Creëer FLOW op kantoor deel 4: verhoog de maximale bezettingsgraad van administratieve systemen door te poolen (= bundelen). Er zijn minimaal 5 soorten bundelingen.

1. CREËER
KANTOOR Yokoten
op
4

2. 1 Het PERFECTE systeem en de Wet van Little
Yokoten
2 Kingmans vergelijking / wachtrij-theorie
3 Het STABIELE systeem met buffers
4 Een hogere bezettingsgraad met bundels
5 De Waardestroom-analyse
Alle 6 YouTube filmpjes over FLOW OP KANTOOR:
6 Werk verdelen en het Pull-principe

3. EEN HOGERE
BUNDELS Yokoten
met
BEZETTINGSGRAAD
4

4. Boek:
Creëer Flow op Kantoor
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten

5. DOEL 1. EEN STABIEL SYSTEEM
DOEL 2.EEN ZO HOOG
MOGELIJKE BEZETTINGSGRAAD

6. DOEL 2.EEN ZO HOOG
MOGELIJKE BEZETTINGSGRAAD

7. UITSTROOM
(OUTPUT)
INSPANNINGS-
INDICATOREN
INSTROOM
(INPUT)
CAPACITEIT
DOORSTROOM
(THROUGHPUT)
ONDERHANDEN WERK
(WORK-IN-PROGRESS)
INSTROOM:
100 UUR WERK PER DAG
NETTO BESCHIKBARE CAPACITEIT:
100 UUR PER DAG
UITSTROOM:
100 UUR WERK PER DAG
DE BEZETTINGSGRAAD
De bezettingsgraad bereken
je door de instroom per dag
(of uur) te delen door de
nettocapaciteit per dag (of
uur)

8. Bezettingsgraad = x 100% = 100%
100 uur instroom per dag
100 uur nettocapaciteit per dag
De perfecte
DE PERFECTE
BEZETTINGSGRAAD
De perfecte bezettingsgraad is 100%. Hoger dan 100% is onmogelijk,
tenzij de kengetallen niet kloppen of het team kan toveren.

9. Systemen zijn nooit perfect
Systemen zijn op z’n best stabiel

10. UITSTROOM
(OUTPUT)
INSPANNINGS-
INDICATOREN
INSTROOM
(INPUT)
CAPACITEIT
DOORSTROOM
(THROUGHPUT)
ONDERHANDEN WERK
(WORK-IN-PROGRESS)
INSTROOM:
80 UUR WERK PER DAG
NETTO BESCHIKBARE CAPACITEIT:
100 UUR PER DAG
UITSTROOM:
80 UUR WERK PER DAG
DE BEZETTINGSGRAAD

11. Bezettingsgraad = x 100% = 80%
80 uur instroom per dag
100 uur nettocapaciteit per dag
De maximale
DE MAXIMALE
BEZETTINGSGRAAD
De maximale bezettingsgraad is op z’n best 80%. Het verschil tussen
100% en 80% is nodig om variatie, variabiliteit en verstoringen op te
vangen.

12. HOE?
DOEL 2.EEN ZO HOOG
MOGELIJKE BEZETTINGSGRAAD
De maximale bezettingsgraad is op z’n best 80%. Het is de kunst om in
een stabiel systeem een zo hoog mogelijke bezettingsgraden te
hebben.

13. DOEL 2.EEN ZO HOOG
MOGELIJKE BEZETTINGSGRAAD
HOE:
1.Variabiliteit en variatie verminderen
2.Behandeltijd verkorten
Dat kan door variatie, variabiliteit en verstoringen te minimaliseren,
En door de behandeltijd per klantvraag zo kort mogelijk te maken.

14. DOEL 2.EEN ZO HOOG
MOGELIJKE BEZETTINGSGRAAD
HOE:
1.Variabiliteit en variatie verminderen
2.Behandeltijd verkorten
In deze slideshare het minimaliseren van variatie, variabiliteit en
verstoringen te minimaliseren.

15. EXPONENTIELE STIJGING
Naast variatie is er variabiliteit. Dat is de diversiteit aan soorten
klantvragen die het systeem instromen.
De exponentiele stijging zet
veel eerder in als er meer
variabiliteit door het
systeem gaat. De maximale
bezettingsgraad bij veel
variabiliteit is zeker geen
80%, maar minder.

16. VARIABILITEIT IN DE INSTROOM
Dit is de Volume-Variabiliteits-
matrix. Met 6 typen instroom.
Hardlopers zijn uniforme
klantvragen die in grote aantallen
het systeem in gaan.
Onbekenden zijn allemaal unieke klantvragen waarvan pas na gedegen
onderzoek duidelijk worden wat de klant precies wil.

17. INSPANNINGS-
INDICATOREN
INSTROOM
(INPUT)
MIDDELEN
DOORSTROOM
(THROUGHPUT)
WERK-IN-HET PROCES (WIP)
WERK-IN-DE
WACHTRIJ (WIR)
VARIATIE IN HET SYSTEEM
2. Variatie in de
beschikbare
Netto Capaciteit
1. Variatie in het
instroomvolume 3. Variatie in de
behandeltijden
Er zijn minimaal 3 soorten variatie
die op een systeem inwerken.

18. Variabiliteit en variatie vang je op met:
BUFFERS

19. De effecten van Variabiliteit en Variatie
demp je door te:
BUNDELEN

20. Yokoten
BUNDELEN
(pooling)

21. Samenvoegen of bundelen.
Pooling, zoals bij ‘Carpoolen’
Bundelen heeft als doel om capaciteit of iets anders in het
systeem samen te voegen om de negatieve effecten van
variatie, variabiliteit of verstoringen te verminderen.
BUNDELEN

22. 1. Gebundelde wachtrijen (WIR)
2. Bundelen van buffercapaciteit
3. Bundelen van gelijksoortig werk
4. Bundelen van variabiliteit
5. Bundelen van instroomprofielen
BUNDELEN
Er zijn minimaal 5 manieren om te bundelen.

23. 1. Gebundelde wachtrijen (WIR)
2. Bundelen van buffercapaciteit
3. Bundelen van gelijksoortig werk
4. Bundelen van variabiliteit
5. Bundelen van instroomprofielen
BUNDELEN
Er zijn minimaal 5 manieren om te bundelen.

24. Team B
Team A
Gemiddelde instroom = 100 per dag
Standaardafwijking = 40 per dag
Variatiecoëfficiënt = 40%
Gemiddelde instroom = 100 per dag
Standaardafwijking = 40 per dag
Variatiecoëfficiënt = 40%
BUNDELEN VAN WACHTRIJEN
Stel er zijn twee identieke systemen (met team A en B), die elk een
gemiddelde instroom hebben van 100 klantvragen per dag. De
standaardafwijking in die instroom is bij allebei 40. De variatie-
coëfficiënt (standaardafwijking gedeeld door het gemiddelde) is
van allebei 40%. Best hoog.

25. Team B
Team A
Gemiddelde instroom = 200 per dag
Standaardafwijking = 40 per dag
Variatiecoëfficiënt = 20%
BUNDELEN VAN WACHTRIJEN
Door de wachtrijen van beide systemen samen te voegen (te
bundelen) wordt de gemiddelde instroom 200 klantvragen per
dag. De standaardafwijking blijft 40. De variatiecoëfficiënt is nu
gehalveerd tot 20%.

26. BUNDELEN VAN WACHTRIJEN
Net zoals je beter een rij voor meerdere kassa’s kan hebben, dan
elke kassa zijn eigen rij. In dit grafiekje zie je hoe de maximale
bezettingsgraad toeneemt als je meer wachtrijen bundelt. De
exponentiele stijging van de doorlooptijd komt steeds later. Het
voordeel wordt wel steeds minder.

27. 1. Gebundelde wachtrijen (WIR)
2. Bundelen van buffercapaciteit
3. Bundelen van gelijksoortig werk
4. Bundelen van variabiliteit
5. Bundelen van instroomprofielen
BUNDELEN
Er zijn minimaal 5 manieren om te bundelen.

28. Multi-inzetbare overcapaciteit:
die medewerkers kunnen veel of
alle werk en zijn overal
inzetbaar. (of kunnen batches
wegwerken).
Flexibele pool
Multi-inzetbaar
Flexibele buffers werken beter dan gefixeerde.
BUNDELEN VAN CAPACITEIT
Elk systeem kan een
eigen overcapaciteit
hebben. Dan is de
werkelijke bezettingsgraad net even lager dan de maximale. Beter
is het om al die overcapaciteiten te bundelen tot een. De mensen
in dat reserveteam moeten dan wel multi-inzetbaar zijn.

29. 1. Gebundelde wachtrijen (WIR)
2. Bundelen van buffercapaciteit
3. Bundelen van gelijksoortig werk
4. Bundelen van variabiliteit
5. Bundelen van instroomprofielen
BUNDELEN
Er zijn minimaal 5 manieren om te bundelen.

30. Hierboven zie je drie systemen die elk een instroom hebben met
veel (evenveel) variabiliteit in klantvraagsoorten. De maximale
bezettingsgraden zijn 60%.
Bundelen van gelijksoortig werk

31. Bundelen van gelijksoortig werk
Door de instromen van alle drie systemen te bundelen tot slechts
één soort klantvragen per systeem (homogene instroom) gaan de
maximale bezettingsgraden van de systemen omhoog.

32. 1. Gebundelde wachtrijen (WIR)
2. Bundelen van buffercapaciteit
3. Bundelen van gelijksoortig werk
4. Bundelen van variabiliteit
5. Bundelen van instroomprofielen
BUNDELEN
Er zijn minimaal 5 manieren om te bundelen.

33. Bundelen van variabiliteit
Door de variabiliteit van drie systemen te bundelen tot één
wachtrij met variabiliteit en twee zonder gaan de maximale
bezettingsgraden van minimaal twee systemen omhoog. De
andere twee wachtrijen hebben nu een homogene instroom.

34. 1. Gebundelde wachtrijen (WIR)
2. Bundelen van buffercapaciteit
3. Bundelen van gelijksoortig werk
4. Bundelen van variabiliteit
5. Bundelen van instroomprofielen
BUNDELEN
Er zijn minimaal 5 manieren om te bundelen.

35. VARIATIE IN DE INSTROOM
Er is altijd variatie in het instroomtempo (klantvragen per uur).
Elke klantvraagsoort heeft
een eigen instroomprofiel
wat instroomtempo betreft.

36. BUNDELEN VAN INSTROOMPROFIELEN
Dit is het instroomprofiel van klantvragen type A.

37. BUNDELEN VAN INSTROOMPROFIELEN
Dit is het instroomprofiel van klantvragen type B.

38. BUNDELEN VAN INSTROOMPROFIELEN
Als je twee typen klantvragen naar een systeem laat gaan, kunnen de
instroomprofielen daarvan elkaar zo goed aanvullen dat er een gladder
profiel ontstaat. Waardoor er minder capaciteitsbuffer nodig is.

39. DOEL 2.EEN ZO HOOG
MOGELIJKE BEZETTINGSGRAAD
HOE:
1.Variabiliteit en variatie verminderen
2.Behandeltijd verkorten

40. DOEL 2.EEN ZO HOOG
MOGELIJKE BEZETTINGSGRAAD
HOE:
1.Variabiliteit en variatie verminderen
2.Behandeltijd verkorten
Je kan de maximale bezettingsgraad ook verhogen door de
behandeltijd per klantvraag te verkorten. Meer daarover in de
vijfde slideshare: de waardestroomanalyse.

41. WAARDE-
ANALYSE Yokoten
de
5
STROOM

42. Boek:
Creëer Flow op Kantoor
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten