1. Arjan Gelderblom
ICT
Projectaanpak: een oplossing
van uw ICT-problemen
Hebt u zich ook wel eens afgevraagd waarom de invoering van Een leverancier houdt zowel zijn eigen belang als uw belang in
nieuwe software zo moeizaam verloopt? Moeizaam, omdat de gaten en dat levert een lastig dilemma op. Zeker bij de wat
deadlines niet worden gehaald, de invoering aanzienlijk meer grotere, omvangrijke projecten ontkomt u er niet aan, om heel
kost dan oorspronkelijk begroot, de beoogde kwaliteit niet actief te participeren in het project en de projectverantwoorde-
wordt gehaald en de organisatie zucht en steunt bij de inge- lijkheid naar u toe te trekken. En als dat lastig is, dan kan een
bruikname van de nieuwe software. Toch zijn veel van dit soort externe projectleider uitkomst bieden. Een projectleider die
problemen te voorkomen of in ieder geval tot hanteerbare maar één belang heeft: namens uw kantoor het project tot een
proporties terug te brengen. goed einde brengen.
Probleemanalyse Projectorganisatie
Het probleem zit echter niet in het niet halen van deadlines, Projecten zijn er in allerlei maten en soorten. Er zijn allerlei
hogere kosten, onvoldoende kwaliteit en een organisatie die factoren en onderdelen in een project die belangrijk zijn ook bij
kraakt in z’n voegen. Dat zijn de zichtbare gevolgen. De oorzaken pragmatische aanpak van een project. Eén zo’n onderdeel is de
liggen veelal op een ander niveau. In de praktijk zien wij dat er projectorganisatie. De projectorganisatie bestaat uit een stuur-
een formele ‘eigenaar’ of eindverantwoordelijke ontbreekt. Of groep en een projectgroep Implementatie. De stuurgroep is
niemand is operationeel verantwoordelijk, er is geen regisseur opdrachtgever van de projectgroep. Het hebben van een goede
van het proces. Of de invoering is onvoldoende planmatig projectorganisatie met de juiste mensen in de stuurgroep en
aangepakt. Planmatig in de zin van “eerst denken en dan doen”. projectgroep is een belangrijke randvoorwaarden voor het laten
Medewerkers pakken activiteiten ongestructureerd en op ad slagen van dit implementatieproject. Daarbij is het ook belang-
hoc-basis op en knelpunten moeten dan vaak onder grote tijds- rijk dat vanuit het management (vennoot en hoofd ICT) zitting
druk worden opgelost. Afspraken worden structureel niet genomen wordt in de stuurgroep. De medewerkers in de
nagekomen en het gewone werk, de cliënten gaan voor alles. projectgroep moeten voldoende tijd kunnen inruimen om hun
klussen vanuit de projectgroep goed en binnen de afgesproken
Project tijd te kunnen afronden. Werkdruk vanuit de operationele
Genoemde problemen zijn oplosbaar of kunnen voorkomen processen mag niet leiden tot het kunnen besteden van minder
worden door de invoering van software te behandelen als een tijd aan het project. Motivatie van de projectgroepleden is
project. Een project heeft een opdrachtgever (eigenaar) en de onontbeerlijk, omdat die motivatie “aanstekelijk” moet werken
projectleider neemt initiatieven om het gewenste projectresul- naar de overige medewerkers. De leverancier participeert in de
taat binnen een bepaalde tijdstermijn te realiseren. Het werken projectorganisatie in de vorm van een eigen projectleider en/of
met een projectplan betekent dat de project- of werkgroepleden een consultant.
eerst goed nadenken over allerlei actiepunten, voordat ze daad-
werkelijk worden afgehandeld. Alle belanghebbenden geven Tot slot
vooraf hun akkoord op het projectplan zodat er draagvlak en Niet alleen implementatie van software leent zich bij uitstek
commitment is voor alle uit te voeren activiteiten. Vanuit de voor een projectaanpak, ook allerlei andere processen zoals het
projectgroep ontstaat er een planning; een planning die ook overgaan van de decentrale hardware-infrastructuur naar een
realiseerbaar is. Iedereen weet zo waar hij of zij aan toe is en centrale of de integratie van een overgenomen accountants-
wanneer er een inspanning van hem of haar wordt verwacht. kantoor in uw organisatie of het Wta-compliant maken van uw
Het werken met een planning, fases en eventuele deelprojecten organisatie. Het toepassen van een projectaanpak is geen haar-
heeft ook als groot voordeel dat het hele proces bestuurbaar en lemmerolie, maar kan de slagingskans van dit soort processen
beheersbaar blijft. De projectleider volgt de voortgang aan de aanzienlijk vergroten.
hand van de planning en houdt zo de vinger aan de pols wat
betreft de doorlooptijd van het project. Arjan Gelderblom (a.gelderblom@fullfinance.nl) is
consultant bij Full•Finance Consultants te Apeldoorn
Projectaanpak leverancier (www.fullfinance.nl).
Software- en hardwareleveranciers verkopen hun producten en
diensten meestal in de vorm van een project. Menig accoun-
tantskantoor legt vervolgens de projectverantwoordelijkheid
bij de leverancier. Maar, het is toch vooral úw project en niet zo
zeer het project van de leverancier? Natuurlijk kan de leveran-
cier aangesproken worden op het niet halen van afgesproken
projectresultaten, maar het kwaad is dan meestal al geschied.
maart 2008 Accountant Adviseur 31