Kirjastojen tilastokoulutuksen materiaalit

1. Kirjastojen tilastotyöpaja
Antti Seppänen
Kevät 2017
19.5.2017Antti Seppänen, ESAVI, OKT-vastuualue 1

2. Aiheet
Yhteensä aikaa on 150 minuuttia
 Tietojohtaminen
 Tietojen tallentaminen
Tauko
 Tietolähteet
 Tilastojen haku ja käsittely Excelissä
 Esittäytyminen ja järjestäytyminen (15 min)
 Tauko (15 min)
Miten jakaisit ajan?
19.5.2017Antti Seppänen 2

3. Ohjelma
9.30-? Tietojohtaminen
?-? Tietolähteet: OKM:n tilastotietokanta, Tilastokeskuksen
väestötilastot
?-? Tietojen syöttäminen OKM tilastotietokantaan
10.30-10.45 Tauko
?-? Tietojen hakeminen tilastotietokannasta
?-12.30 Tietojen käsittely
19.5.2017Antti Seppänen 3

4. Tietojohtaminen
19.5.2017 4

5. 19.5.2017’Harri Laihonen, TAY ja Antti Seppänen 5

6. Tietojohtaminen
19.5.2017Harri Laihonen (TAY, johtamiskorkeakoulu) 6
Toiminnan tavoitteet
Tietoresurssit
Mitä
tietoresursseja
tavoitteet
edellyttävät?
Päätöksenteko
Minkä tiedon
varassa päätöksiä
tehdään?
Nykyi-
set
Tarvit-
tavat
Tiedon
proses
sointi
Tiedon
keruu

7. Tietojohtamisen tavoite
 Tietojohtaminen tähtää tuloksellisuuden kehittämiseen
painottamalla tiedon tuottamisen, kehittämisen, organisoinnin
ja hyödyntämisen tärkeyttä.
19.5.2017[Tekijän nimi ja osasto] 7
 “[…] KM aims to improve performance by stressing the
importance of knowledge creation, development,
organization and leveraging”
Wiig, K.M. (1997), “Knowledge Management: An Introduction and Perspective”, Journal of Knowledge Management, Vol. 1(1), pp.6-14.

8. 19.5.2017Harri Laihonen (TAY, johtamiskorkeakoulu) ja Seppänen 8

9. Tuottavuusmittari (esim.)
Antti Seppänen

10. DATA
• Tietojen
tunnistaminen
• Tietojen
kerääminen
TIETO
• Tietojen
yhdistely
• Yhteyksien
tunnistaminen
TIETÄMYS
• Havaintojen
pelkistäminen
• Tietämyksen
visualisointi
AVI Hake Tietoyksikkö/ Tuomo Riekki
Tiedon jalostuminen

11. Tulokset tehdään yhdessä
19.5.2017Harri Laihonen (TAY johtamiskorkeakoulu) 11

12. Kriittiset menestystekijät
Mitkä ovat organisaation keskeiset tietojohtamiseen liittyvät
kyvykkyydet?
– Kokonaisvaltainen suhtautumistapa tietoon
– Kyky yhdistää organisaation sisäistä ja ulkoista tietoa
– Kyky hyödyntää tietoa erilaisissa päätöksentekotilanteissa
– Poikkitieteellinen analysointikyky
– Kyky hallita tietotulvaa
– Lähdekritiikki
– Kyky hyödyntää tietotekniikkaa
Antti Seppänen

13. Tehtäviä: tietojohtaminen
 Mitä tietoresursseja
sinulla on työssäsi?
 Mitkä ovat niistä
tärkeimpiä?
 Mitä tarvitsisit lisää?
 Miten keräät tarvittavat
tiedot päätöksentekoa
varten?
 Miten käsittelette tietoa
yhteisössänne?
19.5.2017Antti Seppänen 13

14. Tietolähteet
19.5.2017 14

15. Yleisten kirjastojen tilastotietokanta
 Omistaa OKM
 Ylläpitää sisällöllisesti ”tilastotyöryhmä”, teknisesti Kirjastot.fi
ja visualisoinnin osalta Vividin Oy
 Vastuu kehittämisestä ja koordinoinnista ESAVI:lla
 Kirjastot tuottavat tilastot ja AVIt tarkastavat
 Käyttäjiä: mm. kirjastot itse, OKM, AVIt, Celia, mediat,
kansalaiset
 http://tilastot.kirjastot.fi ja http://visualisointi.kirjastot.fi/tilastot/
19.5.2017Antti Seppänen 15

16. Datasisältö
 Kunta- tai kimppatasoiset kirjastotilastot 1999-2015
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Muuttujia0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
Kuntia tai vast.
Manner-Suomen kunnat
Kuntia tai vast.
tilastotietokannassa
Jouni Juntumaa, Helsingin kaupunginkirjasto

17. Tarkastelutasot
 Koko maa
 Kunta
 Aluehallintovirasto
 Kielisuhde
 Maakunta
 Tilastollinen kuntaryhmitys
Antti Seppänen

18. Asiaryhmät
 Toimipisteet
 Hankinnat
 Kokoelmat
 Poistot
 Lainaus
 Lehdet
 E-aineistot
 Käyttäjät
 Tapahtumat ja
käyttäjäkoulutus
 Henkilökunta
 Talous
 Muut tilastot
+ paljon näitä yhdisteleviä
tunnuslukuja
Antti Seppänen

19. Tilastojen tallentaminen
19.5.2017 19

20. Uudet tilastoitavat: Celian asiakkaat
Vuoden 2016 toimintatilastoihin kerätään tieto Celia-aineistojen
käyttäjämääristä. Opetus- ja kulttuuriministeriö tarvitsee
tilastoja toiminnan vaikuttavuuden seuraamiseksi.
Laske yhteen Celian cd-äänikirjoja kirjastosta lainanneiden
määrä tai arvio määrästä sekä lukumäärä Celian rekisteriin
viedyistä asiakkaista.
Tee laskenta vuoden lopun tilanteesta
19.5.2017Antti Seppänen 20

21. Uudet tilastoitavat: tapahtumat
 Tässä esitellyt muutokset vaikuttavat vasta vuoden 2017 tilastointiin eli
näitä lukuja ei kysytä vielä seuraavalla kierroksella tammi-helmikuussa
2017 vaan vasta ensi vuoden osalta alkuvuodesta 2018.
 Tapahtumatilastojen osalta tilastoja tarkennetaan siten, että tulee
aiempaa paremmin esille kirjaston verkostomainen työskentely eri
toimijoiden kanssa. Samalla kirjastotilan käyttö tulee tarkemmin tietoon.
19.5.2017[Antti Seppänen 21

22. Uudet tilastoitavat: tapahtumat
Vuoden 2017 alusta tilastoidaan:
– Kirjaston päävastuullisena järjestämiä tapahtumia x kpl
– osallistujamäärät x kpl
– Kunnan muiden toimijoiden järjestämiä tapahtumia kirjastossa x kpl
– Ulkopuolisten järjestämiä tapahtumia kirjastossa x kpl,
– joiden tilankäyttö maksullista x kerroilla
– Tapahtumia yhteensä x kpl (summakenttä edellisistä)
19.5.2017Antti Seppänen 22

23. Tehtäviä: tilastotietokanta
 Hae oman kuntasi tilastot vuodelta 2013-2015:
– Asukasluku
– Kokonaislainaus
– Tunnusluku: Lainaajia / asukasluku %
– Tunnusluku: Vertaile lainauskiertoa kirjoissa, musiikkiäänitteissä ja
kuvatallenteissa
19.5.2017Antti Seppänen 24

24. Tehtäviä: visualisaatio
 Miten on kehittynyt kirjastojen palkkaaman henkilöstön
määrä 1999-2015? Entä korkeakoulutettujen
kirjastoammattilaisten määrä? Vertaa oman kuntasi
vastaavaan tilastoon.
 Miten on kehittynyt lasten tietokirjojen lainaus suhteessa
väkilukuun 1999-2015? Omassa kunnassasi tai
valtakunnallisesti?
 Miten on kehittynyt kokonaislainaus suhteessa kokoelmiin?
 Miten ovat kehittyneet omassa kunnassasi kokoelmat ja
lainaajat suhteessa asukaslukuun?
19.5.2017Antti Seppänen 25

25. Tilastokeskuksen väestötilastot
http://www.stat.fi/til/vrm.html
Sisältää tilastoja maassa vakinaisesti asuvan väestön
määrästä, rakenteesta ja muutoksista, esim. syntymä,
kuolema, avioliitot, muuttoliike. Aihealueelle kuuluvat myös
työssäkäynti-, perhe- ja asuntokuntatilastot sekä
väestöennusteet alueittain.
Pitkiäkin aikasarjoja!
19.5.2017Antti Seppänen 26

26. Väestörakenne
 http://pxnet2.stat.fi/PXWeb/pxweb/fi/StatFin/StatFin__vrm__v
aerak/?tablelist=true
 Lyhemmin: http://bit.ly/vaestotilasto
 Mm. kunnittain iän ja sukupuolen mukaan
19.5.2017Antti Seppänen 27

27. Tehtäviä: väestötilastot
 Paljonko alle 15 vuotiaita kunnassasi on?
 Kuinka paljon työttömiä kunnassasi oli 2000-2015?
– Tarkastele tulosta viivakuviona ja pylväsdiagrammina
– Tallenna kuva tiedostona itsellesi
– Tallenna tulos xlsx –muodossa
19.5.2017Antti Seppänen 28

28. Tehtäviä Excelissä
19.5.2017 29

29. Tehtäviä: Excel
 Missä neljässä kunnassa on lähiten yhtä paljon asukkaita
kuin omassa kunnassasi 2015?
 Ota visualisoinnin kautta tilasto ”kokoelmat/asukasluku ja
lainaajat/asukasluku” 1999-2015 => siirrä se exceliin
– Käytä väriasteikkoja (ehdollinen muotoilu), jotta erotat erot paremmin
 Ota tilastotietokannan kautta tilasto kaikista kuntasi tilastoista
1999-2015 => käännä tilastoakselit => siirrä exceliin
– Valitse kustannukset ja muunna luvut luvuiksi
– Luo erilaisia kuvaajia tietoja valitsemalla ”Suositellut kaaviot”
19.5.2017Antti Seppänen 30

30. Tehtäviä Excel
 Ota oman kuntasi ja jonkun vertailukunnan kaikki tilastot
excel –muodossa ulos tilastotietokannasta (esim. vuodet
2010-2015). Käännä sarakkeet riveiksi.
 Muunna luvut luvuiksi
 Pivotoi taulukko
 Valitse akselille Toimipisteet ja Arvoiksi haluamasi sarakkeet
(huomaa, että Arvokentän asetuksista on Summa valittuna)
=> Testaile erilaisia vertailuja
19.5.2017Antti Seppänen 31

31. Pääpointit
 Tietojohtaminen lähtee tavoitteiden ja tarpeellisen tiedon määrittelyllä
 … ja mittareiden pohdinnasta
 Tärkeää on paitsi kerätä tietoa, myös keskustella siitä
 Tietolähteitä on paljon: kirjastotilastot, väestötilastot, jne…
 Niiden käyttöä kannattaa reenata ja käyttää valmiita visualisointityökaluja
 Muista katsoa aina akselien arvot
 Pivotoimalla saat näppärästi esiin erilaisia kuvaajia
 Uusia tilastoitavia ovat
– Celia –palveluiden käyttäjät
– Tapahtumien tarkempi tilastointia (vasta 2017 alkaen)
Kiitos!
19.5.2017[Tekijän nimi ja osasto] 32
Antti Seppänen
antti.seppanen@avi.fi
Puh. 0295 016 354