Come la nuova riorganizzazione dell'email aziendale aiuta il business e rafforza la compliance

1. Email
Management
Come la nuova riorganizzazione
dell’email aziendale
aiuta il BUSINESS
e rafforza la COMPLIANCE
VINCENZO COCCIOLO |Partner & Sales Director
GIOVANNI MICOZZI |Senior Solutions consultant
EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
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2. Enterprise Information Management
Unleashing the Power of Information
 Email management per
il Business e la
Compliance
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3. le organizzazioni conducono quasi il
97% delle comunicazioni tramite email
Oltre il 50% dei processi di
business è pilotato dai sistemi di e-
mail.
l’email è accettata come conferma
scritta di approvazioni oppure di
ordini nel 79% delle
organizzazioni
Fonte: Gartner
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4. • Diminuire lo spazio • Uno strumento per • Impostare regole certe di
Supporto alla Compliance
Supporto del Business
Supporto all’Information Tech.
fisico di Exchange supportare i “Retention” e “Disposition”
processi per determinate categorie
• Velocizzare le “destrutturati” di mail
operazioni di backup
• Uno strumento • Conservare a norma la
• Supportare la condiviso per corrispondenza in ingresso
migrazione ricercare e accedere ed uscita
agli archivi delle mail
dell’organizzazione • Conservazione PEC
• Gestire i file “PST”
locali (ricevuta di
• Integrare le email consegna, evidenze delle
con i processi core verifiche)
• Abbassare il TCO (es. SAP)
• Categorizzazione in
• Storage sicuro accordo con le principali
crittografato e norme: 231, 262, Privacy e
firmato normative di settore
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5. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance

6. Cancella tutto
Cancella tutto Conserva solo ciò che è Conserva tutto
Conservatutto
necessario
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7. IMPORTANZA
75%
90 giorni
VOLUME
20%
2 anni
5%
per policy
Transitorie Di Supporto al Business Da Conservare
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8. Enterprise Information Management
Unleashing the Power of Information
 OpenText Email
Management
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9. • Automatica da mailbox Exchange
• Interattiva da Outlook
• Classificazione da Outlook
Acquisizione • Archiviazione file “PST”
• Gestione avanzata dello Storage fisico
• Regole di Retention & Disposition
Conservazione
• Da Outlook e Outlook Web Access
• Da Browser Internet
Recupero • Da Windows Desktop
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12. Classify-on-file
Gli utenti assegnano le classificazioni nella
loro struttura di cartelle esistente in Outlook
senza che debbano cambiare il proprio modo
di lavoro
Classify-in-place
Gli utenti assegnano le classificazioni sulla
base dei messaggi – non è necessario
archiviare le email nei folder per classificarle
Classify-on-send
Gli utenti assegnano le classificazioni alle
email all’invio della mail
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13.  Scansione schedulata
del file system per i
file PST
 Identificazione
automatica del
proprietario del PST
 Schedulazione degli
step di archiviazione
 Merge opzionale degli
oggetti archiviati nelle
mailbox
 Differenti opzioni di
backup
 Notifica agli utenti
duranti i vari step
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19. Enterprise Information Management
Unleashing the Power of Information
 DEMO
1. Come da Outlook applicando un modello di
archiviazione, detto “a tre zone” archivio e
classifico le mie mail secondo specifiche
regole aziendali.
2. Ricercare ed accedere alle mail archiviate
in modo totalmente trasparente da Outlook,
da Web e da Windows
3. Come definire le i “job di archiviazione”
impostando le regole di selezione delle
mail, le cartelle da gestire, i filtri basati sul
contenuto, come gestire gli allegati,
l’anzianità e la dimensione minima
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20. Enterprise Information Management
Unleashing the Power of Information
 OpenText
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21. I dati aziendali
$1b+ Fatturato globale
1.5 Milioni di utenti
#1 in ECM
~5,000 Dipendenti
$1b Investimento in R&D
20 Anni di Innovazione
31 Sedi locali
141 Paesi supportati
Quotata in Borsa
(NASDAQ: OTEX, TSX: OTC.TO)
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22. Autonomy
4% Hyland
4% Oracle
Other 6%
Microsoft
33% 7%
EMC
10%
IBM OpenText
19% 17%
Market Share Analysis: ECM Software, Worldwide, 2011,
Tom Eid and Bianca Francesca Granetto: Gartner Inc.
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23. Grazie Vincenzo Cocciolo
EMAIL: vincenzo.cocciolo@docflow.it
TEL: 02 57 50 33 66
Giovanni Micozzi
EMAIL: giovanni.micozzi@opentext.com
TEL: 335 120 02 091
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