ERP Gestor Formación Programada - Bonificada para Empresas

ERP GESTION Y EJECUCIÓN DE
FORMACIÓN PARA EMPRESAS

2
AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
4. Planificación
5. Presupuesto
ERP Gestión Formación Grandes Empresas

3
 ¿Dispones de un plan estratégico de formación para tu empresa y es complicada su gestión?
 ¿Te gustaría tener un cuadro de mandos personalizado con el estado de tu plan de formación?
 ¿Puedes obtener informes segmentados y KPIs en tiempo real del seguimiento de la formación, ya sea
bonificada o privada?
 ¿Tienes el control de colectivos que exige la FTFE controlado?
 ¿Tienes más de 50 acciones formativas en tu plan de formación y más de 5 proveedores?
 ¿Imaginas tener todos tus proveedores de formación en la misma aplicación y que puedan trabajar en ella
de manera independiente y que tú, puedas controlar todo lo que hacen?
 ¿Te gustaría tener una planificación y un seguimiento más eficaz de las actividades formativas?
 ¿Puedes monitorizar el estado de todas las actividades formativas de un vistazo?
 ¿Actualmente es sencillo llevar el control real de costes y seguimiento de provisiones o presupuestos?
 ¿Puedes medir el ROI, la calidad de la formación y el cumplimiento de objetivos en el puesto?
 ¿Dispones de un portal del empleado para la oferta de cursos e itinerarios personalizados?
 ¿Dispones de un sistema de Detección de Necesidades?
 ¿Tienes un ERP en tu empresa que sirve para RRHH pero no es suficientemente específico y flexible para la
gestión de la formación?
LA SOLUCIÓN COMPLETA Y ESPECIALIZADA PARA FORMACIÓN
INTRODUCCIÓN

4
Generales:
• Seguridad y garantías a la hora de justificar los planes de formación, las consecuencias de hacer mal un
plan de formación bonificada no solo están en la devolución del importe bonificado sino en no poder
acogerse a esta subvención durante 5 años.
• Actualización y adaptación automática ante cualquier cambio de normativa.
• Centralización de toda la información del plan de formación en una única aplicación y posibilidad de
generación de informes ilimitados en tiempo real.
• Ahorro de costes, permite trabajar totalmente online ya que está desarrollado bajo en el modelo Saas, su
pago se realiza por uso. Haciendo de la aplicación una herramienta escalable y evitando el mantenimiento
de la misma.
• Automatiza las tareas administrativas que no generan valor en la empresa, reduciendo el tiempo de
gestión en cada proceso y ganando tiempo para lo verdaderamente importante.
• Ofrece una Visión global que facilita la toma de decisiones.
• Permite canalizar y auditar el trabajo de los distintos proveedores centralizando su trabajo en una única
herramienta.
BENEFICIOS
INTRODUCCIÓN

5
Para el departamento de Recursos Humanos:
• Información actualizada, sin necesidad de mantenimiento de datos duplicados.
• Identificar las necesidades específicas de formación, basada en la información de análisis previamente
realizada y automatización del proceso de Detección de Necesidades.
• Canalizar desde un portal (o intranet) de formación para el empleado la oferta formativa general y la
específica por perfil o itinerarios personalizados.
• Permitir una planificación y seguimiento más eficaces de las actividades formativas. Monitorizar el estado
de todas las actividades formativas de un vistazo.
• Reducir la carga administrativa del proceso, generando toda la información necesaria para el proceso:
gestión de convocatorias, generación de certificados de aprovechamiento, informes resumen detallados de
las acciones formativas, control de asistencias y costes, etc.
• Centralizar y monitorizar la actividad de los proveedores en la ejecución de formación.
• Obtener informes sobre la calidad de la formación, ROI, KPIs en tiempo real desde el Cuadro de Mandos.
BENEFICIOS
INTRODUCCIÓN

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Para los empleados:
• Portal de formación del empleado (Web o Móvil), donde poder consultar la oferta formativa específica
para su perfil (itinerario), cursos abiertos, o el histórico de cursos realizados.
• Solicitar un curso en un solo clic.
• Recibir alertas y avisos en el correo o móvil con las convocatorias de los cursos, cambios de fechas, , etc…
• Confirmar la asistencia al curso o interés real desde un simple clic en un correo electrónico.
• Evaluar la calidad de cada curso en que ha estado implicado, desde un cuestionario online.
Para los responsables:
• Acceso fácil a la información relevante de sus colaboradores.
• Disponer de una herramienta eficaz de comunicación con el equipo de gestión de formación.
• Disponer de una herramienta de selección y valoración de proveedores.
• Solicitar formación para colaboradores directos e indirectos en las acciones del plan de formación.
• Poder validar las solicitudes de cursos de sus equipos para preseleccionar y planificar las
inscripciones finales.
• Conocer y gestionar las necesidades de desarrollo de sus colaboradores.
• Evaluar la eficacia de la formación de cada colaborador en cada actividad formativa.
BENEFICIOS
INTRODUCCIÓN

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AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
4. Planificación
5. Presupuesto

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ALCANCE
EJECUCIÓN
Y SERVICIO
GESTIÓN
ACCESO WEB Y
MÓVIL SEGURO
PORTAL EMPLEADO
CUADRO CONTROL
Y SEGUIMIENTO
MÓDULO INFORMES
INTEGRACIÓN BI
API INTEGRACIÓN
ENCUESTAS
ONLINE
MOTOR DE
CUESTIONARIOS
PLATAFORMA
ELEARNING
LMS INTEGRADO
MÓDULO DE
COMUNICACIÓN
CON FTFE/FEFE
ERP EMPRESA
OTROS SISTEMAS
DE LA EMPRESA
EMPLEADOS
GESTORES Y
PROVEEDORES

9ERP Gestión Formación Grandes Empresas
ALCANCE

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Gestión de Cursos: Planificación, Calendario, Seguimiento
Gestión de Comunicaciones: FTFE y SEPE (XML, ficheros, automatización)
Gestión de Alumnos: Convocatoria a cursos, Expediente, itinerario, seguimiento, etc..
Gestión de Empleados: Alta/baja contrato, Categorías, Depto, Itinerarios, Contrato Formación, jornada Laboral, etc…
Gestión Evaluaciones y Seguimiento: Cuestionarios de Satisfacción y Evaluaciones Online, lector cuestionarios impresos, etc..
Gestión económica: justificación, facturas, gastos, pagos, vencimientos, riesgos, aprobación y flujo de control.
Gestión Contenidos: Acciones de catálogo, itinerarios, detección de necesidades, etc….
Gestión Logística: Planificación de materiales, envíos, gestión de recursos y aulas.
Informes: cuadro mandos e informes personalizados (por rol, por unidad organizativa, por área, etc…)
ERP - Gestor
Entrega de comunicaciones automáticas
Generación de ficheros XML y TXT
Carga de ficheros de acciones, planes de formación
Carga de ficheros de Empresas (agrupación de empresas Bonificada)
Acceso y Control de Asistencia
Gestión de evaluaciones e incidencias
Acceso a la documentación y registro de comprobantes(recibís Diplomas, material, NIFs, etc…)
Acceso y control del calendario
Registro y firma del contrato (Mercantil o Laboral)
Acceso y registro a bolsa de empleo (cursos pdtes asignar formador)
Comunicación con alumnos (Foros, chats, ejercicios, WhatsApp, etc…)
Portal-App Formador
Acceso directo a cursos
Visualización del calendario y planificador
Acceso a la documentación (Diplomas, hojas de firmas).
Upload de comprobantes(recibís Diplomas, material, NIFs, etc…)
Acceso a cuestionarios de Satisfacción y Evaluación online
Detección de necesidades e Itinerarios (Solicitud de cursos)
Comunicación con Tutores (Foros, chats, ejercicios, WhatsApp, etc…)
Portal-App Empleado / Alumno
Cursos online avanzados: Multimedia, SCORM, contenidos interactivos, etc..
Evaluaciones y Seguimiento avanzado
Herramientas 2.0: Red Educativa, comunidad, WhatsApp integrado, etc…
TinCAP e informes avanzados
Contenido Responsive (accesible desde móviles) y Accesible AA
LMS
Panel de control para responsables
Informes y Cuadro de mandos personalizados
Integración con ERPs: SAP, Navision, Meta 4, PeopleSoft, Oracle, etc..
Carga masiva Alumnos, Cursos, Altas y bajas contratos
Integración con Intranets
Integración LDAP o SSO para usuarios y roles
Sedes Empresa
ALCANCE

11
AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
4. Planificación
5. Presupuesto

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ERP - GESTOR
Sistema de gestión asistida para formación privada y bonificada, permite controlar todos los
procesos relacionados con una única herramienta:
• Gestión Administrativa, planificación, diplomas, hojas de firmas, control asistencia, XML
FTFE/FEFE, Informes personalizados, etc…
• Convocatorias a cursos, Comunicación, Mailings a Empleados, Portal empleado, etc..
• Gestión de Recursos (Proveedores, Aulas, Materiales, Profesores Internos, etc..), portal del
proveedor y portal del formador.
• Gestión Económica, control presupuestos, recepción de facturas, e-fact, control del gasto,
gestión automática de la bonificación, controles y alertas; justificación económica.
LMS – CAMPUS – PLATAFORMA ELEARNING INTEGRADA
Plataforma mobile-learning profesional, accesible desde App personalizada para la empresa y
con contenidos y actividades offline.
El ERP puede integrarse con cualquier LMS, si la empresa ya tuviese una.
PORTALES Y APPs
Portal de acceso del empleado, integrable en la intranet, para visualización de sus calendarios,
cursos, itinerarios disponibles, detección de necesidades, cuestionarios a realizar, gestor de
tareas, etc…
Iformalia: El sistema más completo del mercado para la gestión y ejecución de
formación para empresas.
Más de 25.000 alumnos, están
utilizando ahora mismo nuestro
campus.
Desde 2005, más de 605.000
inscripciones certificadas en
formación Bonificada.
Las grandes consultoras de
formación trabajan con nuestra
solución iformalia,
pregúntelas.
FUNCIONALIDADES

13
AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
i. Gestor Formación ERP
ii. LMS – Campus
iii. Portal Empleado
4. Planificación
5. Presupuesto

14
El sistema pretende ofrecer un entorno de trabajo completo y asistencial, que ofrezca los mecanismos
necesarios para reducir el tiempo de gestión administrativa y aumentar las garantías y rigor en la gestión:
• Catálogo Formación e Itinerarios: Módulo de gestión y edición de acciones formativas de catálogo e itinerarios por
perfil, área, empresa, planes de bienvenida, formación asociada al puesto, centro de trabajo, etc…
• Detección de Necesidades: Módulo que permite la oferta de catálogos teóricos o tentativos desde el portal del empleado o
portal del responsable (dependiendo de quién la realice), desde el envío del propio mail (mails interactivos) y desde el
formulario de peticiones de formación no planificadas (registro de la info básica para la acción, nº de participantes y
fechas aprox, trazabilidad y seguimiento de peticiones).
• Gestión de la Oferta formativa y Solicitudes: Permite publicar en la intranet o portal del empleado la oferta formativa
genérica y los cursos asociados al perfil específico del empleado; tras el registro de sus intereses por parte del empleado,
permite gestionar por sus responsables las solicitudes, y realizar al selección de alumnos final.
• Gestión de Cursos: Generación de Calendarios automática, búsqueda y asignación a proveedores, Gestión avanzada
de recursos (aulas, materiales, profesores, etc..), Inscripciones masivas, control asistencia (alumnos y formadores
internos) en horario laboral, gestión de tareas administrativas y convocatoria a cursos.
• Gestión de Comunicaciones a FTFE/FEFE: Entrega de los XMLs y avisos de las plazos que vencen.
• Gestión Documental: Módulo de generación de plantillas de documentos y envío a alumnos, firma digital, etc…
• Gestión Económica: Gestión del gasto, bonificación, cofinanciación, recepción de facturas, e-fact, presupuestos…
• Generador de Cuestionarios: Formatos por Móvil, PC, Telefónicos, para realización de cuestionarios de satisfacción, a
responsables, medición de objetivos en el puesto de trabajo, etc…
DESGLOSE FUNCIONAL ERP – GESTOR FORMACIÓN
FUNCIONALIDADES – ERP GESTOR FORMACIÓN

15
INFORMES Y SEGUIMIENTO
Las herramientas que se ponen a disposición del Gestor, permiten conocer en todo momento la evolución de
los alumnos de sus unidades de aprendizaje o cursos.
GESTORES

16
CUESTIONARIOS Y TEST
El módulo de Cuestionarios y Evaluación permite diseñar cuestionarios específicos, mediante el Asistente para
Generación de cuestionarios online y test de autoevalaución. También ofrece Informes detallados de
resultados y entregas.
En relación a los cuestionarios, posibilita la temporalización para la resolución, retroalimentación automática y
distintos tipos de preguntas (verdadero/falso, multi-opción, subir archivo, texto, imágenes, audio ejercicios,
etc…)
GESTORES

17
El papel de los Gestores en el CAMPUS es la organización, planificación y dirección de la misma, a nivel
general o circunscrito a su propio Centro (El sistema permite configurar los permisos para que cada Unidad o
Gestor trabaje sólo en el ámbito de su SEDE, Unidad o Centro).
El módulo de gestión ERP permite monitorizar y administrar el campus, desde intuitivos paneles de control,
aportando módulos específicos para la gestión de actividades, alertas, comunicaciones planificadas (que se
realizan automáticamente llegada su fecha de planificación o el evento que las define), tareas automáticas
para expertos, etc..
GESTORES
Envío informes
automáticos por email
Automatismos para
mensajes seguimiento
automático semanalesAvisos a Alumnos
de Citas con el
Tutor
Planificación
de tareas
ALARMAS Y
AVISOS
Mail y Push con
nuevos contenidos
Alarmas de
realización de
test
Notificaciones al
móvil del alumno
y Experto
Mail de
bienvenida

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INSCRIPCIÓN Y SEGUIMIENTO EN UN SIMPLE CLIC
El sistema ofrece a los Usuarios gestores la posibilidad de establecer itinerarios e inscribir a sus alumnos (a los
de su centro) en los cursos, unidades o itinerarios completos con un simple clic, podrán inscribir en la
plataforma de elearning, enviar el email de bienvenida al curso o unidad de aprendizaje y controlar los
avances de los alumnos.
GESTORES
CURSO DE INGLÉS AVANZADO
Podemos activar el curso en el
campus y a sus inscritos con un
solo clic.
Podemos conocer la
asistencia y seguimiento del
proceso de aprendizaje con
informes simples e intuitivos

19
GENERACIÓN DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS
El sistema ofrece a los Usuarios gestores la posibilidad de obtener todos los modelos de impresos y
documentos que el proceso de formación requiere: Diplomas, hojas de firmas, recibís, cartel del aula, etc…
GESTORES
Ejemplo: Hojas de Firmas
cumplimentadas, listas para
la firma

20
AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
ii. LMS – Campus
iii. Portal Empleado
4. Planificación
5. Presupuesto

21
DESGLOSE FUNCIONAL CAMPUS – LMS: PLATAFORMA ELEARNING
FUNCIONALIDADES: CAMPUS - LMS
Usuario Descripción Que quiere? Que queremos ? Cómo ?
Proveedor / Docente / Experto
Hacer llegar sus contenidos y
actividades a los alumnos,
realizar un seguimiento del
proceso de aprendizaje y
comunicarse con sus alumnos.
Que el Proveedor o Experto
pueda publicar sus
contenidos de forma
independiente
Herramientas de publicación y
validación y gestión de
contenidos SCORM simples.
Herramientas de Evaluación y
Seguimiento
Herramientas de Comunicación
eficaces.
Alumnos:
Nivel Básico (sin experiencia
previa.
Nivel Medio (al menos 1 curso
antes.
Nivel Avanzado (más de 2
cursos).
Utilidad real, sencillez,
comodidad en el acceso.
Contenidos y actividades
especializadas en su objetivo de
aprendizaje.
Flexibilidad en el horario y
posibilidad de consulta.
Acceso desde el móvil, tablet o
PC.
Nivel Básico: Elementos de la
plataforma simples y
reducidos; acceso directo a la
formación y canalización de
actividades.
Nivel Medio: Elementos de la
plataforma completos y
navegación dirigida.
Nivel Avanzado: Navegación
libre, Video Conferencia,
etc…
Sencillez y usabilidad máxima.
Contenidos orientados al
usuario y la modalidad
elearning.
Diferenciación funcional por
perfil.
Contenido multimedia y que
genere experiencia de usuario.
Píldoras e itinerarios que
dirijan el aprendizaje.
Usuarios Gestores y
Dinamizadores (centralizados o
especializados por cada unidad
o centro)
Monitorizar y administrar la
actividad del campus, animar y
dinamizar las actividades de
aprendizaje.
Conseguir automatizar
procesos para el control
asistido (alertas y consultas)
de la actividad.
Unificación de plataforma de
gestión. Herramientas de
seguimiento.
Canales de Comunicación con
los alumnos y Expertos.
Formación, soporte, ayuda.

22
Nuestra plataforma e-learning multiidioma, y multidispositivo (Móviles, tablets, etc…) proporciona un campus
completo en el que se podrá introducir el contenido del curso en los diferentes formatos multimedia.
Plataforma especializada en contenidos multimedia

23
Ejemplos de diseños multimedia y animaciones

24
AutoLogin
desdeIntranet
Avisos
CitasAgenda
Mensajessin
leer
Nuevos
contenidos
MisCursos
Listadoy
Acceso
Dónde
estaba?
MisVídeos
Nuevos
Vistos
Actividadesy
Agenda
Mensajes
DelCentro
DelProfe
Itinerariode
mipuesto
Avancey
próximos
Mapa Alumnos

25
PORTAL Y APP
Los usuarios Alumnos dispondrán de una acceso
a su cuenta y sus actividades desde el portal web
y desde la App (iOs + Android).
También dispondrán de acceso directo desde el
móvil a la video conferencia.
Resumen del cursos realizados y en ejecución
Agenda: convocatoria a cursos,
evaluaciones, tareas.
Descarga directa de
documentación:
Diplomas, recibís…
Itinerario formativo
sugerido según
categoría y Unidad
Tareas y tutorías de sus
cursos en ejecución
Resumen del
perfil y
actividades del
alumno
RESUMEN

26
AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
ii. LMS – Campus
iii. Portales y App
4. Planificación
5. Presupuesto

27
IFORMALIA ofrece un Portal Web y una App (iOs,
Android y Windows Phone) personalizadas para los
Empleados, aportando un área especializada para el
acceso único desde la web, la intranet (integración) o su
dispositivo móvil.
• Integración con Intranet de la Empresa: Permite el acceso
automático desde la intranet de la empresa o acceso directo
desde la App o Portal.
• Integración con la Plataforma de elearning de la empresa o
con el LMS de iformalia.
• Itinerario específico por puesto, perfil y empleado.
• Acceso al área de Tutorización de sus cursos y planes de
evacuación, seguridad, etc… por centro y curso.
• Realización de Cuestionarios de Satisfacción y Evaluación.
• Calendario y Avisos de cambios de fechas, clases, inicios y
finalizaciones de cursos, etc…
• Permite realizar solicitudes de cursos desde el portal o la
App
• Permite descargar el diploma en PDF firmado digitalmente.
FUNCIONALIDADES – PORTAL EMPLEADO
Resumen del
perfil curricular
Agenda: convocatoria a
cursos, evaluaciones,
tareas.
Descarga directa de
documentación:
Diplomas, recibís…
Itinerario formativo
sugerido según
categoría y Unidad
Tareas y tutorías de sus
cursos en ejecución
Cursos abiertos, solicitud libre
ALUMNOS - EMPLEADOS

28
PORTAL Y APP
Los formadores podrán acceder al
campus y al gestor desde sus
dispositivos móviles, tablet y ordenador,
incluyendo los avisos por Push a su
móvil, conexión con la video conferencia
desde el mismo
e integración
con su agenda
para las
actividades
y eventos
planificados.
EXPERTOS
Especialidades y CV
Agenda: Clases, Evaluaciones, inicios y
finalizaciones de grupos
Acceso a los cursos que imparte o tutoriza,
visualiza alumnos, calendarios, gestiona
asistencia, sube documentación, tutoriza,
etc,.
Acceso automático por
SSO a los cursos e-
learning que imparta
Enlaces a cuestionarios de
satisfacción, plataforma
elearning integrada,
normativa etc…
Descarga de
documentación: Hojas de
firmas, cartel del aula,
Diplomas, etc…
Acceso en tiempo real
a Tareas y Tutorías
pendientes
FUNCIONALIDADES – PORTAL FORMADORES

29
AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
4. Planificación
5. Presupuesto

30
ACTIVIDADES 1
4 SEMANAS
Análisis y definición
Configuración Gestor y Portales
Validaciones Intermedias
Kick-off
Análisis de procesos de peticiones y Flujogramas
Definición de Comunicaciones y plantillas
Personalización Gráfica Portal Alumn@s
Personalización Grafica Campus LMS
3 5 7 9 11 13 15 17 19 21
Entregable del proyecto
14 días
Implantación
Publicación Apps y activación mensajería
Formación Expertos y Gestores
8 días
23 25 27 29
(*) El cumplimiento de la planificación estará sujeto al compromiso de validación por parte del cliente, a la entrega de los datos de Históricos para la carga
inicial en el formato que Innopulse indique y validados correctamente y a la fecha de comienzo del proyecto
Implantación y Carga Masiva Datos históricos
Personalización Gráfica App Alumno y Formador
Hitos y planning del proyecto
PLANIFICACIÓN
7 días
Configuración WorkFlows, Controles y Estados

31
AGENDA
1. Introducción
2. Alcance
3. Funcionalidades
4. Planificación
5. Presupuesto

32
Configuración Escuela
Análisis de procesos de peticiones y Flujogramas
Definición de Comunicaciones y plantillas
Personalización Portal Alumn@s
Personalización Campus LMS
Implantación
Publicación Apps y activación mensajería
Formación Expertos y Gestores
Implantación y Carga Masiva Datos históricos
Configuración Escuela
1.400 €
1.400 €
2.100 €
2.100 €
Implantación
1.400 €
600 €
2.100 €
TOTAL (Anual) 11.600 €
(*) IVA no incluido. En el presupuesto actual, no se incluyen todos los módulos adicionales de la licencia iformalia (Control de Pagos, Lector
óptico de cuestionarios, Call Center automático, Integraciones con Intranet y otros ERPs, etc..), para conocer el resto de módulos, consultar.
Personalización App Alumno y Formador 2.100 €
Hosting + Licencia iformalia LMS + ERP + Apps
Licencia + Hosting y Servicio Anual
8.000 €
Licencia + Hosting y Servicio Anual
Servicio Soporte, Consultas y Asistencia Técnica Hasta 6 horas mensuales 3.600 €
Configuración WorkFlows, Controles y Estados 4.200 €
PRESUPUESTO Aprox Y MÓDULOS
TOTAL (No Anual) 17.400 €

Aguacate 29 y 41, 28044, MADRID
Tel. (+34) 91 511 24 02, Fax (+34) 91 771 08 26
info@iformalia.es

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