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Gestión y Gobierno de Portafolios
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR
CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIG
O
NOMBRE
DE LA
CATEGORÍ
A
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
VAN
(MILE
S DE
DÓLA
RES)
PRESUPUES
TO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
%
RIESGO
UNIDAD DE
NEGOCIOS
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIG
O
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y
Unidad de Negocio
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍA
ESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DE
COMPONENTES
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
% RIESGO
PRIORI
DAD
RECOMENDA
CIÓN
CONSECUENCI
A DE NO
ACEPTAR LA
RECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/
SUGERENCIANOMBRE
CÓDIG
O
CLASE
(VER
CUADRO
Nº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL
COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTO
PG= PROGRAMA S= SELECCIONADO
PY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADO
OT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE
CATEGORÍA
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
ESTADO
(VER
CUADR
O Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVOS
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL
PORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE
(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCI
ONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE
REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL
ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES,
PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES,
CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE
ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS:
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER,
MANEJAR O DOMINAR.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.
EXPERIENCIA:
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O
SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.
OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD,
NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO
NIVEL
DE
DETALLE
RESPONSABLE
DE COMUNICAR
GRUPO
RECEPTOR
METODOLOGÍA
O TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DE
COMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVER
LAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO Y
RESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER
RESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA EL
PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO
ELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,
ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE
LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,
FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADO
ANTERIOR
(VER
CUADRO
Nº2)
DECISIÓN
TOMADA
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
PRÓXIMO
S PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENTE
(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR
CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIG
O
NOMBRE
DE LA
CATEGORÍ
A
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
VAN
(MILE
S DE
DÓLA
RES)
PRESUPUES
TO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
%
RIESGO
UNIDAD DE
NEGOCIOS
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIG
O
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y
Unidad de Negocio
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍA
ESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DE
COMPONENTES
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
% RIESGO
PRIORI
DAD
RECOMENDA
CIÓN
CONSECUENCI
A DE NO
ACEPTAR LA
RECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/
SUGERENCIANOMBRE
CÓDIG
O
CLASE
(VER
CUADRO
Nº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL
COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTO
PG= PROGRAMA S= SELECCIONADO
PY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADO
OT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE
CATEGORÍA
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
ESTADO
(VER
CUADR
O Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVOS
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
- 42. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL
PORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE
(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCI
ONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE
REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL
ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES,
PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES,
CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE
ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS:
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER,
MANEJAR O DOMINAR.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.
EXPERIENCIA:
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O
SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.
OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD,
NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO
NIVEL
DE
DETALLE
RESPONSABLE
DE COMUNICAR
GRUPO
RECEPTOR
METODOLOGÍA
O TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DE
COMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVER
LAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO Y
RESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER
RESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA EL
PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO
ELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,
ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE
LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,
FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADO
ANTERIOR
(VER
CUADRO
Nº2)
DECISIÓN
TOMADA
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
PRÓXIMO
S PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENTE
(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR
CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIG
O
NOMBRE
DE LA
CATEGORÍ
A
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
VAN
(MILE
S DE
DÓLA
RES)
PRESUPUES
TO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
%
RIESGO
UNIDAD DE
NEGOCIOS
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIG
O
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y
Unidad de Negocio
- 67. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍA
ESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DE
COMPONENTES
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
% RIESGO
PRIORI
DAD
RECOMENDA
CIÓN
CONSECUENCI
A DE NO
ACEPTAR LA
RECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/
SUGERENCIANOMBRE
CÓDIG
O
CLASE
(VER
CUADRO
Nº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL
COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTO
PG= PROGRAMA S= SELECCIONADO
PY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADO
OT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
- 68. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE
CATEGORÍA
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
ESTADO
(VER
CUADR
O Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVOS
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
- 70. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL
PORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE
(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCI
ONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE
REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL
ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES,
PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES,
CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE
ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS:
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER,
MANEJAR O DOMINAR.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.
EXPERIENCIA:
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O
SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.
OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD,
NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO
NIVEL
DE
DETALLE
RESPONSABLE
DE COMUNICAR
GRUPO
RECEPTOR
METODOLOGÍA
O TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DE
COMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVER
LAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO Y
RESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER
RESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA EL
PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO
ELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,
ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE
LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,
FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADO
ANTERIOR
(VER
CUADRO
Nº2)
DECISIÓN
TOMADA
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
PRÓXIMO
S PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENTE
(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR
CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIG
O
NOMBRE
DE LA
CATEGORÍ
A
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
VAN
(MILE
S DE
DÓLA
RES)
PRESUPUES
TO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
%
RIESGO
UNIDAD DE
NEGOCIOS
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIG
O
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y
Unidad de Negocio
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍA
ESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DE
COMPONENTES
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
% RIESGO
PRIORI
DAD
RECOMENDA
CIÓN
CONSECUENCI
A DE NO
ACEPTAR LA
RECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/
SUGERENCIANOMBRE
CÓDIG
O
CLASE
(VER
CUADRO
Nº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL
COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTO
PG= PROGRAMA S= SELECCIONADO
PY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADO
OT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE
CATEGORÍA
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
ESTADO
(VER
CUADR
O Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVOS
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL
PORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE
(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCI
ONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE
REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL
ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES,
PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES,
CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE
ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS:
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER,
MANEJAR O DOMINAR.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.
EXPERIENCIA:
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O
SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.
OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD,
NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO
NIVEL
DE
DETALLE
RESPONSABLE
DE COMUNICAR
GRUPO
RECEPTOR
METODOLOGÍA
O TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DE
COMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVER
LAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO Y
RESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER
RESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA EL
PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO
ELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,
ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE
LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,
FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADO
ANTERIOR
(VER
CUADRO
Nº2)
DECISIÓN
TOMADA
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
PRÓXIMO
S PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENTE
(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
- 111. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
- 121. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR
CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIG
O
NOMBRE
DE LA
CATEGORÍ
A
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
VAN
(MILE
S DE
DÓLA
RES)
PRESUPUES
TO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
%
RIESGO
UNIDAD DE
NEGOCIOS
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIG
O
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y
Unidad de Negocio
- 123. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍA
ESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DE
COMPONENTES
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
% RIESGO
PRIORI
DAD
RECOMENDA
CIÓN
CONSECUENCI
A DE NO
ACEPTAR LA
RECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/
SUGERENCIANOMBRE
CÓDIG
O
CLASE
(VER
CUADRO
Nº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL
COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTO
PG= PROGRAMA S= SELECCIONADO
PY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADO
OT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
- 124. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE
CATEGORÍA
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
ESTADO
(VER
CUADR
O Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVOS
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
- 126. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
- 128. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL
PORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE
(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCI
ONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE
REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL
ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES,
PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES,
CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE
ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS:
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER,
MANEJAR O DOMINAR.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.
EXPERIENCIA:
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O
SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.
OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD,
NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO
NIVEL
DE
DETALLE
RESPONSABLE
DE COMUNICAR
GRUPO
RECEPTOR
METODOLOGÍA
O TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DE
COMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVER
LAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO Y
RESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER
RESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA EL
PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO
ELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,
ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE
LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,
FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
- 131. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
- 133. ©2009DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADO
ANTERIOR
(VER
CUADRO
Nº2)
DECISIÓN
TOMADA
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
PRÓXIMO
S PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENTE
(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR
CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIG
O
NOMBRE
DE LA
CATEGORÍ
A
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
VAN
(MILE
S DE
DÓLA
RES)
PRESUPUES
TO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
%
RIESGO
UNIDAD DE
NEGOCIOS
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIG
O
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y
Unidad de Negocio
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍA
ESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DE
COMPONENTES
ESTADO
ACTUAL
(VER
CUADRO
Nº2)
% RIESGO
PRIORI
DAD
RECOMENDA
CIÓN
CONSECUENCI
A DE NO
ACEPTAR LA
RECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/
SUGERENCIANOMBRE
CÓDIG
O
CLASE
(VER
CUADRO
Nº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
NOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL
COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTO
PG= PROGRAMA S= SELECCIONADO
PY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADO
OT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVO
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE
CATEGORÍA
NOMBRE DE
LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL
COMPONENTE
ESTADO
(VER
CUADR
O Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE
DEL
COMPONEN
TE
CÓDIGO
CLASE DE
COMPONENT
E (VER
CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMA
PY= PROYECTO
OT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTO
S= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADO
NAP= NO APROBADO
AC= ACTIVOS
PEN= PENDIENTE
T= TERMINADO
C= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
