[DE] Elektronische Archivierung - Ein ständig aktuelles Thema | Dr. Ulrich Kampffmeyer | 2011

Elektronische Archivierung
Ein ständig aktuelles Thema
Dr. Ulrich Kampffmeyer
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg, Juli 2015

Kunde: PROJECT CONSULT Projekt: Artikel Autor: Kff
Thema: Elektronische Archivierung Topic: Archivierung Status: fertig
Datei: Elektronische_Archivierung_Kampffmeyer_20110725 Datum: 25.07.2011 Version: 1.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2011 Seite 2 von 9
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Natürlich muss die elektronische Archivierung per se immer ein wichtiges Thema
bleiben – ab einem bestimmten Zeitpunkt soll irgendetwas aufgehoben und auf
Dauer bewahrt werden. Die „richtige“ Archivierung, sprich „Langzeitarchivierung“ (ein
weißer Schimmel) oder die „historische Archivierung“ (das will niemand hören) ist
auf eine unbestimmte Aufbewahrungsfrist ausgelegt. Sie beginnt nach Bewertung
von potentiell archivwürdigen Objekten und läuft dann ewig. Bereits hier zeigt sich
die unterschiedliche Auffassung der Begrifflichkeit im allgemeinen Sprachgebrauch,
bei IT-affinen Menschen sowie bei Archivaren und Historikern. Alle reden von Archi-
vierung meinen aber nach Auffassung von Archivaren, Dokumentaren und Registra-
toren lediglich die „Aufbewahrung“ oder „Langzeitspeicherung“. Ersteres ein Begriff
aus dem Umfeld von Handels- und Steuergesetzen, letzteres der Versuch die „elekt-
ronische Archivierung“ von der Langzeitarchivierung“ durch die Einführung des Be-
griffes „Speicherung“ zu differenzieren. Die akademische Welt und die freie Wirt-
schaft reden daher gern aneinander vorbei, wenn sie denn zum Thema Archivierung
überhaupt miteinander reden. Ein Abbild findet sich auch auf Wikipedia – dort gibt es
inzwischen mehrere Artikel wie Archiv1, Langzeitarchivierung2, Digitales Archiv3 und
Elektronische Archivierung4, die irgendwie das Gleiche aus unterschiedlichen Blick-
winkeln meinen.
1
http://de.wikipedia.org/wiki/Archiv
2
http://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung
3
http://de.wikipedia.org/wiki/Digitales_Archiv
4
http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung

Wie hat sich das Thema Elektronische Archivierung entwickelt?
Blickt man aus der Sicht der ECM Branche in Deutschland (so es denn diese über-
haupt gibt5
) auf das Thema elektronische Archivierung6
(oder etwas eingeschränkter
auf die „revisionssichere Archivierung“7
) so hatte das Thema über die Jahre ver-
schiedene Schwerpunkte. In den 80er und 90er entwickelte sich das Thema aus dem
Scannen von Dokumenten und dem Archivieren von Bildern. Dies wurde schnell er-
gänzt um die Listenarchivierung, auch COLD Computer Output on LaserDisk ge-
nannt. Es folgten dann Ansätze für die Konvertierung und Archivierung von Office
Dokumenten während sich Spezialdisziplinen für Asset Management Archivierung
und Technische Dokumentation entwickelten – getrieben von speziellen Dokument-
und Containerformaten. Das erste Jahrzehnt des neuen Jahrtausends war geprägt
vom Thema GDPdU (die GDPdU hatten gerade ihr 10jähriges Jubiläum8
). Obwohl
eigentlich kein Archivierungsthema (denn es geht primär um die Aufbewahrung und
die Auswertbarkeit von steuerrelevanten Daten) entwickelte sich hieraus ein regel-
rechtes Hype-Thema. Auch zeigte sich, dass elektronische Archivierung ein speziell
deutsches Thema ist denn im Rest der Welt wurden Lösungen für Digital Preservati-
on (Langzeitarchivierung) und Storage (Aufbewahrung) schon immer getrennt ange-
boten. So zielte denn auch die Nestor-Initiative9
auf die Langzeitarchivierung und
ignorierte die Disziplin Archivierung bei Wirtschaftsunternehmen.
Ein Thema beschäftigte die Archivierung beim Wechsel ins neue Jahrzehnt – wie soll
man mit elektronisch signierten Dokumenten in Archiven umgehen, wie ihren Be-
weiswert erhalten? Das BSI brachte eine Spezifikation heraus, die nach heftiger
Diskussion überarbeitet jetzt vor sich hindämmert10. Elektronisch signierte Doku-
mente sind nur ein Randproblem der Elektronischen Archivierung geblieben, die sich
in Bezug auf die Produkte weiterhin an den kaufmännischen Compliance-Vorgaben
orientierte. Hier hat natürlich inzwischen seit fast zwei Jahrzehnten das Thema SAP
Archivelink Archivierung eine besondere Bedeutung, obwohl es auch nicht so richtig
Archivierung ist sondern „Auslagern von Objekten aus SAP mit Beibehaltung der
Verwaltungs- und Zugriffsinformation in SAP“. Eine ähnlich wichtige Rolle erlangte
dann in den letzten Jahren die Bereitstellung von Archivierungskomponenten für Mic
rosoft Sharepoint, wobei der Sharepoint auch das Zugriffsinterface für das Archiv
bildet. Ein vielfach diskutiertes Thema darf man nicht vergessen: E-Mail-
Archivierung. Zwar gehören E-Mails nicht in spezielle Töpfe sondern im Sachzu-
sammenhang mit anderen Dokumenten in ein Universal-Archiv, aber irgendwie hat
5
http://www.project-
consult.de/ecm/in_der_diskussion/%C3%BCbernimmt_der_bitkom_den_voi#comment-150
6
Überblick aus dem Jahr 2010 http://www.project-
consult.net/Files/20100609_Vogel%20IT_Archivierung_Kff_Handout.pdf
7
http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
8
http://www.project-
consult.de/ecm/in_der_diskussion/10_jahre_gdpdu_jubil%C3%A4um_am_16072011
9
http://www.langzeitarchivierung.de
10
https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/digital-preservation-332785/de-
vertrauenswurdige-archivierung-nur-mit-elektronischer-signatur-26619628/35754787/#35754787

sich E-Mail-Archivierung – unter dem Eindruck von E-Discovery aus den USA – ver-
selbstständigt und eine eigene Klasse von Lösungen herausgebildet11.
Ansonsten gliederte sich die elektronische Archivierung als Komponente in das
Enterprise Content Management12 ein. In den Archiven der öffentlichen Verwaltung
auf Bundes-, Landes- und Regionalebene gewann das Thema Elektronische Archi-
vierung erst langsam an Dynamik, da die Welle der zu archivierenden elektronischen
Güter noch nicht angekommen ist. Soweit in (sehr gestraffter) Kurzform der Status.
Aktuelle Themen der Elektronischen Archivierung
Neben den erwähnten „klassischen deutschen Archivierungsthemen“ oben kommen
durch neue Technologien, neue Software und neue Nutzungsmodelle auch neue An-
forderungen auf die elektronische Archivierung zu.
Datenbank-Archivierung
Als besonders komplex hat sich immer die Archivierung von Inhalten aus Datenban-
ken oder die Archivierung ganzer Datenbanken dargestellt13. Im Regelfall hat man
bisher Daten strukturiert aus den Datenbanken extrahiert und in Tabelle,- Listen- o-
der Report-Form an Archivsysteme übergeben. Dieses COLD-Verfahren der Daten-
archivierung nimmt aber nicht die Logik einer Datenbankanwendung mit, sondern
allenfalls die Bedeutung von Spaltenköpfen, Zeilenbeschriftungen und einfachen
Strukturmerkmalen wie Gliederungen. Bei der Datenbankarchivierung kommt es da-
rauf an, die Informationen im Kontext zu bewahren und gegebenenfalls auch im Kon-
text wieder innerhalb der Anwendung wieder recherchierbar und verarbeitungsfähig
darzustellen. Hier geht es nicht um Einzelobjekte wie im Normalfall der Archivierung
sondern um die Speicherung komplexer Objekte mit Lo0gik die zudem Laufzeit-, Re-
lease-Stand- und Anwendungsabhängig ist. Bei der Datenbankarchivierung wird die
Logik bei Exporten in Extrakte mitgenommen oder gleich die gesamte Datenbank
derart archiviert, dass sie (eingeschränkt) weiter nutzbar ist.
11
http://www.project-consult.net/files/Vogel_EMM_20110127_Handout.pdf
12
http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Enterprise-Content-Management&oldid=91289227
13
http://www.project-consult.net/files/IBM_Schweiz_Datenbank-Archivierung_Handout_Kff.pdf

Diese Verfahren dienen im Wesentlichen zur Entlastung von Systemen, wenn nicht
mehr benötigte aber aus Compliance- oder anderen Gründen weiterhin verfügbar zu
haltende Systeme abgelöst werden sollen. Allerdings kann meistens nicht sicherge-
stellt werden, dass die Informationen über lange Zeiträume und bei wechselnden
Systemumgebungen nutzbar gehalten werden können – dann müsste man die „Kon-
serve“ noch größer machen, Betriebssystem und Hardware gleich mit archivieren.
Auch jeden Fall folgen die am Markt verfügbaren sehr speziellen Datenbank-
Archivierungslösungen nicht dem Ansatz des Universal Archivs.
Universal Archive
Da ist zunächst die Idee des Universal-Archivs, will heißen, ein Archiv für alle Typen
von Inhalten, die gemeinsam nach den gleichen Kriterien erschlossen und verwaltet
werden. Diese Idee gibt es schon seit Anbeginn des Themas Archivierung, hat sich
jedoch durch spezielle Lösungen wie SAP-Archivierung, E-Mail-Archivierung, Scann-
Archivierung, Sharepoint-Archivierung etc. durch verschiedene Typen von Dokumen-
ten und durch die Anbindung an verschiedenen Anwendungssysteme in zahlreiche
isolierte Insel- oder Silo-Lösungen entwickelt. Auch im Bereich der „richtigen Archi-
vierung“ hing man bis zum Aufkommen von Europeana14
eher einer „Spartenorientie-
rung“ an, weil doch jedes Medium seine eigenen Metadaten brauchen würde. Be-
sonders durch die Konzepte von ECM Enterprise Content Management mit einem
„Federated Repository“-Ansatz wurde das Universal-Archiv hoffähig (was natürlich
längst alle Anbieter im Portfolio hatten und nur bei Bedarf in spezielle Lösungen für
E-Mail, Digital Assets, Lotus Notes, Pläne, GDPdU-Daten, Sharepoint, Oracle Finan-
cials oder was auch immer anpassten). Auf Viewer- und Index-Ebene war die Ver-
einheitlichung schon immer möglich. Nur mit Universal-Archiven kann man der Viel-
falt von Formaten und Nutzungsmodellen überhaupt noch Herr werden. Dies gilt be-
sonders für die Welt der Archivierung im Web.
Archivierung für Web-Inhalte und –Transaktionen
Lange Zeit eine offene Flanke der elektronischen Archivierung15
gewinnt das Thema
der Archivierung von Webseiten und Portalen mit kaufmännisch relevanten Angebo-
ten ebenso wie die Archivierung der Transaktionen von Nutzern solcher Webseiten
an Bedeutung (ganz abgesehen davon, dass auch Unternehmen ein Interesse daran
haben, wie ihre Webseite vor einiger Zeit aussah und was draufstand. Die Archivie-
rung von Web-Inhalten ist nicht einfach, da insbesondere Personalisierung, Indivi-
dualisierung und ständige automatische Aktualisierung eine moderne Webseite für
jeden Besucher zu jedem Zeitpunkt im Prinzip anders aussehen lässt. Eine Reihe
14
http://www.europeana.eu
15
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_314_offene_flanke_der_elektronischen_archivierung.h
tml

von Lösungen zielen daher auf die Archivierung der Informationen in der Form, wie
sie auf die Webseite hochgeladen werden. Andere arbeiten mit einer Art „Screens-
hot“-Ansatz, bei dem immer die komplette Situation, d e ein Anwender sieht, voll-
ständig gespeichert wird. Dieser Ansatz wird z.B. auch beim Besuch von externen
Webseiten benutzt, um deren Inhalte – z.B. bei einer Entscheidung für ein Invest-
ment – zu dokumentieren. Bei datenbankgestützten Webseiten und Portalen ist auch
die Datenbank-Archivierung ein möglicher Ansatz (siehe unten). Die meisten setzen
aber darauf, dass sie nur bei Transaktionen die Daten und die Situation, die der An-
wender vor sich hat (und gegebenenfalls selbst archiviert oder ausdruckt) speichert.
Hier geht es einmal um die Eingangsdaten für nachgelagerte Anwendungen, gege-
benenfalls um Authentifizierungs- oder Signaturinformationen, und Abbilder der An-
gaben, die bei der Durchführung der Transaktion entstanden sind. In allen Fällen
geht es darum, eine Situation, die mit Berechtigungen, Daten und Finanzen zu tun,
nachvollziehbar so zu dokumentieren, dass man gegenüber dem Anwender beweis-
fähig bleibt und den Weg der Daten von der Webseite in nachgelagerte Anwendun-
gen verlustfrei und veränderungsfrei nachvollziehen kann. Diese Form der Archivei-
rung wird immer wichtiger, da sich immer mehr Anwendungen in das Internet verla-
gern und Browser-basierte Oberflächen benutzen. Auch bei der Web-Archivierung
gibt es weiterhin viele offene Themen wie z.B. die Form und Notwendigkeit der Ar-
chivierung von Informationen aus Social Communities, die Abbildung spezieller For-
mate und Container wie z.B. bei einem Wiki oder einem Multimedia-Objekt, Kurz-
nachrichten ohne persistente Anker, Dialoge über Portale und Messaging-Systeme,
Sprach- und Video-Aufzeichnungen usw. Die große Volalität des Web erfordert daher
sehr flexible Archivsysteme auf Basis von Portal- und Webtechnologien. Besonders
zusammen mit dem Trend „Mobile“ werden die Anforderungen an die Archivierung in
diesem Bereich immer komplexer.
Archivierung für mobile Anwendungen
Die mobile Kommunikation hat zu zahlreichen neuen Anforderungen auch für die
Archivierung geführt. Längst dienen mobile Geräte nicht mehr nur dem Telefonieren
sondern sind in E-Mail-Kommunikation, Internet, Social Communities, Finanztransak-
tionen, Geodaten, Dokumentennutzung, E-Books und zahlreiche andere Anwendun-
gen eingebunden. Alle diese mobilen Geräte verfügen über keine eigenen Archiv-
speicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in
internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service. Abgesehen
vom Speicherort des Archives sind die Wege, wie Information erfasst, als archivwür-
dig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zu-
gänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt. Begonnen hatte es mit Archiven für
die E-Mail- und Messaging-Kommunikation, die über die Server einer Firma abgewi-
ckelt wurden. Hier konnte über Zusatzsoftware die Kommunikation abgegriffen wer-
den und in ein Archiv überführt werden. Diese Möglichkeiten sind für die Kommuni-
kation und den Zugriff auf firmeninterne Inhalte immer noch gegeben, machen aber
immer weniger der Nutzungen aus. Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefo-
nen oder Tablets werden häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die ihrer-
seits auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-)
speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web-

und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe. Wichtige Informa-
tionen aus diesen Umgebungen gelangen so zum Teil überhaupt nicht mehr in die
strukturierten Ablagen und Archive der Unternehmen. Bei der schnellen Kommunika-
tion z.B. zu Preisen, Angeboten, Vertragskonditionen etc. wird dies kritisch – für die
Governance im Unternehmen wie auch für die Erfüllung rechtlicher Anforderungen.
Nimmt man die Aussagen der Marktauguren ernst, dann ist das Zeitalter des Stand-
PCs unter dem Schreibtisch bald vorbei und es werden nur noch Notebooks, Tablets
und Mobiltelephone verwendet. Alle diese Geräte kommunizieren dann weitgehend
kabelungebunden über W-LAN oder Internet. Die Kommunikationskanäle werden
dabei entsprechend den verwendeten Betriebssystemen und Anwendungen immer
vielfältiger und damit unter Archivierungsgesichtspunkten auch immer schwieriger
abgreifbar. Der Kontrolle der Informationsflüsse kommt daher aus Unternehmens-
sicht immer größere Bedeutung zu und kann die Nutzung bestimmter Geräte in be-
stimmten Einsatzgebieten auch verbieten. In jedem Fall erfordert das Thema Mobile
sehr spezielle Erfassungs- und Archivierungstechnologien die mit älteren Client-
/Server-orientierten Anwendungen nicht abgebildet werden können. Viele setzen da-
her im Bereich der Archivierung bei der mobilen Kommunikation auf die Cloud.
Archivierung in der Cloud
Die Archivierung in der Cloud ist ein heiß umstrittenes und heiß umkämpftes Thema.
Heiß umstritten, weil es um die Vertrauensfrage geht. Heiß umkämpft, weil es ein
Riesenmarkt mit enger Kundenbindung ist. Die Grundprinzipien sind lange bekannt.
In einem Rechenzentrum werden technische Ressourcen, Programme und/oder
Speicherplatz bereitgestellt Früher nannte man dies Outsourcing oder Application
Service Providing. Heute fallen dazu Akronyme wie IaaS Infrastructure as a Service,
PaaS Platform as a Service und SaaS Software as a Service (manche Archiv-
diensteanbieter haben SaaS auch als Akronym für Storage as a Service adaptiert).
Die Unterschiede liegen im Wesentlichen darin, ob man eigene Anwendungen unter
eigener Kontrolle auf einem entfernt stehenden, fremden Server betreibt oder eine
komplette bereitgestellte Software einfach nutzt und die Anwendungsdaten gleich auf
der Server des Anbieters belässt.
Auch muss man unterscheiden ob man von einer Private Cloud spricht, also die
Technologie Inhouse auf eigenen Systemen einsetzt, oder eine öffentliche, eine
Public Cloud über öffentliche Leitungen benutzt. Bei der Public Cloud ist man sehr
schnell beim Thema rechtliche Anforderungen, da bestimmte Gesetze es nicht ge-
statten, außerhalb des eigenen Landes bestimmte Daten und Dokumente zu spei-
chern. Zwar gibt es auch dedizierte Angebote, wo man die Cloud nutzt aber genau
weiß in welchen Rechenzentren wo die Daten gespeichert sind, so ist das Prinzip der
Cloud jedoch eigentlich, die Informationen nach Wirtschaftlichkeits- und Kapazitäts-
gründen möglichst optimal zu verteilen. Hierbei können sogar Sicherheitsaspekte
eine wichtige Rolle spielen, wenn die Daten in drei verschiedenen Kontinenten unab-
hängig voneinander vorliegen und einen möglichen regionalen Katastrophenfall
überleben (die Nutzer leider nicht). Rechtliche Fragen und die Vertrauensfrage sind
eng miteinander verknüpft: die Angst, wer Zugriff auf die Daten hat, wer sie beim
Hochladen und Runterladen mitliest; die Ungewissheit ob das Service-Unternehmen
über die Dauer der Archivierungszeit überlebt (dies kann eine sehr weite Schere sein

…), die Risiken der Einbehaltung der Daten und der Verweigerung des Zugriffs bei
Zahlungsproblemen, Vertragsablauf oder Firmen-Merger, die Probleme der AGB
und Vertragskonditionen in fremden Rechtsräumen, die fehlende Unsicherheit bei
den Anzeigemöglichkeiten wenn Softwareupdates beim Diensteanbieter eingespielt
werden, und, und, und. Die große Vertrauensfrage. Wo man in Deutschland empört
aufschreien würde, wichtiger kaufmännische Unternehmensdaten z.B. bei Google zu
speichern – wo andererseits Google mit den Postini-Services einer der größten
SaaS-E-Mail-Archivierungsanbieter ist. Und denkt man an die besonders kritischen
Daten im Unternehmen, die Daten zu Kunden und Interessenten, so sind heute
CRM-Anwendungen ein sehr beliebtes SaaS-Thema geworden.
Die Zeiten ändern sich und gerade durch mobiles Arbeiten und veränderte Formen
der Collaboration gewinnt die Cloud in allen Bereichen an Bedeutung – auch bei der
Archivierung. Allerdings gibt es für SaaS-Angebote zur Archivierung besondere funk-
tionale Anforderungen: Caching bei Zugriffsspitzen, spezielle Abrechnungsmodule,
sichere Authentifikation, Rückmeldesysteme an den Dateneigentümer, Protokollie-
rung, Schnittstellen zur Einbindung lokal installierter Software, Backup und Softs-
tandby auch für große Archivvolumina, spezielle Prefetch-Strategien, Preview-
Konverter, Legal Hold, HSM, Teil-Replikation, paralleles Renditioning mit Langzeit-
formaten, Univeral-Archiv-Charakter da keine Kontrolle darüber besteht, was für In-
formationsobjekte die Anwender hochladen – der Katalog ist lang und beschriebt im
Prinzip eine eigene Gattung von Archivsystemen. Diese sind bei traditionellen Out-
sourcern schon vorhanden und bei anderen großen Anbietern in Entwicklung. Hier
reihen sich neben die bisherigen Spezialisten aus dem ECM-Umfeld auch Startups
wie Boxnet und Dropbox sowie zunehmend die großen Web-Konzerne wie Amazon,
Apple und Google mit Archivierungsangeboten ein. Denn wenn man viel Archiviertes
erst einmal auf einer Plattform hat, dann kann man nur mit großem Aufwand auf ei-
ne andere Plattform wechseln. Ein ideales Kundenbindungsinstrument gerade in der
stürmischen ITK Industrie.
Aber man muss auch die positiven Seiten erwähnen – gerade die großen Anbieter im
Web können mit höchster Performance, zu jederzeit fast ausfallsfrei und weltweit alle
Informationen zur Nutzung bereitstellen. Dies lässt sich auch in großen Unterneh-
men mit einer Inhouse-Lösung kaum erreichen – zumal es dort immer heißt: Archi-
vierung ist unwichtig, dafür gibt es kein Geld.
Archivierung sinnvoll nutzen
Die mangelnden Investitionen in die Archiveirung treffen genau den Falschen. Bei
Sparmaßnahmen für die IT-Abteilungen heißt es häufig pauschal bei Mitarbeitern,
Speichern, Servern und Anwendungskosten prozentual zu sparen, Anwendungen zu
konsolidieren und den Bestand zu reduzieren. Hier wird übersehen, dass die elektro-
nische Archivierung gegenläufig ist – es werden immer mehr Informationen, der
Speicherbedarf und der Pflegebedarf werden immer grösser (auch trotz gezielter
Entsorgung der Archive). Damit werden im Prinzip die Archive über die Jahre immer
teurer – wo doch eigentlich Sparen angesagt war. Deshalb wird häufig bei der Si-
cherheit, bei der Verfügbarkeit und der Aktualisierung der Archivsysteme gespart.
Auch aus diesem Grund ist es essentiell notwendig auf die ständige Aktualität des

Themas Elektronische Archiveirung hinzuweisen. Archivierung ist wichtig – und dies
gilt es deutlich zu machen! Unabhängig von technologischen Strömungen und Kos-
ten – es geht um die Bewahrung und Erschließung des Wissens in den Unterneh-
men. Archivierung nur aus Compliance-Gründen ist meistens unwirtschaftlich! Die
Informationen aus Archiven müssen in den Arbeitsprozessen nutzbar gemacht wer-
den. Es gilt den Staub vom Begriff Elektronische Archivierung abzuschütteln und sich
den Herausforderungen der globalen Informationsgesellschaft zu stellen.
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