1. Učenice: Mentor:
Anđelković Marina Pejčić Dejan
Dejanović Radmila
Cvetanović Aleksandra

2. Sadržaj
• O programu
Microsoft Office, Word
• Cirkularno pismo
• Zadaci i rešenja

3. O paketu Microsoft Office, Word
MS Word se instalira isključivo u paketu
programa Microsoft Office. Ms Office paket
sadrži nekoliko programa, a najkorišćeniji
su:
• MS Access – rad sa bazama podataka;
• MS Excel – program za tabelarne
kalkulacije i izradu dijagrama;
• MS Outlook – slanje i pravljenje e-mail-
ova, elektronski rokovnik, kalendar, planer;
• MS Power Point – program za izradu
prezentacija;
•MS Word – tekst procesor.

4. Cirkularno pismo
Cirkularno pismo se koristi pri izradi grupe
dokumenata, kao što je pismo obrazac za više
klijenata ili list nalepnica sa adresama. Svako
pismo ili nalepnica sadrži istu vrstu informacije,
dok je sadržaj jedinstven.
Na primer pisma klijentima mogu biti
prilagođena tako da se svako pismo obraća
svakom klijentu prema imenu. Jedinstveni
podatak ili oznaku svakog pojedinca pisma
dolazi iz unosa u izvoru podataka.

5. Postupak izrade cirkularnih pisma podrazumeva
sledeće korake:
• Postavljanje glavnog dokumenta (statički deo cirkularnog
pisma), je onaj deo koji se ne menja od jednog do drugog
zapisa s podacima. Kada budete zadovoljni onim što ste
napravili, pozovite Mail Merge Helper tako što ćete izabrati
Tools, Mail Merge.

6. • Povezivanje dokumenata
sa izvorom podataka.
Sledite korake u Mail Merge
helperu da biste postavili
cirkularno pismo kao
dokument za
objedinjavanje, zatim
cirkularnom pismu
priključite izvor podataka –
listu ili bazu podataka za
objedinjavanje.
Microsoft Word
Document

7. Postavljanje glavnog dokumenta
• Prilikom pravljenja glavnog
dokumenta za objedinjavanje, na
raspolaganju su vam sve Wordove Microsoft Word
alatke. Možete da podesite Document
formatiranje, umetnete slike,
napravite gornje i donje žive kolone,
dodate tabele i polja i da radite sa
objektima u sloju za crtanje. Na
primer, mogli biste da umetnete
logotip vaše kompanije u pismo ili da
koristite oblačić AutoShapea da
privučete pažnju na određenu
prodajnu poruku.
• Kad ste zadovoljni sadržajem svog
cirkularnog pisma, izaberite Tools,
Mail Merge. U okviru Mail Merge
Helper pritisnite Create, Form Letters,
Active Window. Time pretvarate
tekući dokument u glavni dokument
za objedinjavanje pošte

8. Određivanje izvora za imena i adrese
• Pošto ste završili • Kad pretisnete Get Data
pravljenje statičkog dela u okviru Mail Merge
cirkularnog pisma, morate Helper, imate četiri
da saopštite Wordu gde izbora:
da uzme podatke za
objedinjavanje. U stvari, • Open Data Source
na ovom mestu, Wordu su
• Create Data Source
potrebna samo imena
polja sa podacima – • Use Adress Book
prezime, ime, adresa i • Header Options
tako dalje – ali Mail Merge
Helper koristi momenat da
vas navede da odaberete
izvor podataka. • Dalje…

9. • Create Data Source – ova opcija traži od vas imena polja koja Word
koristi za izradu tabele “spremno za objedinjavanje” u Word
dokumentu, zajedno sa korisnim modulom Data Form koji je u
uzajamnoj vezi sa tabelom. Alternativno, iz okvira za dijalog Create
Data Source, možete da koristite Microsoftov Query za postavljanje
novog upita ili baza podatka ili za izdvajanje informacije iz postojeće
baze podataka, bilo da je to Access, Oracle, SQL Server ili neki drugi
format koji je dostupan upitu.

10. • Open Data Source – ako imate postojeći izvor podataka, bilo
da je to tabela u Wordovom dokumentu, lista u Excelovoj
radnoj svesci ili Accessova baza podataka, koristite ovu opciju.
Ako prvi red Wordove tabele ili Excelove liste uključuje imena
polja (Prezime, Ime i tako dalje), moći ćete odmah da izvršite
objedinjavanje.

11. • Use Address Book – ako se vaši podaci o imenu i
adresama održavaju u Outlookovoj “Personal Address
Book” ili “Contacts” listu ili aplikaciji Exchange, imate sreće.
Izaberite ovu opciju i Word direktno uvozi podatke.

12. • Header Options – ako je vaš izvor podataka
postojeći Wordov dokument/tabela ili Ekselova lista I
ako prvi red tabele ili liste ne sadrzi mnogo imena
polja, pritisnite ovde da biste definisali polja.
Priključivanjem izvora podataka dokumentu, vi
nalažete Wordu da doda skrivena polja na početku
dokumenta; posle toga, proces je završen, imena
polja su dostupna Wordu i vreme je za postavljanje
polja u cirkularno pismo.

13. Postavljanje polja podataka unutar dokumenta
Polja podataka predstavljaju vezu
između vašeg cirkularnog pisma i
izvora podataka. Na primer, ako
imate polje izvora podataka
nazvano Prezime, Word
zamenjuje svaku pojavu polja
“Prezime” u cirkularnom pismu sa
podacima Prezime u tekućem
zapisu izvora podataka.
Najlakši put za umetanje polja
podataka u vaše cirkularno pismo
je putem liste Insert Merge Field
na paleti alatki Mail Merge.
Postavite tačku umetanja tamo
gde želite da se pojavi polje
podataka, pritisnite Insert Merge
Field i izaberite polje koje vam je
potrebno.

14. Filtriranje poštanskih spiskova
Ako hoćete da odaberete Okvir za dijalog Query Options
podskup zapisa iz izvora vam takođe dozvoljava da za
podataka, izaberite Tools, Mail sortiranje koristite do tri glavna
Merge (ili pritisnite dugme Mail ili sporedna polja. Da biste
Merge Helper napaleti altki Mail sortirali podatke pre nego što
Merge). Zatim pritisnite dugmad počnete proces objedinjavanja,
označeno sa Query Options.U otvorite karticu Sort Records i
okviru za dijalog Querys Options odredite koja će se polja koristiti
podesite kriterijum za izbor. za sortiranje podataka.

15. Pregled rezultata objedinjavanja pošte
Da biste videli kako će se odvijati proces objedinjavanja, počnite tako
što ćete dati nalog Wordu da vam pokaže kakav će biti rezultat kada
objedinite žive podatke sa vašim cirkularnim pismom. Da biste to
postigli, pritisnite dugme View Merged Data na paleti alatki Mail Merge,
a zatim nekoliko puta zaredom, dugme Next Record da biste videli
kako se pojavljuju zapisi.
Koristite ovaj pregled da biste proverili krupna greške:
• Potražite netačna polja – na primer, ona koja sadrže “Ime”, a u kojima
ste hteli da upotrebite “Prezime”.
• Pregledajte da li u izvornim podacima ima nepouzdanih informacija:
ako polovina zapisa izvora podataka nema stavku u polju “Zvanje”, na
primer, moraćete da nađete način da rešite ovaj problem.

16. • Ako vidite da neki delovi u procesu objedinjavanja ne izgledaju
dobro – ako, na primer, neko od objedinjenih pisama prelazi na drugu
stvarnu – pritisnite View Merged Data na paleti alatki Mail Merge, a
zatim se vratite i ispravite cirkularno pismo.
Zatim proverite same podatke. Ako je ovo prvi put da koristite
određeni izvor podataka, naložite Wordu da izvede preliminarno
objedinjavanje, izveštavajući o problemima kako se oni pojavljuju. U
praksi je neobično da se izvor podataka sa više od nekoliko stotina
zapisa objedini bez problema u prvom pokušaju.
Da biste izveli preliminarno objedinjavanje, pritisnite dugme Check for
Errors na palieti alatki Mail Merge i izaberite jedan od tri raspoloživa
nivoa skeniranja.

17. Slanje većeg broja poruka elektronskom poštom i
faksom uz pomoć Outlooka i objedinjavanje pošte
Ako koristite Outlook 2000, pravljenje većeg broja
personalizovanih poruka elektronske pošte i faksova je
skoro isto tako jednostavno kao i pravljenje i
objedinjavanje cirkularnih pisama. I to na sledeći način:
• Završite poruku elktronske pošte ili faks kao da su
cirkularno pismo, koristeći uputstva iz prethodnog odeljka.
Priključite izvor podataka i proverite glavni dokument sa
živim podacima.
• Umesto da Word izvrši Merge to New Document,
pritisnite dugme Mail Merge Helper na paleti alatki Mail
Merge.

18. • Na listi Merge To u okviru za dijalog Merge izaberite Electronic
mail.
• Pritisnite dugme Setup i izaberite bazu podataka koje sadrži
elektronsku adresu primaoca ili broj njegovog faksa. Upišite
predmet, ako želite, i pritisnite OK.
• U okviru za dijalog Merge pritisnite dugme Merge. Word
izvršava objedinjavanje i prenosi objedinjene poruke elektronske
pošte ili faksove u Outlookovo otpremno sanduče.

19. Pravljenje kataloga
Jedina stvarna razlika između načina na koji Word rukuje
cirkularnim pismima i načina rada sa objedinjenim “katalozima”
je u korišćenju preloma stranica. U cirkularnom pismu Word
umeće prelom stranice kad završi obradu zapisa iz izvora
podataka. U katalogu, Word ne dodaje prelome stranica;
rezultat toga je da zapisi slede jedan iza drugog u završnom
dokumentu.
Recimo da želite da štampate namenski izveštaj svih osoba u
svojoj Outollkovoj listi Contacts, u kojem se na jednoj stranici
pojavljuje nekoliko zapisa – možda u vašoj vlastitoj verziji
formata stranice sa dnevnim rasporedom obaveza.

20. Evo kako to da uradite:
• Počnite da pravite novi dokument kako je opisano
u prethodnim odeljcima, ali kada prvi put koristte
Mail Merge Helper, izaberite Create, Catalog. Ovim
dajete instrukciju Wordu da želite da stavite više od
jednog zapisa na stranicu.
•Dodajte polja koristeći Insert Merge Field, kao što
ste to radili i ranije.
• Podesite dokument kako vam odgovara. U slučaju
izveštaja koji izgledaju kao dnevni raspored
obaveza, možda ćete želeti da napravite veći broj
kolona, promenite veličinu stranice i/ili podesite
izvor papira tako da štampa na posebnim
perforiranim listovima.
• Dajte nalog Wordu da izvede objedinjavanje u
datoteku.

21. Napredne tehnike objedinjavanja pošte
Objedinjavanje pošte radi
koristeći Wordova polja posebno
projektovana za primenu
objedinjavanja. Da biste videli ta
polja, otvorite glavni dokument
za objedinjavanje i pritisnite
Alt+F9 ili izaberite Tools,
Options, otvrorite karticu View i
potvrdite polje Field Codes.

22. Objedinjavanje koverata
Objedinjavanje radi pravljenja koverata
koji se slažu u odnosu jedan prema
jedan sa obradom cirkularnih pisama
nije teško, sve dok se trudite da se
izvor podataka ne menja u periodu od
obrade cirkularnih pisama do
štampanja koverata i da su filtri koje
određujete identični.
Da biste pokrenuli obradu koverata,
koristite Mail Merge Helper i pritisnite
Create, Envelopes. Ako koristite
čarobnjaka Envelope i kažete mu da
pravite koverte za poštanski spisak, on
će automatski pokrenuti Mail Merge
Helper. Da biste pokrenuli ovog
ćarobnjaka, izaberite File, New, otvorite
karticu Letters & Faxes i dvaput
uzastopno pitisnite Envelope Wizard.

23. Postoji i alternativni (i ne dokumentovani) način za pravljenje
koverata istovremeno sa glavnom obradom cirkularnih pisama.
Ovim načinom se prave koverti isprepletano sa cirkularnim
pismima – dobijate jedan koverat i njegovo pismo, zatim koverat i
pismo sledećeg zapisa i tako dalje. Ako imate štampač sa
odvojenim ulagačima za papir za cirkularna pisma i za koverte –
većina laserskih štampača ionako ne uzima koverte sa istog mesta
kao i standardni papir – tehnika radi i to bi moglo da vas poštedi
frustacije sa neusklađenim kovertima i cirkularnim pismima. Ovako
ćete to uraditi:
• Napravite svoje cirkularno pismo.
• Pre nego pto priključite izvor podataka, izaberite Tools, Envelopes
and Labels. Na kartici Envelopes upišite povratnu adresu koju
želite. Zatim pritisnite Options i podesite potreban ulagač za svoje
koverte.
• Priključite izvor podatka i rasporedite polja u svom cirkularnom
pismu kao obično. Kad završite sa pismom, premestite se do
koverta i umetnite polja za objedinjavanje u koverat tamo gde želite
da se pojave.
• Izvedite objedinjavanje u datoteku. Kad štampate datoteku, koverti
se pojavljuju ispred cirkularnih pisama, raspoređeni kroz celu
obradu objedinjavanja.

24. Objedinjavanje nalepnica
• Wordove funkcije za pravljenje •Sledite Wordove zahteve da
poštanskih nalepnica rade biste postavili polja za
dovoljno dobro za male objedinjavanje (Create
nalepnice – to jest, nalepnice Labels).
koje su dovoljno velike samo za
ime i adresu. Ali, ako koristite
prehodno štampane nalepnice ili
ako imate veće nalepnice i hoćete
da na njima štampate svoju
povratnu adresu ili logotip, ili
ako hoćete da promenite
podrazumevani font, imaćete
samo probleme. Da biste izveli
objedinjavanje pošte i napravili
nalepnice na uobičajen način:
• Pokrenite Mail Merge Helper
tako što ćete izabrati Tools, Mail
Merge, a zatim Create, Mailing
Labels.

25. Ako možete da koristite objedinjene datoteke da biste štampali
nalepnice koje su vam potrebne, ovo je najbolji način da radite
sa nalepnicama. Ali ako želite da stavite povratnu adresu na
nalepnice, promenite fontove, ili zalepite poštanski broj na
dnu nalepnice, moraćete biti malo kreativniji – i uložiti mnogo
vište truda. Probajte na ovaj način:
• Napravite stranu sa nalepnicama. Najbrži način da to uradite
je da izaberete Tools, Envelopes and Labls, a zatim odaberete
odgovarajući raspored nalpnice na kartici Labels. Pritisnite,
zatim, New Document da biste odredili uzorak koji će
odgovarati vašim nalepnicama.
• Prilagodite nalepnice kako god želite – na primer, dodajte
adresu pošaljioca, ili logotip. Razmislite gde će biti smešteni
objedinjeni podaci i , ako želite, promenite formate fonta za te
pasuse.
• Pretvorite svoju prilagođenu stranicu sa nalepnicama u
“cirkularno pismo” tako što ćete da otvorite okvir Mail Merge
Helper i izaberite Create, Form Lettes.

26. • Priključite izvor podataka, kao i obično.
• Dodajte polja podataka na mesta gde želite da se
imena i adrese pojave na nalepnicama.
• Na početku svake nalepnice, osim prve, pritisnite
jedanput, a zatim pritisnite Insert Word Field, Next
Record. Ovaj korak je od najveće važnosti: on
nalaže Wordu da se premesti do sledećeg zapisa
izvora podataka na početku svake nalepnice osim
prve.
• Konačno, pogledajte objedinjene podatke,
proverite ih, objedinite ih u datoteku i štampajte.

27. Prilagođavanje cirkularnih pisama pomoću
polja
U glavnom dokumentu za objedinjavanje možete da
koristite bilo koje Wordove velike zbirke polja. Ovo je
posebno praktično ako radite objedinjavanje iz Outlookove
liste Contacts i ako hoćete da se rešite stavke “United
States of America” iz svih domaćih objedinjenih zapisa.
Ovo je najlakši način da ih se rešite:
• Koristite korake navedene na početku ovog odeljka da
biste videli kodove polja u glavnom dokumentu za
objedinjavanje.
• Pronadjite prvu pojavu polja {MERGEFIELD Country} i
pritisnite Ctrl+X da ga odsečete i postavite u klipbordu.

28. • Na paleti alatki Mail Merge pritisnite Insert Word Field, zatim
If...Then...Else.
• U polju Field Name izaberite Country. U polju Compare To upišite
United States of America. Pritisnite OK i Word umeće polje
{If{MERGEFIELD Country}=+”United States of America” “” “”} u
vaš dokument.

29. • Izbrišite par navodnika iz polja koje ste napravili u koraku 4 i
prenesite polje {MERGEFIELD Country} na njegovo mesto.
• Ponovite korake od 3 do 5 za svaku pojavu polja {MERGEFIELD
Country}. Ako imate više od nekoliko polja {MERGEFIELD
Country}, možete da koristite Word-ovu funkciju Replace da biste
ih zamenili.
Kad završite, svako polje bi moralo da izgleda ovako:
{If{MERGEFIELD Country}= “United States of America” “”
{MERGEFIELD Country}
Što nalaže Wordu da umetne ime države, osim ako je to “United
States of America”
Druga dva polja su praktična ako hoćete da Word zaustavi
objedinjavanje kod svakog zapisa i dozvoli vam da upišete
namenske podatke. I {Ask} i {Fillin} traže podatke za svaki
objedinjeni zapis. Prva funkcija preuzima sve što unesete
naobeleženu lokaciju cirkularnog pisma; druga zamenjuje polje sa
onim što je upisano.

30. Da biste koristili polje {Filinin}, uradite
sledeće:
• Postavite tačku umetanja tamo gde želite
da se namenski tekst pojavi u cirkularnom
pismu
• Na paleti alatki Mail Merge pritisnite Insert
Word Field, zatim Fill-in. Upišite
odgovarajući odzivnik i podrazumevani
tekst.
• Izvršite objedinjavanje kao i obično. Word
vam, svaki put kad naiđe na polje {Fillin},
po jedanput za svaki zapis izvora
podataka omogućava unos bilo kog
namenskog teksta koji želite.

31. Zadatak u okviru
cirkularnog pisma Microsoft Word
Document
Rešenje zadatka
http://www.youtube.com/watch?v
=LgPCIgwR2KQ&feature=youtu.be