COM&TEC - CCMS MARATHON 2017 - Davide Osta

1. Presentazione
because Italy
Comunicazione Tecnica per Importatori ed Esportatori di Macchine
Implementazione di un CCMS in uno
studio di comunicazione tecnica
multilingue
Relatore: Ing. Davide Osta – gruppo because – COM&TEC

2. il nostro studio
• Studio di comunicazione tecnica multilingue specializzato in costruzione di macchine
• 25 anni di esperienza (dal 1991)
• Sedi in Italia (Casale Monferrato) e Germania (Colonia)
• Team di ingegneri, redattori tecnici, traduttori specializzati, desktop & web publisher
• Rete internazionale di consulenti CE e traduttori tecnici
• Collaborazione orientata al progetto e alle richieste specifiche del cliente
• Mission «storica»: produzione di documentazione tecnica di prodotto di qualità

3. Uno sguardo al processo
Ufficio
documentazione
because
Identificazione dei
requisiti normativi
Aftersale
Ufficio tecnico
Contenuti tecnici
Requisiti
redazionali
Ufficio
Commerciale

4. Requisiti
redazionali

5. Formati, layout e strutture
caso a) richieste implicite
Formato file:
• MS Word
• Adobe Indesign
• Adobe Framemaker
• Quicksilver Interleaf?
• Freehand?
• MS Publisher?
Layout e
struttura

6. Formati, layout e strutture
caso b) richieste esplicite, codificate e documentate
Guide di stile: Definiscono formato,
struttura e layout in modo rigido

7. terminologia aziendale
caso a) riferimenti forniti dall’azienda
Documentazione commerciale
Documentazione ricambi
Documentazione tecnico-
commerciale

8. terminologia aziendale
caso b) richieste esplicite del responsabile documentazione tecnica
Bobina
Mandrino
Anima
Rotolo
Mandrino
Testa di presa

9. Riservatezza dei dati
Rischio:
• procedimenti civili
• perdita credibilità
Problema:
non lo spionaggio
industriale...
ma confondere i
dati ed inviarli per
sbaglio alla
concorrenza
Aziende rivali
in concorrenza
diretta

10. Puntualità della consegna
Problema:
il camion con la macchina sta partendo
e il manuale dov‘è?
Rischio:
• applicazione di penali
• perdita credibilità

11. Riduzione dei costi di traduzione
Cause prime:
• globalizzazione • proliferazione delle
varianti di prodotto
(customizzazione)
• difficile riutilizzo dei
contenuti multilingua già
prodotti
Causa ultima:

12. Panoramica requisiti redazionali
• formati, layout e struttura dei contenuti imposti dal cliente (guide di stile)
• rispetto della terminologia nella lingua del costruttore e nelle lingue di esportazione
• riservatezza dei dati aziendali
• puntualità di consegna della documentazione (all'accettazione dell’impianto)
• diminuzione continua dei costi di traduzione
because Italy S.a.s, Mombello M.to, Marzo 2016

13. Soluzione
tradizionale
(senza CCMS)

14. Formati, layout e strutture
Inefficienze
• Difficile riutilizzo dei
contenuti
• Corsi di formazione dei
redattori a formati
«originali»
• Lavorazioni a scarso
valore aggiunto.. ma il
cliente paga sempre?
Soluzione
tradizionale:
• Strutture capitoli e
paragrafi diverse per ogni
cliente
• Redattori plurivalenti su
diversi formati
• Desktop publisher a
supporto

15. terminologia aziendale
Mandrino
Anima
Inefficienze
• Scarsa affidabilità e
replicabilità
• Necessità di
archiviazione rigida e
reperibilità delle liste
• e ovviamente.:
lavorazioni manuali! ma
il cliente paga?
Soluzione
tradizionale:
• Memoria storica del
redattore? bocciata!
• Liste terminologiche su
excel!
• e ovviamente.. controlli
di qualità manuali e
sostituzione terminologia
DO1

16. Folie 15
DO1 Davide Osta; 15.06.2017

17. Riservatezza dei dati
Inefficienze
• Perdita di competenze
tecniche del redattore
che, pur specializzato,
non segue aziende
concorrenti
• Formazione tecnica fra
redattori  non
efficiente organizzazione
del reparto
Soluzione
tradizionale:
• Tutti i dati nella nostra
rete sono protetti da
accessi estranei... ma non
basta!
• I redattori su aziende
concorrenti vanno divisi

18. Puntualità della consegna
Soluzione tradizionale:
• Il redattore su butta a capofitto sul
lavoro.. e guai se si ammala!
Inefficienze
• Pianificazione serrata e quotidiana
delle consegne
• In caso di tempistiche molto strette
e/o imprevisti, due redattori devono
dividersi un documento  DTP,
controlli di qualità congiunti,
lavorazioni extra.. ma il cliente paga?

19. Riduzione dei costi di traduzione
Soluzione tradizionale:
• Translation memories e CAT tools,
ovviamente!
Inefficienze
• I 100% match non sempre sono
recuperabili  spreco di costi
• Occorre comunque sempre DTP in
uscita, almeno come controllo
• Per ovviare a questo problema si
utilizza un mix di ricerca manuale e
Translation Memories

20. Organizzazione dei redattori
Conseguenza del rispetto dei
requisiti:
• Ogni redattore lavora per uno o più clienti ma
non condivide il proprio lavoro con gli altri
• Più redattori non riescono a lavorare in
parallelo sullo stesso progetto
Inefficienze:
• Contenuti riscritti anche se potrebbero
essere condivisi  perdita di tempo e
consistenza
• Difficile rispettare i tempi di consegna
 Stress del gruppo

21. Dopo
l’introduzione
del CCMS

22. Formati, layout e strutture
concetto generale
Output
Layout
Progetto
DB informazioni
 Tutti i moduli sono
riutilizzabili.
 Struttura dei nodi del progetto
definita in modo indipendente
 Guide di stile implementate una
volta per tutte
 Il file viene pubblicato in automatico
nel formato e layout desiderato

23. Manuale A Blister Manuale C
DB informazioni
Manuale B
Formati, layout e strutture
riutilizzo dei contenuti dalla sorgente originaria
Programmando al
meglio i metadati, i
redattori sono in
grado di accedere a
contenuti già
redatti e di
riutilizzarli
 risparmio di
tempo di
redazione e
maggiore
consistenza

24. Formati, layout e strutture
layout automatico
Una volta
completata la
migrazione dei dati,
i desktop publisher
del nostro studio
lavoreranno solo a
spot per la
definizione di
nuove guide di stile

25. terminologia aziendale
controllo automatizzato termini ammessi e proibiti
Base terminologica della lingua principale integrata con i glossari
multilingue del CAT  consistenza terminologica anche nelle traduzioni

26. Riservatezza dei dati
utilizzo di metadati e filtri
Lingue
Versione
Metadati
Diritti di accesso
Blocco accessi
concorrenti
Riutilizzo delle
informazioni
Tipo di
informazione
Stato
Organizzando i
metadati
organizzati per
cliente e prodotto,
il CCMS impedisce
automaticamente
che vengano
utilizzati per altri
clienti o progetti

27. Puntualità della consegna
team lavora in parallelo su diversi task
Output
Layout
Progetto
DB informazioni
Il redattore capo assegna le lavorazioni
per task in base alle specializzazioni dei
singoli redattori
 sinergia nel gruppo

28. Riduzione dei costi di traduzione
Riutilizzo dei moduli multilingua
I moduli già tradotti
verranno riutilizzati
automaticamente (e non
verranno esportati per la
traduzione)
 risparmio di costi esterni
e di lavorazioni DTP sui file
tradotti

29. I requisiti di domani

30. Intelligent information
Obiettivi futuri:
• Documentazione non «push» ma
«on demand»
• Riconoscimento del prodotto e
rintracciabilità automatica delle
informazioni
• Filtro automatico delle informazioni
a seconda del livello di accesso
• Condivisione delle informazioni e
feedback da utente a redattore 
ciclo di vita dell’informazione

31. Dalla libreria ai contenuti dinamici
Sfida
Contenuto dinamico
Domani
DB
Oggi
Contenuto statico

32. Smart delivery
CCMS
File
PDF
HTML
Help
XML
CDS Distributori
Ora sta partendo il camion
dei contenuti:
• A chi sono rivolti?
• Con che facilità il
destinatario accede ai
contenuti che desidera?
• Per che scopo sono stati
scritti?
• Il destinatario riesce ad
usufruirne?
• Se non riesce ad
usufruirne, come
possiamo «ripararli?»

33. Conclusione
Un buon sistema CCMS
• Risolve le inefficienze di oggi
ma soprattutto..
• Permette di realizzare le sfide di domani!

34. ... any question?