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Introducción a la Gestión de Portafolios
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Temas a Tratar
1. Marco conceptual del Planeamiento Estratégico
2.Propósito de El Estándar para la Gestión de Portafolios
3. ¿Qué es un Portafolio?
4. ¿Qué es la Gestión de Portafolios?
5. La Relación entre la Gestión de Portafolios y el Gobierno
Organizacional
6. La Relación entre la Gestión de Portafolios y la Estrategia
Organizacional
7. Las Relaciones entre la Gestión de Portafolios, Programas y
Proyectos
8. La Relación entre la Gestión de Portafolios y la Gestión de
Operaciones
9. Rol del Portfolio Manager
10.Informes y Métricas de la Gestión de Portafolios
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2. Propósito de El Estándar para la Gestión de Portafolios
¿A quién va
dirigido este
Estándar?
• Alta gerencia.
• Staff de gestión responsable de desarrollar estrategias
empresariales.
• Portfolio, Program y Project Managers.
• Investigadores que analizan la gestión de portafolios.
• Miembros de una oficina de gestión de portafolios o
programas.
• Jefes de Project Managers y Program Managers.
• Miembros de una oficina de gestión de proyectos
programas o portafolios.
• Consultores en gestión de proyectos, programas,
portafolios, y en campos relacionados.
• Gerentes funcionales.
• Clientes y otros stakeholders.
• Educadores que enseñan la gestión de portafolios y
temas relacionados.
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Proyectos Programas Portafolios
Alcance
Los proyectos tienen
objetivos definidos. El
alcance es elaborado
progresivamente a lo largo
del ciclo de vida del
proyecto.
Los programas tienen un
amplio alcance y
proporcionan mayores
beneficios significativos.
Los portafolios tienen un
alcance de negocio que
cambia con las metas
estratégicas de la
organización.
Cambio
Los Project Managers
esperan el cambio e
implementan procesos para
mantener el cambio
gestionado y controlado.
El Program Manager debe
esperar el cambio, tanto
dentro como fuera del
programa, y estar preparado
para gestionarlo.
Los Portfolio Managers
tienen que monitorear
continuamente los cambios
en el entorno.
Descripción Comparativa de la Gestión de Proyectos, Programas, y
Portafolios
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Descripción Comparativa de la Gestión de Proyectos, Programas, y
Portafolios
Proyectos Programas Portafolios
Planificación
Los Project Managers
elaboran progresivamente
información de alto nivel en
planes detallados a lo largo
del ciclo de vida del proyecto.
Los Program Managers
desarrollan el plan general del
programa y crean planes de
alto nivel para orientar la
planificación detallada a nivel
de componente.
Los Portfolio Managers crean
y mantienen los procesos
necesarios y las
comunicaciones relativas al
portafolio total.
Gestión
Los Project Managers
gestionan al equipo de
proyecto para lograr los
objetivos del proyecto.
Los Program Managers
gestionan al staff del
programa y a los Project
Managers; ellos proporcionan
la visión global y el liderazgo.
Los Portfolio Managers
pueden gestionar o coordinar
al staff de gestión de
portafolios.
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Descripción Comparativa de la Gestión de Proyectos, Programas, y
Portafolios
Proyectos Programas Portafolios
Éxito
El éxito es medido por la
calidad del producto y del
proyecto, puntualidad,
cumplimiento del
presupuesto, y grado de
satisfacción del cliente.
El éxito es medido por el
grado en que el programa
satisface las necesidades y
beneficios para el cual se
llevó a cabo.
El éxito es medido en
términos del rendimiento
global de los componentes
del portafolio.
Monitoreo
Los Project Managers
monitorean y controlan el
trabajo para producir los
productos, servicios o
resultados por el cual el
proyecto se llevó a cabo para
producir.
Los Program Managers
monitorean el progreso de los
componentes del programa
para asegurar que los
objetivos generales,
cronogramas, presupuesto, y
beneficios sean cumplidos
por el programa.
Los Portfolio Managers
monitorean el rendimiento
global y los indicadores de
valor.
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5. La Relación entre la Gestión de Portafolios y el Gobierno
Organizacional
El Gobierno Organizacional es el proceso mediante el cual una organización
dirige y controla sus operaciones y actividades estratégicas, y mediante las
cuales la organización responde a los legítimos derechos, expectativas, y
deseos de sus stakeholders
La Gestión de Portafolios es una disciplina dentro del gobierno
organizacional.
Las organizaciones que no enlazan la gestión de portafolios al
gobierno, aumentan el riesgo que iniciativas no alineadas o de
baja prioridad consuman los recursos críticos.
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Planificación y
Gestión de
Portafolio de
Proyectos
6. La Relación entre la Gestión de Portafolios y la Estrategia
Organizacional
Describe la relación entre la estrategia
organizacional, la planificación estratégica, y
las actividades de gestión.
Esta relación se resalta debido al enfoque
tradicional de la gestión de portafolios en la
planificación estratégica de proyectos
El propósito fundamental de enlazar la gestión de portafolios
con la estrategia organizacional, es establecer un plan
balanceado y ejecutable que ayude a la organización a lograr
sus metas.
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6. La Relación entre la Gestión de Portafolios y la Estrategia
Organizacional
Manteniendo el
Alineamiento del
Portafolio
Asignando
Recursos
Financieros
Asignando
Recursos
Humanos
Midiendo las
Contribuciones de
los Componentes
Estrategia de
Gestión de
Riesgos
Cada componente
debe estar
alineado a una o
más metas
estratégicas
La prioridad de
cada
componente,
conduce a las
decisiones de
asignaciones
financieras.
La prioridad de
cada
componente
conduce a la
planificación de
recursos, la
contratación de
esfuerzos, y las
asignaciones de
tiempo y
habilidades.
Si el propósito de
abordar un
componente es lograr
una meta estratégica,
su contribución se
debe medir en el
contexto de dicha
meta.
Se debe evaluar
cada componente
por riesgos y
cómo esos riesgos
pueden impactar
en el logro de los
objetivos
estratégicos.
El impacto del plan de portafolio sobre la estrategia, se logra
mediante las siguientes cinco áreas
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9. Rol del Portfolio Manager
ALINEAMIENTO ESTRATEGICO
METODOS Y TECNICAS DE LA GESTION DE PORTAFOLIOS
METODOS Y TECNICAS DE LA GESTION DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS
PROCESO DE DESARROLLO Y MEJORA CONTINUA
HABILIDADES GENERALES DE NEGOCIOS
HABILIDADES GENERALES DE GESTION
GESTION DE STAKEHOLDERS
GESTION DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El Portfolio Manager es responsable de
establecer, monitorear, y gestionar los
portafolios . Para tener éxito en este rol, el
Portfolio Manager debe aplicar pericia en todas
las siguientes áreas, con el apoyo de una
oficina de gestión de programas/proyectos,
según sea necesario:
AREAS
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10. Informes y Métricas de la Gestión de Portafolios
METRICAS CUANTITATIVAS METRICAS CUALITATIVAS
1. Incremento de ingresos atribuidos al portafolio.
2. Desarrollo de nuevos mercados y expansión de
la base de clientes como resultado del
portafolio.
3. Reducción de costos atribuible al portafolio
4. Cambios en el valor presente neto (VPN) del
portafolio
5. Retorno sobre la inversión (ROI) del portafolio
6. Tasa interna de retorno (TIR) del portafolio
7. Porcentaje en que se han reducido los tiempos
de ciclo debido al portafolio
8. Cambios en las calificaciones de mejoras de
calidad atribuibles al portafolio.
1. Grado de alineamiento estratégico.
2. Reconocimiento de conformidad legal y
regulatoria.
Métricas de la Gestión de Portafolios
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1. Descripción General de los Procesos de Gestión de Portafolios
Alineamiento de Estrategia e Inversión
Durante un ciclo típico de negocios, el
Portfolio Manager monitoreará y validará
los componentes en relación a lo siguiente:
1. Alineamiento con la estrategia corporativa .
2. Viabilidad como parte del portafolio, basándose en los indicadores
claves de performance y en un nivel aceptable de riesgo.
3. Valor y relación con otros componentes del portafolio.
4. Disponibilidad de recursos y prioridades del portafolio.
5. Adiciones y supresiones de los componentes del portafolio.
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1. Descripción General de los Procesos de Gestión de Portafolios
CiclodevidadelaGestióndeComponentesCiclodevidadelaGestióndeComponentes
delPortafolio
Proceso Estado Resultante Comentario
Identificar Componentes o Identificado
Categorizar Componentes o Categorizado
Evaluar Componentes o Evaluado
o Recomendado
o Todos los componentes categorizados son
evaluados; sólo algunos son recomendados.
Seleccionar Componentes o Seleccionado
o Rechazado
o Pendiente
o Seleccionado significa que el componente está
en una lista preliminar, no que será
inmediatamente incorporado en el portafolio.
o Pendiente es similar a inactivo, excepto que
nunca ha alcanzado el nivel de prioridad para
ser autorizado; el componente permanece en
la lista de componentes candidatos para la
próxima priorización.
Priorizar Componentes o Priorizado
o Repriorizado
o La prioridad de un componente, puede ser
revisada.
Balancear Componentes o Aprobado
o Rechazado
o Inactivo
o Terminado
o El rechazo puede ocurrir en esta etapa o antes,
durante la selección.
Autorizar Componentes o Autorizado
ComponentePrincipalde
ProcesamientodeAutorización
ComponentePrincipalde
ProcesamientodeAutorización
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3. Influencias de la Organización
Las fuerzas que influyen en la gestión de portafolios se identifican en las siguientes secciones:
•Es importante que la filosofía de gestión de portafolios se extienda en
toda la organización
CULTURA
ORGANIZACIONAL
•El éxito del proyecto puede expresarse en términos de flujo de caja
negativo o positivo, tiempo para llegar al mercado, y balance de recursos
IMPACTO
ECONOMICO
•Los impactos organizacionales se refieren al impacto que tiene la gestión de
portafolios en la organización
IMPACTOS
ORGANIZACIONALES
•Los factores ambientales de la empresa (EEFs) se refieren a cualquier, o a todos
los factores ambientales externos y a los factores ambientales internos de la
organización
FACTORES
AMBIENTALES DE LA
EMPRESA
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1. Interacciones de los Procesos de Gestión de Portafolios
Existe un vínculo estrecho entre los Grupos de Procesos de Gestión de
Portafolios y el ciclo continuo de procesos de negocios, para
desarrollar una estrategia de negocios, alinear los proyectos y
programas a esa estrategia, y monitorear los resultados de estas
decisiones.
El plan estratégico de la
organización: La decisión
base para cualquier proceso
de gestión de portafolio de
proyectos, y la base para
establecer factores
determinados que harán
cada portafolio único.
Los procesos de gestión de
portafolios: Una serie de
procesos interrelacionados,
desde la identificación y
autorización de los
componentes de un portafolio
hasta la revisión del progreso
de esos componentes
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2. Grupo de Procesos de Gestión de Portafolios
Grupos de Procesos de Gestión de Portafolios
Áreas de Conocimiento
Grupos de Procesos de
Alineamiento
Grupo de Procesos de
Monitoreo y Control
Gobierno de Portafolio
Identificar Componentes (4.1)
Revisar y Reportar Performance
del Portafolio (4.9)
Categorizar Componentes (4.2)
Monitorear Cambios en la
Estrategia del Negocio (4.10)
Evaluar Componentes (4.3)
Seleccionar Componentes (4.4)
Priorizar Componentes (4.5)
Balancear Portafolio (4.6)
Comunicar Ajuste al Portafolio (4.7)
Autorizar Componentes (4.8)
Gestión de Riesgos del Portafolio
Identificar Riesgos del Portafolio
(5.1)
Monitorear y Controlar los
Riesgos del Portafolio (5.4)
Analizar Riesgos del Portafolio (5.2)
Desarrollar Respuestas a los Riesgos
del Portafolio (5.3)