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PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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1
Migrationsplaung für Daten und
Dokumente – Ein Leitfaden
Joachim Hartmann
Update Information Management 2016
2. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016
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IT-Migration
Migration von Daten und Dokumenten
Migration von Anwendungssystemen
Migration von Rechenzentren
• Neue oder geänderte Softwareverfahren
• Technologiewechsel bei Speichermedien
• Firmenübernahme
• …
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Migration von Daten und Dokumenten
Anforderung
Die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen
Aufbewahrungspflichten sind zu gewährleisten, so dass trotz des
Migrationsverfahrens die unverfälschte Aufbewahrung
nachgewiesen werden kann.
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Migration von Daten und Dokumenten
Mögliche Herausforderungen
Es ist unklar, welche Bestände aus den Quellsystemen überhaupt
übernommen werden müssen.
Die Quell- und Zielsysteme sind heterogen. Es müssen zuerst
entsprechende Transformationsmechanismen definiert werden.
Es sollen Daten und Dokumente aus Produktionssystemen
übernommen werden, die erst noch aus diesen Systemen
extrahiert werden müssen.
Aufgrund von Personalfluktuation können wichtige Expertisen in
den Quellsystemen verloren gegangen sein.
Schleppende Zusammenarbeit oder Verweigerungshaltung bei
externen Providern, wenn bei der Migration die
Geschäftsgrundlage wegfällt.
Extrem hohe Schätzungen (mehr als 10 Jahre) für den Aufwand
bei Altbeständen auf Bandsicherungen
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Steuerung
Kontrolle | Audit-Trail | Dokumentation
P
Plan
D
Design
T
Test
E
Execute
A
Accept
Migrationsprozess
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Migration
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Migration
1. Bestands- und
Bedarfsanalyse
2. Entwicklung von
Umsetzungsszenarien
3. Ein Vorgehensmodell
für die Konzeptionsphase
der Migration
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IT-Migration von Daten und Dokumenten
Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3
Entwicklung von Umsetzungsszenarien2
Bestands- und Bedarfsanalyse1
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Bestandsanalyse
Bestand 1
Bestand 2
Bestand 3
Bestand 4
Bestand 5
Bestand 6
Bestand 7
Quellen Beispiele
Dokumentenbestände im Filesystem
Indizierte Dokumentenbestände
in einem Archivsystem
Ausgelagerte Datenbestände
Datenbestände in einem Anwendungssystem,
das stillgelegt wird
. . .
Bestandsanalyse
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Bedarfsanalyse
Req. 1
Req. 2
Req.3
Req. 4
Req. 5
Anforderungen
der Fachbereiche
Aspekte, die zu berücksichtigen sind
Bedarfsanalyse
Rechtliche und regulatorische Anforderungen
Übernahme von Dokumenten zur rechtlichen
Absicherung oder bei laufenden
Rechtsstreitigkeiten
Elektronische Daten und Dokumente und nicht
elektronische Dokumente
Übernahme nach Art der Geschäftstätigkeit
(aktive, laufende Geschäften oder nicht aktiven,
meistabgeschlossene Geschäfte
Stichtagsübernahme, z.B. Datum des
Firmenübergangs oder des
Geschäftsübergangs
Rückwirkende Aufbewahrungspflichten
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Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching
Bestand 1
Bestand 2
Bestand 3
Bestand 4
Bestand 5
Bestand 6
Bestand 7
Req. 1
Req. 2
Req.3
Req. 4
Req. 5
Quellen
Anforderungen
Fachbereiche
Bereinigung
Konflikte beseitigen
Neudefinition
Archivierungslandkarte
Matching Bestand und Bedarf
BIO-ID BAO-ID Name fachliche
Beschreibung
Unternehmen Ressort Bereich Abteilung Ansprechpartner
Fachnereich
Dokumentenart technische
Beschreibung
Format …
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IT-Migration von Daten und Dokumenten
Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3
Entwicklung von Umsetzungsszenarien2
Bestands- und Bedarfsanalyse1
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Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung
AO 1
AO 2
AO 3
AO 4
AO 5
AO 6
Archiv 1
Löschen
GoBD / GDPdU
Filesystem
. . .
Archivierungslandkarte Zielumgebung
Definition der Zielumgebung
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Ziellösungen
Archiv 1
Löschen
GoBD / GDPdU
Filesystem
. . .
Zielumgebung
Definition der Zielumgebung
Ausalterung im Filesystem
Migration in eine vorhandene Archiv-Lösung
Migration in ein vorhandenes Anwendungssystem
Migration in eine neue Archivlösung
GoBD-konforme Aufbewahrung für steuerliche
Prüfzwecke
Externe Auslagerung von Datenbeständen
Löschen
Beispiele für mögliche Zielszenarien
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Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung
AO 1
AO 2
AO 3
AO 4
AO 5
AO 6
Archiv 1
Löschen
GoBD / GDPdU
Filesystem
. . .
Archivierungslandkarte Zielumgebung
Umsetzungsszenarien
Umsetzungsszenarien
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IT-Migration von Daten und Dokumenten
Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3
Entwicklung von Umsetzungsszenarien2
Bestands- und Bedarfsanalyse1
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Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching
Bestand 1
Bestand 2
Bestand 3
Bestand 4
Bestand 5
Req. 1
Req. 2
Req.3
Req. 4
Quellen
Anforderungen
Fachbereiche
Bereinigung
Konflikte beseitigen
Neudefinition
Archivierungsobjekte ZielszenarienZuordnung
AO 1
AO 2
AO 3
AO 4
AO 5
Archiv 1
Löschen
GoBD / GDPdU
Filesystem
. . .
Archivierungslandkarte Zielumgebung
Umsetzungsszenarien
Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase
18. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016
Bestandsanalyse Bedarfsanalyse
Matching
Überarbeitung
Archivierungsobjekte UmsetzungsszenarienZuordnung
Archivierungslandkarte Zielumgebung
Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase
Umsetzungsszenarien
IT-Migration von Daten- und Dokumentenbeständen
19. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016
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IT-Migration von Daten und Dokumenten
Fazit
Fachliche Erfolgskriterien für eine erfolgreiche
Migration von Daten- und Dokumenten sind:
1. Der vollständige Abdeckungsgrad der
vielfältigen Anforderungen
2. Die Optimierung der vorhandenen Daten-
und Dokumentenbestände auf die
fachlichen Anforderungen