La conservazione sostitutiva si è imposta come lo strumento dal quale partire per ammodernare tutti i processi documentali in ambito amministrativo e come tale è stata adottata da gran parte delle aziende italiane. DocFlow scioglie i legittimi dubbi del Contribuente e del Responsabile della conservazione, grazie alla dichiarazione di conformità rilasciata al termine dei lavori di ispezione simulata sugli archivi sostitutivi.

1. DOCFLOW
Servizio di
AUDIT DEL PROCESSO DI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. Il Responsabile della Conservazione
Assume un ruolo chiave per tutti gli aspetti del regime di conservazione sostitutiva.
In particolare deve riassumere le competenze seguenti:
LEGALE E
LEGALE E Chiamato a un continuo presidio su norme, leggi, interpretazioni, sentenze e
FISCALE
FISCALE interpelli riferibili al regime di conservazione sostitutiva dei documenti.
Chiamato a mantenere un archivio del software di gestione, a prevenire casi
IT
IT di obsolescenza tecnologica e a far condurre le manutenzioni evolutive
indotte dalle modificazioni di legge.
ORGANIZZATIVA
ORGANIZZATIVA Chiamato a definire nei dettagli il processo di conservazione sostitutiva e di
archiviazione adottato.
SECURITY
SECURITY Chiamato a definire, documentare e adottare le procedure di sicurezza fisica e
logica.
CONTROLLO
CONTROLLO Chiamato a condurre verifiche periodiche sulla effettiva leggibilità dei
documenti.
PRIVACY
PRIVACY
Attraverso la raccolta, la registrazione, l’organizzazione delle informazioni cui
è preposto, egli compie un’operazione di trattamento dei dati personali.
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3. Il Responsabile della Conservazione
“Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può
delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una
o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la
corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.”
(delib. CNIPA 11/2004)
Tramite il meccanismo di delega, il
Responsabile della Conservazione può
quindi affidare a persone, fisiche o
giuridiche, i compiti che ritiene opportuno.
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4. Scopo degli accertamenti
LA POLIZIA TRIBUTARIA CONDUCE ISPEZIONI
ALLO SCOPO DI:
• La regolare istituzione e conservazione dei documenti tributari e delle
scritture contabili
• La tenuta dei medesimi documenti e scritture in conformità alle
norme di legge
• L’osservanza delle norme concernenti la regolarità formale dei
documenti elementari
• L’eventuale sussistenza dei presupporti in
virtù dei quali è consentito il ricorso
all’accertamento induttivo
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5. Modalità delle ispezioni
MODALITA’ DI CONDUZIONE DELLE ISPEZIONI
• Controllo sull’osservanza delle garanzie richieste e della tempistica
del processo di conservazione sostitutiva, e della tempistica nella
emissione, ricezione e registrazione e conservazione delle fatture
attive e passive
• Verifica sull’effettuazione delle comunicazioni presuntive e
consuntive alle agenzie fiscali prescritte dalla norma
• Verifica a campione sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e
tecnica di riferimento
• Controllo sull’avvenuto intervento del
pubblico ufficiale, ove previsto dalla
normativa
• Controllo sull’esistenza, sul contenuto e
sulla data dell’eventuale accordo stipulato
per la fatturazione elettronica
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6. Illeciti fiscali relativi alla documentazione
Violazione degli obblighi di “documentazione”
Irregolarità nella tenuta delle scritture contabili
Mancata esibizione o sottrazione alla verifica di documenti
Mancata o scorretta bollatura dei registri
Altri illeciti
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7. Compiti del Responsabile della conservazione
• definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti
(analogici o informatici) da conservare, e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e
la sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario
• archiviare e rendere disponibili relativamente a ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti
informazioni: descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, estremi identificativi del responsabile della conservazione,
estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle
stesse assegnati, indicazione delle copie di sicurezza
• mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione, nelle eventuali diverse versioni
• verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione
• adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione
sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione
• richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo
intervento
• definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione
del riferimento temporale
• verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva
leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al
riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
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8. IL SERVIZIO DI AUDIT
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9. Obiettivi
1. Verificare la rispondenza agli adempimenti e alle
prescrizioni di legge
– Manuale della conservazione
– Lettere di Nomina e di delega
– Altra documentazione disponibile
2. Valutare i rischi da:
– Obsolescenza tecnologica
– Illeggibilità dei dati
– Invalidazione degli archivi ottici
– Sicurezza fisica e logica
– Privacy
3. Proporre possibili azioni migliorative del
processo di conservazione sostitutiva:
– Mutuate dalle esperienze DocFlow
– Offerte dallo specifico contesto del Cliente
4. Certificare i risultati ottenuti
– Da osservazione del contesto
– Tramite operazioni di campionamento
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10. Metodologia
Macchina Operativa
Tramite osservazione diretta, sono condotte le attività finalizzate a comprendere, analizzare e valutare le
operazioni svolte dal personale preposto alla conservazione sostitutiva. Sono inoltre analizzati i documenti
a supporto in termini di completezza, correttezza e rispondenza a quanto osservato. Particolare attenzione
è posta ai casi limite stabiliti dalla norma
Archivio
Attività finalizzate alla certificazione del corretto stato di generazione e mantenimento dell’archivio ottico.
Vengono condotti gli opportuni campionamenti sull’archivio e verificate le azioni correttive previste dalla
procedura adottata.
Simulazioni e Riscontri pratici
Vengono simulate le operazioni ispettive, limitatamente a quanto previsto dal regime di conservazione
sostitutiva. Sono esclusi gli ambiti squisitamente tributari.
I risultati emersi e valutati a ciascun livello sono poi aggregati e valutati con approccio olistico
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11. Deliverables
REPORT DELLE RILEVAZIONI
– Da osservazione del contesto
• Fornendo un documento riepilogativo con le osservazioni e le conclusioni raggiunte
in merito alle valutazioni quantitative e qualitative sulle procedure analizzate.
– Tramite operazioni di campionamento
• Misurazione delle discrepanze rispetto ai risultati attesi.
• Verifica della qualità delle immagini dei documenti analogici sottoposti a processo
di conservazione
• Calcolo un indice di qualità ottenuto assegnando un peso ad ogni singola tipologia
di discrepanza, che servirà per il calcolo di una media pesata delle difformità.
AZIONI CORRETTIVE
– Correlate al report delle rilevazioni
– Scomposizione dei benefici lungo le dimensioni “osservanza normativa”, “efficienza di
processo”,”efficacia di governo”
– Richiamo e illustrazione delle relative best practice raccolte da DocFlow
– Piano di intervento coerente con le priorità proposte
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12. Presidio delle azioni correttive
A garanzia dei risultati dell’audit, DocFlow è disponibile a:
trasferire la conoscenza tematica al
Responsabile della conservazione e/o ai suoi
delegati
partecipare al reengineering dei processi
coinvolti
addestrare gli operatori
assumere in formula outsourcing tutte o parte
delle attività del processo di conservazione
sostitutiva
condurre audit periodico
includere il cliente nell’osservatorio normativo
ristrutturare gli archivi pregressi per adeguarli
alla normativa vigente
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13. Tempistica e visione di insieme
Tempi
• La prima sessione di audit richiede un tempo compreso tra 1 e 2 settimane
lavorative e impegna tra i 2 e i 3 consulenti DocFlow
• Le successive sessioni di audit, condotte a cadenza almeno annuale, hanno una
durata compresa tra 3 e 5 giorni lavorativi e impegnano 1 consulente DocFlow
Visione di insieme
• L’audit è parte della linea Effective Care, pensata per la massimizzazione del ROI sui
processi digitalizzati e content‐enabled.
• A completamento dell’audit, che coprecompletamente l’area “Availability” e
parzialmente quella “Continuity”, si trovano i Effectiveness
Effectiveness
servizi di Compliance (“Effectiveness”) con
Enterprise Performance
Cosa conviene
Enterprise Performance
Cosa conviene
che succeda?
l’accesso al blog tematico e a convegni Continuity
Continuity che succeda?
ROI Qual è la cosa
tematici organizzati da DocFlow. ROI
che dovràcosa
Qual è la
che dovrà
succedere?
succedere?
Availability Cosa potrebbe
Availability Cosa potrebbe
succedere?
succedere?
Perchè è
successo? è
Perchè
Cosa è successo?
Cosa è
successo?
successo?
Time
Time
Reactivity Proactivity Governance
Reactivity Proactivity Governance
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14. grazie Per maggiori informazioni
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