Software de Costos para el Facil manejo y administracion de su A&B

1. PROYECTO
Libro de Costos Digital para Establecimientos A&B
En época de Escases de Productos y Subida de Precios
Por causa de la llegada anual del Fenómeno del Niño
Informática y Convergencia Tecnológica
Sábados 10 Am.
Profesora
Diana Pinilla
Grupo 30189
Diego Camilo Acosta H.
Corporación Universitaria Nacional CUN
Febrero 2016

2. Introducción
El siguiente proyecto surge de una necesidad que aparece cada año con el cambio de
temporada y con la escases de productos vegetales y la subida, a veces descontrolada, de sus
precios. Veremos en las siguientes paginas un análisis sobre la situación de los precios de los
productos y las alternativas para poder controlar los costos en esas subidas de precios, además
entenderemos como planificar nuestras compras y diseñar nuestro menú acorde a la oferta
del mercado, basado eso si en la calidad, pero considerando concienzudamente cada centavo
invertido en el costo. Con tal propósito el diseñador creo una hoja de cálculo en Excel con
fórmulas combinadas y bien entretejidas para ir actualizando los precios de los proveedores
cada semana y así ir midiendo constantemente el comportamiento del costo en relación a la
variabilidad del mercado. En dicha tabla se encontrara una lista completa de productos con
su precio y unidades de medida, los diferentes proveedores donde poder comprarla, y un
recetario completo del establecimiento para que con el cambio del precio en el inventario
general haya un cambio visible en el costo y margen rentable de cada una de las recetas que
se preparan en el lugar. Así pues por medio de este programa de formatos electrónicos
podemos tener un más alto y especifico nivel de control sobre el negocio y su balance de
rentabilidad anual.
Planteamiento del Problema
Si bien es cierto que un establecimiento gastronómico ya sea hotel, restaurante u otro,
debe ir reestructurando las opciones del menú según la disponibilidad de productos, y la
rotación de variedad de opciones, también hay que ser muy consciente de que la subida de
precios por fenómenos climáticos extremos hace que el costo de los meses de esa temporada
se dispare e impida que el promedio de costo anual sostenible se mantenga. Ese costo
adicional no puede recargársele al comensal, el menú no se puede alterar modificando los
precios de los platos cada que haya un alza de productos.
Por tal razón se hace necesario calcular con anticipación y sobre un sistema de
comparación estadística, todos los posibles movimientos que las compras de nuestros
insumos puedan tener en la fluctuación de las temporadas climáticas. A saber, mientras una
libra de papa, cuesta en junio 1.300 pesos, en febrero, bajo fenómeno del niño, sube está a
3.500, lo cual es un aumento de mucho más del doble a su precio común, y si eso es una libra
de papa, imaginemos como seria calcular en un establecimiento que se pueden comprar 10 o
12 costales cada mes.
Descripción del Problema
El costo de un establecimiento gastronómico es la base de su sustento y una garantía
de calidad por su nivel organizativo. Cuando el costo esta alto erróneamente se recurre a
medidas que sacrifican calidad por precios bajos, así que un buen costo nivelado da la
garantía que se está utilizando productos previamente planificados y comprobados.

3. En términos simples el costo de un restaurante debe permanecer en el 33% de gasto.
Se calcula así porque otro 33% se destina a gastos operativos, servicios públicos, gastos fijos,
nómina y servicio de mesa y el último 33% restante es la ganancia. Si el precio del mercado
sube digamos a un 35%, ese 2% necesario no se le puede quitar a los gastos fijos,
necesariamente se le quita a la ganancia, quedando está en un 31%, si el costo sube a 40% la
ganancia baja a un 26% lo cual desestabiliza la sostenibilidad del negocio.
Formulación del Problema
¿Cómo una calculadora de datos le puede ayudar a un administrador de restaurantes
a que el mercado le salga más barato? O mejor aún, ¿puede el costo de un restaurante
controlarse con una simple tabla?
Definitivamente sí. El Libro de costos que se diseño tiene como principal objetivo el
encontrar los mejores precios, las mejores condiciones de compra, los proveedores indicados
para cada producto y las alternativas para jalar hacia abajo unos cuantos puntos porcentuales
en el gasto del negocio que implemente dicha tabla.
Cocineros de todo ámbito conocen a fondo que en un sistema desorganizado el grado
de desperdicio y de perdida puede ser enorme. Con esta tabla de datos el administrador del
restaurante puede desde su computador conocer todos los movimientos del producto dentro
de la cocina y el bar y estar seguro que todo el producto comprado ha sido debidamente
procesado y puesto en cada plato o servicio, con el mínimo desperdicio y con un margen de
calidad mucho más óptimo.
Justificación.
El diseñador del Libro de costos, y de todas sus tablas y formatos incluidos, tiene una
experiencia de 13 años en el medio gastronómico habiéndose desempeñado como chef
operativo y administrativo en diferentes establecimientos gastronómicos del país y en el
extranjero, su experiencia lo hizo participe de esa necesidad de control y lo llevo a descubrir,
tomando conocimientos de un lugar y del otro, como generar una operación completamente
circular organizada siguiendo la lista de formatos y tablas de cálculo diseñadas en el
programa del libro para hacer más eficaz y eficiente la operación del establecimiento y el
control continuo de su costo.
Está diseñado para gerentes, administradores y chefs de establecimientos
gastronómicos como restaurantes, hoteles, clubes, casinos, paradores, estaderos, panaderías,
líneas de domicilio, Food Trucks y servicios de catering entre otros muchos más.
El sistema del Libro de Costos Digital ha sido comprobado por su diseñador en la
experiencia y después de implementado en varios establecimientos ha mostrado con el
tiempo arrojar datos cada vez más precisos y confiables que permiten planificarse de una
manera muy sencilla y practica manteniendo costo, calidad y beneficios.

4. Objetivos
 El primer objetivo es identificar los valores y el comportamiento de cada producto
del menú, ya sea de bar o de cocina. Se realizara un inventario general de existencias
en despensa y se le dará su valor según las facturas de su compra. Esa será la tarea de
la primera semana.
 Seguidamente se hará el estudio de proveedores para escoger mínimo 3 proveedores
para cada producto así siempre tener alternativas de reemplazo, y una vez escogidos
los proveedores se hará una negociación concienzuda de cada producto
discriminándolo de lo demás, este valor suele disminuir cuando se negocian las
grandes cantidades requeridas en el mes. Segunda semana se resolverán proveedores
en general.
 A continuación se debe hacer un estudio del menú, las posibles modificaciones
necesarias y una escogencia de platos basados en un mercado compacto, sin tantos
ingredientes para un solo plato, así utilizar mismos ingredientes para muchas
preparaciones diferentes. De esa manera filtramos y nos quedamos con lo esencial,
para con ello hacer una estandarización de recetas pesando cada ingrediente en la
proporción ideal para cada plato y preparación. Se debe implementar un sistema de
porcionamiento para que las cantidades de cada uso sean siempre las mismas. Bien
marcado todo, con fechas de vencimiento y normas sanitarias para su procesamiento
y almacenaje o su tránsito en las líneas. Este proceso tomara 4 semanas ya que debe
ser analizado en detalle con muchas variables hasta llegar al punto ideal de cada
producto analizado.
 Para la estandarización también se tendrá una foto como referencia para el montaje y
presentación de la preparación y todos los datos en sus casillas necesarios para ir
viendo el movimiento del costo y el % de rentabilidad en cada receta estándar.
Encontraran también una descripción precisa, simple y sistemática de cómo se debe
realizar el proceso de cada receta para que siempre sea el mismo sin importar quién
lo realice.
 Seguido a todo ello se diseñaran las tablas con los datos recogidos y se implementara
el sistema en un lapso completo de 6 semanas. Se pondrá a prueba otras 6 semanas y
así en 3 meses ya habrá un sistema funcional montado arrojando resultados y
comparativas iniciales para poder trabajar sobre sus datos.
Objetivo General.
Dicho todo lo anterior y comprendiendo más a fondo la gravedad del tema de la
subida de precios por efectos estacionales y la escases de los diferentes productos por la
misma causa, se hace imperativo tomar medidas de control para organizar un mercado y una
compra que garantice no solo calidad sino un costo nivelado para la sostenibilidad del
negocio.
Este Libro de Costos Digital hace las veces de Restaurantero administrativo y arroja
datos precisos que le permitirán a quien lo maneje tomar decisiones correctas y bien

5. escogidas con relación a las compras del establecimiento y poder ver así los resultados en el
costo y las ganancias del mismo.
Objetivos Específicos
No es una tarea fácil la de poner en cintura cada rincón del establecimiento
cuantificando en números económicos todo. La dedicación al sistema es la clave para que el
devuelva los datos más precisos. Para ello debemos planificar paso a paso los objetivos que
nos permitirán tener nuestro libro diseñado e implementado en un lapso de 3 meses, primero
recopilación de datos, segundo depuración de conceptos, tercero rediseño y estructuración de
productos por separado, capacitación al personal para el uso correcto de los formatos diarios
que alimentaran al sistema y por ultimo llegar al objetivo de mantener el 33% del costo con
un sistema organizado, simple, eficaz, y eficiente.
Informe Final del Proyecto.
Otros establecimientos se han visto beneficiados con la implementación de este Libro
de Costos Digital, con el paso de un año, uno de esos restaurantes logro repuntar en las listas
de favoritos de su zona, logro hacer compras más organizadas y procesos operativos más
controlados y así la rentabilidad se fue recuperando con lo cual pudieron hacer mejoras a la
planta física del lugar y mantener un menú de muy buena calidad, estable y sin contratiempos,
además de haber conseguido modificar las opciones del menú 3 veces en el año dándole así
más variedad y atracción de volver a los comensales que los han calificado.
Los resultados demuestran que la labor de inventario y compras tarda solo un par de
horas para completarse el ultimo día de la semana arrojando % de costo de esa semana y la
lista automática de compras de la siguiente semana creando así un flujo de estabilidad y
control que mantiene el negocio ya no solo a flote sino produciendo bien y generando
ganancias para todos.
El sistema fu adaptado a cada establecimiento conforme a sus conceptos, su nivel
presupuestal, su margen de costo, su marca, su tipo de público y su visión a futuro.
Este Libro de Costos Digital una vez implementado puede durar años y años
generando datos mientras se lo alimente correctamente de la información que requiere para
procesar respuestas y soluciones. Conforme pasan los años se va volviendo más preciso ya
que cuenta con un sistema de comparación, de la fecha actual con relación al mes pasado, o
al año pasado, indicando cual era el movimiento en ese entonces y así empezando a
comprender cuál es el flujo de costo, de operación, y de público, en cada época del año, y en
cada día del mes. Teniendo esos datos comparativos, llamados pares, podremos prepararnos
en la justa proporción de lo que se demandara en determinado día, semana, o mes de todo el
año. Muy importante para zonas turísticas en donde la temporada alta crece
exponencialmente la demanda y en temporada baja hay mucho menos público y aumenta el
riesgo de sobrecosto y desperdicio.
El Libro de Costos Digital será manejado únicamente por el administrador y por el
chef del restaurante, el dueño del restaurante recibirá cada lunes a primera hora en reunión

6. semanal el informe final con el costo de la semana anterior, con el comparativo de la semana,
mes y año anterior, con la lista de precios actualizada para la semana que comienza, y la lista
de compras automática que el sistema arroja luego de alimentarlo con los datos de los
inventarios.
Administrador y chef serán encargados de distribuir los formatos necesarios para cada
función en cada área y capacitaran permanentemente al personal para su correcto
diligenciamiento diario, estos formatos discriminados abarcan todos los diferentes procesos
del establecimiento, tanto de producción de alimentos, así como de funciones separadas por
áreas y por empleados, tanto como del aseo del lugar en general, cosa bastante importante y
que requiere de mucho control y supervisión en los establecimientos de A&B.
Una vez concluidos los seis meses con el sistema instalado y comprobado se efectuara
el pago de los pendientes para con el diseñador y se establecerán unas fechas de visita para
mantenimiento del sistema y realimentación. Se elabora un cronograma de visitas y
revisiones cada 3 meses haciendo 4 mantenimientos en un año, para dar terminaciones y
pulimiento de detalles en el transcurso de la marcha operativa.
Conclusiones.
Con gran satisfacción el Libro de Costos Digital ha cubierto las necesidades de varios
establecimientos de controlar su gasto y mejorar su compra, sorteando temporadas y precios
altos en el transcurso de su operación. Varios de ellos lo han recomendado a nuevos
establecimientos que lo han recibido con la misma satisfacción por encontrar en el los
resultados que tanto esperaban para organizar su operación de servicio y reducir al mínimo
las horas administrativas que pueda llevar este proceso.
El diseñador está comprometido con el mejoramiento de los establecimientos
gastronómicos ayudándolos a mejorar su costo y así su margen de ganancias y su tiempo de
trabajo administrativo. Y cree firmemente en que a través de procesos organizativos es
posible dar solución a todas las dificultades que a veces el gremio restaurantero y hotelero
suelen enfrentar. El estudio detallado, y la iniciativa de mejorar los principios clásicos, harán
de la industria gastronómica un fuerte musculo para el ingreso del país y la mejoría de las
condiciones de sus empleados.
Bibliografía
Libro Administración y Costos Gastronómicos. Jaime Alzate. Capitulo Mantener el 33%.
Libro Fundamentos del manejo de establecimientos A&B. Luis Forero.

7. Anexos