Digitaalinen HR -akatemia osa 2: Digi-HR tehokkuuden ja tuottavuuden kasvattajana
•Télécharger en tant que PPTX, PDF•
0 j'aime•306 vues
HR ja sen toiminnot vaikuttavat koko henkilöstöön. Siksi sen tehokkuus on keskeistä yrityksen toiminnalle ja imagolle. HR-prosessien tehostaminen vaikuttaa koko organisaation tuottavuuteen. Miten todistat HR:n tuottavuuden ja saat äänesi kuuluviin keskusteltaessa HR-investoinneista?
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Digitaalinen HR -akatemia osa 2: Digi-HR tehokkuuden ja tuottavuuden kasvattajana
Similaire à Digitaalinen HR -akatemia osa 2: Digi-HR tehokkuuden ja tuottavuuden kasvattajana (20)
Plus de CGI Suomi
Plus de CGI Suomi (20)
Digitaalinen HR -akatemia osa 2: Digi-HR tehokkuuden ja tuottavuuden kasvattajana
- 1. Digitaalinen HR - akatemia HR-ammattilaisille Mitä digi-HR tarkoittaa ja miten se rakennetaan? Ilmainen verkkokurssi kokoaa HR-asiantuntijoiden neuvot HR- ja palkkaprosessien digitalisointiin. Osallistu osoitteessa www.cgi.fi/digitaalinen-hr-akatemia Osa 2: Digi-HR tehokkuuden ja tuottavuuden kasvattajana
- 2. #CGIHR Agenda 1. Digitaalinen HR-akatemia ja webinaarit 2. Miksi ja mihin HR digitalisaatiota tarvitaan? 3. Mitattavia tuloksia a. Hallinnon prosessien digitalisointi b. Työhyvinvoinnilla merkittäviä säästöjä ja tuottavuutta 4. Yhteenveto Tavoitteemme tänään Kertoa kokemuksistamme HR:n digitalisoinnista. Konkretisoida, miten ja millaisia hyötyjä digitalisoinnista on saatavissa. Rohkaista liikkeelle!
- 4. #CGIHR 4 Henkilöstö “Auta minua onnistumaan ja pysymään työkykyisenä!” Talousjohtaja Tehtäviä on enemmän ja ne ovat mutkikkaita Työpäivät pitenevät Digitalisaatio? Paremmat käytännöt ja työkalut! Moniajoa aamusta iltaan Miten tämä on perusteltavissa? Investoinnin takaisinmaksu? Miten tämä auttaa minun työtäni? Miten tämä auttaa meitä saavuttamaan tavoitteemme?
- 5. #CGIHR Operatiivisten prosessien kehittämisellä tavoitellaan tehokkuutta ja kustannussäästöjäto ei kuitenkaan synny säästöistä, enemmän aikaa johtamiselle lisää työhyvinvointia ja tuottavuutta tuottavuus ja onnistuminen, lisäarvoa asiakkaille
- 6. #CGIHR Papereista digitalisoituun prosessiin – Mikä on sinun organisaatiosi digitalisoitumisen aste? Potentiaalinen säästö Käytetty aika Henkilöiden määrä Toistojen määrä /vuosi/ henkilö Paperi- ilmoitus Hyväksyntä- leima, allekirjoitus Tallennet- tavaksi Paperi- prosessi 1 Sähköinen lomake Tallennet- tavaksi Hyväksyntä sähköpostissa Sähköinen prosessi2 Ilmoitus itsepalvelu- portaalissa Automaatio integraatio robotiikka Hyväksyntä järjestelmässä Digitalisoitu prosessi4 Digitalisoitu, ei automatisoitu Ilmoitus itsepalvelu- portaalissa Tallennet- tavaksi, siirto järjestelmään Hyväksyntä järjestelmässä 3
- 7. ”TIEDÄMME KYLLÄ, ETTÄ TÄMÄ ON TARPEEN, MUTTA TALOUSJOHTAJA HALUAA PERUSTELUT, MIKSI TÄHÄN KANNATTAA KÄYTTÄÄ EUROJA?” Asiakascase Henkilöstöhallinnon prosessien tehostaminen TARVE Tehostaa ja nopeuttaa perusprosesseja Konserni halusi perustelut investoinnille TOTEUTUS Arvioidaan tehostamispotentiaali prosesseittain ja laaditaan vaiheistettu etenemissuunnitelma TUOTOS Investointiehdotus konsernille, 1. vaihe käynnissä
- 8. Hallinnon tehokkuus Tarve tehostaa hallintoa Miten lähteä liikkeelle? Perustelut investoinnille ? PUOLEN PÄIVÄN TYÖPAJA Investointi- suunnitelma Eteneminen vaiheittain Asiakascase Tuotannollinen yritys o 1000 henkilöä työllistävä yritys o Henkilöstöhallinnossa täysin manuaalinen paperiprosessi o Palkkahallinto ylityöllistetty, asioiden hoito vie liikaa aikaa esimiehiltä
- 9. #CGIHR Volyymi prosesseittain Nykyinen prosessi Digitalisoitu prosessi Digitalisoinnin vaikutuksen arviointi Osallistu digitaalinen HR –akatemiaan, niin saat esityksen koko sisällön käyttöösi www.cgi.fi/digitaalinen-hr-akatemia
- 10. Laskennallinen ajansäästö 1000 hengen yrityksessä Hallinnollisen prosessin tehostumisen vaikutus tuottavuuteen ja työhyvinvointiin 1. Aikasäästö 2. Työntekijäkokemus 3. Säästetyn ajan kohdentaminen haluttuihin asioihin Hallinnon rooli Esimiesten rooli Osallistu digitaalinen HR –akatemiaan, niin saat esityksen koko sisällön käyttöösi www.cgi.fi/digitaalinen-hr-akatemia
- 12. #CGIHR Yhteenveto 1. Todellisuudessa kaikilla on vielä mahdollisuuksia tehostaa tuottavuutta digitalisaation avulla 2. Digitalisaation mahdollistamat aikasäästöt ovat merkittäviä, oikein toteutettuna maksaa itsensä helposti takaisin. 3. Muuttuvassa maailmassa on hyvä olla rohkea ja ketterä. 4. Digitalisointi auttaa tässä, kannattaa valita kokenut ja osaava kumppani matkaan. Digitaalinen HR tuottavuuden ja tehokkuuden kasvattajana
- 13. Katso ja kuuntele koko esitys digiHR- akatemiassa! Digitaalinen HR -akatemia Ilmainen verkkokurssi kokoaa HR-asiantuntijoiden neuvot HR- ja palkkaprosessien digitalisointiin. Osallistu osoitteessa www.cgi.fi/digitaalinen-hr-akatemia
- 14. cgi.fi/hr #CGIHR Ota yhteyttä meihin Jukka Suuniitty Myyntipäällikkö jukka.suuniitty@cgi.com 050 303 4519 https://www.linkedin.com/in/ju kka-suuniitty-b0b2601/ https://twitter.com/jukkasuuniit ty Janne Jokisalo Johtaja Janne.jokisalo@cgi.com 040 500 8488 https://www.linkedin.com/in/ja nnejokisalo/ https://twitter.com/janne_jokis alo
Notes de l'éditeur
- Kerrotaan lyhyesti agenda, eli kertauksena niille jotka eivät osallistuneet edelliseen esitellään koko ohjelma ja muut webinaarit pihvi on että miksi ja mihin tarvitaan perustellaksemme väitettä miksi tarvitaan niin täydennetään vielä kertomalla pari konkreettista esimerkkiä hyödyistä ja miten asiassa on edetty tavoitteet (slideltä) HR Akatemia on verkkokurssi, joka sisältää lähtötilannetestin, asiantuntijoiden kirjoituksia sekä useita maksuttomia webinaareja. Voit opiskella materiaaleja sinulle sopivalla tahdilla ja aikataululla. Kurssilla opit muun muassa: mitä digi-HR tarkoittaa ja mitä hyötyä siitä on työntekijöille, esimiehille ja HR-hallinnolle, miten digitaalisuus vaikuttaa organisaation tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen, miten digitaalinen HR auttaa todentamaan tuottavuuden kasvun miten analytiikkaa ja ohjelmistorobotiikaa kannattaa hyödyntää HR:ssä sekä miten digi-HR rakennetaan. Tee kevyt testi: Mikä on organisaationne digitaalisuuden taso? Testi on leikkimielinen, mutta on hyvä tehdä itselleen muutama tarkentava kysymys aiheesta. Tulemme mielellämme tarkentamaan tarpeita ja mahdollisuuksia, sillä usein kokemus tuo varmuutta.
- mitä odotuksia HR kohtaa digitalisaatiossa? Henkilöstö (asiantuntijat), HR-johtaja ja talousjohtaja kohtaavat henkilöt ovat erinäisten kysymysten äärellä Asiantuntijoilla on sellainen tilanne että.. ..mikä tähän voisi auttaa? mutta ..mutta että asiassa voi edetä niin tyypillisesti HR- / talousjohtaja.. Se miten digitaalinen HR auttaa asiantuntijoita ja HR/Talousjohtoa tekemään päätöksi on se mitä halutaan tässä webinaarissa nostaa esiin.
- avaus: vuosikymmenten ajan on jo tietojärjestelmillä haettu tehokkuutta ja kustannusssäästöjä mikä nyt on eri tavalla? eikö kustannussäästöt enää pelkästää riitä? miten tämä lisääntynyt aika sitten käytetään? saadaanko sillä tuottavuutta? saako talousjohtaja lisää rahaa? tuottavan työn tekemiseen, asiantuntijatyöhön pois rutiinityöstä, laskutettavaan/kehittävään työhön syntyykö tästä myös työtyytyväisyyttä? ja eikös ole niin, että työtyytyväisyys ja työntekijäkokemus kasvattaa asiakastyytyväisyyttä joka johtaa taas esim. yrityksen lisäarvoon ja parempiin talousnäkymään moninaisia hyötyjä Jo vuosikymmeniä on haettu toimintaan tehokkuutta virtaviivaistamalla prosesseja ja karsimalla kuluja. Tietotekniikan tehtävä on ollut sähköistää ja automatisoida prosesseja. Kun tieto syötetään järjestelmään siellä, missä se syntyy ja järjestelmät on integroitu toisiinsa, vähennetään kirjauksiin tarvittavan työn määrää ja virheiden korjauksiin käytettävää aikaa. Kustannussäästöt ovat olleet jo vuosia keskeisin investointiperuste, mutta nyt on aika arvioida toimintaa kokonaisvaltaisemmin. Kun digitalisoidut prosessit nopeuttavat toimintaa ja säästävät aikaa henkilöstöltä, esimiehiltä ja hallinnolta. Aivan olennainen kysymys on, miten tehostunut aika hyödynnetään. Suorat henkilösäästöt esim eläköitymisten yhteydessä on jo varsin pitkälle hyödynnetty ja yhä useammin asiakkaat hakevat parempaa palvelua esimiehille ja koko henkilöstölle. Tämä kuitenkin edellyttää fiksusti mietittyjä kokonaisuuksia ja käytäntöjen muuttamista yhdessä ihmisten kanssa. Loppupeleissähän kyse on siitä, miten henkilöstöhallinto pystyy tukemaan ihmisiä lisäarvon tuottamisessa asiakkaille! -------------------------------------------------------------------- Olennainen osa HR:n osaamista on hankkia käyttöönsä se tieto, joka tarvitaan niin tilannejohtamisessa kuin myös strategisissa linjauksissa. Henkilöstöhallinnolle tämä on joskus ollut haasteellista. Panostaminen henkilötiedon hallintaan ja sen analysointiin ovat jääneet odottamaan bisneskriittisten järjestelmien valmistumista. Tällöin myös HR:ää koskevat päätökset ja investoinnit on jouduttu pohjaamaan arvioihin ja oletuksiin. Faktoja arvostava johtoryhmä on siksi usein päätynyt päättämään asioista, jotka on kyetty perustelemaan paremmin. Puutteellisen informaation kierre on voimistanut tilannetta.
- Mistä näistä sitten kannattaa aloittaa ja mistä saadaan isoimmat säästöt? tämä voidaan laskea, olit millä tasolla tahansa niin voimme tehdä laskemat Sähän Jukka käyt paljon asiakkailla? Mitä sä siellä kohtaat, onko asiakkaiden HR prosessit kunnossa ja digitalisoituna? 1-2 tasolla, ajatellaan, että ollaan digitaalisia kun ollaan tasolla kaksi Jos meillä on vaikka asiakas joka on tasolla kaksi niin onko jotain lisää vielä tehtävissä ja pystytkö sä osoittaamaan sen konkreettisesti laskelmien avulla asiakkaalle? paljonkin on tehtävissä, koko digitalisointi ja automatisointi, myös sidosjärjestelmiin Ovatko Hyödyt sen arviosia, että tähän kannattaa panostaa? hyötylaskemat ja näytetään pari esimerkkiä Kun puhutaan prosessien tehostamisesta ja haetaan isompia aikasäästöjä, kannattaa aloittaa niistä asioista, joissa volyymi on suurin. Työsopimuksen teko / Työsuhteen muutos / Työsuhteen päätös Poissaolon ilmoitus / Poissaolon peruutus Lomailmoitus / Loman peruutus Matkalaskut Näiden osalta on ollut jo pitkään käynnissä sähköistämisvaihe, jossa yksinkertaisimmillaan olemassa olevat lomakkeet muutettiin sähköisiksi lomakkeiksi, joihin tiedot syöttämällä ne vietiin tietokantaan. Vanhimmassa muodossaan nämä ovat suht tyhmiä työkaluja, ilman oikeellisuustarkistuksia, hyväksyntäkiertoja tai sähköistä arkistointia. Seuraavassa vaiheessa mukaan tuotiin ilmoituksia, joiden myötä esimerkiksi esimiehet saivat tiedon hyväksyntää odottavista asioista ja hyväksynnät tehtiin järjestelmän sisällä. Digitaalisessa HR:ssä tieto kulkee yhdellä kosketuksella jokaiseen paikkaan missä sitä tarvitaan, aina raportointia ja analytiikkaa myöten. Samalla käytäntöjä kannattaa tarkastella mahdollisuuksista käsin ja harkita esimerkiksi varmistusten tarpeellisuutta ja mobiiliratkaisujen hyödyntämistä. Esimerkiksi tällaisesta sopii kännykän navigaattorin hyödyntäminen ajopäiväkirjassa ja kameran käyttö kuittien tallentamisessa. Tekniikka lisää sisältöä ilman että ihmisen tarvitsee sitä kirjata erikseen.
- Työpajan tavoitteena oli tunnistaa keskeiset kehittämiskohteet ja niiden merkitys/hyöty luoda edellytykset etenemissuunnitelman tekemiselle Tunnistetut tarpeet ja ratkaisuehdotukset: 1. Arkkitehtuuritason kehittäminen Ykkösprioriteetiksi nousi toiminnan tehokkuuden kasvattaminen. Tätä tavoitetta korostetaan myös konsernin taholta. Teknisellä tasolla keskusteltiin kantaratkaisuista ja pilvipalveluista suhteessa konsernin linjauksiin. Tiedonsiirrot vs. Integraatiot ERPiin. 2. Käytäntöjen ja sovellustason kehittäminen Sovellustason investoinnit on pystyttävä perustelemaan konsernille ja siksi hyötylaskelmat on tarkennettava investoinnin pohjaksi. Työpajassa käsittelimme henkilö ja esimiestason aikasäästöjä keskustellen ja lopuksi HR-hyötylaskelmaexcelin avulla. Hyötylaskelman tekoon tarvitaan myös hallinnon työn tehostumisen arviointi. 3. Prosessien priorisointi Työsuhteen aloittaminen ja päättäminen sähköisen järjestelmän avulla nähdään hyödylliseksi, koska se tuo mukanaan mm. hyväksyntäkierron sekä työsopimus - ja työtodistus tulosteet. Esimerkiksi kesätyöntekijöi Työsuhde- ja henkilötietomuutokset: potentiaalinen sähköistämisen kohde Poissaoloilmoitus: tehdään työajanseurannan kautta Henkilötietojen hallinta: Pätevyydet ja koulutusrekisteri laatujärjestelmän kannalta tärkeitä 4. Esitys etenemisestä
- puhutaampa hetki konkretiaa.. onko sulla jotain esimerkkiä miten asiaa voidaa edistää ja näyttää jotain laskelmaa hyödyistä? miten sait johdon vakuutettua ja saitteko jotain ihan konkreettista laskelmaa mitä seurata? millainen selvitysprosessi oli? ja ymmärsinkö oikein, että hyödyt eivät ole ainoastaan kustannus- tai aikasäästö? työntekijäkokemus -> henkilöstötyytyväisyys -> asiakastyytyväisyys Yhdessä asiakkaan kanssa arvioitiin tapahtumien volyymi kk/vuositasolla. Asiakkaan asiantuntijat arvioivat tapahtumiin kuluvan ajan papereilla pyöritettynä. CGI:n asiantuntijat kellottivat digitalisoidun prosessin. Lopuksi laskimme ajan yhteen ja arvioimme yhdessä asiakkaan kanssa digitalisoinnin merkityksen ja vaikuttavuuden käytännön tasolle vietynä. Usein kehitystä on fiksua tehdä paloittain ja iteratiivisesti. Kun kokemus kasvaa, saa uusia oivalluksia ja huomaa mitkä uudet asiat mahdollistuvat edellisen vaiheen myötä. Aina ei pysty/kannata hypätä kerralla maksimaalisen pitkälle.
- Kumulatiivisesti digitalisoinnilla päästiin laskennalliseen 35 henkilötyöpäivän ajansäästöön kuukausitasolla ja yli 400 päivän ajansäästöön vuositasolla. Laskennallisesti ajansäästölle voidaan laskea myös euromääräinen hinta, mutta luonnollisesti sen todentuminen riippuu yrityksen toimenpiteistä ja käytännöistä. Henkilöstön kannalta tärkeää on myös työntekijäkokemus; miten helpoksi tietojen tallentaminen koetaan ja millainen arvo lasketaan sille, että omia tietoja pääsee helposti katsomaan ja muuttamaan. #tällä kohdalla pitää valmistautua GDPR-liitännäisiin kysymyksiin# Esimiesroolin osalta 100 esimiehen tapauksessa kuukausitasolla säästyy 12 htp. Tämä luonnollisesti kuormittuu epätasaisemmin vuosikellon mukaan ja toisaalta esimerkiksi vaihtuvuus ja kesätyöntekijöiden aiheuttama kuormitus vaihtelee yksiköittäinkin.
- jos mä olisin talous- tai HR-johtaja niin haluaisin selvittää tason millä ollaan ja tehdä laskelmia hyödyistä vedetäänpä vähän yhteen.. mitä me halutaan, että meidän kuulijat saavat mukaansa tästä webinaarista ja miksi On väärä luulo, että asiat olisivat kunnossa vaan kaikilta on löytynyt tehostettavaa ja hyötyjä