sus
efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales y otros artículos.
38. AMBIENTE GENERAL
TECNOLÓGICO
Uno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente es la tecnología. La
ciencia proporciona los conocimientos y la tecnología lo usa. El termino
tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las
formas de hacer las cosas.
Algunos beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares mas
altos de vida. Más tiempo de descanso y una mayor variedad de productos. El
cambio más rápido durante los últimos siglos probablemente que haya ocurrido
en la tecnología.
39. TECNOLÓGICO
Ahora tenemos oficinas computarizadas, robot en la fabricación, rayos láser,
circuito integrados, microprocesadores entre otros. Las compañía que
prosperan son aquellas que obtienen el mayor partido en la tecnología.
40. AMBIENTE GENERAL
SOCIAL
En cualquier clasificación de los elementos
ambientales que influya sobre un administrador,
es en extremo difícil separar los medios sociales,
político y éticos. El ambiente social se compone
de actitudes, deseos, expectativas, grados de
inteligencia y educación, creencia y costumbre de
las personas de un grupo o sociedad
determinada. Estos elementos ambientales son
difíciles de estudio y comprensión, para
pronosticarlo y que el administrador puede
anticiparse y prepararse para los cambios.
41. AMBIENTE GENERAL
POLÍTICO
Incluyen los parámetros regulatorios en los cuales una organización debería de
operar. Estos factores abarcan las leyes, los reglamentos y las normas que
rigen el entorno demográfico donde trabaja la empresa. Uno de estos factores
es la legislación fiscal, por ejemplo, hay estados en la República Mexicana que
pagan una cantidad menor de IVA que otros estados.
42. AMBIENTE GENERAL
ÉTICO
La ética es la disciplina que se relaciona con
lo bueno y lo malo, con el deber y las
obligaciones morales. Muchas decisiones que
toman los administradores exigen que tomen
en cuenta quien puede resultar afectado.
Los administradores tienen la responsabilidad
de crear un ambiente organizacional que
fomente la correcta toma de decisiones
mediante la institucionalización de la ética.
