Apresentação de Patricia Lobaccaro, da Brazil Foundation, realizada durante o Festival ABCR 2017, em São Paulo, entre os dias 17 e 19 de maio de 2017.

1. Patricia Lobaccaro
Galas e Eventos Beneficentes

2. Por que fazer um Gala?
- Arrecadar recursos
*** Tipo de recurso (discricionário, irrestrito)
- Arrecadar Amigos (friendraising/constituency building)
- Community Building (construção de uma comunidade de
apoiadores)
- Visibilidade para causa
- Celebração/ reconhecimento dos doadores
- Lançar uma campanha

3. Jornada do Doador
Envolver
Lidera
Contribui
Endossa
(curte, compartilha)
Segue
Observa
Gerar Valor
Informar
Nao enxergue seu doador como um $. Inspire/Envolva
Oportunidade de liderar
Sempre se pergunte como voce esta gerando valor
Nutrir
Legado
Doação
Maior/recorrente
Primeira Doação
Evento/Camapanha
Potencial Doador
GALA
EVENTO
COMITE DO GALA

4. Celebrar o que? Com quem?

5. Por que não fazer um Gala?
- Não é a forma mais eficiente de arrecadar (receita x custo)
- Custo
Financeiro
Tempo
Recursos Humanos – sobrecarga na equipe
De Oportunidade
- Risco
- Reputação/Imagem

6. Orçamento
- Espaço (locação, seguros, Limpeza, gerador, ar condicionado, toldo,
banheiros)
- Acesso e Segurança (Ambulância, brigada de incêndio, CET, vallet,
segurança)
- Catering (comida, bebida, garçons)
- Produção (decoracao, aluguel de móveis, flores, equipamentos, montagem
desmontagem, palco, iluminação, som, projeção de vídeo)
- Artístico (logística de viagem, transporte, alimentação, instrumentos, ECAD,
camarins, ensaio, rider)
- Equipe (Produtores, Recepctivo, etc) *** custos da sua equipe
- Comunicação (design gráfico, impressos, backdrop, foto/vídeo, assessoria)
- Outros (custos com leilão, etc)
- CONTINGENCIAMENTO (10-30%)

7. Passo a Passo
- Peças chave: comitê de organização (voluntário), conselho
- 9 meses antes:
- montar comite; convidar uma pessoa para presidir o
comite;
- orçamento e disponibilidade de datas e locais
- pacote de patrocínio (níveis de apoio)
- convite homenageados
- 6 meses antes: negociação com fornecedores, prospectar
patrocinadores, venda de mesas, convite a convidados
especiais, enviar save the date
- 3 meses antes: venda de convites e mesas, anúncio convidados
especiais, press release, imprensa, produção do evento
- 1 mês antes: envio de convites, imprensa (⅔ dos convites
geralmente vendidos no último mês)

8. Passo a Passo
- 1 mês antes: reuniões semanais, ajustes finais na produção
- Semana anterior: distribuição das mesas (placement), run of
show, reunião com equipe, voluntários e fornecedores no
local, transporte itens do leilão; materiais impressos para leilão
- No dia: montagem, logística do leilão, receptivo, imprensa,
convidados especiais
- Dia seguinte: desmontagem, release pos-evento,distribuição
de fotos para imprensa, agradecimento aos principais
apoiadores
- Semana/mês seguinte: cobranças e pagamentos,
agradecimento a todos os doadores
- Nos meses seguintes: evento de agradecimento, cultivar
doadores

9. Melhores Práticas
- Evento não deveria custar mais do que 25% da receita total
- Estrategias para Minimizar o Custo: parcerias ou patrocínios
in-kind; fazer o evento na casa de alguem
- Integrar programa/missão no evento

10. Melhores Práticas - Exemplo
East Hampton Library Authors Night: tarde de autógrafos com 100
autores, toda renda de venda de livros doada, seguida por 25
jantares/saraus simultâneos na casa de pessoas (sem custo para a
org.)

11. Melhores Práticas - Exemplo
amfAR – arrecadou mais de US$13 milhões em 7 Galas em SP
Evento na casa de uma familia que faz o underwriting do custo

12. Melhores Práticas - Exemplo
BF – Galas Regionais

13. Obrigada!