1. Лекц №9
Бичгээр харилцах нь
Албан захидал
Улаанбаатар Их Сургууль
Бизнес менежментийн тэнхим
Багш Б.Мөнгөнтуул
LOGO
www.themegallery.com

2. Ауулга
Албан захидал
Албан захидлын бүрэлдэхүүн
АГУУЛГА
Цахим шуудан
Нэрийн хуудас
Гарын үсэг

3. Албан захиадал
 Орчин үед харилцааны олон янзын
арга хэрэгсэл бий болсоор байгаагийн
зэрэгцээ уламжлалт албан бичгийн
харилцаа чухал хэвээр байна.
 Албан бичиг, захидал хэр сайн
боловсруулагдсанаас
байгууллагын
ажлын үр дүн, амжилт ихээхэн
шалтгаалах тул баримт бичгийг
боловсруулахдаа
стандартыг
баримтлах нь чухал юм.

4. Албан захидал
 Аливаа
байгууллага ажил хэргийн
захидал бичих төрөл бүрийн захидал
болон аль нэгэн албан тушаалтны
нэрийн өмнөөс албан тушаалынхаа
эрхийн дагуу явуулж буй захидал
харилцааны бүх хэлбэрийн бичиг
баримт ордог.
 Одоогийн хэрэглэж буй олон улсын
захидлын харилцааны хэлбэрүүд 150
гаруй жилийн түүхтэй бөгөөд өрнийн
орнуудын хувьд захидал харилцааны
соѐл өндөр хөгжсөн байдаг.

5. Албан захидал
Бүх төрлийн албан
захидал, харилцааны бичиг баримтыг
дараах үндсэн 2 хэлбэрт хуваана.
1. Албаны буюу дипломат
2. Ажил хэргийн буюу бизнесийн

6. Бичгийн харилцаа
 Баримт
бичгийн стандартчилал нь
байгууллагуудаас гаргаж буй янз
бүрийн
төрөл
хэмжээ, бүрдэл, агуулгатай баримт
бичгүүдийг төрөлжүүлэн ижилтгэж нэг
загварт оруулах үйл ажиллагааг эрх
зүйн талаас нь баталгаажуулж буй
хэлбэр юм.
 Бичгийн харилцаанд албан бичгийн
бүтэц, арга, хэл найруулга, өнгө аяс
ямар байхаас ихээхэн зүйл хамаарна.

7. Баримт бичиг боловсруулахад
тавигдах шаардлагууд
 Товч тодорхой ойлгомжтой байх
 Логик дэс дараалалтай байх
 Энгийн үг хэллэг хэрэглэх, хоѐрдмол
утга санааг агуулсан үг хэллэг
хэрэглэхгүй байх
 Хэл зүйн дүрэм, зөв бичих дүрмийн
алдаагүй соѐлтой цэвэр байх

8. АЛБАН ЗАХИДАЛ (Business letters)
Албан захидал нь байгууллагын
бичгийн харилцаанд амин чухал
үүрэгтэй тул харилцагчдаа анхны
сэтгэгдлийг
хэрхэн
төрүүлэхээс
цаашдын
харилцааны
өнгө
аяс
тодорхойлогддог.

9. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
1. Захидлын толгой – Захидлын толгой
нь байгууллагын товч танилцуулга юм.
Энэ нь доорхи мэдээллийг агуулсан
байна.
•
•
•
•
байгууллагын бэлэгдэл ( a logo or graphic symbol )
байгууллагын нэр ( the company is name )
шуудангийн хаяг ( the full postal address )
харилцах дугаар ( contact numbers – telephone
fax, e-mail )
• вэб хаяг ( the url or website address )
• Байгууллагын бүртгэлийн дугаар (registered
number or registered office )

10. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
2. Захидлыг хамаарагч – Орчин үед
захидлын толгойд захидал бичигчийн
нэрийн эхний үсгийг толгойн үсгээр бичдэг
болсон. Жишээ нь : IBC/ST
3. Огноо – Огноог ямагт бүтэн бичих ѐстой.
Гадаадын орнуудад ихэвчлэн өдөр/сар/он
гэсэн дарааллаар бичдэг.
• Жишээ нь : 12 June 2009
• Жишээ нь : June 12, 2009
4. Хүлээн авагчийн хаяг – Хүлээн авагчийн
нэр хаягийг тус тусад нь нэг мөрөнд бичнэ.
Хүлээн авагчийн нэрийг бичихдээ
цол, хэргэмтэй нь бүтнээр нь бичнэ.

11. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
5. Тусгай тэмдэглэл – Хэрэв нууц
захидал явуулах болбол хүлээн
авагчийн хаягийн дээд талд нэг
мөрийн зайд толгойн үсгээр “НУУЦ”
(CONFIDENTAL) гэж бичнэ. Жишээ нь :
CONFIDENTAL
Mr David Butcher
Consultant
C/o GG, # 2Solnet House 70 the Terrace
Box 5279, Welligton, NEW ZEALAND

12. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
6. Мэндчилгээ – Хэрэв хүлээн авагчийн
нэрийг хаягийн хэсэгт хэрэглэсэн бол
тухайн хүний нэрийг зааж мэндчилнэ.
Жишээ нь : Dear Mrs Dolgor
Хэрэв захидал тодорхой бус хүнд, аль нэг
байгууллагад хандсан бол “Хүндэт ноѐдоо”
(Dear Sirs) гэж бичнэ.
7. Тэргүү – Тэргүү нь захидлын гол утга
санааг товч илэрхийлнэ. Тэргүүг
мэндчилгээний доор нэг мөрний зай авч
толгой үсгээр бичнэ. Жишээ нь :
Dear Mrs Dolgor UPF FORUM – 06 September 2009

13. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
8. Хүндэтгэлийн үгт төгсгөл –
Захидлыг эелдэг байдлаар төгсгөхийн
тулд тодорхой хүний нэр заалгүй “Dear
Sir, Dear Sirs” гэх мэтээр хандсан бол
“Yours faithfully” тодорхой хүний нэр
зааж хандсан бол “Yours sincerely” гэж
төгсгөнө.

14. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
9. Явуулагчийн нэр албан тушаал захидлын
төгсгөлийн доор 4-5 мөрийн зай орхиж гарын
үсэг зурна. Ингэхдээ явуулагчийн нэрийн доод
мөрөнд албан тушаал эсвэл хэлтсийн нэрийг
бичнэ. Харин энд “Mr” гэж бичдэггүй, хэрэв
явуулагч нь эмэгтэй хүн бол нэрийнх нь ард
“Mrs” гэж бичнэ. Явуулагчийн нэрийг толгой
үсгээр бичнэ. Жишээ нь :
Yours sincerely
MARY BROWN (Mrs) Project manager
Хэрэв явуулагчийн нэрийн өмнөөс хэн нэгэн хүн гарын үсэг
зурахаар бол явуулагчийн нэрийн өмнө “for” эсвэл “pp” гэж
бичнэ. Жишээ нь : Yours faithfully
ROBERT WINSTON
For EDWARD
General manager

15. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
10. Хавсралт – Материал хавсаргасан
болохыг хэд хэдэн янзаар илэрхийлж
болдог. Үүнд :
• Хэвлэмэл хуудасны зүүн доод өнцөгт
явуулагчийн нэр, албан тушаалын нэрээс
нэг мөр алгасаад “Enc” эсвэл “Encs” гэж
бичнэ.
• Хэвлэмэл хуудасны зүүн доод өнцөгт
гурван цэг буюу “...” гэж бичиж болно.
• Хэвлэмэл хуудасны зүүн доод өнцөгт
материал хавсаргасан гэдэг утгыг заах
өнцөгт наадаг цаасыг нааж болдог.

16. Албан захидлын бүрэлдэхүүн
 Зөвхөн
бичвэрийн хэсэгт хэлзүйн
дүрмийн хувьд сайн боловсруулах
шаардлагын үүднээс цэг, тэмдгийг
хэрэглэнэ.
 Захидлын огноо, хүлээн авагчийн
хаягийн бүрдэл зэрэгт цэг, тэмдэгт
хэрэглэхгүй.

17. Албан захидалын хэл найруулга
Ойлгомжтой үгээр товч
тодорхой бичсэн байна.
Хэл
найруулга
Нутгийн аялгууны үг хэллэг,
этгээд бүдүүлэг үг хэллэг, харь үг
хэллэг, хуучирсан үг хэллэгийг
хэрэглэхгүй.
Эелдэг хүндэтгэлийн өнгө
аястай бичигдсэн байна.

18. Бизнесийн захидал бичих 10
алхам
1. “ABC” дүрмийг сана.
Accurat – Нягт нямбай
Brief – Товч
Clear – Тодорхой
2. Эелдэг хүндэтгэлтэй бай
3. Зохих өнгө аясыг баримтал
4. Ойлгомжтой бөгөөд чин сэтгэлээсээ
бич
5. “KISS” зарчмыг сана. Keep It Stort
and Simple

19. Бизнесийн захидал бичих 10
алхам
6. Орчин цагийн үг хэллэгийг хэрэглэ
7. Чухал шаардлагатай мэдээллийг
нарийвчлан дурьд
8. Нягт нямбай бай
9. Идэвхитэй хэллэгийг хэрэглэ
10. Албан бичгээ “CLEAR” боловсруул
Clear – Ойлгомжтой
Logical – Логик дэс дараалалтай
Empathetic – Өөрийгөө бусдын оронд тавих маягаар
Accurate – Нягт нямбай
Right – Зөв

20. Цахим шуудан
Захидлын бичвэрийг факсаас гадна
цахим шуудангаар илгээдэг болсноос
хойш хэрэглээ нь улам бүр өссөөр
байна. Цахим шуудан нь түргэн
шуурхай
төдийгүй
хялбар,
мөн
харьцангуй
хямд
зардлаар
гэр
бүл, найз нөхөд цаашлаад ажил
хэргийн
түнш,
харилцагч
хүмүүс, байгууллагатай холбогдох
боломж олгодог.

21. Цахим шуудангийн бүтэц
“Цахим шуудангийн
бүтэц”
1.
INTRODUCTION
2.
DETAILS
4. CLOSE
3.
CONCLUSION

22. Цахим шуудангийн бүтэц
INTRODUCTION (Удиртгал)
 Энэ хэсэгт албан бичиг бичиж буй
шалтгаантай холбоотой мэдээллийг
багтаана. Ингэхдээ :
• Өмнөх харилцааны талаар дурдаж,
талархал илэрхийлэх
• Уулзах эсвэл холбогдох тухай дурьдах
• Хэлэлцэж буй асуудлын талаар албан
ѐсоор танилцуулах

23. Цахим шуудангийн бүтэц
DETAILS (Нарийвчилсан мэдээлэл)
Энэхүү гол хэсэг
хүлээн авагчийн
мэдвэл зохих бүхий л мэдээллийг
агуулна. Нарийвчилсан мэдээллүүд
болон баримтуудыг энгийн байдлаар
тодорхой тоочин дурьдаж, хэсэг хэсэг
болгон
авч
үзэх
нь
зүйтэй.
Нарийвчилсан мэдээллийн хэсэг нь
логик байдлаар дүгнэлтийн хэсэгт
хүргэнэ.

24. Цахим шуудангийн бүтэц
CONCLUSION (Дүгнэлт)
Энэ хэсэгт логик дүгнэлт гаргана.
Ингэхдээ :
• Хүлээн авагчийн хүсэж, хүлээж байсан
ажил хэргийг томъѐолох
• Нарийвчилсан мэдээллэээр хангасны үр
дүнд хийх ажлаа тодорхойлох

25. Цахим шуудангийн бүтэц
CLOSE (Төгсгөл)
 Бичвэрийн агуулахтай холбоотой
энгийн өгүүлбэр байхад хангалттай.
 Цахим шуудангийн хайрцгандаа маш
олон захидал хадгалж байдаг
хүмүүсийн хувьд яаралтай эсвэл
лавлах захидлыг уншихгүй өнгөрөөдөг.

26. Цахим шуудангийн сэдэв
Relevant-Холбоо хамааралтай
Specific -Тодорхой
Meaningful-Утга төгөлдөр
SMART
Appropriate-Цагаа олсон
ThoughtfulСайтар бодсон

27. Нэрийн хуудас
 Нэрийн
хуудас
таны
хэн
болохыг
танилцуулахаас гадна тvvнийг хэрэглэж
байгаа байдлаас нь шалтгаалж тодорхой
утга илэрхийлнэ.
 Европ даяар XIX зууны эхэн vеэс баян
язгууртнууд нэрийн хуудсыг тvгээмэл
хэрэглэх болж, нэг ѐсны ѐслолын нарийн
дэг журам болгож ирсэн бєгєєд нэрийн
хуудсыг илгээгчийн нэр хаягаас илvvтэй тэр
хvний соѐл, хvмvvжлийг илэрхийлэх, тvvнийг
нь дvгнэх хэрэгсэл болгон тvгж тархжээ. Бая

28. Нэрийн хуудас
Нэрийн хуудас нь:
1) Албаны,
2) Хувийн,
3) Гэр бvлийн гэсэн гурван янзын
хувилбартай байж болдог.
Албаны нэрийн хуудас:
Нэрийн хуудасны голд овог нэр, албан
тушаал, зэрэг дэв, зvvн талын доод
буланд албан газрын
хаяг, утас, факс, Е-мэйл бичигдэнэ.

29. Нэрийн хуудас
 Хувийн нэрийн хуудас: Овог, нэрээ
тєв хэсэгт нь бичиж баруун доод
буланд
нь
гэрийн
хаяг, утас, факс, мэйлээ тавина.
 Гэр бvлийн нэрийн хуудас: Тєв хэсэгт
нь нєхєр, эхнэрийн овог, нэр, баруун
доод буланд нь гэрийн хаяг, утсаа
бичих нь түгээмэл.

30. Нэрийн хуудасны хэрэглээ
 Нэрийн хуудас олон улсын амьдралд
өргөн нэвтэрч, түүнгүйгээр хүмүүсийн
харилцааг төсөөлөх аргагүй болжээ.
 Хүмүүс танилцах, ажил хэрэгч холбоо
тогтоох, хэлэлцээ яриа хийх, бэлэг
дурсгал
илгээх,
баяр
ѐслолоор
мэндчилгээ
дэвшүүлэх,
хариу
талархалдамжуулах, гашуудал
эмгэнэлээ илэрхийлэх зэрэгт нэрийн
хуудас хэрэг болно.

31. Нэрийн хуудсан дэхь тэмдэглэгээ
p. r. (pour remercier) - талархал илэрхийлэх
p.f. (pour fete) - баяр хvргэх
p.f.c. (pour faire connaissance) -танилцсандаа
сэтгэл таатай байх
p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel An) – шинэ
жилийн баяр хvргэх
p. f.F.N. (pour felicitez Fete National)- vндэсний
баярын мэнд хvргэх
p.p.c. (pour prendre conge) – уулзаж чадалгvй
салж явах (бvрмєсєн буцах)
p.c. (pour condoleances) – эмгэнэл илэрхийлэх
p.p. (pour presentation) – танилцах

32. Нэрийн хуудасны стандарт
 Нэрийн хуудасны хэмжээ нь:
• Эрэгтэй хүнийх 5*9 сантиметр
• Эмэгтэй хүнийх 4*9 сантиметр
• Төр, засгийн дээд албан тушаалын
хүмүүсийн нэрийн хуудасны хэмжээ 6*10
хүртэл хэмжээтэй байж болдог

33. Гарын үсэг
 Гарын үсэг нь тухайн хүнийг илэрхийлэх
хүчин зүйлийн нэг бөгөөд хүний гарын үсэг
бол давтагдахгүй шинж чанараараа ямар ч
нарийн тамга тэмдэгнээс илүү чухал байдаг.
 Албан бичиг баримт, банкны данс гээд
бүхий л зүйлд гарын үсгээр баталгаа
болгодог.
 Доошоо татаж төгсгөсөн зурлагатай гарын
үсэг унаж уруудахыг ѐрлодог бол, дээш
өөдөө
татлагатай
гарын
үсэг
өсөж
дэвжихийн сайн утга бэлгэддэг ч гэж ярьдаг.

34. Гарын үсэг
 Гарын үсэг А: Энэ гарын үсэг нь
өөдөө эхлэн өөдөө яван төгсөж
буй Энэ нь ямарч төсөл ажил
үүрэг гүйцэтгэсэн тэр нь
амжилттай эхэлж бас
амжилттай төгсөхийн шинж
 Гарын үсэг В: Энэ гарын үсэг нь
зөвхөн нэг хэсэг газраа л зөв
байгаа. Энэ нь жигд өөдөө
явсан зураасаар эхэлсэн боловч
жигд
доошоо
уруудсан
зураасаар
төгссөн
байна.
Доошоо ба хойшоо төгсгөлтэй
гарын үсэг нь хөнөөлтэй байдаг
ба энэ нь гунигтай төгсгөлийг
илэрхийлдэг байна.

35. Гарын үсэг
 Гарын
үсэг С: Энэ нь
хамгийн сайн гарын үсэг юм.
Эхлэл ба төгсгөл нь өөдөө
явсан зураастай байх ба
таны гарын үсэг ингэж
өөдөө төгссөн зураасгүй бол
та ийм зураасыг чинээлэг
амьдралын азыг олохын
тулд нэмэн зурж болно
 Гарын үсэг D: Энэ гарын
үсэг нь үл мэдэгдэхүйц
уруудан замхарч байна. Энэ
нь тийм ч ээлтэй биш гарын
үсэгт тооцогдоно.

37. Ашигласан материал
 “Бизнесийн харилцаа” Ц.Бадамгэрэл
Улаанбаатар, 2009 он
 www.yaruuhan.blog.banjig.net
 www.medeelel.mn
 www. iregedui.blogspot.com

38. LOGO
www.themegallery.com