SlideShare une entreprise Scribd logo
1  sur  73
• Introducción. Definición
• Objeto, Propósito
• Enfoques
• Análisis
• Diseño y utilización
• Responsable del manejo y control
documental
• Metodología para el análisis,
diseño y control de formularios
• Determinación de la factibilidad
del estudio
• Enfoque digital
• Herramientas
• Ventajas de uso
• Sistemas de aplicación
• Lección escrita
• Introducción. Definición
Existen diferentes tipos de documentos
para ser usados en la Organización, algunos
son para registrar la parte administrativa,
otros, lo referente a la prestación del
servicio.
a) Circular.
b) Notificación.
c) Manuales, procedimientos e
instructivos.
d) Memorando.
CIRCULAR:
1. Emitida y firmada por directivos. Carácter
de obligatoriedad para todo el personal.
2. Cuando se trate de instrucciones
temporales, la respectiva Circular deberá
indicar el período de vigencia establecido.
3. Cada Supervisor debe comunicar y tratar
el contenido de las circulares con el
personal a su cargo.
USOS
1. Dictar instrucciones de carácter
permanente o temporal para todo el
personal.
2. Hacer del conocimiento del personal las
políticas adoptadas por la presidencia.
3. Establecer cambios parciales o generales
en la estructura organizativa.
NOTIFICACIÓN
1. La comunicación establecida a través de la
Notificación, tendrá carácter obligatorio
para todo el personal o para quien
expresamente se indique en la misma.
2. Será emitida por Personal Directivo y /
Supervisores.
Usos:
1. Informaciones recibidas por otras
instituciones gubernamentales.
2. Decretos o resoluciones del Ejecutivo
Nacional.
3. Noticias e informaciones de interés para la
Organización.
4. Aspectos de carácter preventivo sobre
asuntos administrativos, operativos,
legales y otros.
5. Nombramientos de funcionarios.
MANUALES, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS.
1. Serán producidos por un Asesor de Calidad
o cualquier otro, previa autorización del
Personal Directivo.
2. Las políticas y normas contenidas en las
circulares, se tendrá como fundamento
para realizar los ajustes operativos de los
sistemas vigentes o la emisión de nuevos
manuales en los casos que así se
requieran.
3. Cada supervisor que reciba un Manual,
Instructivo o Procedimiento, deberá dar a
conocer y comentar con su personal
asignado el contenido de dicho
instrumento.
4. Las observaciones producidas por la
aplicación de los mismos, deben ser
dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o
ente emisor.
5. Deben ser mantenidos bajo la custodia y
responsabilidad de los Supervisores a
quienes se les entregan dichos
instrumentos.
6. Deben ser de libre consulta para el
personal bajo su adscripción que lo
requiera.
7. El responsable de la custodia de los
manuales debe mantenerlos .
Usos:
1. Procedimientos, normas, relacionadas con
el área de prestación de servicios de la
Organización, los cuales deben ser formar
parte de la documentación de la misma.
2. Resaltar aspectos de carácter preventivo,
correctivo sobre asuntos administrativos,
operativos, legales y otros del área en
cuestión.
Memorando.
1. Tienen carácter de comunicación formal
entre una línea de mando a otra; en
consecuencia, serán emitidos por los
Supervisores o representantes de la Línea.
2. Toda respuesta a un Memorando,
previamente cursado, deberá referirse a la
codificación del Memorando que se va a
contestar.
Usos:
1. Instruir o informar dentro del área de
actividades de cada funcionario sobre
actividades específicas.
2. Llamar la atención o poner sobre aviso al
personal en las diferentes materias
originadas por las actividades normales.
3. Servir de recordatorio de asuntos
previamente tratados entre las partes
interesadas.
4. Cualquier información de la que se desee
dejar constancia escrita.
Definición
La gestión documental es el conjunto de
normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo
tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
• Objeto, Propósito
Existen en el mundo los más diversos sistemas de
gestión documental: desde el simple registro
manual de la correspondencia que entra y sale,
hasta los más sofisticados sistemas informáticos
que manejan no sólo la documentación
administrativa propiamente tal, venga ella en
papel o en formato electrónico, sino que además
controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de los expedientes.
¿Para qué empresas es importante la
Gestión Documental?
Todas las empresas, grandes o pequeñas,
públicas o privadas, trabajan con documentos
y contenidos digitales.
En ellos está contenida toda la información y el
conocimiento del negocio. Es por eso que la
gestión de estos contenidos se convierte en
una clave fundamental para la supervivencia y
crecimiento de las organizaciones.
En otras palabras, no importa el tamaño o
sector de las empresas: Todas necesitan
la Gestión Documental. Si quieres aprender
más sobre gestión documental para la empresa
y las Administraciones Públicas, te invitamos a
descargar el white paper "Gestión Documental
Inteligente en la Empresa y la Administración".
¿Qué es Smart Document Management?
La Gestión Documental Inteligente o "Smart
Document Management" es la aplicación de
nuevas tecnologías como la Semántica, el
procesamiento de imágenes y del lenguaje natural
a la Gestión de los Documentos y del
Conocimiento. De esta forma, podemos
automatizar tareas administrativas relacionadas
con la captura y clasificación de documentos o el
procesamiento de la información que hay en
documentos no estructurados.
¿Qué ventajas aporta la Gestión
Documental Inteligente?
Estos sistemas tienden a mejorar aspectos de
la gestion de contenidos empresariales (ECM) tales
como la captura, las búsquedas y la gestión.
1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual
de metadatos: Extraer información del
contenido del documento y utilizarla para
identificar, describir y distinguir un documento
ocupa el tiempo de los trabajadores cuando
podría hacerse de forma automática.
2. Reducción a 0 del tiempo dedicado a la
clasificación de documentos: Identificar el
tipo de activo digital que estamos
manejando y guardarlo en su respectiva
ubicación, no tiene que ser una tarea
realizada por personas.
3. Hacer llegar la información a quién la
necesita: Ya sea dirigiendo documentos a
través de un flujo de trabajo o enviando
información extraída de documentos a
sistemas externos como SAP, Navision,
Open Bravo u Open ERP.
4. Eliminar pérdidas de tiempo en
búsquedas: Conseguir que un software
busque documentos y contenidos de las
misma manera en que lo haría un humano,
gracias a la semántica, significa búsquedas
mas precisas y por lo tanto, menos tiempo
desperdiciado.
• Enfoques
Las nuevas ISO 9001 y ISO 14001, que salieron el
pasado 15 de Septiembre de 2015 constituyen un
corte significativo con el pasado de los sistemas de
gestión. Nuevos enfoques, estructura totalmente
cambiada, el nuevo concepto de información
documentada.
• Enfoques
En el pasado reciente el tema de la
documentación estaba repartido en documentos y
registros y a estos se asociaba, muchas veces un
peso burocrático para los sistemas de gestión.
• Enfoques
La información documentada, requisito 7.5 de las
ISO 9001 y ISO 14001 de 2015, se refiere a la
información requerida a lo largo de los requisitos
de las normas y a toda la que la organización
determina como siendo necesaria para asegurar la
eficacia del sistema de gestión. Así si concluye que
la extensión de la documentación puede variar en
función de:
• Enfoques
• La dimensión de la organización, tipo de
actividades, procesos, productos y/o servicios
que proporciona a sus clientes;
• Complejidad de sus procesos y respectivas
interacciones;
• Competencia de las personas.
• Enfoques
Se destaca aún que la documentación puede
presentarse con varios formatos,
incluyendo soporte informático (software),
idiomas y/o aspecto gráfico, siendo los
documentos en papel cada vez menos necesarios.
Por tanto, las tecnologías de información
(TI), están asumiendo una importancia cada vez
mayor en la gestión eficaz de la documentación en
las empresas.
• Enfoques
Esto nos trae nuevos retos y necesidades, de que
son ejemplos:
¿Cómo definir premisos, contraseñas, protección y
archivo de datos digitales?
¿Cómo crear e implementar workflows para
gestionar procesos, actividades y tareas?
• Enfoques
Estamos en la era de la desmaterialización de la
información y del conocimiento y nuestras
organizaciones, motores del crecimiento y
desarrollo económico y social, no pueden
quedarse al margen del progreso.
• Enfoques
La revolución tecnológica actual nos permite
contar con un coste de almacenamiento, así como
unos costes de digitalización muy inferiores a los
existentes hace tan solo 5 o 10 años. Esto, junto
con la aparición de aplicaciones informáticas
sencillas y con costes muy razonables, hace casi
evidente la implantación de un sistema de gestión
documental (SGD o DMS).
• Enfoques
Los SGD han sido tradicionalmente observados
como herramientas de almacenamiento de
archivo, en el que ALBERGAR toda aquella
documentación que se posee en papel,
digitalizada y almacenada. Esta visión ha
cambiado, ya que la inmensa mayoría de la
información documentada actual ya no es física,
si no que se crea, se comunica y se gestiona en
entorno digital.
• Enfoques
Con herramienta de gestión documental podemos
localizar una información simplemente localizando
por el código de producto, o concepto, o mediante
acceso inmediato a toda la documentación
relacionada con un trabajador o cliente en 1 o 2
"clicks" de ratón, y todo ello sin haber tenido que
invertir jornadas de trabajo archivando los
mismos, si no en la misma gestión cotidiana.
• Enfoques
La gestión digital de la información no solo
vertebrará los "Procesos" identificados y
necesarios en el cumplimiento de las normativas,
si no que agilizará el cumplimiento de los objetivos
del negocio y de mejora empresarial de modo
desasistido y/o automatizado, haciendo de este
modo más agiles, eficientes y eficaces los
Sistemas.
• Análisis
El análisis de los procesos de trabajo enfocado a
la gestión de documentos sirve para :
1) Proporcionar una clara identificación de los
requisitos para la creación de documentos,
facilitando su incorporación y su gestión
mientras se está realizando una actividad.
2) Definir los vínculos contextuales entre los
documentos, de manera que se contribuye a
su agrupación y ordenación lógicas.
• Análisis
El análisis funcional es una forma de análisis de
arriba hacia abajo que empieza con la
identificación de los objetivos y estrategias de la
organización para llegar a la identificación de los
procesos de trabajo.
El análisis secuencial consiste en el estudio del
flujo de las operaciones efectuadas en cada
proceso de trabajo y pretende dar cuenta de los
pasos de un proceso operativo.
• Análisis
El análisis secuencial tiene por objeto:
1) Identificar la secuencia de operaciones que
constituyen un proceso;
2) Analizar las variaciones del proceso;
3) Establecer las reglas en las que se basan las
operaciones;
4) Identificar los vínculos con otros procesos.
• Análisis
Para identificar la secuencia de operaciones hay
que formular y responder una serie de
cuestiones:
Identificación de la secuencia de operaciones
1 ¿Qué operación inicia la secuencia y cómo se
registra?
2 ¿Qué información u otros recursos son
necesarios para iniciar la secuencia?
3 ¿De dónde proviene la información o los otros
recursos?
4 ¿Qué desencadena las sucesivas operaciones?
• Análisis
5 ¿Cómo saben los participantes que se ha
acabado cada operación?
6 ¿Hay secuencias paralelas en algún momento
del proceso?
7 En caso afirmativo, ¿dónde convergen las
secuencias paralelas?
8 ¿Qué condiciones se deben cumplir para
autorizar la secuencia?
9 ¿Cómo y dónde se registran las decisiones y las
operaciones mientras se despliega la secuencia?
10 ¿Qué operación pone fin a la secuencia y
cómo se registra?
• Análisis
Además de identificar las operaciones que
componen el proceso de trabajo, también se
deberían analizar las variaciones del proceso
comprobando cómo se desarrolla cuando se
producen determinadas situaciones y prever las
acciones oportunas para resolver las posibles
incidencias:
1) no se cumplen las condiciones para autorizar
o finalizar la secuencia de operaciones;
2) no está disponible el participante que
autoriza una operación;
3) falta información u otros recursos para llevar
a cabo una operación;
• Análisis
4) Un hecho determinado impide que el
proceso siga su pauta ordinaria;
5) Una operación no se realiza adecuadamente.
En estos casos, es importante determinar
qué participante desencadena la variación
del proceso y qué información o documentos
se generan si hay variaciones en la secuencia
de operaciones.
• Análisis
Tras la identificación de la secuencia de
operaciones y el análisis de sus posibles
variaciones, se deberían establecer las reglas en
las que se basan las operaciones, documentando
los motivos de cada paso (marco legal y
normativo, procedimientos internos de la
organización, funcionalidades de la aplicación de
negocio, etc.).
• Análisis
También se deberían identificar los vínculos con
otros procesos, especificando tanto las
aportaciones (elementos de entrada o inputs)
que se reciben de otros procesos de trabajo
como los productos y resultados (elementos de
salida o outputs) que se proporcionan a otros
procesos de trabajo.
Para identificar las relaciones o interacciones con
otros procesos, se han de plantear una serie de
preguntas: Identificación de los vínculos con
otros procesos :
• Análisis
1 ¿Se necesita la aportación de otros procesos?
2 ¿Qué información u otros recursos se
necesitan como aportación?
3 Cuando se accede a documentos o información
de otros procesos, ¿se ven modificados por el
proceso?, ¿cuál es la naturaleza de la
modificación?
4 ¿Participa en el proceso más de una unidad de
negocio u organización?
5 En caso afirmativo, ¿de qué forma el proceso
implica a otras unidades u organizaciones?
• Análisis
6 ¿Qué información u otros recursos genera el
proceso necesario para otros procesos?
7 Cuando se proporcionan documentos o
información a otros procesos, ¿se ven
modificados por los otros procesos?, ¿cuál es la
naturaleza de la modificación?
8 ¿Qué documentos o información se almacenan
o transfieren a otros procesos?
9 ¿Qué otro uso se hace de los documentos o
información generados por el proceso?
• Análisis
Los resultados del análisis secuencial de los
procesos de trabajo son especialmente útiles a la
hora de acometer determinados elementos de la
gestión documental:
1) determinación de los períodos de
conservación de los documentos;
2) identificación de conjuntos de documentos
para aplicar las acciones de disposición;
3) desarrollo del cuadro de clasificación;
4) identificación de redundancias o
duplicaciones de documentos generados
como parte del proceso;
• Análisis
1) Creación del esquema de metadatos.
Mediante el análisis de los procesos de
trabajo, se recaba información sobre los
procesos y operaciones de una organización
con el fin de identificar los requisitos para
crear, incorporar y controlar los documentos.
• Diseño y utilización
Diseño
Se realizarán las siguientes acciones:
• Se determinaran los grupos de trabajo que
participa en el proyecto y sus responsables. •
Se determinaran el ciclo de vida de la
documentación, quien crea la
documentación, quien la revisa, la vida legal
de los documentos.
• Se diseñará una estructura de carpetas donde
serán almacenados los documentos que
facilite la búsqueda.
• Diseño y utilización
Diseño
Se realizarán las siguientes acciones:
• Se asignarán los permisos de los grupos de usuarios a
las distintas carpetas, así como los distintos perfiles de
usuarios. ¿Quién podrá escribir y donde? ¿Quién
borrar? ¿Quién será el administrador de la
herramienta?
• Se decidirá la nomenclatura que tendrán los
documentos.
• Se definirán los meta-datos o atributos que irán
asociados a los documentos.
• Responsable del manejo y control
documental
El responsable (Líder o funcionario
encargado), genera el documento, el Asesor
del Proceso lo codifica de acuerdo al
Instructivo de Codificación y los 5 últimos días
del mes, envía al Asistente Técnico de Archivo,
encargado del Proceso de Gestión
Documental, vía electrónica los cambios
presentados para que actualice el Listado
Maestro consolidado de la empresa.
• Responsable del manejo y control
documental
Una vez aprobado el documento, si es
necesario tomar copias del mismo, se realiza
el proceso de fotocopiado y se sella como
Copia Controlada, sello que es responsabilidad
del Asesor del Proceso de Gestión de Calidad.
• Responsable del manejo y control
documental
El documento se sella por completo, en la
portada y la última hoja con un sello que
contiene los siguientes datos: Proceso, Fecha,
Aprobado por, Recibido por y número
consecutivo de copias; las páginas siguientes
que conforman el documento son selladas con
el texto “Sistema Integrado de Gestión de
Calidad, Copia Controlada” y el Escudo de la
empresa.
• Responsable del manejo y control
documental
El Asesor del Proceso Gestión de Calidad una
vez selle el documento lo registrará en el
Formato Control de Entrega de Documentos
del SIGC.
• Responsable del manejo y control
documental
Si es necesario conservar la versión anterior
del documento, debe hacerlo sellar como
Documento Obsoleto, sello que es
responsabilidad del Asistente Técnico de
Archivo, las copias que no se vayan a utilizar
son recogidas por el Líder de Proceso o el
funcionario que él designe y se enviarán a la
Unidad de Archivo y Correspondencia con su
respectiva Acta de Eliminación.
• Responsable del manejo y control
documental
Únicamente se conservan documentos
originales de acuerdo al tiempo de retención
designado en el Listado Maestro respectivo.
Importancia de los Formularios
La importancia de los formularios reside en
que es un instrumento sobre el cual se apoya
la transmisión, el registro y el control de la
información relacionada con las operaciones
de la organización y con todos sus niveles:
Por lo tanto son uno los medios libres para la
recolección de datos debido a su facilidad
con que circulan por toda la organización y
afectan a todo el sistema de la misma forma.
Tipos o clase de formularios:
Según por su Forma:
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia
de las operaciones, va de arriba hacia abajo.
Es una lista ordenada de las operaciones de
un proceso con toda la información que se
considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la
secuencia de las operaciones, va de izquierda
a derecha.
Tipos o clase de formularios:
Formato Panorámico: El proceso entero está
representado en una sola Carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más
rápidamente que leyendo el texto, lo que
facilita su comprensión, aun para personas
no familiarizadas. Registra no solo en línea
vertical, sino también horizontal, distintas
acciones simultáneas y la participación de
más de un puesto o departamento que el
formato vertical no registra.
Tipos o clase de formularios:
Entre otras clasificaciones:
Según por uso:
• Interno
• Externo
Según su finalidad:
• Formulario de uso breve.
• Formulario eventual de uso único.
• Formulario provisionales o de prueba.
• Formas definitivas o reiterativas.
Tipos o clase de formularios:
Según por su empleo:
Formularios que constituyen documentos
fuentes.
formularios que constituyen una base de
datos.
Tipos o clase de formularios:
Según por su empleo:
•
Formularios que constituyen documentos
fuentes.
• Formularios que constituyen una base de
datos.
DISEÑO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboración del formulario
comienza con el diseño del mismo, siguiendo
las pautas para el desarrollo exitoso del
proceso y para ello se deben cumplir la fase
del pre-diseño, diseño y post-diseño.
ANALISIS DE FORMULARIOS.
Consideraciones generales sobre el análisis
de formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y
experiencia en el trabajo de formularios,
algunas veces es recomendable agotar la
existencia antes de implantar los nuevos
formularios, aunque muchas veces indica la
eliminación de los formularios anteriores e
implantar los nuevos.
ANALISIS DE FORMULARIOS.
Requisitos básicos para un buen análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe
contener una agrupación lógica de los datos,
orden de llenado, de lectura orden
conceptual y orden de importancia.
Distribución de espacio, títulos claros que
definan su función dentro de la forma,
instrucciones claras y correctamente
ubicadas, tamaño de las letras bien
proporcionada y mejor seleccionado.
• Enfoque digital
Un software de gestión documental es una
aplicación que permite el tratamiento,
conservación, publicación y trabajo sobre
documentos electrónicos (ya sean documentos
escaneados o que se haya creado originalmente
en digital).
En países hispanos, utilizamos el
término gestión documental, aunque con las
características actuales de las empresas, es más
correcto usar el término anglosajón Enterprise
Content Management -ECM-, dado que las
empresas manejan un amplio tipo de activos
digitales que no se corresponden sólo con lo
que conocemos como "documento" (Imágenes,
vídeos, planos, etc.).
• Herramientas
• Crear un formulario Puede crear un formulario
el propio usuario a partir de cero o hacer que
Access cree un formulario automáticamente
mediante un Asistente para formularios.
• Crear un formulario mediante Autoformulario
• Crear un formulario con un Asistente
• Crear un formulario sin un asistente en la vista
Diseño
• Crear un formulario basado en más de una
tabla
• Uso de plantillas
• Ventajas de uso
Los negocios utilizan para aprender que
elservicio que proveen de hecho cumple con sus
metas establecidas, los formularios proveen
un punto de vista hacia la forma en que la compañía
está operando. Antes de utilizar una forma de
evaluación, decide cuál es la forma que de hecho está
dirigida para cumplir. Decide qué es lo que quieres
evaluar, la audiencia objetivo, los tipos de
información necesaria, dónde se puede recolectar
mejor esa información y las fuentes necesarias para
recolectarla. Dos tipos comunes de formas de
evaluación son los cuestionarios y las entrevistas.
• Ventajas de uso
VENTAJAS:
1. PUEDO REALIZAR EVALUACIONES DIAGNOSTICAS,
FORMATIVAS Y SUMATIVAS A GRUPOS PEQUEÑOS.
2. ES POSIBLE REALIZAR ENCUESTAS DE OPINIÓN.
3. PARA REALIZAR TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN CON EL
USO DE LA ESCALA DE LIKERT CUANDO SE UTILIZA EL
PROGRAMA ESTADÍSTICO SPSS, DE
ESTE MODO SE PUEDEN OBTENER LOS RESULTADOS DE LA
INVESTIGACIÓN DIRECTSMENTE
GRAFICADOS EN AUTOMATICO.
4. ES UNA HERRAMIENTA MUY PODEROSA PARA EL
DOCENTE-INVESTIGADOR EN TODOS LOS NIVELES DEL CICLO
EDUCATIVO.
• Ventajas de uso
DEVENTAJAS:
1. HAY QUE TENER AMPLIOS CONOCIMIENTOS EN
MULTIMEDIA Y NUEVAS TECNOLOGÍAS, ADEMÁS DE LA
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS NECESARIOS
PARA SU APLICACIÓN, ENTRE OTROS, EQUIPO DE COMPUTO,
INTERNET, CAÑON PARA PROYECTAR.
2. OTRA DESVENTAJA QUE PARA EVALUACIONES
INDIVIDUALES DESCONOZCO SI ES POSIBLE SU UTILIZACIÓN.
3. REQUIERE DE PRESUPUESTOS ELEVADOS Y NO TODAS LAS
INSTITUCIONES LO PUEDEN OBTENER EN SUS
PRESUPUESTOS LIMITADOS, ESPECIALMENTE EL
SECTOR EDUCATIVO PÚBLICO.
• Sistemas de aplicación
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular
las operaciones de oficina, mediante la normalización del
flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar
ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y
mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación,
consolidar formularios que se complementen, rediseñar
formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.
Nivel de organización.
• Sistemas de aplicación
El control de formularios se debe centrar en un lugar
suficientemente alto dentro de la organización como para dar
una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y
mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en
cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el
analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y
el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
• Sistemas de aplicación
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el
establecimiento de un programa de control
como política de la empresa y la comprensión de los
factores que componen el problema. Debe existir
relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes básicos de este
programa deben ser la función que efectúa la forma, el
tema principal de la forma y el tema secundario.
REVISAR ENTORNO VIRTUAL DE
APRENDIZAJE

Contenu connexe

Tendances

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIISISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIImayecas3
 
Flujograma transferencia documental
Flujograma transferencia documentalFlujograma transferencia documental
Flujograma transferencia documentalKTG90
 
Conservación de documentos
Conservación de documentosConservación de documentos
Conservación de documentosdianarios26
 
Acuerdo 042 del 2002
Acuerdo 042 del 2002Acuerdo 042 del 2002
Acuerdo 042 del 2002carlosrueda19
 
El ciclo vital del documento
El ciclo vital del documentoEl ciclo vital del documento
El ciclo vital del documentoManuel Bedoya D
 
Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental. Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental. adriancas2
 
Decreto 2609 de 2012....
Decreto 2609 de 2012....Decreto 2609 de 2012....
Decreto 2609 de 2012....leidy09t
 
organizacion documental
organizacion documentalorganizacion documental
organizacion documentalmabuiar46
 
Fondos documentales y sus componentes
Fondos documentales y sus componentesFondos documentales y sus componentes
Fondos documentales y sus componentesÁngel Kórdoba
 
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental ERIKA STELLA RODRIGUEZ DUQUE
 
Selección y eliminación de documentos
Selección y eliminación de documentosSelección y eliminación de documentos
Selección y eliminación de documentosmatitarosas
 
Formato unico de inventario documental
Formato unico de inventario documental Formato unico de inventario documental
Formato unico de inventario documental lejobera
 
Sistema de Gestiòn Documental
Sistema de Gestiòn DocumentalSistema de Gestiòn Documental
Sistema de Gestiòn Documentalmidaju
 
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.kritogarzonr
 
Ciclo de vida de los documentos
Ciclo de vida de los documentos Ciclo de vida de los documentos
Ciclo de vida de los documentos dn l cas
 

Tendances (20)

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIISISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
 
Flujograma transferencia documental
Flujograma transferencia documentalFlujograma transferencia documental
Flujograma transferencia documental
 
Gestión documental
Gestión documentalGestión documental
Gestión documental
 
Conservación de documentos
Conservación de documentosConservación de documentos
Conservación de documentos
 
Acuerdo 042 del 2002
Acuerdo 042 del 2002Acuerdo 042 del 2002
Acuerdo 042 del 2002
 
El ciclo vital del documento
El ciclo vital del documentoEl ciclo vital del documento
El ciclo vital del documento
 
Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental. Diapositivas gestión documental.
Diapositivas gestión documental.
 
Decreto 2609 de 2012....
Decreto 2609 de 2012....Decreto 2609 de 2012....
Decreto 2609 de 2012....
 
organizacion documental
organizacion documentalorganizacion documental
organizacion documental
 
Etapas de un Programa de Gestión Documental
Etapas de un Programa de Gestión DocumentalEtapas de un Programa de Gestión Documental
Etapas de un Programa de Gestión Documental
 
Fondos documentales y sus componentes
Fondos documentales y sus componentesFondos documentales y sus componentes
Fondos documentales y sus componentes
 
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
 
2. tipos de archivos
2.  tipos de archivos2.  tipos de archivos
2. tipos de archivos
 
Mapa conceptual valoracion documental
Mapa conceptual valoracion documentalMapa conceptual valoracion documental
Mapa conceptual valoracion documental
 
Selección y eliminación de documentos
Selección y eliminación de documentosSelección y eliminación de documentos
Selección y eliminación de documentos
 
Formato unico de inventario documental
Formato unico de inventario documental Formato unico de inventario documental
Formato unico de inventario documental
 
Sistema de Gestiòn Documental
Sistema de Gestiòn DocumentalSistema de Gestiòn Documental
Sistema de Gestiòn Documental
 
Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión DocumentalPrograma de Gestión Documental
Programa de Gestión Documental
 
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
 
Ciclo de vida de los documentos
Ciclo de vida de los documentos Ciclo de vida de los documentos
Ciclo de vida de los documentos
 

En vedette

GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL31405797
 
Diapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documentalDiapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documentalhernanvallejo
 
Diapositivas archivistica
Diapositivas archivisticaDiapositivas archivistica
Diapositivas archivisticadianhy
 
El archivo de oficina / gestión
El archivo de oficina / gestiónEl archivo de oficina / gestión
El archivo de oficina / gestiónDavid Gómez
 
Gestion Documental: conceptos básicos
Gestion Documental: conceptos básicosGestion Documental: conceptos básicos
Gestion Documental: conceptos básicosBERCA Translator
 
Qué es la gestión documental
Qué es la gestión documentalQué es la gestión documental
Qué es la gestión documentalManuel Bedoya D
 
La gestión documental. Conceptos básicos
La gestión documental. Conceptos básicosLa gestión documental. Conceptos básicos
La gestión documental. Conceptos básicosUniversidad de Belgrano
 
Resumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documentalResumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documentalLau Brand
 
GestióN Documental
GestióN DocumentalGestióN Documental
GestióN Documentaliejcg
 
Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...
Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...
Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...Academia de Ingeniería de México
 
Gestión documental
Gestión documentalGestión documental
Gestión documentalRAMY RAMIREZ
 
Tarea 3 Gestion Documental-visita archivo
Tarea 3 Gestion Documental-visita archivoTarea 3 Gestion Documental-visita archivo
Tarea 3 Gestion Documental-visita archivopanteraral
 
GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVA
GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVAGESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVA
GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVATAREIXA TRIGO
 
El ciclo de vida de un documento (2)
El ciclo de vida de un documento (2)El ciclo de vida de un documento (2)
El ciclo de vida de un documento (2)RaquelRobertsonPineda
 
La gestion documental y su alineacion con la operacion keyla soteldo
La gestion documental y su alineacion con la operacion   keyla soteldoLa gestion documental y su alineacion con la operacion   keyla soteldo
La gestion documental y su alineacion con la operacion keyla soteldoDidier Mauricio Hurtado Collazos
 
Gestion Documental por Procesos Enfoques Metodologicos
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosGestion Documental por Procesos Enfoques Metodologicos
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosSaginfo & Co
 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSGinnette Reyes
 

En vedette (20)

GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
 
Diapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documentalDiapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documental
 
Diapositivas archivistica
Diapositivas archivisticaDiapositivas archivistica
Diapositivas archivistica
 
El archivo de oficina / gestión
El archivo de oficina / gestiónEl archivo de oficina / gestión
El archivo de oficina / gestión
 
1. sistemas de gestión documental
1. sistemas de gestión documental1. sistemas de gestión documental
1. sistemas de gestión documental
 
Gestion Documental: conceptos básicos
Gestion Documental: conceptos básicosGestion Documental: conceptos básicos
Gestion Documental: conceptos básicos
 
Qué es la gestión documental
Qué es la gestión documentalQué es la gestión documental
Qué es la gestión documental
 
La gestión documental. Conceptos básicos
La gestión documental. Conceptos básicosLa gestión documental. Conceptos básicos
La gestión documental. Conceptos básicos
 
Resumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documentalResumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documental
 
GestióN Documental
GestióN DocumentalGestióN Documental
GestióN Documental
 
8 pasos de un pgd
8  pasos de un pgd8  pasos de un pgd
8 pasos de un pgd
 
1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)
 
Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...
Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...
Cursos masivos abiertos y en línea: una opción para facilitar el aprendizaje ...
 
Gestión documental
Gestión documentalGestión documental
Gestión documental
 
Tarea 3 Gestion Documental-visita archivo
Tarea 3 Gestion Documental-visita archivoTarea 3 Gestion Documental-visita archivo
Tarea 3 Gestion Documental-visita archivo
 
GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVA
GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVAGESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVA
GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVA
 
El ciclo de vida de un documento (2)
El ciclo de vida de un documento (2)El ciclo de vida de un documento (2)
El ciclo de vida de un documento (2)
 
La gestion documental y su alineacion con la operacion keyla soteldo
La gestion documental y su alineacion con la operacion   keyla soteldoLa gestion documental y su alineacion con la operacion   keyla soteldo
La gestion documental y su alineacion con la operacion keyla soteldo
 
Gestion Documental por Procesos Enfoques Metodologicos
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosGestion Documental por Procesos Enfoques Metodologicos
Gestion Documental por Procesos Enfoques Metodologicos
 
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
 

Similaire à GESTION DOCUMENTAL

Investigación SGD
Investigación SGDInvestigación SGD
Investigación SGDJorge Rivera
 
Cero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas Ambientales
Cero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas AmbientalesCero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas Ambientales
Cero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas AmbientalesProGobernabilidad Perú
 
Gestion documental segura
Gestion documental seguraGestion documental segura
Gestion documental seguraCein
 
Actividad 1 documentos digitales
Actividad 1 documentos digitalesActividad 1 documentos digitales
Actividad 1 documentos digitalesSergio Martinez
 
Trabajo de informatica parcial 2.
Trabajo de informatica parcial 2.Trabajo de informatica parcial 2.
Trabajo de informatica parcial 2.nayelisperez1
 
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...Congrés Govern Digital
 
Tipos de sistemas de información.
Tipos de sistemas de información.Tipos de sistemas de información.
Tipos de sistemas de información.carolina tovar
 
Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...
Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...
Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...matitarosas
 
Que es lagestion documental digital [autoguardado]
Que es lagestion documental digital [autoguardado]Que es lagestion documental digital [autoguardado]
Que es lagestion documental digital [autoguardado]sonia3114
 
Presentacion g.documental
Presentacion g.documentalPresentacion g.documental
Presentacion g.documentalmarinjmariae
 
Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.
Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.
Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.Jose Ortiz
 
Unidad 4 - Sistema de Gestión Documental - Dora Silva
Unidad   4 - Sistema de Gestión Documental - Dora SilvaUnidad   4 - Sistema de Gestión Documental - Dora Silva
Unidad 4 - Sistema de Gestión Documental - Dora SilvaDORA CECILIA SILVA RUIZ
 
5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...
5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...
5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...EXIN
 
Presentacion de Módulo 1.3.pptx
Presentacion de Módulo 1.3.pptxPresentacion de Módulo 1.3.pptx
Presentacion de Módulo 1.3.pptxAdaIcelaRamirez
 
Presentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdf
Presentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdfPresentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdf
Presentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdfMarlonArmandoTesheSo
 

Similaire à GESTION DOCUMENTAL (20)

Investigación SGD
Investigación SGDInvestigación SGD
Investigación SGD
 
Infraestructura de las tic
Infraestructura de las ticInfraestructura de las tic
Infraestructura de las tic
 
Cero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas Ambientales
Cero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas AmbientalesCero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas Ambientales
Cero Papel: Uniendo Administración Electrónica y Buenas Prácticas Ambientales
 
Gestion de correspondencia con Alfresco Radar
Gestion de correspondencia con Alfresco  RadarGestion de correspondencia con Alfresco  Radar
Gestion de correspondencia con Alfresco Radar
 
Gestion documental segura
Gestion documental seguraGestion documental segura
Gestion documental segura
 
Actividad 1 documentos digitales
Actividad 1 documentos digitalesActividad 1 documentos digitales
Actividad 1 documentos digitales
 
Actividad unidad 2
Actividad unidad 2Actividad unidad 2
Actividad unidad 2
 
Trabajo de informatica parcial 2.
Trabajo de informatica parcial 2.Trabajo de informatica parcial 2.
Trabajo de informatica parcial 2.
 
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...
 
Tipos de sistemas de información.
Tipos de sistemas de información.Tipos de sistemas de información.
Tipos de sistemas de información.
 
Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...
Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...
Modelos de Gestion para la Transparencia y Acceso de la Información en entida...
 
Que es lagestion documental digital [autoguardado]
Que es lagestion documental digital [autoguardado]Que es lagestion documental digital [autoguardado]
Que es lagestion documental digital [autoguardado]
 
Orangehrm - Radar Grupo Empresarial
Orangehrm - Radar Grupo EmpresarialOrangehrm - Radar Grupo Empresarial
Orangehrm - Radar Grupo Empresarial
 
Transformación Digital
Transformación DigitalTransformación Digital
Transformación Digital
 
Presentacion g.documental
Presentacion g.documentalPresentacion g.documental
Presentacion g.documental
 
Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.
Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.
Sistema de Gestión Documental por José Ortiz V.
 
Unidad 4 - Sistema de Gestión Documental - Dora Silva
Unidad   4 - Sistema de Gestión Documental - Dora SilvaUnidad   4 - Sistema de Gestión Documental - Dora Silva
Unidad 4 - Sistema de Gestión Documental - Dora Silva
 
5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...
5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...
5º Webinar - 2ª Ed. EXIN en Castellano: ITIL® en la práctica: Por dónde empez...
 
Presentacion de Módulo 1.3.pptx
Presentacion de Módulo 1.3.pptxPresentacion de Módulo 1.3.pptx
Presentacion de Módulo 1.3.pptx
 
Presentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdf
Presentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdfPresentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdf
Presentacion modulo 1.3 de bachillerato administrativo contable.pdf
 

Plus de Diomedes Nunez (20)

Dia 7
Dia 7Dia 7
Dia 7
 
Dia 6
Dia 6Dia 6
Dia 6
 
Dia 5
Dia 5Dia 5
Dia 5
 
Dia 4
Dia 4Dia 4
Dia 4
 
Dia 2
Dia 2Dia 2
Dia 2
 
Dia 1
Dia 1Dia 1
Dia 1
 
Bienvenida
BienvenidaBienvenida
Bienvenida
 
Material 1.1
Material 1.1Material 1.1
Material 1.1
 
Unidad uno a
Unidad uno aUnidad uno a
Unidad uno a
 
Material 4.3
Material 4.3Material 4.3
Material 4.3
 
Material 4.3
Material 4.3Material 4.3
Material 4.3
 
Material 4.2
Material 4.2Material 4.2
Material 4.2
 
Material 4.1
Material 4.1Material 4.1
Material 4.1
 
Material 4.3
Material 4.3Material 4.3
Material 4.3
 
Material 4.2
Material 4.2Material 4.2
Material 4.2
 
Material 3.4
Material 3.4Material 3.4
Material 3.4
 
Equipos colaborativos
Equipos colaborativosEquipos colaborativos
Equipos colaborativos
 
Material 4.1
Material 4.1Material 4.1
Material 4.1
 
Ematerial 3.3
Ematerial 3.3Ematerial 3.3
Ematerial 3.3
 
Material 3.2
Material 3.2Material 3.2
Material 3.2
 

Dernier

2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdf
2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdf2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdf
2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdfBaker Publishing Company
 
texto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticos
texto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticostexto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticos
texto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticosisabeltrejoros
 
Estrategia de prompts, primeras ideas para su construcción
Estrategia de prompts, primeras ideas para su construcciónEstrategia de prompts, primeras ideas para su construcción
Estrategia de prompts, primeras ideas para su construcciónLourdes Feria
 
MAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grande
MAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grandeMAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grande
MAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grandeMarjorie Burga
 
TIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptx
TIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptxTIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptx
TIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptxlclcarmen
 
Historia y técnica del collage en el arte
Historia y técnica del collage en el arteHistoria y técnica del collage en el arte
Historia y técnica del collage en el arteRaquel Martín Contreras
 
ACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptx
ACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptxACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptx
ACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptxzulyvero07
 
FORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURA
FORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURAFORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURA
FORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURAEl Fortí
 
EXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptx
EXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptxEXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptx
EXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptxPryhaSalam
 
DE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.ppt
DE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.pptDE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.ppt
DE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.pptELENA GALLARDO PAÚLS
 
ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...
ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...
ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...JAVIER SOLIS NOYOLA
 
RETO MES DE ABRIL .............................docx
RETO MES DE ABRIL .............................docxRETO MES DE ABRIL .............................docx
RETO MES DE ABRIL .............................docxAna Fernandez
 
Lecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdad
Lecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdadLecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdad
Lecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdadAlejandrino Halire Ccahuana
 
celula, tipos, teoria celular, energia y dinamica
celula, tipos, teoria celular, energia y dinamicacelula, tipos, teoria celular, energia y dinamica
celula, tipos, teoria celular, energia y dinamicaFlor Idalia Espinoza Ortega
 
OLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptx
OLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptxOLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptx
OLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptxjosetrinidadchavez
 

Dernier (20)

Sesión de clase: Defendamos la verdad.pdf
Sesión de clase: Defendamos la verdad.pdfSesión de clase: Defendamos la verdad.pdf
Sesión de clase: Defendamos la verdad.pdf
 
2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdf
2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdf2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdf
2024 - Expo Visibles - Visibilidad Lesbica.pdf
 
texto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticos
texto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticostexto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticos
texto argumentativo, ejemplos y ejercicios prácticos
 
Estrategia de prompts, primeras ideas para su construcción
Estrategia de prompts, primeras ideas para su construcciónEstrategia de prompts, primeras ideas para su construcción
Estrategia de prompts, primeras ideas para su construcción
 
Power Point: "Defendamos la verdad".pptx
Power Point: "Defendamos la verdad".pptxPower Point: "Defendamos la verdad".pptx
Power Point: "Defendamos la verdad".pptx
 
MAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grande
MAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grandeMAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grande
MAYO 1 PROYECTO día de la madre el amor más grande
 
TIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptx
TIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptxTIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptx
TIPOLOGÍA TEXTUAL- EXPOSICIÓN Y ARGUMENTACIÓN.pptx
 
Historia y técnica del collage en el arte
Historia y técnica del collage en el arteHistoria y técnica del collage en el arte
Historia y técnica del collage en el arte
 
Presentacion Metodología de Enseñanza Multigrado
Presentacion Metodología de Enseñanza MultigradoPresentacion Metodología de Enseñanza Multigrado
Presentacion Metodología de Enseñanza Multigrado
 
ACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptx
ACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptxACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptx
ACUERDO MINISTERIAL 078-ORGANISMOS ESCOLARES..pptx
 
FORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURA
FORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURAFORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURA
FORTI-MAYO 2024.pdf.CIENCIA,EDUCACION,CULTURA
 
EXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptx
EXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptxEXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptx
EXPANSIÓN ECONÓMICA DE OCCIDENTE LEÓN.pptx
 
Repaso Pruebas CRECE PR 2024. Ciencia General
Repaso Pruebas CRECE PR 2024. Ciencia GeneralRepaso Pruebas CRECE PR 2024. Ciencia General
Repaso Pruebas CRECE PR 2024. Ciencia General
 
DE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.ppt
DE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.pptDE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.ppt
DE LAS OLIMPIADAS GRIEGAS A LAS DEL MUNDO MODERNO.ppt
 
ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...
ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...
ACERTIJO DE LA BANDERA OLÍMPICA CON ECUACIONES DE LA CIRCUNFERENCIA. Por JAVI...
 
RETO MES DE ABRIL .............................docx
RETO MES DE ABRIL .............................docxRETO MES DE ABRIL .............................docx
RETO MES DE ABRIL .............................docx
 
Lecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdad
Lecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdadLecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdad
Lecciones 04 Esc. Sabática. Defendamos la verdad
 
celula, tipos, teoria celular, energia y dinamica
celula, tipos, teoria celular, energia y dinamicacelula, tipos, teoria celular, energia y dinamica
celula, tipos, teoria celular, energia y dinamica
 
Unidad 3 | Metodología de la Investigación
Unidad 3 | Metodología de la InvestigaciónUnidad 3 | Metodología de la Investigación
Unidad 3 | Metodología de la Investigación
 
OLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptx
OLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptxOLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptx
OLIMPIADA DEL CONOCIMIENTO INFANTIL 2024.pptx
 

GESTION DOCUMENTAL

  • 1.
  • 2. • Introducción. Definición • Objeto, Propósito • Enfoques • Análisis • Diseño y utilización • Responsable del manejo y control documental • Metodología para el análisis, diseño y control de formularios
  • 3. • Determinación de la factibilidad del estudio • Enfoque digital • Herramientas • Ventajas de uso • Sistemas de aplicación • Lección escrita
  • 4. • Introducción. Definición Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio. a) Circular. b) Notificación. c) Manuales, procedimientos e instructivos. d) Memorando.
  • 5. CIRCULAR: 1. Emitida y firmada por directivos. Carácter de obligatoriedad para todo el personal. 2. Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el período de vigencia establecido. 3. Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo.
  • 6. USOS 1. Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal. 2. Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia. 3. Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.
  • 7. NOTIFICACIÓN 1. La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma. 2. Será emitida por Personal Directivo y / Supervisores.
  • 8. Usos: 1. Informaciones recibidas por otras instituciones gubernamentales. 2. Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional. 3. Noticias e informaciones de interés para la Organización. 4. Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros. 5. Nombramientos de funcionarios.
  • 9. MANUALES, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS. 1. Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorización del Personal Directivo. 2. Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en los casos que así se requieran.
  • 10. 3. Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deberá dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento. 4. Las observaciones producidas por la aplicación de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.
  • 11. 5. Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos. 6. Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo requiera. 7. El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos .
  • 12. Usos: 1. Procedimientos, normas, relacionadas con el área de prestación de servicios de la Organización, los cuales deben ser formar parte de la documentación de la misma. 2. Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del área en cuestión.
  • 13. Memorando. 1. Tienen carácter de comunicación formal entre una línea de mando a otra; en consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o representantes de la Línea. 2. Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar.
  • 14. Usos: 1. Instruir o informar dentro del área de actividades de cada funcionario sobre actividades específicas. 2. Llamar la atención o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales. 3. Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas. 4. Cualquier información de la que se desee dejar constancia escrita.
  • 15. Definición La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
  • 16. • Objeto, Propósito Existen en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes.
  • 17. ¿Para qué empresas es importante la Gestión Documental? Todas las empresas, grandes o pequeñas, públicas o privadas, trabajan con documentos y contenidos digitales.
  • 18. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental. Si quieres aprender más sobre gestión documental para la empresa y las Administraciones Públicas, te invitamos a descargar el white paper "Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración".
  • 19. ¿Qué es Smart Document Management? La Gestión Documental Inteligente o "Smart Document Management" es la aplicación de nuevas tecnologías como la Semántica, el procesamiento de imágenes y del lenguaje natural a la Gestión de los Documentos y del Conocimiento. De esta forma, podemos automatizar tareas administrativas relacionadas con la captura y clasificación de documentos o el procesamiento de la información que hay en documentos no estructurados.
  • 20. ¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental Inteligente? Estos sistemas tienden a mejorar aspectos de la gestion de contenidos empresariales (ECM) tales como la captura, las búsquedas y la gestión. 1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos: Extraer información del contenido del documento y utilizarla para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática.
  • 21. 2. Reducción a 0 del tiempo dedicado a la clasificación de documentos: Identificar el tipo de activo digital que estamos manejando y guardarlo en su respectiva ubicación, no tiene que ser una tarea realizada por personas. 3. Hacer llegar la información a quién la necesita: Ya sea dirigiendo documentos a través de un flujo de trabajo o enviando información extraída de documentos a sistemas externos como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.
  • 22. 4. Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: Conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría un humano, gracias a la semántica, significa búsquedas mas precisas y por lo tanto, menos tiempo desperdiciado.
  • 23. • Enfoques Las nuevas ISO 9001 y ISO 14001, que salieron el pasado 15 de Septiembre de 2015 constituyen un corte significativo con el pasado de los sistemas de gestión. Nuevos enfoques, estructura totalmente cambiada, el nuevo concepto de información documentada.
  • 24. • Enfoques En el pasado reciente el tema de la documentación estaba repartido en documentos y registros y a estos se asociaba, muchas veces un peso burocrático para los sistemas de gestión.
  • 25. • Enfoques La información documentada, requisito 7.5 de las ISO 9001 y ISO 14001 de 2015, se refiere a la información requerida a lo largo de los requisitos de las normas y a toda la que la organización determina como siendo necesaria para asegurar la eficacia del sistema de gestión. Así si concluye que la extensión de la documentación puede variar en función de:
  • 26. • Enfoques • La dimensión de la organización, tipo de actividades, procesos, productos y/o servicios que proporciona a sus clientes; • Complejidad de sus procesos y respectivas interacciones; • Competencia de las personas.
  • 27. • Enfoques Se destaca aún que la documentación puede presentarse con varios formatos, incluyendo soporte informático (software), idiomas y/o aspecto gráfico, siendo los documentos en papel cada vez menos necesarios. Por tanto, las tecnologías de información (TI), están asumiendo una importancia cada vez mayor en la gestión eficaz de la documentación en las empresas.
  • 28. • Enfoques Esto nos trae nuevos retos y necesidades, de que son ejemplos: ¿Cómo definir premisos, contraseñas, protección y archivo de datos digitales? ¿Cómo crear e implementar workflows para gestionar procesos, actividades y tareas?
  • 29. • Enfoques Estamos en la era de la desmaterialización de la información y del conocimiento y nuestras organizaciones, motores del crecimiento y desarrollo económico y social, no pueden quedarse al margen del progreso.
  • 30. • Enfoques La revolución tecnológica actual nos permite contar con un coste de almacenamiento, así como unos costes de digitalización muy inferiores a los existentes hace tan solo 5 o 10 años. Esto, junto con la aparición de aplicaciones informáticas sencillas y con costes muy razonables, hace casi evidente la implantación de un sistema de gestión documental (SGD o DMS).
  • 31. • Enfoques Los SGD han sido tradicionalmente observados como herramientas de almacenamiento de archivo, en el que ALBERGAR toda aquella documentación que se posee en papel, digitalizada y almacenada. Esta visión ha cambiado, ya que la inmensa mayoría de la información documentada actual ya no es física, si no que se crea, se comunica y se gestiona en entorno digital.
  • 32. • Enfoques Con herramienta de gestión documental podemos localizar una información simplemente localizando por el código de producto, o concepto, o mediante acceso inmediato a toda la documentación relacionada con un trabajador o cliente en 1 o 2 "clicks" de ratón, y todo ello sin haber tenido que invertir jornadas de trabajo archivando los mismos, si no en la misma gestión cotidiana.
  • 33. • Enfoques La gestión digital de la información no solo vertebrará los "Procesos" identificados y necesarios en el cumplimiento de las normativas, si no que agilizará el cumplimiento de los objetivos del negocio y de mejora empresarial de modo desasistido y/o automatizado, haciendo de este modo más agiles, eficientes y eficaces los Sistemas.
  • 34. • Análisis El análisis de los procesos de trabajo enfocado a la gestión de documentos sirve para : 1) Proporcionar una clara identificación de los requisitos para la creación de documentos, facilitando su incorporación y su gestión mientras se está realizando una actividad. 2) Definir los vínculos contextuales entre los documentos, de manera que se contribuye a su agrupación y ordenación lógicas.
  • 35. • Análisis El análisis funcional es una forma de análisis de arriba hacia abajo que empieza con la identificación de los objetivos y estrategias de la organización para llegar a la identificación de los procesos de trabajo. El análisis secuencial consiste en el estudio del flujo de las operaciones efectuadas en cada proceso de trabajo y pretende dar cuenta de los pasos de un proceso operativo.
  • 36. • Análisis El análisis secuencial tiene por objeto: 1) Identificar la secuencia de operaciones que constituyen un proceso; 2) Analizar las variaciones del proceso; 3) Establecer las reglas en las que se basan las operaciones; 4) Identificar los vínculos con otros procesos.
  • 37. • Análisis Para identificar la secuencia de operaciones hay que formular y responder una serie de cuestiones: Identificación de la secuencia de operaciones 1 ¿Qué operación inicia la secuencia y cómo se registra? 2 ¿Qué información u otros recursos son necesarios para iniciar la secuencia? 3 ¿De dónde proviene la información o los otros recursos? 4 ¿Qué desencadena las sucesivas operaciones?
  • 38. • Análisis 5 ¿Cómo saben los participantes que se ha acabado cada operación? 6 ¿Hay secuencias paralelas en algún momento del proceso? 7 En caso afirmativo, ¿dónde convergen las secuencias paralelas? 8 ¿Qué condiciones se deben cumplir para autorizar la secuencia? 9 ¿Cómo y dónde se registran las decisiones y las operaciones mientras se despliega la secuencia? 10 ¿Qué operación pone fin a la secuencia y cómo se registra?
  • 39. • Análisis Además de identificar las operaciones que componen el proceso de trabajo, también se deberían analizar las variaciones del proceso comprobando cómo se desarrolla cuando se producen determinadas situaciones y prever las acciones oportunas para resolver las posibles incidencias: 1) no se cumplen las condiciones para autorizar o finalizar la secuencia de operaciones; 2) no está disponible el participante que autoriza una operación; 3) falta información u otros recursos para llevar a cabo una operación;
  • 40. • Análisis 4) Un hecho determinado impide que el proceso siga su pauta ordinaria; 5) Una operación no se realiza adecuadamente. En estos casos, es importante determinar qué participante desencadena la variación del proceso y qué información o documentos se generan si hay variaciones en la secuencia de operaciones.
  • 41. • Análisis Tras la identificación de la secuencia de operaciones y el análisis de sus posibles variaciones, se deberían establecer las reglas en las que se basan las operaciones, documentando los motivos de cada paso (marco legal y normativo, procedimientos internos de la organización, funcionalidades de la aplicación de negocio, etc.).
  • 42. • Análisis También se deberían identificar los vínculos con otros procesos, especificando tanto las aportaciones (elementos de entrada o inputs) que se reciben de otros procesos de trabajo como los productos y resultados (elementos de salida o outputs) que se proporcionan a otros procesos de trabajo. Para identificar las relaciones o interacciones con otros procesos, se han de plantear una serie de preguntas: Identificación de los vínculos con otros procesos :
  • 43. • Análisis 1 ¿Se necesita la aportación de otros procesos? 2 ¿Qué información u otros recursos se necesitan como aportación? 3 Cuando se accede a documentos o información de otros procesos, ¿se ven modificados por el proceso?, ¿cuál es la naturaleza de la modificación? 4 ¿Participa en el proceso más de una unidad de negocio u organización? 5 En caso afirmativo, ¿de qué forma el proceso implica a otras unidades u organizaciones?
  • 44. • Análisis 6 ¿Qué información u otros recursos genera el proceso necesario para otros procesos? 7 Cuando se proporcionan documentos o información a otros procesos, ¿se ven modificados por los otros procesos?, ¿cuál es la naturaleza de la modificación? 8 ¿Qué documentos o información se almacenan o transfieren a otros procesos? 9 ¿Qué otro uso se hace de los documentos o información generados por el proceso?
  • 45. • Análisis Los resultados del análisis secuencial de los procesos de trabajo son especialmente útiles a la hora de acometer determinados elementos de la gestión documental: 1) determinación de los períodos de conservación de los documentos; 2) identificación de conjuntos de documentos para aplicar las acciones de disposición; 3) desarrollo del cuadro de clasificación; 4) identificación de redundancias o duplicaciones de documentos generados como parte del proceso;
  • 46. • Análisis 1) Creación del esquema de metadatos. Mediante el análisis de los procesos de trabajo, se recaba información sobre los procesos y operaciones de una organización con el fin de identificar los requisitos para crear, incorporar y controlar los documentos.
  • 47. • Diseño y utilización Diseño Se realizarán las siguientes acciones: • Se determinaran los grupos de trabajo que participa en el proyecto y sus responsables. • Se determinaran el ciclo de vida de la documentación, quien crea la documentación, quien la revisa, la vida legal de los documentos. • Se diseñará una estructura de carpetas donde serán almacenados los documentos que facilite la búsqueda.
  • 48. • Diseño y utilización Diseño Se realizarán las siguientes acciones: • Se asignarán los permisos de los grupos de usuarios a las distintas carpetas, así como los distintos perfiles de usuarios. ¿Quién podrá escribir y donde? ¿Quién borrar? ¿Quién será el administrador de la herramienta? • Se decidirá la nomenclatura que tendrán los documentos. • Se definirán los meta-datos o atributos que irán asociados a los documentos.
  • 49. • Responsable del manejo y control documental El responsable (Líder o funcionario encargado), genera el documento, el Asesor del Proceso lo codifica de acuerdo al Instructivo de Codificación y los 5 últimos días del mes, envía al Asistente Técnico de Archivo, encargado del Proceso de Gestión Documental, vía electrónica los cambios presentados para que actualice el Listado Maestro consolidado de la empresa.
  • 50. • Responsable del manejo y control documental Una vez aprobado el documento, si es necesario tomar copias del mismo, se realiza el proceso de fotocopiado y se sella como Copia Controlada, sello que es responsabilidad del Asesor del Proceso de Gestión de Calidad.
  • 51. • Responsable del manejo y control documental El documento se sella por completo, en la portada y la última hoja con un sello que contiene los siguientes datos: Proceso, Fecha, Aprobado por, Recibido por y número consecutivo de copias; las páginas siguientes que conforman el documento son selladas con el texto “Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Copia Controlada” y el Escudo de la empresa.
  • 52. • Responsable del manejo y control documental El Asesor del Proceso Gestión de Calidad una vez selle el documento lo registrará en el Formato Control de Entrega de Documentos del SIGC.
  • 53. • Responsable del manejo y control documental Si es necesario conservar la versión anterior del documento, debe hacerlo sellar como Documento Obsoleto, sello que es responsabilidad del Asistente Técnico de Archivo, las copias que no se vayan a utilizar son recogidas por el Líder de Proceso o el funcionario que él designe y se enviarán a la Unidad de Archivo y Correspondencia con su respectiva Acta de Eliminación.
  • 54. • Responsable del manejo y control documental Únicamente se conservan documentos originales de acuerdo al tiempo de retención designado en el Listado Maestro respectivo.
  • 55. Importancia de los Formularios La importancia de los formularios reside en que es un instrumento sobre el cual se apoya la transmisión, el registro y el control de la información relacionada con las operaciones de la organización y con todos sus niveles: Por lo tanto son uno los medios libres para la recolección de datos debido a su facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todo el sistema de la misma forma.
  • 56. Tipos o clase de formularios: Según por su Forma: Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
  • 57. Tipos o clase de formularios: Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola Carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
  • 58. Tipos o clase de formularios: Entre otras clasificaciones: Según por uso: • Interno • Externo Según su finalidad: • Formulario de uso breve. • Formulario eventual de uso único. • Formulario provisionales o de prueba. • Formas definitivas o reiterativas.
  • 59. Tipos o clase de formularios: Según por su empleo: Formularios que constituyen documentos fuentes. formularios que constituyen una base de datos.
  • 60. Tipos o clase de formularios: Según por su empleo: • Formularios que constituyen documentos fuentes. • Formularios que constituyen una base de datos.
  • 61. DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
  • 62. ANALISIS DE FORMULARIOS. Consideraciones generales sobre el análisis de formularios: Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
  • 63. ANALISIS DE FORMULARIOS. Requisitos básicos para un buen análisis. Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.
  • 64. • Enfoque digital Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital).
  • 65. En países hispanos, utilizamos el término gestión documental, aunque con las características actuales de las empresas, es más correcto usar el término anglosajón Enterprise Content Management -ECM-, dado que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se corresponden sólo con lo que conocemos como "documento" (Imágenes, vídeos, planos, etc.).
  • 66. • Herramientas • Crear un formulario Puede crear un formulario el propio usuario a partir de cero o hacer que Access cree un formulario automáticamente mediante un Asistente para formularios. • Crear un formulario mediante Autoformulario • Crear un formulario con un Asistente • Crear un formulario sin un asistente en la vista Diseño • Crear un formulario basado en más de una tabla • Uso de plantillas
  • 67. • Ventajas de uso Los negocios utilizan para aprender que elservicio que proveen de hecho cumple con sus metas establecidas, los formularios proveen un punto de vista hacia la forma en que la compañía está operando. Antes de utilizar una forma de evaluación, decide cuál es la forma que de hecho está dirigida para cumplir. Decide qué es lo que quieres evaluar, la audiencia objetivo, los tipos de información necesaria, dónde se puede recolectar mejor esa información y las fuentes necesarias para recolectarla. Dos tipos comunes de formas de evaluación son los cuestionarios y las entrevistas.
  • 68. • Ventajas de uso VENTAJAS: 1. PUEDO REALIZAR EVALUACIONES DIAGNOSTICAS, FORMATIVAS Y SUMATIVAS A GRUPOS PEQUEÑOS. 2. ES POSIBLE REALIZAR ENCUESTAS DE OPINIÓN. 3. PARA REALIZAR TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN CON EL USO DE LA ESCALA DE LIKERT CUANDO SE UTILIZA EL PROGRAMA ESTADÍSTICO SPSS, DE ESTE MODO SE PUEDEN OBTENER LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DIRECTSMENTE GRAFICADOS EN AUTOMATICO. 4. ES UNA HERRAMIENTA MUY PODEROSA PARA EL DOCENTE-INVESTIGADOR EN TODOS LOS NIVELES DEL CICLO EDUCATIVO.
  • 69. • Ventajas de uso DEVENTAJAS: 1. HAY QUE TENER AMPLIOS CONOCIMIENTOS EN MULTIMEDIA Y NUEVAS TECNOLOGÍAS, ADEMÁS DE LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU APLICACIÓN, ENTRE OTROS, EQUIPO DE COMPUTO, INTERNET, CAÑON PARA PROYECTAR. 2. OTRA DESVENTAJA QUE PARA EVALUACIONES INDIVIDUALES DESCONOZCO SI ES POSIBLE SU UTILIZACIÓN. 3. REQUIERE DE PRESUPUESTOS ELEVADOS Y NO TODAS LAS INSTITUCIONES LO PUEDEN OBTENER EN SUS PRESUPUESTOS LIMITADOS, ESPECIALMENTE EL SECTOR EDUCATIVO PÚBLICO.
  • 70. • Sistemas de aplicación Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Consideraciones generales de los sistemas de control Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores. Nivel de organización.
  • 71. • Sistemas de aplicación El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
  • 72. • Sistemas de aplicación Control de formularios. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
  • 73. REVISAR ENTORNO VIRTUAL DE APRENDIZAJE