avances en la comunicación en colombia

1. Manual de usuario final
MARZO 2014
CÓMO HACER COMUNICACIONES

2. 1. Ingresar al sistema en la Versión Productiva: sgd.ucm.edu.co con el Usuario
y Contraseña asignada.
Usuario: El mismo del correo electrónico
Contraseña: El número de la cedula
Por seguridad, recuerde cambiar la contraseña según las indicaciones dadas
en el Manual SGD V1.

3. 2. Existen dos (2) maneras para realizar comunicaciones en SAIA.
PRIMERA: Hacer una comunicación sin que deba ser respuesta de otra, es decir,
que se puede realizar cuando se requiera.
Paso 1 de 3: Hacer clic en el ícono Fomatos

4. Paso 2 de 3: Se elige la plantilla que se desee realizar
Paso 3 de 3: Se realiza el diligenciamiento de los campos de la plantilla. Y se hace clic en
Continuar en la parte inferior cuando se haya terminado de diligenciar la plantilla.
Los campos con asterístico (*) son campos que obligatoriamente se deben diligenciar.

5. Después de continuar es posible visualizar el documento, si es necesario realizar
cambios en la información se da clic en el botón editar, de lo contrario dar clic en
confirmar. Con este último botón se termina el documento y se envía al destinatario.

6. SEGUNDA : Hacer una comunicación como respuesta de otra, es decir, que la
respuesta DEBE quedar vinculada al documento original.
Paso 1 de 3: Hacer clic en el ícono Pendientes.
Este paso permite ver los documentos y elegir el documento que requiere respuesta.

7. Paso 2 de 3: Hacer clic en el documento que desea responder

8. Paso 3 de 3: Hacer clic en el icono Dar respuesta al documento, y elegir la plantilla
que desea realizar.

9. GENERALIDADES DE LA CREACIÓN DE COMUNICACIONES
1. COMUNICACIÓN INTERNA
a. Serie Documental: Debe elegir el tipo documental que va a realizar, de
acuerdo a las series y subseries asignadas a su dependencia.
b. Debe diligenciar la información del PARA, buscando la persona de destino
del comunicado.
c. Si es necesario enviar copia del documento, se de debe diligenciar el
campo CON COPIA A.

10. d. Escribir el asunto del documento. Este debe ir de acuerdo a la serie
documental seleccionada.
e. Escribir el contenido del documento. Teniendo en cuenta la ortografía, la
redacción y tratando un solo asunto por comunicado.
Además de lo anterior guardar las debidas proporciones entre párrafos para
mejor presentación del documento.

11. f. Transcriptor: el sistema lo toma por defecto según el usuario que ingresa
al sistema.
g. Anexos digitales: Podrá anexar archivos desde su computador. Escribirlos
h. Anexos físicos: Describir los anexos físicos que se remiten
i. Desea Digitalizar: Por defecto se tiene que NO.
j. Mostrar Firmas Digitalizadas: Si se elige SI el sistema pondrá su firma
digitalizada, si elige NO se le dejará el espacio para que lo imprima y escriba
su firma manualmente.

12. l. Asignar responsables: Si se elige UNO el sistema asumirá que USTED hará y
FIRMARÁ el documento, si elige VARIOS el le preguntará QUIEN debe dar el visto
bueno al documento.
m. Firma: Si elige SI el sistema entenderá que USTED FIRMARÁ el documento,
si elige NO el sistema entenderá que usted sólo lo elaborará y no será
necesaria su firma sobre el documento.
k. Mostrar encabezado: Por defecto debe estar en NO
n. Guardar como plantilla: . Si se elige SI el sistema guardará el texto del
contenido para que pueda ser reutilizado, si elige NO no se guardara.

13. o. Responsable de aprobación del documentos: Después de dar continuar el
sistema lo lleva a ventana, para seleccionar el funcionario responsable de aprobar
el documento. Si se requiere la aprobación de otra persona, se debe dar clic en el
botón de AGREGAR OTRO RESPONSABLE, de lo contrario CONTINUAR
p. Solicitud de firma: Seleccionar la opción requerida.
- Requiere firma: La firma electrónica se muestra en el documento
- Requiere revisado del funcionario: Se incluye en la parte inferior el nombre del
funcionario que reviso el documento.
- Responsable sin firma ni revisado: El funcionario debe aprobar el documento para el
tramite del mismo, pero no aparece su firma ni el revisado del documento.
.

14. q. Usted podrá ver el borrador del documento.
En la parte inferior de este borrador el sistema le permitirá:
Editar: por si decide cambiar algo.
Confirmar: cuando ya está listo para obtener el radicado y enviarlo al destinatario.

15. r. Ver responsables: cuando se quiera agregar más responsables para
firma o el visto bueno al documento

16. 2. NOTA INTERNA
a. Para: Debe diligenciar la información del Destino eligiendo al funcionario que
desea enviarle la nota.

17. b. Asunto: Debe elegir el tipo de Asunto que desea notificar.
c. Observaciones: Escribir las observaciones o particularidades de la nota.
d. Anexos digitales: Podrá anexar archivos desde su computador

18. f. Guardar como plantilla: Si elige SI el sistema guardará el texto del contenido
para que pueda ser reutilizado (en el recuadro asignar el nombre), si elige NO,
no se guardara.
h. Firma: Si elige SI el sistema entenderá que USTED FIRMARÁ el documento,
si elige NO el sistema entenderá que usted sólo lo elaborará y no será
necesaria su firma sobre el documento.
g. Asignar responsable: Si elige UNO el sistema entenderá que USTED hará y
FIRMARÁ el documento, si elige VARIOS el le preguntará QUIEN debe dar el
visto bueno a ese documento.
i. Continuar: Finalmente debe hacer clic en Continuar para guardar la
información y así ver el Borrador del documento.
e. Desea digitalizar: Por defecto se tiene que NO

19. j. Usted podrá ver el borrador del documento. En la parte inferior de este
borrador el sistema le permitirá:
Editar: por si decide cambiar algo.
Confirmar: cuando ya está listo para obtener el radicado y enviarlo al
destinatario.
Ver responsables: cuando se quiera agregar más responsables para firma o
el visto bueno al documento

20. 3. COMUNICACIÓN EXTERNA

21. a. Dependencia del creador del documento: Elegir la dependencia
remitente.
b. Serie Documental: Debe elegir el tipo documental que va a realizar, de
acuerdo a las series y subseries asignadas a su dependencia.
c. Destino: Debe diligenciar la información completa del DESTINO y hacer clic
en “Seleccionar”.
El sistema adiciona el destinatario elegido
en el listado de seleccionados

22. d. Con copia a: Si es necesario enviar copia del documento a un funcionario
de la misma entidad, se de debe diligenciar el campo CON COPIA A,
realizando el procedimiento anterior.
e. Asunto: Este debe ir de acuerdo a la serie documental seleccionada.

23. f. Escribir el contenido del documento. Teniendo en cuenta la ortografía, la
redacción y tratando un solo asunto por comunicado.
Además de lo anterior guardar las debidas proporciones entre párrafos para
mejor presentación del documento. Si el contenido ya lo ha escrito antes y lo tiene
guardado como plantilla, podrá hacer clic en la P
del menú y recuperar el texto.
g. Con copia Interna A: Se puede elegir un destino interno para envío de copias,
buscando el funcionario requerido.
Si el contenido lo tiene escrito en otro
procesador se puede copiar y pegar. Antes de
pegar (Ctrl V) dar clic en el icono (pegar
como texto plano).

24. h . Visible la copia interna: Se selecciona de acuerdo a la necesidad.
i. Transcriptor: el sistema lo toma por defecto según el usuario que elabora
la comunicación.
j. Anexos digitales: Podrá anexar archivos desde su computador
l. Crear radicado diferente para cada destino: Por defecto debe estar en si.
Solo se da un mismo radicado para textos informativos.
m. Desea digitalizar: Por defecto se tiene que NO
k. Anexos Físicos: Describir los anexos físicos que se remiten.

25. q. Asignar responsable: Si se elige UNO el sistema asumirá que USTED hará y
FIRMARÁ el documento, si elige VARIOS el le preguntará QUIEN debe dar el visto
bueno al documento.
r. Firma: Si elige SI el sistema asume que USTED FIRMARÁ el documento, si elige
NO el sistema entenderá que usted sólo lo elaborará y no será necesaria su firma
sobre el documento.
o. Mostrar encabezado: Por defecto debe estar en NO
n. Mostrar firmas digitalizadas: Si se elige SI el sistema pondrá su firma digitalizada, si
elige NO se le dejará el espacio para que lo imprima y escriba su firma manualmente.
p. Guardar como plantilla: Si se elige SI el sistema guardará el texto del contenido
para que pueda ser reutilizado.

26. s. Responsable de aprobación del documentos: Después de dar continuar el sistema
lo lleva a la ventana, para seleccionar el funcionario responsable de aprobar el
documento. Si se requiere la aprobación de otra persona, se debe dar clic en el botón
de AGREGAR OTRO RESPONSABLE, de lo contrario CONTINUAR.
t. Solicitud de firma: Seleccionar la opción requerida.
- Requiere firma: La firma electrónica se muestra en el documento
- Requiere revisado del funcionario: Se incluye en la parte inferior el nombre del funcionario que reviso
el documento.
- Responsable sin firma ni revisado: El funcionario debe aprobar el documento para el tramite del mismo,
pero no aparece su firma ni el revisado del documento.

27. u. Usted podrá ver el borrador del documento, y seleccionar uno de los destino
ingresados.
En la parte inferior de este borrador el sistema le permitirá:
Editar: por si decide cambiar algo.
Confirmar: cuando ya está listo para enviar el documento a los responsables de
aprobar el documento

28. Ver responsables: cuando se quiera agregar más responsables para firma
o el visto bueno al documento

29. Cuando el documento llega al responsable de aprobar el documento, este
podrá Editar, Devolver o confirmar el documento (este último permite
enviar el documento al destinatario final y generar el numero del radicado

30. Manual de usuario final
Cualquier inquietud comunicarla al Centro de Administración de documentos o a la
Unidad de Sistemas de Información. Ext. 1110 – 1211
MARZO 2014 – V2