Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti. Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco. Bfly permette di acquisire, archiviare, organizzzare e condividere, in modo facile e veloce, tutti i documenti e i contenuti che transitano in un’organizzazione. Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall’ amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo e l'archiviazione dei documenti. La piattaforma Bfly permette la protocollazione a norma DigitPA (ex CNIPA) e sfrutta tutte le caratteristiche tipiche di Bfly quali il versionamento dei documenti, la categorizzazione, l'indicizzazione dei documenti e le potenti funzioni di ricerca, anche full-text.

1. Enterprise Content Management
Modulo di gestione Protocollo DigitPA

2. Cos’è Bfly
Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione
digitale dei documenti.
Una piattaforma di Enterprise Content
Management basata sulla tecnologia open source
Alfresco.
Bfly permette di acquisire, archiviare,
organizzzare e condividere, in modo facile e
veloce, tutti i documenti e i contenuti che
transitano in un’organizzazione, grazie alle
caratteristiche che rendono unica la piattaforma:
 framework open source
 indipendenza dal numero delle postazioni
 tecnologie avanzate
 versione web, mobile, touch, cloud
 facilità di utilizzo e interfaccia user friendly
TUTTO IN UN CLIC

3. Moduli Bfly
Web Content Management
Protocollo DigitPA
Gestione documentale
Web & Mobile
Conservazione Sostituiva
Firma Digitale e Marca
Temporale
Servizi di postalizzazione H2H
Email & PEC Manager

4. Modulo di gestione Protocollo
Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito
dall’amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di
protocollo e l'archiviazione dei documenti.
Permette di registrare i documenti collocandoli temporalmente in base al tempo di ricezione o
di creazione e consente di classificare (in maniera univoca) i documenti archiviati all’interno
del Titolario di Classificazione adottato dall’ente.
Il modulo di protocollazione insieme alla gestione elettronica dei flussi documentali:
 Migliora l'efficienza interna limitando, ove possibile, l’utilizzo della carta e
razionalizzando i flussi documentali all’interno dell’organizzazione
 Migliora la trasparenza dei processi di business consentendo,l'accesso remoto ai
contenuti informativi e al loro stato di lavorazione all’interno del processo
 La registrazione di un documento consente di certificare la provenienza o la
destinazione, il tipo di documento e la data di arrivo, spedizione o creazione
 La protocollazione è la porta di ogni Ente. Il suo compito è archiviare tutti i documenti e
i relativi fascicoli, catalogare e distribuire i documenti in modo da regolare lo
svolgimento dei processi associati

5. Modulo di gestione Protocollo
La soluzione Bfly Protocollo si presenta all'utente come un portale (site) basato su
Alfresco Share di cui sfrutta a pieno le caratteristiche di collaboration, di gestione
documentale e di esecuzione dei workflow.
Il modulo di protocollazione sfrutta tutte le caratteristiche tipiche di Bfly quali il
versionamento dei documenti, la categorizzazione, l'indicizzazione dei documenti e
le potenti funzioni di ricerca, anche full-text.
Gestione elettronica documentale
Firma Digitale e Marcatura Temporale
Esecuzione di processi documentali
Scansione massiva
Collaboration
Archiviazione di email PEC
La soluzione è dotata di un’elevata integrazione nativa con Microsoft Office per
garantire l’accesso ai documenti archiviati con le stesse modalità usate ogni giorno
dagli utenti.

6. Modulo di gestione Protocollo
Il modulo di protocollo è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse
funzionalità fornite dal software di gestione documentale Bfly:

7. Modulo di gestione Protocollo
Il modulo di protocollazione estende le funzionalità di Bfly con:
 Archiviazione e registrazione di protocollo dei documenti rispondente alla normativa
DigitPA (ex CNIPA)
 Scansione dei documenti da scanner o multifunzione compatibile con lo standard
Twain direttamente nel gestore documentale con contestuale selezione della
tipologia documentale, indicizzazione e selezione della cartella di destinazione
 Gestione del flusso di assegnazione e notifica dei documenti protocollati con:
• Fascicolazione
• Inoltro
• Annullamento
• Rifiuto
 Utilizzo di molteplici sistemi di protocollo in funzione dell’organizzazione aziendale
(Organigramma, divisioni aziendali, multi-organizzazione)
 Apposizione da parte dell'utente, tramite la propria SmartCard, della Firma digitale a
norma sui documenti archiviati
 Archiviazione automatica e protocollazione delle mail sul gestore documentale
provenienti dagli account degli utenti, anche da account di PEC

8. Modulo di gestione Protocollo
Di seguito le principali funzionalità del modulo di protocollazione:
Nuovo Protocollo

9. Modulo di gestione Protocollo
Registro di protocollo

10. Modulo di gestione Protocollo
Fascicolazione

11. Modulo di gestione Protocollo
Operazioni sui protocolli
Operazioni sui documenti selezionati
Scarica il documento sul proprio computer
Visualizza il documento nel browser
Associa un documento ad una registrazione di protocollo effettuata in precedenza
Modifica la posizione del documento nel Titolario (Ri-classificazione)

12. Modulo di gestione Protocollo
Audit delle operazioni di protocollo

13. Modulo di gestione Protocollo
Assegnazione documento protocollato & avvio workflow documentale

14. Modulo di gestione Protocollo
Vantaggi organizzativi:
 Automatizzazione dei processi aziendali
 Puntualità e rapidità nella trasmissione dei
documenti
 Maggiore controllo dei documenti aziendali e
nell’archiviazione dei dati sensibili
 Maggiore controllo e trasparenza di gestione dei
documenti e dei processi di business
 Efficacia nella gestione del flusso di lavoro
Vantaggi economici:
 Risparmio di tempi, costi e spazi
 Riduzione del costo per carta e stampe
 Eliminazione del costo degli archivi cartacei
 Eliminazione dei ritardi e disguidi dovuti all’inoltro cartaceo dei
documenti
 Riduzione dei costi di gestione della posta in entrata ed in uscita
 Dematerializzazione degli archivi cartacei a beneficio del digitale

15. Contatti
Desmos
E-mail: info@desmos.eu
Luca Colomba
Product Manager
Cell: +39.345.4714249
E-mail: luca.colomba@desmos.eu
Annalisa Cirone
Direzione Commerciale
Cell: +39.329.7319975
E-mail: annalisa.cirone@desmos.eu
www.facebook.com/pages/BFLY/189491171075598
@BFLY_Desmos