1. Event Management 41
H
et is wel spijtig dat net Pukkelpop dit
moet overkomen. Een festival dat ge-
kend staat voor zijn doorgedreven visie
op vlak van preventie en veiligheid.
Dit voorval toont net aan dat veiligheids-
maatregelen de risico’s, de kans op een onge-
val, dan wel verkleinen maar incidenten en
ongevallen niet volledig kunnen uitsluiten.
Een ongeval of ramp kan ieder evenement
treffen, net doordat het een samenloop is van
vele factoren die constant in beweging zijn
en elkaar beïnvloeden. Daardoor is het ook
zo moeilijk te vatten.
Keuringen, bijkomende controles en nieuwe
initiatieven als extra piketten of extra brand-
weerrondgangen zijn zeker lovenswaardig
maar slechts één facet van goede preventie en
veiligheid.
Meer wetgeving?
In het artikel wordt gesuggereerd dat er meer
duidelijkheid moet zijn in de regelgeving.
Een begrijpelijke maar spijtige reactie. Want
meestal klagen we over de overlast aan wet-
geving. Alleen, telkens er iets fout loopt - dat
vermeden had kunnen worden - vragen we
om méér wetgeving. Net daardoor krijgen we
vaak symboolwetgeving, als reactie op een
punctuele, meestal recente gebeurtenis. Er is
niet meer regelgeving nodig. Het is nodig om
de regels zelf te maken!
Onze maatschappij evolueert heel bewust
naar minder wetten (ook al percipiëren we dat
niet altijd zo). In aanvulling daarvan ontwik-
kelt zich soft law. Dit is een brede waaier aan
ministeriëleomzendbrieven, richtlijnen, codes
van goede praktijken, regels van goed vakman-
schap, e.d. Ze worden gepubliceerd door de
overheid zelf, door vakorganisaties of experts
en geven houvast – zonderverplicht te zijn - bij
het vervullen van de wettelijke verplichtingen.
De regels die zo op ons afkomen hebben
minder het ‘command & control’ in zich maar
evolueren naar een meer communicatieve en
reflectieve wetgeving. Iedereen wordt ver-
wacht zelf meer na te denken (reflectief)
wat er nodig is in zijn/haar concrete situatie.
Meer vrijheid dus. Maar dat betekent ook
meer verantwoordelijkheid.
Zijn we allen klaar hiervoor? Kunnen we
die ingebakken weerstand tegen wetten en
regels ombuigen naar aanvaarding van een
meer praktische wetgeving die aanzet tot na-
denken over het juiste gedrag zonder nog in
detail alles voor te schrijven…. Er zijn in ieder
geval duidelijke voordelen.
Duidelijke afspraken
De sector van events is groot en divers. Ze
omvat zowel corporate eventbureaus - bedrij-
ven die voornamelijk bedrijfsevenementen
organiseren -, festivalorganisatoren, event-
managers in bedrijven, steden en gemeentes
die zelf iets organiseren als mensen die heel
af en toe eens hun passie in het weekend
willen tonen en een feest(je) organiseren. Al
deze organisatoren hebben nood duidelijke
afspraken rond preventie en veiligheid.
De Standaard publiceerde op 14 augustus 2014 een interessant artikel
over de ingevallen tent bij Pukkelpop met als titel‘Extra piketten
moeten tent rechthouden’*. Dat er de laatste jaren zoveel aandacht
wordt besteed aan de genomen maatregelen tijdens festivals en
optredens is op zich een positieve evolutie. Door dit regelmatig in the
picture te zetten verhoogt men de bewustwording.
MEER OF MINDER REGELS
VOORVEILIGHEID OP EVENTS EN FESTIVALS?

Texte: Tom Bellens en dr. Kathleen Van Heuverswyn

2. Event Management 43
Organiseer u zelf
Elke sector die zichzelf respecteert pro-
beert innovatief te zijn door de verande-
ringen die op hen afkomen voor te zijn.
Deze veranderde omstandigheden zijn net
dé cruciale factor binnen events. Komen
er meer of minder bezoekers? Zijn al mijn
vrijwilligers opgedaagd? Welk weer mogen
we verwachten? Hoe gedraagt mijn publiek
zich?
De sector is m.a.w. gewoon om met onze-
kerheid om te gaan, net één van de intrin-
sieke uitdagingen van risicomanagement.
Keuringen door externe organismen zijn
dan lovenswaardig én noodzakelijk maar
zijn momentopnamen te vergelijken met de
jaarlijkse keuring van uw wagen. Een half uur
later begeeft u zich hiermee in het verkeer,
met meer of minder passagiers, met minder
of meer stress en veranderende weersom-
standigheden.
Elk evenement is een ramp?
Heel wat mensen die werkzaam zijn in de
wereld van hulpverlening - zowel brand-
weer, medisch als politie - oefenen regelma-
tig om het hoofd te bieden aan complexe ge-
beurtenissen. Want het enige waar je zeker
van bent bij een crisis en dat je een overload
van problemen, veranderingen en ‘nooit
geziene’ zaken meemaakt. Deze proces-
sen komen telkens voor en uit voorgaande
crisissen kan je enorm veel inzichten halen.
Alleen door je daarin te trainen kweek je
agility, weerbaarheid.
kan maken, zijn we al een grote stap verder.
Met deze mentaliteit starten aan een event
voorkomt nog geen rampen of incidenten
maar zo komt men wel tot een duidelijk beeld
van ‘wat als…’ Het voorkomt geen bedreigin-
gen, maar het beperkt drastisch de kans dat
een incident of ongeval escaleert naar een
grootschalige ramp. “Wat als er binnen mijn
organisatie iets gebeurt, welke gevolgen heeft
ditdan zowel opvlak van veiligheid, financiën,
naamsbekendheid, pr, sociale media,?…”
Want een klein onverwacht voorval kan te-
genwoordig met de rol en invloed van sociale
media voor een organisator een cascade aan
grote gevolgen hebben.

TOM BELLENS is managing partner bij Act!events, en gespecialiseerd in corporate events
met een complexe inhoud, docent communicatie aan Thomas More Mechelen, oprichter
van de expert Center Eventmarketing binnen ACC, preventieadviseur en geeft strategische
inzichten bij crisiscommunicatie en rampenmanagement. t.bellens@act-events.com
De huidigewetgeving laatveel meerruimtevoor
maatregelen op maat van elke organisatie: in
functievandegrootte, deactiviteiten, derisico’s,
enz. Hoe minder strikt de wetgeving, hoe meer
ruimte voor eigen invulling, creativiteit dus. De
box is kleiner geworden, automatisch is er meer
plaats voor out of the box denken. En net dat
stuk out of the box denken is wat organisatoren
vanevenementenonderscheidt, waarze hetver-
schil in maken, waardoor ze kunnen overleven
en dus ook winst kunnen blijven maken.
Als elke organisator klein of groot zou starten
met het makenvaneenrisicoanalysevanwaar-
uit men dan competente teams samenstelt, ac-
ties en procedures uitschrijft en inschattingen

3. Event Management 45
verhoogt de efficiëntie en het lerend vermo-
gen.
En op die manier vermijden we dat de over-
heid de huidige vrijheid gaat inperken door
zelf een – uniforme – regeling op te leggen.
Want een creatieve sector, die heeft toch ook
nood aan vrijheid?!
*www.standaard.be/cnt/
dmf20140813_01216835
Zelf het heft in handen nemen
Tot slot, laten we ons - eventorganisatoren,
beroepsverenigingen, scholen, opleiding-
centra - zo organiseren dat we zelf een
constructieve invulling kunnen geven aan
de bestaande minimale wettelijke verplich-
tingen. Onze creativiteit inzetten en liefst
samen, door kennis en ervaring te delen.
Ook al heeft iedere organisatie specifieke
kenmerken, er is meer gemeenschappelijk
dan verschillend. Daarop samen inzetten
Misschien kan de creatieve wereld dus wel
iets leren van deze processen die voorkomen
bij hulpdiensten? In die zin is ‘elk evenement
een ramp’ een boutade om kennis te delen
met elkaar.
Het goede nieuws
Veiligheidsmanagement vereist heel wat
vaardigheden die net in de eventsector
al aanwezig zijn: omgaan met onzeker-
heid, creatief en out of the box denken,
werken in een complexe omgeving met
een veelheid van actoren, ... Er ligt m.a.w.
een opportuniteit in het inzetten van die
vaardigheden, met veiligheid als focus dan.
In een latere bijdrage komt dit uitgebreider
aan bod.
Er is nóg goed nieuws. Klachten over moei-
lijke en ondoorzichtige wetgeving zijn
voornamelijk een misvatting door te weinig
kennis erover. Onbemind want onbekend. In
een volgende bijdrage zullen we toelichten
hoe de wetgeving net als een hefboom kan
gebruikt worden.
Bovendien hoeft het warm water niet
opnieuw uitgevonden te worden. Er is
voldoende aanbod aan informatie, kennis,
opleidingen, handleidingen, e.d. De meeste
efficiënte weg daarin vinden, ook daarbij
willen we ondersteuning bieden in een latere
bijdrage.
DR. KATHLEEN VAN HEUVERSWYN is juriste en gespecialiseerd in veiligheidsmanagement.
Ze werkt als juridisch adviseur (JURRISK bvba) en is docente aan de opleiding Milieu- en
Preventiemanagement (KULeuven, Campus Brussel) en aan de opleiding Rampenmanagement
(brandweerschool Campus VESTA). kathleen.vanheuverswyn@jurrisk.be