1. - 1 -
UOC Universitat Oberta de Catalunya- febrer-juliol 2014
M4.403 CLAUS TECNOLÒGIQUES DE L’ADMINISTRACIÓ
ELECTRÒNICA
---------------------------------------------------------
PAC 2 - Projecte d’Implantació de l’aplicació
eVALISA al Departament d’Ensenyament
de la Generalitat de Catalunya
Abril de 2014
Assumpta Amat i Salas

2. L’eVALISA és una solució tecnològica que permet l’enviament electrònic de
documentació registrada entre persones d’unitats de la Generalitat de forma
electrònica.
El correu electrònic s’ha convertit en un dels mitjans de comunicació més utilitzats quan el contingut del
comunicat no fa necessari el seu registre. Però quan el registre és necessari aquesta comunicació interna es
realitza en paper.
- 2 -
Valisa electrònica
Implantar la comunicació interna que necessita registre amb
mitjans electrònics a través de l’eVALISA
Objectiu del Projecte
Objectiu general
En aquesta PAC, em proposo analitzar des de la vessant tecnolò-gica el
Projecte d’Implantació de l’eVALISA al Departament d’Ense-nyament de la
Generalitat, que actualment està en procés d’entra-da en funcionament en
format de prova pilot, amb la finalitat d’es-tendre més endavant aquet servei a la
totalitat del Departament per a totes les comunicacions internes i externes.
L’eVALISA és una aplicació de l’EACAT, l’extranet de les adminis-tracions
públiques catalanes [https://idp.eacat.net]

3.  Context normatiu:
 Les normes de procediment administratiu i de regulació de serveis electrònics promouen l’ús i l’impuls de
mitjans electrònics a les administracions públiques (Llei 26/2010, Llei 11/2007, Llei 29/2010, Decret 56/2009 i
Decret 360/1994).
 Context econòmic:
 No hi ha despesa econòmica ni en la implantació ni en l’ús de la valisa electrònica.
 El cost de desenvolupament ha estat assumit per la Secretaria d'Administració i Funció Pública.
 El cost de manteniment és assumit pel Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC).
 Context tecnològic: els mitjans electrònics són una oportunitat per modernitzar i agilitar l’activitat administrativa.
Context del projecte
- 3 -
Característiques de Seguretat del portal EACAT
 EACAT és un portal d’accés a serveis d’administració electrònica que es posen a disposició de totes les administracions
catalanes. L’eVALISA n’és un d’aquests serveis.
 Aquest portal utilitza el xifratge asimètric amb protocol https (i també té un cadenat tancat en la barra d’estat del navegador
que ens indica que ha estat acreditat). El portal i els seus serveis estan destinats a usuaris, degudament acreditats, que
pertanyin a un ens adherit a l’EACAT. L’adhesió requereix la signatura per part de l’òrgan competent del document
normalitzat publicat a tal efecte (URL) i la tramesa al Consorci d’Administració Oberta Electrònica de Catalunya, i comporta
l’acceptació de les seves condicions generals d’ús.
 L’identificador dels usuaris serà el NIF. L’autenticació es podrà realitzar mitjançant l’ús de la paraula de pas que proporciona
el mateix sistema al gestor o bé mitjançant l’ús de qualsevol certificat classificat per l’Agència Catalana de Certificació amb
un nivell 3 o superior. L’usuari registrat o el seu gestor podran canviar la paraula de pas en qualsevol moment, d’acord amb
el procediment establert.
 La paraula de pas per a l’usuari registrat té caràcter personal i intransferible, i és la seva responsabilitat fer-ne un ús diligent
i fer tot el que sigui necessari per impedir l’accés al portal per part de tercers mitjançant el seu identificador.

4. L’accés a la valisa és obert per a tots els empleats públics, i no cal autorització
Garanteix la identificació de l’emissor i del destinatari, així com la dels òrgans al qual estan adscrits. L’accés a la valisa és mitjançant el
Usuari/Contrasenya del directori corporatiu GICAR (igual que ATRI). S’identifica la persona usuària i la unitat a on pertany. L’usuari pot optar per
accedir amb el seu certificat electrònic personal (TCAT).
Garanteix la integritat i l’autenticitat de les dades. La valisa queda signada amb un certificat digital automatitzat de la mateixa aplicació per
assegurar la integritat de la comunicació. No obstant això l’usuari emissor pot optar per signar amb el seu certificat electrònic personal (TCAT).
Acredita la data i l’hora de posada a disposició de la valisa. Oficina de registre única per a tota la Generalitat. Els documents enviats per
valisa electrònica es registraran en el sistema corporatiu de registre de documents de la Generalitat, S@rcat. El registre s’efectua en el moment
que es fa la tramesa. Per registrar un document no es té en compte l’ubicació física de les unitats. Es pot fer servir també per a les
comunicacions internes entre unitats que actualment estan a una mateixa oficina de registre.
Garanteix el coneixement efectiu de la recepció de la valisa mitjançant un avís de recepció a la bústia personal del correu electrònic
corporatiu.
Suport als usuaris
Els departaments i els organismes dependents o vinculats a la Generalitat que facin ús de l’eVALISA utilitzaran el suport funcional i tècnic del
Consorci AOC per a la resolució d’incidències i per al suport a consultes.
Els canals de suport són mitjançant correu electrònic: suport@aoc.cat, o mitjançant el centre d’atenció a l’usuari CAU Tel 902 901 080. A més es
pot donar suport des del servei d’organització i sistemes d’informació.
El Consorci AOC proporciona els mecanismes de suport a l’usuari i l’escalat d’incidències adients en funció de la criticitat del sistema i l’horari en
què es produeixi la incidència. El Consorci disposa d’un servei telefònic a través del CAU tot l’any, de dilluns a divendres, de8 a 19h (excepcions
dies festius en l’àmbit estatal i a Catalunya).
- 4 -
Característiques de l’eVALISA

5. Per tal d’accedir al servei s’ha de disposar d’un navegador web amb accés a Internet i tenir instal·lada la versió de Java 1.5. o superior. El
servei està garantit per als següents navegadors: Internet Explorer 8 o superior, Firefox 4 o superior i Google Chrome.
Els requeriments imprescindibles per utilitzar la valisa electrònica per part dels departaments i organismes de la Generalitat són:
1. L’usuari ha d’estar donat d’alta al directori corporatiu de la Generalitat (DC).
1. En la eV no hi ha gestió d’usuaris. Es pot utilitzar pel simple fet d’estar al DC i tenir definit el correu
electrònic.
2. Al realitzar una eV s’identifica tant l’emissor com el receptor de la valisa.
El procediment per donar d’alta a un organisme al DC és el següent:
1. Si l’organisme està donat d’alta però hi manca l'empleat públic, l’alta s’ha de sol·licitar al responsable del
Gestor d’identitats (GDI) del departament.
2. Si és l’organisme el que no està donat d’alta al DC el responsable del Gestor d’identitats (GDI) del
departament sol·licita l’alta a Funció Pública.
2. Tenir un correu electrònic per rebre tots els avisos
• L’usuari de la valisa rebrà els avisos de correu electrònic a la bústia d’ecorreu que tingui informat el GICAR
(xxx@gencat.cat o xtec).
3. La unitat orgànica ha d’estar donada d’alta a l’aplicació de Sarcat
• Al realitzar una eV es fa un registre de sortida i un registre d’entrada a l’oficina de registre de valisa de la
Generalitat, que és única per a tots els organismes de la Generalitat.
El procediment per donar d’alta a un organisme al s@rcat: realitzar una sol·licitud als responsables del
registre de la DGACD, concretament a l’Àrea de Modernització, Estudis i Qualitat (ameq.presidencia@gencat.cat)
Requisits tècnics per a l’ús de la valisa
- 5 -

6. Caraterístiques eValisa
Objectiu Comunicacions electròniques amb registre entre empleats Generalitat de Catalunya.
Accés Des de qualsevol lloc amb accés a internet.
Portal A través de l’aplicació directe accessible des de ATRI ó intranet
Signatura electrònica 1) Per accedir a l’aplicació: Codi / contrasenya (mateixa que ATRI) o T-CAT. S’identifiquen unívocament els usuaris
emissor i receptor, i les unitats orgàniques a les que pertanyen (unitat major)
2) Per signar la tramesa: certificat d’aplicació. Es garanteix la integritat de la tramesa
Registre Els documents enviats per valisa electrònica es registren automàticament en el sistema corporatiu de registre de documents
de la Generalitat, S@rcat. (oficina única)
Avisos Mitjançant el correu electrònic informat al directori corporatiu.
Obligatorietat Caldria poder-ho fer d’ofici com a canal únic sense el consentiment. Es pot fer mitjançant una resolució.
(article 27.6 Llei 11/2007)
Contingut de la
comunicació
Document electrònic (pdf) adjunt a la tramesa
Inclòs en el cos de la tramesa
Justificant de la comunicació amb les evidències (un pdf que guarda la valisa i/o cal guardar en local)
Doc.adjunts Qualsevol format amb o sense signatura digital (màxim 10Mb/doc i un màxim de 10 documents)
Casos d’ús Selecció dels destinataris de forma manual a través del D.C.
Un emissor i 1 ó N destinataris però amb mateix doc adjunt (un registre de sortida i un d’entrada per a cada destinatari)
No es poden fer comunicacions massives automatitzades amb integració a backoffice.
Notificacions L’ eValisa compleix els requisits per tenir efectes de notificació perquè garanteix la identificació de la persona destinatària, la
confidencialitat de les dades i acreditar l’acusament de recepció de la notificació, i també l’acceptació o el rebuig. (Art 57 Llei
26/2010)
Els efectes propis de la notificació es produeix amb l’accés al contingut, sempre que quedi constància d’aquest accés (Art 28
Llei 11/2007)
- 6 -

7. Safata d’entrada
de la planta
Signatura
de l’ofici
Preparació de
la tramesa
Safata de
sortida de la
planta
Registre de
sortida
Enviament a
la unitat
destí
Registre de
entrada
Safata d’entrada
de la planta
Recepció
de la
tramesa
Arribada al destinatari/a Safata d’entrada
del registre
Rebuda de la
còpia
registrada
ORIGENDESTÍ
Origen Col.laborador/a
Personal
del
Registre
Personal
intern o
contractat
Destí
Personal del Registre
Col.laborador/a
- 7 -
Valisa Electrònica

8. Safata d’entrada
de la planta
Signatura
de l’ofici
Preparació de
la tramesa
Safata de
sortida de la
planta
Registre de
sortida
Enviament a
la unitat
destí
Registre de
entrada
Safata d’entrada
de la planta
Recepció
de la
tramesa
Arribada al destinatari/a Safata d’entrada
del registre
Rebuda de la
còpia
registrada
ORIGENDESTÍ
Origen Col.laborador/a
Personal
del
Registre
Personal
intern o
contractat
Destí
Personal del Registre
Col.laborador/a
- 8 -
Valisa Electrònica

9. Accés a l’aplicació de
valisa amb usuari/
password de GICAR
Accés a l’aplicació de
valisa amb usuari/
password de GICAR
Correu electrònic
informat al GICAR
Correu electrònic
informat al GICAR
-9-
Aplicació en
entorn web
Valisa Electrònica

10. -10-
Organització de la implantació del projecte
Cal establir les línies estratègiques:
1-Definir l’equip del projecte, les responsabilitats i els agents clau de participació.
2-Realitzar l’estudi del potencial d’ús al Departament. És recomanable analitzar en detall el tipus de comunicacions que actualment el
departament realitza en paper mitjançant la valisa tradicional, per tal d’establir bé el pla de desplegament i preveure l’impacte que pot tenir
en l’organització.
3- Elaborar la normativa de suport.
4- Definir el correu electrònic dels avisos (preferiblement l’ecorreu @gencat.cat perquè és l’únic que assegura el vincle real amb el lloc de
treball de l’usuari).
5- Actuacions de gestió del canvi: comunicació i formació a les unitats pilot.
6- Entrada en funcionament en unitats pilot. Establir quines unitats de cada servei territorial i de serveis centrals i participaran.
7- Un cop realitzada la prova pilot, durant un període de 3 mesos, caldrà fer-ne l’avaluació per poder definir el pla de desplegament massiu a
la resta del Departament.
8- Establir un sistema d’avaluació, seguiment i acompanyament de la implantació.
Possibles barreres tecnològiques del projecte d’implantació de l‘eVALISA
-Fallada en la seguretat del sistema, hi hauria diverses possibilitats: a) si és donés el cas que un tercer “malintencionat” utilitzés la contraseya
d’ATRI per entrar a l’aplicació i capturar documentació confidencial; b) si l’emissor hagués estat adreçat a un entorn no segur i no hagués
observat que mancava el cadenat; c) contaminació de l’ordinador de l’emissor o del receptor, per virus o worms, aquest cas es podria produir
quan s’accedeix des d’un equip perifèric que no disposi de sistema tallafocs.
-Existència d’e-awareness en nivells relativament elevats de l’administració. Alguns càrrecs de comandament no utilitzen personalment les TIC
perquè tenen delegades les funcions de tractament de la informació en persones del seu equip (secretàries i col·laboradores) i aquest fet pot
ralentir la posada en marxa de l’aplicació.
-Fallada tecnolòica per problemes d’aturada de la connexió amb l’aplicació. Si no es pugués resoldre i urgís la tramesa, caldria utilitzar la valisa
convencional.
-Fallada tecnològica per problemes d’identificació en l’accés a l’usuari, per caducitt de la contrasenya o per invalidació de la T-Cat. En aquest
cas, la solució seria la mateixa que en el supòsit anterior fins que no es resolgués la incidència.

11. - 11 -
Bibliografia utilitzada
1-Guia de la Intranet d’Administració electrònica, elaborada per la Secretaria d’Administració i Funció Pública (Portal ATRI).
2- Manual d’usuari de la Valisa electrònica, elaborat pel Consorci d’Administració Oberta de Catalunya.
3- Portal EACAT [https: www.eacat.cat/]
4- Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques.
5- Llei 29/2010, de 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya.
6- Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat.
-Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’Entrada i Sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya.