Case study: Wdrożenie strategii zarządzania wiedzą i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji. Autor: Jacek Wach Redakcja: Dominik Noworól

1. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Wdrożenie strategii zarządzania wiedzą
i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji
CASE STUDY:
Autor: Jacek Wach
Redakcja: Dominik Noworól

2. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Geneza / 03
Idea / 04
Wizja / 05
Rozwiązanie / 06
Wiedza / 08
Rozwój / 09
Efekty / 11
Wyróżnienie / 12
Spis treści

3. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Metodyka Zarządzania Projektami w swych podstawowych założeniach
definiuje konieczność zakończenia projektu w tzw. złotym trójkącie
projektu, czyli w zaplanowanym czasie, budżecie i zakresie.
O ile w projektach komercyjnych realizowanych przez firmę BMM Sp. z o.o.
niezwykle rygorystycznie podchodzono do tej reguły, zgodnie z zasadą, że
to Klient jest najważniejszy, o tyle w projektach wewnętrznych
(organizacyjnych, procesowych, etc.), realizowanych w celu doskonalenia
organizacji, bywało z tym już różnie. Bardzo często cele wyznaczane na
samym początku projektu, nie były realizowane w ogóle, a projekty
„umierały” w trakcie ich realizacji, pomimo tego, że ich finalizacja miała
znaczenie strategiczne.
Geneza
3

4. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Chcąc zmienić tę niekorzystną dla firmy sytuację, początkiem 2014 roku,
Zarząd BMM Sp. z o.o. podjął decyzję o stworzeniu Systemu Zarządzania
Projektami Wewnętrznymi. Miał on obejmować zarówno zaprojektowanie
i wdrożenie rozwiązań procesowych, jak i implementację rozwiązania
informatycznego, wspomagającego menedżerów w realizacji projektów
wewnątrzorganizacyjnych.
Zakres projektu budowy Systemu Zarządzania Projektami Wewnętrznymi
rozszerzono o wdrożenie strategii kreowania innowacyjności wewnątrz
organizacji oraz zarządzania wiedzą, w tym przede wszystkim nauki na
błędach tzw. lesson learned i wypracowywania dobrych praktyk realizacji
projektów.
Idea
To właśnie te dwa obszary doskonalenia organizacji Zarząd firmy BMM
wskazywał wielokrotnie jako podstawę konkurencyjności rynkowej.
Kluczowe stało się więc powiązanie ich z metodyką zarządzania
projektami wewnętrznymi i stworzenie jednego spójnego procesu, który
w założeniu przebiegać miał w następujący sposób:
 Pracownik dokonuje zgłoszenia swojego pomysłu.
 Pomysł o znaczeniu strategicznym realizowany jest
w formie projektu opartego o metodykę zarządzania projektami.
 Wypracowane w trakcie realizacji projektu dobre praktyki oraz
popełnione błędy podlegają ewidencji w celach edukacyjnych.
4

5. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Kluczowym etapem realizacji projektu było dokładne zaprojektowanie
przebiegu procesu w poszczególnych obszarach. Mapowanie procesu stało
się również doskonałym sposobem określenia i precyzowania finalnego
kształtu projektowanego rozwiązania.
Ten etap projektu pozwolił ponadto na zniwelowanie problemów
komunikacyjnych pomiędzy Sponsorem a Kierownikiem Projektu. Obie
strony dokładnie w ten sam sposób zaczęły bowiem postrzegać sposób
realizacji projektu i wizję funkcjonowania organizacji po jego zakończeniu.
Wizja
5
Dążąc do wzrostu konkurencyjności naszego przedsiębiorstwa,
postanowiliśmy wdrożyć strategię zarządzania wiedzą
i kreowania innowacyjności naszego zespołu. Jesteśmy bowiem
przekonani, że wiedza i doświadczenie naszych pracowników
oraz pomysły, które generują w znaczący sposób wpływają na jej
przyszłość. Wierzymy również w to, że umiejętne zarządzanie
wiedzą organizacji w znaczący sposób przekłada się na morale
załogi. Pragniemy stworzyć w ramach organizacji przestrzeń
otwartą na wymianę poglądów, doświadczeń, dzielenia się
pomysłami i ich konsultowanie – przestrzeń otwartą na
innowacje.
Bogdan Michałek
Prezes Zarządu BMM Sp. z o.o.

6. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Po przystąpieniu do etapu poszukiwania odpowiedniego rozwiązania, które
miało pozwolić na powiązanie pomysłów, projektów i nauki na własnych
błędach, okazało się, że niezwykle trudno znaleźć gotowe rozwiązanie
informatyczne i zaadaptować je do wewnętrznych celów organizacji.
Z uwagi na to, Kierownik Projektu podjął decyzję o implementacji
gotowego narzędzia wyłącznie w obszarze projektów wewnętrznych.
Zdecydowano, że rozwiązaniem, które sprawdzi się najlepiej, biorąc pod
uwagę specyfikę działania firmy BMM Sp. z o.o., będzie jej autorski system
Prospective, wspomagający zarządzanie projektami komercyjnymi. Do
obsługi procesu zbierania i wykorzystywania nauki na własnych błędach
oraz kreowania innowacyjności pracowników BMM, zaprojektowano
i zupełnie od podstaw stworzono wewnętrzny portal internetowy
efektywni.bmm.pl, odzwierciedlający w swej nazwie misję firmy –
„podnosimy efektywność organizacji”.
Rozwiązanie
6

7. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Na portalu, oprócz narzędzi służących do zgłaszania pomysłów
i ewidencjonowania własnych nauczek, udostępniono odnośnik do systemu
zarządzania projektami wewnętrznymi, do którego dostęp otrzymali
Kierownicy Projektu odpowiedzialni za realizację strategicznych projektów
wewnętrznych. Portal rozbudowano ponadto o moduł biblioteki firmowej,
za pośrednictwem którego pracownicy firmy mogą rezerwować
i wypożyczać książki.
Użytkownicy mogą ponadto, bezpośrednio z portalu, przenosić się do
systemów transakcyjnych, portali partnerów firmy BMM oraz popularnych
narzędzi internetowych. Portal stanowi więc zbiór wszystkiego co
niezbędne w wykonywaniu codziennych obowiązków, a wszystko pod
jednym łatwym do zapamiętania adresem – efektywni.bmm.pl.
Rozwiązanie
7

8. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Wdrażając strategię zarządzania wiedzą skupiliśmy się w szczególny
sposób na nauce na własnych błędach, popełnionych w projektach już
zrealizowanych. Prowadząc duże projekty komercyjne, nie możemy
pozwolić sobie na powielanie tych samych błędów. Pracownicy firmy za
pośrednictwem portalu opisują błędy, zagrożenia, ryzyka, które wystąpiły
w trakcie poszczególnych projektów. Kierownicy Projektu, którym zostaje
powierzony nowy projekt mają możliwość wyszukiwania podobnych
przedsięwzięć, np. pod względem obszaru czy zakresu, w celu identyfikacji
zagrożeń, które mogą wystąpić na etapie realizacji projektu.
Cyklicznie, raz na kwartał, odbywają się spotkania Kierowników Projektów,
podczas których ich uczestnicy, na bazie informacji wprowadzonych do
systemu, wymieniają się poglądami na temat problemów napotkanych
w trakcie realizacji projektów i właściwych sposobów postępowania.
Publikacja informacji na portalu pozwala na kreowanie dobrych praktyk,
które mogą być adaptowane na potrzeby innych projektów.
Wiedza
8
W wielu przedsiębiorstwach wciąż funkcjonuje przekonanie, że
monopol na dobre pomysły posiadają ich właściciele.
Przedsiębiorstwa, którym zależy na rozwoju i wzroście
konkurencyjności powinny umiejętnie wykorzystywać pomysły
swoich pracowników. Zarządzanie innowacjami, oprócz
potencjalnych wymiernych korzyści finansowych, odgrywa
znaczącą rolę w procesie motywacji pracowników. Wdrażając
strategię kreowania innowacji dajemy pracownikom przekonanie
o ważności ich opinii, wzmacniając tym samym ich lojalność
wobec organizacji.
Jacek Wach
Kierownik Projektu

9. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Portal efektywni.bmm.pl umożliwia pracownikom zgłaszanie pomysłów
dotyczących m.in. rozwoju produktów, wprowadzenia do oferty nowych
produktów, usprawnień organizacyjnych i doskonalenia procesów
wewnętrznych. System stanowi repozytorium pomysłów, które mogą być
dodatkowo komentowane i oceniane przez współpracowników.
Wzbogacenie aplikacji o mechanizmy social media (komentarze, oceny)
pozwoliło w naturalny sposób kreować zaangażowanie wokół idei.
System pozwala również na zgłaszanie problemów, z którymi boryka się
organizacja i pomysłów na ich rozwiązanie. Zainteresowanie
wprowadzaniem zgłoszeń do systemu kreuje dodatkowo organizowany po
raz pierwszy wewnętrzny konkurs „Kreatywni Efektywni 2014”, który
promuje innowacyjne pomysły i najbardziej kreatywnych pracowników
firmy. Realizacji projektu towarzyszyła ponadto wewnętrzna kampania
informacyjna, ukierunkowana na popularyzację idei oraz wzrost
świadomości funkcjonowania portalu.
Rozwój
9

10. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
Rozwój
10
Pomysł powstania portalu efektywni.bmm.pl od samego początku wydał mi
się trafiony. Obecnie, chyba w każdej branży, można zaobserwować bardzo
dużą konkurencję pomiędzy firmami i nie sposób gonić w tym wyścigu, jeśli
wnętrze organizacji nie funkcjonuje sprawnie. Dlatego uważam, że ciągły
rozwój wewnętrzny każdej firmy jest kluczowym czynnikiem przetrwania na
rynku i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Nasz portal idealnie wpisuje
się w to podejście. Dzięki niemu każdy pracownik może mieć wpływ na
kształt organizacji, w której jest zatrudniony. Przyznam, że z chęcią tam
zaglądam i korzystam z możliwości jakie daje portal, zwłaszcza obserwując
pojawianie się nowych pomysłów zgłaszanych przez pracowników. Traktuje
je jako bardzo dobre źródło inspiracji do własnych działań.
Michał Mądro
Użytkownik portalu

11. Zgłoszone pomysły
Przypisane do osób odpowiedzialnych
70
32
W trakcie realizacji 13
Zrealizowane 10
Zaplanowane 9
Odłożone 6
www.bmm.com.pl
Okres: 14 lipca – 15 grudnia 2014
Efekty naszej kreatywności
| podnosimy efektywność organizacji
11

12. | podnosimy efektywność organizacji
www.bmm.com.pl
12
Projekt wdrożenia strategii zarządzania wiedzą
i kreowania innowacyjności wewnątrz organizacji
za pośrednictwem portalu efektywni.bmm.pl został
wyróżniony w Konkursie Innowator Podkarpacia 2014.

13. BMM Sp. z o.o.
35-105 Rzeszów, ul. Przemysłowa 4a
tel: +48 17 852 09 44 | fax: +48 17 853 54 40
www.bmm.com.pl | Facebook.com/BMM.efektywnie
kontakt@bmm.com.pl