Ringkasan dokumen: 1) Dokumen ini memberikan panduan mengenai pengurusan emolumen sektor awam termasuk proses pemprosesan gaji bulanan dan penyediaan borang KEW.8 untuk melaporkan perubahan-perubahan berkaitan pendapatan dan maklumat perkhidmatan pegawai.

1. PENGURUSAN EMOLUMEN SEKTOR
AWAM
& iGFMAS: Modul HCM
Sesi 2: Pengenalan Kepada Pengurusan Penyata
Perubahan Pendapatan (Kew.8-Pin10/96)

2. PEMPROSESAN GAJI BULANAN
PROSES 1
Terima Kew.8, Sedia Kew.
320, Semak dan Kunci
masuk Data ke dalam
sistem HCM (PC)
PROSES 2
Proses muat naik arahan
potongan (AO HQ)
PROSES 3
Proses simulasi larian
gaji (PC)
PROSES 4
Proses gaji (Regular/
Late Cycle) (AO/PC)
PROSES 5
Muat turun data
potongan gaji (AO)
PROSES 6
Jana laporan cukai/
KWSP/ Tabung Haji
(AO/PC)
PROSES 7
Jana lain-lain laporan
gaji (AO/PC)

3. Tujuan
Rekod
Berterusan
Unsur
Kawalan
Panduan kepada agensi awam dalam mengurus
penyata perubahan mengenai pendapatan
seseorang pegawai (Kew.8-Pin.10/96) supaya
maklumat yang disediakan lebih teratur, lengkap
dan seragam.
Perubahan yang berlaku di dalam karier
seseorang pegawai semasa tempoh
perkhidmatannya dengan Kerajaan.
Kuasa untuk membuat sesuatu pembayaran
kepada pegawai Kerajaan.
PENYATA PERUBAHAN MENGENAI PENDAPATAN
SESEORANG PEGAWAI (KEW.8 – Pin. 10/96)

4. CONTOH BORANG KEW.8
4

5. Perkara Yang Memerlukan
Penyediaan KEW.8
Semua jenis cuti KECUALI Cuti Rehat, Cuti Tanpa Rekod dan Cuti Gantian;
Cuti bersalin Cuti Cuti belajar separuh gaji
Perubahan-perubahan yang berlaku mengenai GAJI DAN ELAUN
Kenaikan gaji tahunan
(KGT)
Penambahan/
kemasukan elaun baru
Pemberhentian elaun
Perubahan-perubahan yang berlaku mengenai JAWATAN
Kenaikan pangkat memangku Tukar lantik
5

6. Perkara-perkara lain seperti yang di senaraikan dipanduan Kew 8.
Tindakan tatatertib Anugerah
Pelepasan taraf
berpencen dll
Persaraan Pegawai
Bersara Wajib Bersara Pilihan
Bersara atas sebab
Perubatan dll
Pertukaran Pegawai antara bahagian atau unit
Dipinjamkan sementara PTJ yang sama aktiviti berbeza
6
Perkara Yang Memerlukan
Penyediaan KEW.8

7. Butir-butir Perubahan
Pergerakan Gaji Tahunan
Pengesahan Tarikh Lantikan
Pelantikan Jawatan
Pelanjutan Tempoh Percubaan
Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Pemberian Taraf berpencen
Kenaikan Pangkat
7
1
2
3
4
5
6
7

8. Pelepasan Jawatan
Peminjaman/ pertukaran sementara
Pertukaran Skim
Bercuti
Persaraan
Bertukar masuk/ keluar Jabatan
8
Butir-butir Perubahan
13
12
11
10
9
8

9. Penamatan Perkhidmatan
Pelbagai elaun
Anugerah/ Hukuman Tatatertib
Kes-kes Terlebih Dibayar Dikutip
Pelbagai Kemudahan
Kematian Dalam Perkhidmatan
Ganjaran Kontrak
9
Butir-butir Perubahan
20
19
18
17
16
15
14

10. Perkara Penting Di Dalam Penyediaan
KEW.8
PASTIKAN ADA SURAT KELULUSAN RASMI bagi setiap perubahan
jawatan, gaji dan elaun atau surat kelulusan cuti, arahan pertukaran dan
sebagainya sebelum menyediakan Kew.8
Kew.8 hendaklah DISEDIAKAN DI ATAS BORANG ASAL (KEW.8 –
PIN.10/96)
Setiap perubahan yang melibatkan penyediaan Kew.8 HENDAKLAH
DICATATKAN di dalam Buku Perkhidmatan pegawai untuk
MENGELAKKAN KELEWATAN, catatan tersebut hendaklah dibuat sebaik
sahaja Kew.8 itu diluluskan
Kew.8 hendaklah DISEDIAKAN DAN DITANDATANGANI dalam masa
TUJUH (7) HARI BEKERJA selepas menerima surat rasmi berkaitan
dengan sesuatu perubahan atau pertukaran
Kew.8 hendaklah DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG TELAH
DILULUSKAN oleh Ketua Setiausaha / Ketua Pengarah seperti yang
telah ditetapkan dalam A.P 11
10

11. Perkara Yang TIDAK Memerlukan
Penyediaan KEW.8
Walaubagaimana pun kelulusan hendaklah dicatatkan di buku
Rekod Perkhidmatan pegawai dan juga rekod perkhidmatan
dibahagian sumber
Kelulusan
Pinjaman
Perumahan
Kelulusan
Pinjaman
Komputer
Pendahuluan
untuk membeli
Kenderaan
Tuntutan
Perubatan/
Pembelian
Peralatan
Perubatan
11

12. CONTOH PENYEDIAAN KEW.8
1) PELANTIKAN BARU
2) PEMBERIAN PEMINDAHAN GAJI
3) KENAIKAN PANGKAT
4) PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
5) PENANGGUNGAN KERJA
6) BAYARAN PAKAIAN RASMI
7) PERSARAAN PILIHAN
8) PERSARAAN PAKSA
9) PERGERAKAN GAJI TAHUNAN
10)PEMBERIAN PERGERAKAN GAJI KEPADA PEGAWAI YANG BERSARA PAKSA SEBELUM TARIKH PERGERAKAN GAJI
TAHUNAN
11)PEMBERIAN PERGERAKAN GAJI BAGI PEGAWAI MENINGGAL DUNIA SEBELUM TARIKH PERGERAKAN GAJI TAHUNAN
12)PEMBERIAN PERGERAKAN GAJI BAGI PEGAWAI MENINGGAL DUNIA SEBELUM TARIKH PERGERAKAN GAJI TAHUNAN
13)CUTI SEPARUH GAJI
14)CUTI TANPA GAJI MENJAGA ANAK
15)HUKUMAN TATATERTIB
16)ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG
17)PELARASAN ITP/COLA MENDUDUKI KUARTERS
18)PELARASAN ITP KERANA MENGOSONGKAN KUARTERS

13. Nota: Sekiranya lantikan kontrak, perlu nyatakan “Pelantikan kontrak”,
Nota : Isikan butiran yang berkenaan di bahagian belakang KEW.8 dan tandatangan/
cop Ketua Jabatan.
Dokumen Sokongan:
- Salinan Surat Tawaran Pelantikan Tetap/Kontrak - Salinan Surat Setuju Terima Pelantikan
- Salinan Surat Penempatan - Surat Aku Janji
- Surat Akaun Sumpah - Surat Akuan Perubatan
- Sijil Akademik - Sijil Ikhtisas yang diiktiraf oleh JPA
- Salinan Kad Pengenalan

14. 14
Nota: Hanya untuk simpanan fail. Perlu dicatat dalam BPK.
Tidak perlu dimajukan ke Unit Kewangan/Gaji

15. Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Penyiaran Kenaikan Pangkat
- Salinan Kew 8 Pergerakan Gaji Tahun 2015

16. Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Penyiaran Kenaikan Pangkat
- Salinan Kew 8 Pergerakan Gaji Tahun 2015

18. 18
Nota: PERLU ada
Nota : Isikan butiran yang berkenaan di bahagian belakang Kew 8 dan
tandatangan/cop Ketua Jabatan
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Pemberian Taraf Berpencen

19. 19
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Elaun Tanggung Kerja

20. 20
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat

21. 21
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Persaraan Pilihan Sendiri

22. 22
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Notis Persaraan

23. 23
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Pergerakan Gaji Tahun 2013
- Salinan Kew 8 Pergerakan Gaji Tahun 2012 / Kenaikan
Pangkat / Pelarasan Gaji

24. 24
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Pergerakan Gaji Tahun 2020
- Salinan Kew 8 Pergerakan Gaji Tahun 2019 / Kenaikan Pangkat/
Pelarasan Gaji
- Salinan Kew 8 Bersara Paksa

25. 25
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Pergerakan Gaji Tahun 2020
- Salinan Kew 8 Pergerakan Gaji Tahun 2019
- Salinan Kew 8 Meninggal Dunia

26. 26
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Cuti Separuh Gaji

27. 27
Telah melapor diri setelah
menamatkan/
memendekkan Cuti Tanpa
Gaji Menjaga Anak mulai…
21.9.2013 Kad perakam
waktu
P/TERIMA
RM 2186.09
COLA RM150
ITP RM 100
(Menduduki
rumah
kerajaan kelas
F)
T/TERIMA
RM0.00
RM0.00
RM0.00
(Menduduki rumah
kerajaan kelas F)
SEKIRANYA MELAPOR DIRI
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Cuti Tanpa Gaji
- Surat Lapor Diri

28. 28
Memendek dan menamatkan
Cuti Tanpa Gaji sehingga
30.9.2013 dan diluluskan Cuti
Tanpa Gaji Mengikut Pasangan
mulai…
01.10.2013
hingga
30.9.2015
JPA(T)P.1234
P/TERIMA
RM0.00
RM0.00
RM0.00
(Menduduki
rumah
kerajaan kelas
F)
P/TERIMA
RM0.00
RM0.00
RM0.00
(Menduduki rumah
kerajaan kelas F)
SEKIRANYA MEMENDEKKAN CUTI TANPA GAJI DAN DILULUSKAN CUTI TANPA GAJI MENGIKUT
PASANGAN
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Cuti Tanpa Gaji
- Surat Lapor Diri

29. 29
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Hukuman

30. 30
Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

31. Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Masuk Kuarters

32. Dokumen Sokongan :
- Salinan Surat Kelulusan Keluar Kuarters

33. Pengurusan Pegawai TIDAK HADIR BERTUGAS
(Kaedah pembayaran emolumen)
Laporan daripada Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia
Tidak Hadir Bertugas (Tidak dapat dikesan)
Apabila seseorang pegawai telah Tidak Hadir Bertugas (THB) selama 7
hari berturut-turut dan tidak dapat dikesan, tindakan yang perlu dibuat
adalah:
i. Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia perlu mengeluarkan satu
laporan kepada Unit Pengurusan Sumber Manusia (yang
menguruskan Kew.8) dan Unit Kewangan (yang menguruskan
gaji).
ii. Unit Pengurusan Sumber Manusia perlu mengeluarkan Kew.8
pemberhentian gaji.
iii. Unit Kewangan perlu memberhentikan gaji di sistem.
33

34. Butir – Butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan
No. Surat
Kebenaran
Telah tidak hadir bertugas
mulai…
Catatan: Mohon gaji
pegawai dikeluarkan
daripada sistem payroll.
04.1.2021 RM3000.00
ITP: RM250
COLA:
RM300
ITKA: 300
Kad Perakam
Waktu
Laporan Ketua
Jabatan/Pega
wai Penyelia
(No. Rujukan:
JPA(T)334
Tarikh: 2 Feb
2021)
34
MENYEDIAKAN KEW.8
Penting: Perlu catat.
Tidak Hadir Bertugas (Tidak dapat dikesan)

35. 35
Kaedah Pengiraan Hari Bertugas
-PENETAPAN PEMBAYARAN GAJI-

36. 36
Kaedah pengiraan hari bertugas
-PENETAPAN PEMBAYARAN GAJI-

37. 37
Kaedah pengiraan hari bertugas
-PENETAPAN PEMBAYARAN GAJI-

38. Penetapan pembayaran Gaji bagi kes
TIDAK HADIR BERTUGAS
• Situasi 1
38
Situasi 1:
Tidak hadir bertugas sebulan kalendar, gaji tidak dibayar
sebulan termasuk cuti rehat sabtu dan ahad dan cuti umum.
Situasi 2:
Hadir Bertugas sehari dalam bulan kelender, Pegawai hanya
di bayar sehari sahaja kelayakan emolumen dan lain-lain
elaun.
Situasi 3:
Pegawai hadir dua (2) hari ke atas, Pegawai layak dibayar
hari-hari dia datang bertugas termasuk hari cuti rehat sabtu
dan ahad dan hari-hari kelepasan am yang jatuh pada bulan
tersebut.

39. Situasi 1: Tidak hadir bertugas mulai 1.1.2021 hingga 31.1.2021
AHAD ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT SABTU
1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31
39
Januari 2021
Nota: Pegawai adalah
TIDAK LAYAK
menerima emolumen
mulai 1.1.2021 hingga
31.1.2021
Butir – Butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan
No. Surat
Kebenaran
Telah tidak hadir bertugas
mulai…
Catatan:
01 Jan 2021
hingga 31 Jan
2021
RM3000.00
ITP: RM250
COLA: RM300
ITKA: 300
Kad Perakam
Waktu
Laporan Ketua
Jabatan/ Pegawai
Penyelia (No.
Rujukan:
JPA(T)334
Tarikh: 02 Feb
2021
Menyediakan Kew.8
Nota: Sekiranya pegawai tidak hadir bertugas dalam tempoh tertentu.

40. Situasi 2: Pegawai hadir bertugas mulai 04.1.2021 satu (1) hari sahaja
AHAD ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT SABTU
1 Tahun baru
2021
2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 15
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28
Taipusam
29 30
31
40
Januari 2021
Nota: Pegawai adalah
LAYAK menerima
emolumen pada 04.1.2021
sahaja. Jumlah tidak hadir
bertugas adalah 30 hari.
Butir – Butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan
No. Surat
Kebenaran
Telah tidak hadir bertugas mulai…
Catatan:
Hanya hadir bertugas pada 4 Jan
2021
01 Jan 2021
hingga 3 Jan
2021
dan
05 Jan 2021
hingga 31 Jan
2021
RM3000.00
ITP: RM250
COLA: RM300
ITKA: 300
Kad Perakam
Waktu
Laporan Ketua
Jabatan/Pegawai
Penyelia (No.
Rujukan: JPA(T)334
Tarikh: 02 Feb
2021
Menyediakan Kew.8
Nota: Sekiranya pegawai tidak hadir bertugas dalam tempoh tertentu.

41. Situasi 3: Pegawai hadir bertugas mulai 04.1.2021 hingga 05.1.2021
41
Nota: Pegawai adalah
LAYAK menerima
emolumen mulai 1 Januari
2021 dan 5 Januari 2021
termasuk Sabtu dan Ahad
dan hari-hari kelepasan
am jika berkaitan. Jumlah
tidak hadir bertugas
adalah 17 hari.
AHAD ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT SABTU
1 Tahun baru
2021
2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28
Taipusam
29 30
31
Januari 2021
Butir – Butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan
No. Surat
Kebenaran
Telah tidak hadir bertugas
mulai…
Catatan: Pegawai telah hadir
bertugas pada 4.1.2021 –
5.1.2021
06.Jan 2021
hingga 29 Jan
2021
RM3000.00
ITP: RM250
COLA: RM300
ITKA: 300
Kad Perakam
Waktu
Laporan Ketua
Jabatan/Pegawai
Penyelia (No.
Rujukan: JPA(T)334
Tarikh: 02.Feb
2021)
Menyediakan Kew.8
Nota: Sekiranya pegawai tidak hadir bertugas dalam tempoh tertentu.

42. Butir – Butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan
No. Surat
Kebenaran
Dibayar emolumen kerana
hadir bertugas bagi bulan
September 2021 mulai…
01.9.2021
hingga
30.9.2021
RM3000.00
ITP: RM250
COLA: RM300
ITKA: 300
Kad Perakam
Waktu
Laporan Ketua
Jabatan/Pegawai
Penyelia (No.
Rujukan:
JPA(T)334
Tarikh:
01.10.2021)
42
Menyediakan KEW.8
(Bagi pegawai yang telah dikeluarkan dari Sistem Payroll)
Butir – Butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan
No. Surat
Kebenaran
Dibayar emolumen kerana
hadir bertugas bagi bulan
September 2021 mulai…
01.9.2021
hingga
13.9.2021
Dan
25.9.2021
hingga
30.9.2021
RM3000.00
ITP: RM250
COLA: RM300
ITKA: 300
Kad Perakam
Waktu
Laporan Ketua
Jabatan/Pegawai
Penyelia (No.
Rujukan:
JPA(T)334
Tarikh:
01.10.2021)

43. Butir – Butir Perubahan Tarikh
Gaji
Bulanan
Catatan
No. Surat
Kebenaran
Dibayar emolumen
kerana hadir bertugas
bagi bulan Oktober 2021
mulai…
Catatan: Dimasukkan
semula dalam Sistem
Payroll mulai
01.11.2021.
01.10.2021
hingga
31.10.2021
RM3000.00
ITP: RM250
COLA:
RM300
ITKA: 300
Kad Perakam
Waktu
Laporan Ketua
Jabatan/Pega
wai Penyelia
(No. Rujukan:
JPA(T)334
Tarikh:
01.11.2021)
43
Menyediakan KEW.8
(Bagi pegawai yang telah dikeluarkan
dari Sistem Payroll)

44. Sekian, Terima Kasih