1. www.docflow.com
Come gestire gli
APPALTI senza RISCHI
ed essere più
competitivi
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. Chi è DocFlow Italia S.p.A.
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www.docflow.com
SOCIETA’ ITALIANA NATA NEL 1995
UFFICI A MILANO, TORINO, PADOVA
+150 CLIENTI ATTIVI (DI CUI 40% SOCIETA’ QUOTATE)
+600 PROGETTI REALIZZATI
+50.000 UTENTI USANO QUOTIDIANAMENTE LE NOSTRE APPLICAZIONI
PARTNERS & CERTIFICATIONS: MICROSOFT, OPENTEXT, METASTORM, SAP
E ALTRI.
 LA MISSION: “AIUTARE I NOSTRI CLIENTI A RIPENSARE I PROPRI
PROCESSI IN MODO DIGITALE, PER RECUPERARE EFFICIENZA DA
DEDICARE ALLA CRESCITA”
 COSA FACCIAMO:
 PROGETTI
 SERVIZI
 RICERCA & SVILUPPO
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3. DocFlow Portfolio in 6 aree chiave
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DocFlow mette a disposizione dei suoi Clienti le sue piattaforme tecnologiche
(Asset) in 6 aree chiavi, per realizzare soluzioni per la gestione dei documenti
(Document Management), implementare workflow documentali (Process
Management), offrire l'accesso a informazioni essenziali per i processi di
Compliance & Control e ottimizzare la Collaborazione tra gruppi di lavoro.
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4. In breve, cosa facciamo?
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 Colmiamo gli spazi vuoti tra i sistemi
 Colmiamo gli spazi tra le persone
 Puntiamo all’efficienza ed efficacia!
Collaboration Layer
People Gaps
Mfg
Operations
Suppliers
HR
Finance
Sales
Customers
Interface Layer (portal, web, PC, PDA)
Application Gaps
ERP
SCM
CRM
Oracle
SQL
DB2
Legacy
Warehouse
Data Integration Layer
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5. Framework tecnologico
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ERP and Legacy
Systems
DB Server
Web Services
J2EE/COM/.NET
Customer ERP Server and client Integration
Paper/ Fax
Office &
Productivity
Tools
Capture &
Transformation
Document Organization
Process & Compliance
Business Partner
Portal
Distribution
PEC, mail, fax, Postel
Dispatcher
Archiving & Records Management
eDocuments
Cryptography
& DRM
“Conservazione
Sostitutiva” (*)
(mobile) Mail Client
Web Client
“ERP Enabled “DM&WF”
Archiving &
Record
Management
ERP/Legacy Client
“Collaborative user”
“Document Enabled ERP”
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eDocuments

6. Focus sulle funzionalità iniziali
Qualifica
Fornitori
Gestione
Anagrafiche e
processo di
Valutazione
Gestione
“pratica”
d’acquisto
Validazione
documenti
D.Lgs. 81
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Gestione
Contratti
Qualità/Sicurezza/Controllo/ Ufficio Acquisti/Legale
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Ambiente di gestione
del documento
contratto al fornitore

7. Il Business Challenge
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Gestire in modo efficiente ed efficace i
contratti d’appalto
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8. Il Business Challenge
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Minimizzare i rischi derivanti dai contratti
d’appalto
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9. I VERI Business Challenge
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Quali Fornitori Coinvolgere?
Quali documenti devo chiedere?
Cosa dice la legge?
e le policy interna?
Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto!
Quale versione stai usando?
Quando hai finito ricordati di fartelo approvare!
E’ stato approvato?
Chi lo sta gestendo?
Questo documento è ancora valido?
Quale documento uso?
Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail
Qualcuno lo solleciti!
A che punto siamo?!!!
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10. La gestione “tradizionale” del Contratto
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11. La gestione P2P della pratica d’appalto
Qualifica
Questionario Qualifica
CCIAA, DURC,…
Apertura commessa
Duvri e allegati
Template altri documenti
Documenti preliminari
firmati
Lettera di accettazione
Fornitori
Uff. Acquisti
Contratto
Corso d’opera
Verbali in corso d’opera
Rinnovo documenti
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12. Un esempio di processo
FASE 0
FASE 1
FASE 2
Redaz.
&
Approv.
pp
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FASE 3
FASE 4
Firma &
Archiv.
Autorizz.
a esecuz
Pre-Trattativa
Trattativa
Redazione Capitolato
Selezione Fornitore
Predisposizione Bozza
Raccolta firme
procuratori
Emissione Ordine
Designazione
coordinatore lavori
Revisione Bozza
Firma direttore di
stabilimento
Completamento
raccolta documenti
sicurezza
Redazione PSC
Invio Bozza al fornitore
Archiviazione
contratto
Autorizzazione
ingresso
Raccolta documenti
idoneità
Ricezione PSC
Invio POS
Aggiornamento PSC
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13. Il Paradigma Fase/Documento/WF
Attivazione

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

Selezione
Ingaggio
Autorizzazione
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Verifica
Dati da completare
Documenti da predisporre / approvare / inviare
Documenti da ricevere / verificare / catalogare
Attività da completare
Qualifica e Valutazione Fornitore
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Pagamento

14. I VERI Business Challenge
Quali Fornitori Coinvolgere?
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15. 1. Selezione Fornitori
 Integrazione completa con SAP
per la lettura delle anagrafiche
fornitori.
 Possibilità di classificazione dei
Fornitori sulla base di parametri
predefiniti.
 Generazione automatica vendor
list per la specifica tipologia di
servizi.
 Eventuale ciclo approvativo di
validazione del fornitore scelto.
 Possibilità di future integrazione
con funzionalità di qualifica
fornitore e con apertura fornitori
in SAP
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documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
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16. I VERI Business Challenge
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 Quali Fornitori Coinvolgere?
Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto!
Quando hai finito ricordati di fartelo approvare!
E’ stato approvato?
Chi lo sta gestendo?
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documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.

17. Le code di lavoro
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Una volta loggati vengono presentate le code di lavoro contenenti le Pratiche
nei diversi stati di lavorazione.
 Diverse “code di lavoro” assegnate volta in volta ai vari attori del processo
 Code “ToDo” con le Attività da completare
 Code “Watch” per le Attività assegnate ad altri ma da monitorare
17
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documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.

18. I VERI Business Challenge





www.docflow.com
Quali Fornitori Coinvolgere?
Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto!
Quando hai finito ricordati di fartelo approvare!
E’ stato approvato?
Chi lo sta gestendo?
Quali documenti devo chiedere?
Cosa dice la legge? e le policy interna?
Quale versione stai usando?
Questo documento è ancora valido?
Quale documento uso?
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documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.

19. La raccolta dei documenti
 Quadro sinottico per:




Documento
Documento
Documento
Documento
obbligatorio
caricato
mancante
in ritardo
 Il sistema di Document
Management
sottostante
provvede a gestirne le
funzionalità documentali
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20. La collaborazione per la redazione del contratto
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

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


Libreria dei template
Supporto al ciclo di redazione
Gestione allegati
Generazione anteprima pdf
Approvazione / firma qualificata
Generazione lettera accettazione
Pubblicazione
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21. I VERI Business Challenge











Quali Fornitori Coinvolgere?
Quali documenti devo chiedere?
Cosa dice la legge?
e le policy interna?
Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto!
Quale versione stai usando?
Quando hai finito ricordati di fartelo approvare!
E’ stato approvato?
Chi lo sta gestendo?
Questo documento è ancora valido?
Quale documento uso?
Il fornitore è stato avvisato?
Mandiamogli una mail
Qualcuno lo solleciti!
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22. Invio mail controllato e Alert Automatici
Gestione di tutte le mail da inviare:
 automatiche (alert): il sistema le
invia con il testo, i destinatari e gli
allegati definiti in un momento
prestabilito;
 con template: sono legate a delle
azioni. Quando si clicca sull’azione
si apre una maschera che mostra
un template già configurato come
nell’esempio.
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23. Integrazione con Mail
 Drag&Drop della mail dal client Exchange per archiviarla nella pratica
 Scelta del processo e della Pratica
 Scelta della tipologia di documento dell’allegato
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documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
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24. I VERI Business Challenge
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

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




Quali Fornitori Coinvolgere?
Quali documenti devo chiedere?
Cosa dice la legge?
e le policy interna?
Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto!
Quale versione stai usando?
Quando hai finito ricordati di fartelo approvare!
E’ stato approvato?
Chi lo sta gestendo?
Questo documento è ancora valido?
Quale documento uso?
Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail
Qualcuno lo solleciti!
A che punto siamo?!!!
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documento è stato prodotto. Il documento e le idee in esso contenute non possono essere ceduti o utilizzati da terzi.
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25. Lo stato della pratica



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www.docflow.com
Una grafica “metro-map” mostra il percorso della pratica
Mostra lo stato in quel momento
Le “stazioni” percorse
Un semaforo con lo stato di completezza e i punti della “checklist” mancanti
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26. Funzionalità per il Contract Management (CM)
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 Fase 1
 Raccolta multicanale (email; PEC) e archiviazione dati e documenti
 Suddivisione in Fasi e Task personalizzate
 Compilazione assistita dei template ed archiviazione
 Verifica completezza documentazione
 Gestione del flusso delle autorizzazioni
 Pubblicazione multicanali dei documenti emessi (email; PEC)
 Pubblicazione modelli per l’autocertificazione
 Controlli su aggiornamenti, scadenze e rinnovi
 Controlli e validazioni sulla completezza
 Registrazione e storicizzazione, con generazione report
 Integrazione con SAP (RdA; Anagrafica Fornitore)
 Fase 2
 Portale Fornitori per comunicazione bidirezionale
 Raccolta e Pubblicazione su portale web dei documenti
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27. Dettaglio funzionalità per il CM
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 Certificazione dei fornitori (documenti generici)
 Archiviazione e validazione della documentazione obbligatoria del fornitore
(Certificati C.C.I.A.A., DURC, etc..)
 Rinnovo documenti soggetti a scadenza o variazione nel tempo
 Certificazione documentazione preliminare della pratica (documenti specifici)





Sottomissione del DUVRI parte 1 e 2 e raccolta degli originali firmati
Sottomissione del documento di Politica in materia di salute e sicurezza
Sottomissione dei modelli di autocertificazione ai fornitori
Raccolta dei documenti di Scheda dettagliata delle attività o dei POS
Gestione degli allegati tecnici al DUVRI
 Soluzione di archiviazione del contratto:





Libreria dei template di contratto
Apertura nuova pratica contrattuale
Supporto al ciclo di redazione del contratto (workflow collaborativo)
Approvazione del contratto
Chiusura pratica e storicizzazione
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28. Dettaglio funzionalità per il CM (cont.)
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 Flusso approvativo:
 raccolta documenti obbligatori sulla base della tipologia di pratica (matrice predefinita dei documenti obbligatori)
 verifica automatica completezza
 Eventuale emissione lettera di accettazione
 Reminder documenti in scadenza e procedure di rinnovo
 Metro-Map per la visualizzazione dello stato
 Consolle di gestione delle anagrafiche




Tipologia di Appalto
Tipologie di Documenti
Matrice Tipo Appalto/Tipo Documento
Gestione obbligatorietà documenti
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29. Funzionalità aggiuntiva
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 Gestione documentazione in corso d’opera





Verbali di coordinamento in corso d’opera
Scheda di valutazione del fornitore
Archiviazione difformità su servizi o materiale
Sospensione del fornitore per gravi inadempienze
Gestione dei verbali di audit
 Inserimento e approvazione verbali (sopralluogo, coordinamento, verifica….)
 Clicli approvativi sui dati fornitore:




Approvazione nuovo fornitore (inclusa integrazione con SAP)
Variazione a fornitore
Difformità di fornitura.
Sospensione fornitore
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