Guidelines on DELIVERY handling in Freight Forwarding (eng-vnm) danny diep to (f)

1. GUIDELINES ON DELIVERY HANDLING
IN FREIGHT FORWARDING
HƯỚNG DẪN TRẢ HÀNG TRONG GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN
July 04th, 2017
© Danny Diep To, MBA,
diepto.pro@gmail.com
-The Carrier is the party that directly concludes or
authorizes another party to conclude the contract of
carriage of cargo by sea with the charterer;
-Basic obligations of the Carrier include: (i) Supply
of seaworthy ships (physical conditions; crew and
equipment, supplies; cargoworthiness); (ii) Take care
of goods (loading and unloading, storing); (iii) Issue a
set of Bill of lading at the request of the Shipper; (iv)
Deliver the goods at the port of discharge; (v) Notify
the Shipper (time and place of loading, unloading;
handling of stored goods);
-Delivery (release the goods to the Consignee) is one
of the most important contractual obligations of the
Carrier and also the last step to complete the contract
of carriage to deliver the goods to the Consignee.
High value cargo of high value and unentitled parties
are still trying in many ways to receive them;
- Mistakes in the delivery of goods of the Document
staff of Delivery Agent can be caused the financial
loss of millions of USD if it is claimed by legitimate
Consignees to claim for compensation;
- The core issue is that Document staff must be well
trained to deal with and confidently handle abnormal
situations in a reasonable manner and in compliance
with the rules;
-This Guidelines on Delivery Handling in Freight
Forwarding is compilated to help the Delivery
Agent's Document staff identify and control the
elements of highest risk in the business process.
04/7/2017
© Tô Diệp, MBA,
diepto.pro@gmail.com
-Người vận chuyển là người tự mình hoặc uỷ
quyền cho người khác giao kết hợp đồng vận
chuyển hàng hoá bằng đường biển với người thuê
vận chuyển;
-Nghĩa vụ cơ bản của Người vận chuyển bao gồm:
(i) Cung cấp tàu đủ khả năng đi biển (điều kiện vật
lý; thuyền bộ và trang thiết bị, vật tư; chở hàng);
(ii) Chăm sóc hàng hóa (bốc dỡ, bảo quản); (iii)
Cấp 1 bộ vận đơn theo yêu cầu của Người giao
hàng; (iv) Trả hàng tại cảng trả hàng; (v) Nghĩa vụ
thông báo cho Người giao hàng (thời gian, địa
điểm tập kết, bốc hàng; xử lý hàng hóa lưu giữ);
-Trả hàng (giao hàng cho Người nhận hàng) là 1
trong những nghĩa vụ hợp đồng quan trọng nhất
của Người vận chuyển và cũng là bước cuối cùng
thực hiện hoàn tất hợp đồng vận chuyển để chuyển
giao hàng hóa cho Người nhận hàng. Các loại hàng
hóa có giá trị cao và các bên không có quyền nhận
hàng vẫn cố gắng bằng nhiều cách để được nhận
hàng;
-Sai lầm trong việc trả hàng của Nhân viên chứng
từ của Đại lý trả hàng có thể gây nên tổn thất tài
chính hàng triệu USD nếu bị người nhận hàng hợp
pháp khiếu nại yêu cầu bồi thường;
-Vấn đề cốt lõi là các Nhân viên chứng từ phải
được đào tạo bài bản để đối mặt và tự tin giải quyết
các trường hợp bất thường 1 cách hợp lý và tuân
theo các quy tắc;
-Hướng dẫn trả hàng trong giao nhận vận chuyển
này được biên soạn nhằm giúp Nhân viên chứng từ
của Đại lý trả hàng xác định và kiểm soát được các
yếu tố có rủi ro cao nhất trong quy trình nghiệp vụ.
1. RELEASE THE GOODS UNDER AN
ORIGINAL BILL OF LADING
-The Bill of lading is a document of carriage of goods
issued by the Carrier or his representative to the
Shipper after the goods have been loaded onto the
1. TRẢ HÀNG KHI XUẤT TRÌNH 1 VẬN
ĐƠN GỐC
-Vận đơn là chứng từ vận chuyển hàng hoá do
Người vận chuyển hoặc đại diện của

2. means of transport or upon receipt of the goods for
loading.
-The contents of the Bill of lading is the legal basis
for settling all future disputes between the issuer and
the legitimate holder of the Bill of lading.
-The Bill of lading has 3 functions: (i) the Bill of
lading is proof that the carrier has received and
loaded the goods on board of the means of transport
with the quantity, type and condition as specified in
the Bill of lading for transport to the place of
delivery; (ii) the Bill of lading is an evidence that the
contract for carriage of the goods has been signed;
(iii) the Bill of lading is a document of title to dispose
of take delivery of the goods. Bill of lading is a
document of title to the goods mentioned in the Bill
of lading.
Due to this function, the Bill of lading can be sold,
pledged or transferred to other 3rd Parties by
endorsement.
Người vận chuyển ký phát cho Người gửi hàng sau
khi hàng hoá đã được xếp lên phương tiện vận
chuyển hoặc sau khi nhận hàng để xếp.
-Nội dung của vận đơn là cơ sở pháp lý để giải
quyết mọi tranh chấp xảy ra sau này giữa người ký
phát và người cầm giữ vận đơn hợp pháp.
-Vận đơn có 3 chức năng: (i) vận đơn là bằng
chứng về việc Người vận chuyển đã nhận lên
phương tiện vận chuyển số hàng hoá với số lượng,
chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để
vận chuyển đến nơi trả hàng; (ii) vận đơn là bằng
chứng xác nhận hợp đồng vận chuyển hàng hoá đã
được ký kết; (iii) vận đơn là chứng từ có giá trị,
dùng để định đoạt và nhận hàng hóa. Vận đơn là
chứng từ xác nhận quyền sở hữu của hàng hoá ghi
trong vận đơn. Do có chức năng này mà vận đơn
có thể được mua bán, càm cố hoặc chuyển nhượng
cho các Bên thứ 3 khác bằng cách ký hậu.
1.1. NON–NEGOTIABLE “STRAIGHT” BILL
OF LADING
- Bill of lading is issued when goods are sent to a
named company, or a named individual as a non-
negotiable document. Non-negotiable documents
cannot be endorsed to any other party to transfer the
ownership of the goods.
-The goods will only be delivered to the party shown
as the Consignee on the Bill of lading, or to its
authorized person, upon presentation of the original
Bill of lading, and documents identifying and
validating of the Authorized party includes the
Authorization Letter to receive goods from the
Consignee named on the Bill of lading.
1.1. VẬN ĐƠN ĐÍCH DANH KHÔNG
CHUYỂN NHƯỢNG ĐƯỢC
-Vận đơn được ký phát khi hàng hóa được gửi cho
1 công ty đích danh, hoặc 1 cá nhân đích danh là
chứng từ không chuyển nhượng được (Non-
Negotiate document). Các chứng từ không chuyển
nhượng thì không thể được ký hậu cho bất kỳ bên
nào khác để chuyển nhượng quyền sở hữu hàng
hóa.
-Hàng hóa sẽ chỉ được giao cho bên nào được ghi
là Người nhận hàng trên Vận đơn, hoặc cho người
được ủy quyền của bên đó, ngay khi xuất trình 1
Vận đơn gốc, và các giấy tờ xác định danh tính và
hợp lệ của bên được ủy quyền bao gồm Giấy ủy
quyền nhận hàng từ Người nhận hàng có tên trên
Vận đơn.
1.2 NEGOTIABLE “TO ORDER” BILL OF
LADING
-For the Bill of lading, the name of the Consignee is
not named on the Bill of lading, and it is recorded as
"To Order", or "To Order of Shipper", or "To Order
of a Third Party" the Bill of lading is the negotiable
Bill of lading (Negotiable B/L) and the Shipper has
the right to endorse the Bill of lading to transfer the
ownership of the goods;
1.2 VẬN ĐƠN “THEO LỆNH” CHUYỂN
NHƯỢNG ĐƯỢC
-Đối với Vận đơn theo lệnh, tên Người nhận hàng
không được ghi đích danh trên Vận đơn, và nó
được ghi là “Theo lệnh”, hoặc “Theo lệnh của
Người gửi hàng”, hoặc “Theo lệnh của Bên thứ 3”
thì Vận đơn đó là Vận đơn chuyển nhượng được
(Negotiable B/L) và Người gửi hàng có quyền ký

3. - Pay attention to carefully check the “To oder” Bill
of lading because it may have been transfered to 1 or
more people. This transfer is evidenced by the
endorsement shown on the back of the Bill of lading.
The Delivery Agent's Document Manager must
ensure that the delivery is made to the last legitimate
party and properly endorsed upon presentation of the
original Bill of lading.
In the cases of Bill of lading endorsement, the
Shipper may endorse in the following ways:
(1) Straight endorsement on Bill of lading (For
example: delivery to ABC Company). In this case,
similar to straight of Bill of lading, the goods may
only be delivered to the specified Consignee (or the
Consignee Authorized Agent) upon presentation of
identification and validity;
(2) “To order” endorsement on the Bill of lading (For
example: To order of DEF Company). A “To order”
endorsement gives this next second endorsee the right
for endorsement to continue the chain of
endorsements until the last endorsee to receive the
goods.
If the Consignee's name is indicated on the Bill of
lading as "To Order of DEF Company", then DEF
Company will take ownership of the goods and have
the right to transfer the goods to a third party by
endorsement. The third party can then continue to
endorse the Bill of lading for the next parties in the
continuous endorsement chain after they hold B/L in
their hands. The Bill of lading remains transferable if
it is not changed into a non-negotiable document;
(3) Blank endorsement on the Bill of lading (i.e. only
the Shipper's seal and signature). The Consignee's
name on the Bill of lading only says "To order"
without specific instructions to deliver to either party
and the shipper is automatically deemed to be the
entitled party. The “To order” blank endorsed Bill of
lading is a presenting document and delivery must be
made to whichever party presents this original Bill of
lading.
hậu Vận đơn để chuyển nhượng quyền sở hữu
hàng hóa;
-Phải chú ý kiểm tra cẩn thận Vận đơn theo lệnh vì
Vận đơn có thể đã được chuyển nhượng cho 1 hoặc
nhiều người. Việc chuyển nhượng này được chứng
minh bằng việc ký hậu được thể hiện ở mặt sau của
Vận đơn. Trưởng phòng chứng từ của Đại lý trả
hàng phải đảm bảo rằng việc trả hàng được thực
hiện cho người được ký hậu đúng cách và hợp
pháp cuối cùng khi xuất trình 1 Vận đơn gốc.
Trong các trường hợp ký hậu Vận đơn, Người gửi
hàng có thể ký hậu theo các cách như sau:
(1) Ký hậu đích danh trên Vận đơn (Ví dụ: trả hàng
cho ABC Company). Trong trường hợp này, tương
tự như Vận đơn đích danh, hàng hóa chỉ được trả
hàng cho Người nhận hàng cụ thể (hoặc Đại lý
được Người nhận hàng ủy quyền) khi xuất trình
giấy tờ xác định danh tính và hợp lệ;
(2) Ký hậu theo lệnh trên Vận đơn (Ví dụ: Theo
lệnh của DEF Company). Ký hậu theo lệnh cho
phép người được ký hậu thứ hai kế tiếp này có
quyền ký hậu để tiếp tục chuỗi ký hậu cho đến
người được ký hậu cuối cùng để nhận hàng.
Nếu tên Người nhận hàng được ghi trên Vận đơn
như “Theo lệnh của DEF Company”, thì DEF
Company sẽ có quyền sở hữu đối với hàng hóa và
có quyền chuyển nhượng hàng hóa cho bên thứ ba
bằng cách ký hậu. Bên thứ ba sau đó có thể tiếp tục
ký hậu Vận đơn cho các bên khác tiếp theo trong
chuỗi ký hậu liên tục sau khi họ cầm Vận đơn
trong tay. Vận đơn vẫn còn giữ nguyên tính chất
chuyển nhượng nếu không bị thay đổi thành chứng
từ không chuyển nhượng được;
(3) Ký hậu trống trên Vận đơn (tức là chỉ có con
dấu và chữ ký của Người gửi hàng). Tên Người
nhận hàng trên Vận đơn chỉ ghi “Theo lệnh” mà
không có hướng dẫn cụ thể trả hàng cho bên nào
và người gửi hàng mặc nhiên được coi là người có
quyền đó. Vận đơn theo lệnh ký hậu trống này là 1
chứng từ xuất trình và việc trả hàng phải được thực
hiện cho bất cứ bên nào xuất trình 1 Vận đơn gốc
này.
1.3 STANDARD RULES FOR DELIVERY
HANDLING
-On the front of the Bill of lading forms are usually
preprinted with the Clause “One (1) properly
1.3 QUY TẮC CHUẨN TRẢ HÀNG
-Ở mặt trước của các mẫu Vận đơn thường in sẵn
Điều khoản “Một (1) Vận đơn gốc được ký hậu
đúng cách phải được xuất trình để đổi lấy việc

4. endorsed original Bill of lading must be presented in
exchange for the receipt of the Goods or Delivery
order”. Delivery Agents must comply with the
following standard rules:
(1) Delivery orders are permitted to issue only when
the Consignee presents a properly endorsed original
Bill of lading. Never accept faxed or scanned copies
of the Bill of lading as proof that the Consignee is in
possession of the original Bill of lading;
(2) Must never allow the Consignee (or any third
party on behalf of the Consignee) to pre-check the
status of the goods until the Consignee has presented
an original Bill of lading in exchange for Delivery
order;
(3) Must check and compare carefully details on the
original Bill of lading presented by the Consignee
with the copy of the Bill of lading received from the
Sending Agent.
-Bill of lading number
-Issuing Date
-Ship’s name, voyage number
-Container number, seal number
-Description of the goods, number of packages, gross
weight, measurement
-Shipper and Consignee, Notify Party
-The endorsement signatures on the back of Bill of
lading is used to determine authenticity or to assess
delivery conditions. Attention should be paid to
careful consideration of the revised details on the Bill
of lading and carefully identify the Consignee's
identity;
(4) Must collect all receivable freight and charges that
Delivery Agent, Carrier, Shipping Lines, Airlines is
entitled to collect (freight, THC, container
demurrage/detention & storage charges, local charges
etc) before delivery;
(5) Document Manager must carefully check and
verify the original Bill of lading presented and the
endorsement signatures are also real, to avoid
receiving the Bill of lading and fake signature and be
responsible for the legal consequences.
nhận hàng hoặc Lệnh trả hàng”. Đại lý trả hàng
phải tuân thủ các quy tắc chuẩn như sau:
(1) Chỉ được phép phát Lệnh trả hàng khi Người
nhận hàng xuất trình 1 Vận đơn gốc được ký hậu
đúng cách. Không bao giờ chấp nhận các bản copy
Vận đơn được fax, scan như là bằng chứng cho
thấy Người nhận hàng đang sở hữu Vận đơn gốc;
(2) Phải tuyêt đối không cho phép Người nhận
hàng (hoặc bất kỳ bên thứ ba nào thay mặt Người
nhận hàng) kiểm tra trước tình trạng hàng hóa cho
đến khi Người nhận hàng đã xuất trình 1 Vận đơn
gốc để đổi lấy Lệnh trả hàng;
(3) Phải kiểm tra, đối chiếu cẩn thận các chi tiết
trên Vận đơn gốc mà Người nhận hàng đã xuất
trình với bản copy Vận đơn nhận được từ Đại lý
gửi hàng.
-Số vận đơn
-Ngày tháng năm ký phát
-Tên tàu, số chuyến
-Số container, số chì niêm phong
-Mô tả hàng hóa, số kiện, số ký, số khối
-Người gửi hàng và Người nhận hàng, Bên nhận
thông báo
-Các chữ ký hậu ở mặt sau của Vận đơn dùng để
xác định tính chân thực hoặc đánh giá đủ điều kiện
trả hàng. Phải chú ý xem xét kỹ các chi tiết được
sửa đổi trên Vận đơn và xác định danh tính của
Người nhận hàng 1 cách thận trọng;
(4) Phải thu tất cả các khoản cước và các chi phí
khác mà Đại lý trả hàng, Người vận chuyển, Hãng
tàu, Hãng hàng không có quyền thu (cước phí vận
chuyển, phụ phí xếp dỡ, phí lưu container, local
charges v.v.) trước khi trả hàng;
(5) Trưởng phòng chứng từ phải kiểm tra, thẩm tra
kỹ lưỡng Vận đơn gốc được xuất trình và các chữ
ký hậu cũng đều là thật, để tránh nhận Vận đơn và
chữ ký hậu giả mạo và cũng như phải chịu trách
nhiệm các hậu quả pháp lý.
1.4. CHECK THE DETAILS OF BILL OF
LADING
- The Bill of lading after being issued may be
modified details such as ship’s name, voyage
number, sailing date due to change of sailing
1.4.KIỂM TRA CÁC CHI TIẾT VẬN ĐƠN
-Vận đơn sau khi ký phát có thể bị sửa đổi các chi
tiết như tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy do Hãng
tàu thay đổi lịch tàu, hoặc các chi tiết hàng hóa do
Người gửi hàng lúc cung cấp Shipping Instructions

5. schedule, or cargo details by the Shipper when
providing shipping instructions to issue Bill of lading
has inaccurate details… Checking and comparing
details of Bill of lading upon presentation and
issuance is essential to avoid errors that may occur
when issuing the Delivery order.
Some notes when checking Bill of lading:
(1) Bill of lading if made to order of the Shipper or
the L/C opening Bank, the Shipper (or opening Bank)
must endorse the Bill of lading to the Delivery order
entitled party, and that party must finally self-endorse
to themselves to take delivery of goods. Endorsement
must be proper, valid, and in a continuous chain;
(2) The Bill of lading, if it is the straight non-
negotiable Bill of lading, in some countries (Hong
Kong, USA, Australia ...) the delivery under the
straight Bill of lading is similar to that of the Sea
waybill/ Air waybill. The Consignee only needs to
prove that he is the owner of the goods named on the
Bill of lading and does not need to present the
original Bill of lading;
(3) The Bill of lading must be properly and legally
endorsed. The signatures on the Bill of lading must
correspond to the sample signature of the authorized
person in the archives of the Delivery Agent;
(4) The revised details on the Bill of lading must be
authenticated with a correction stamp (“fly stamp”)
and signed by an authorized person, checking and
comparing the authenticity of any revised details with
the Sending Agent;
(5) The container number/ seal number, Shipper,
Consignee, Notify party, description of the goods,
number of packages, gross weight, measurement... on
the Bill of lading must correspond to the Cargo
Mmanifest;
(6) Check all receivable freight and charges to make
sure that the total sum of collection is correct and
sufficient before issuing the Delivery order.
để làm Vận đơn có những chi tiết chưa chính
xác… Việc kiểm tra, đối chiếu các chi tiết Vận đơn
khi xuất trình và khi ký phát là rất cần thiết để
tránh những sai sót có thể xảy ra khi phát Lệnh trả
hàng.
Một số lưu ý khi kiểm tra Vận đơn:
(1) Vận đơn nếu lập theo lệnh của Người gửi hàng
hoặc ngân hàng mở L/C thì Người gửi hàng (hoặc
ngân hàng mở) phải ký hậu Vận đơn cho bên được
nhận Lệnh trả hàng, và bên đó cuối cùng phải ký
hậu cho chính họ để nhận hàng. Các chữ ký hậu
phải đúng cách, hợp lệ và theo chuỗi liên tục;
(2) Vận đơn nếu là Vận đơn đích danh không
chuyển nhượng được thì ở 1 số quốc gia
(Hongkong, Mỹ, Australia…) việc trả hàng theo
Vận đơn đích danh cũng tương tự như theo Giấy
gửi hàng đường biển/ đường hàng không, Người
nhận hàng chỉ cần chứng minh mình là chủ sở hữu
hàng hóa có tên trên Vận đơn và không cần phải
xuất trình Vận đơn gốc;
(3) Vận đơn phải được ký đúng cách và hợp lệ.
Các chữ ký trên vận đơn phải tương ứng với chữ
ký mẫu của người có thẩm quyền trong hồ sơ lưu
trữ của Đại lý trả hàng;
(4) Các chi tiết đã sửa đổi trên Vận đơn phải được
chứng thực bằng con dấu sửa (dấu ruồi) và chữ ký
của người có thẩm quyền, kiểm tra và đối chiếu
tính xác thực của bất kỳ chi tiết đã sửa đổi nào với
Đại lý gửi hàng;
(5) Số container/ số chì niêm phong, Người gửi
hàng, Người nhận hàng, Bên nhận thông báo, Mô
tả hàng hóa, số kiện, số ký, số khối…trên Vận đơn
phải tương ứng với Bản lược khai hàng hóa (Cargo
Manifest);
(6) Kiểm tra tất cả các khoản phải thu như cước và
các chi phí khác để chắc chắn đã thu đúng, thu đủ
trước khi phát Lệnh trả hàng.
2. RELEASE THE GOODS WITHOUT
COLLECTING AN ORIGINAL BILL OF
LADING
In fact, there are situations where the Delivery Agent
is instructed or required to deliver the goods without
collecting the original Bill of lading, which can lead
to great risks. Delivery of goods to a party not
holding the original Bill of lading is a violation of the
2. TRẢ HÀNG KHÔNG THU VẬN ĐƠN GỐC
-Thực tế, có những trường hợp mà Đại lý trả hàng
được chỉ thị hoặc yêu cầu trả hàng mà không thu
Vận đơn gốc, việc này có thể dẫn đến rủi ro rất lớn.
Việc trả hàng cho 1 bên không nắm giữ Vận đơn
gốc là vi phạm điều khoản Vận đơn theo hợp đồng
vận chuyển và người sở hữu hợp pháp Vận đơn có
thể khởi kiện Đại lý trả hàng với tư cách của

6. Bill of lading clause under the contract of carriage
and the legitimate owner of the Bill of lading may sue
the Delivery Agent in the capacity of the Carrier /
Non-Vessel Operating Common Carrier (NVOCC),
or the party has mis-delivered the goods;
-The legitimate owner of the Bill of lading can be the
Shipper, Consignee, the Bank or another third party
that the Bill of lading has endorsed to transfer the
ownership to that party;
-The delivery of goods without collecting original
Bill of lading is the insurance risk exclusion from the
liability insurer of the Forwarder/ Carrier of the
Delivery Agent. When delivering the goods without
collecting the original Bill of lading, the Delivery
Agent should note:
(1) Must report any request of delivering the goods
without collecting the original Bill of lading to the
Director or Document Manager for his advice on
accepting or rejecting the request;
(2) A Power of Attorney (Authorization Letter) must
be obtained from the Sending Agent in the capacity
of the Carrier (the Bill of lading Owner) authorizing
the delivery of goods without collecting the original
Bill of lading from an authorized person of the
Sending Agent. However, if the authorization does
not show that the authorization is not to collect the
original Bill of lading, then the Delivery Agent is the
party to be solely responsible. Delivery Agent are not
allowed to unilaterally make a decision to deliver the
original Bill of lading or not;
(3) A Power of Attorney must be obtained from the
Shipper (Cargo Owner) directly or through the
Sending Agent to deliver the goods without collecting
the original Bill of lading to the entitled party;
(4) Must check the authenticity of the Power of
Attorney for delivery of goods without collecting the
original Bill of lading to avoid receiving the fake
paper for delivery instructions from the Sending
Agent or from the Shipper;
(5) The Notice of taking delivery must be sent to the
Notify Party indicated on the Bill of lading. If the Bill
of lading cannot identify the Notify Party or cannot
be contacted, the Delivery Agent must request the
Sending Agent to provide this information;
(6) It is not permitted to accept and follow
instructions from any other Agent for delivery of
goods without collecting the original Bill of lading, it
Người vận chuyển/ Người kinh doanh vận chuyển
không có tàu (NVOCC), hoặc bên đã giao sai hàng
hóa;
-Chủ sở hữu hợp pháp Vận đơn có thể là Người
gửi hàng, Người nhận hàng, ngân hàng hoặc 1 bên
thứ ba khác mà Vận đơn đã ký hậu chuyển nhượng
cho bên đó;
-Việc trả hàng không thu Vận đơn gốc là rủi ro loại
trừ bảo hiểm từ phía công ty bảo hiểm trách nhiệm
Người giao nhận/ Người vận chuyển của Đại lý trả
hàng. Khi trả hàng không thu Vận đơn gốc, Đại lý
trả hàng cần chú ý:
(1) Phải báo cáo bất cứ yêu cầu trả hàng không thu
Vận đơn gốc cho Giám đốc hoặc Trưởng phòng
chứng từ của mình để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết
chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu trả hàng này;
(2) Phải lấy Giấy ủy quyền từ Đại lý gửi hàng với
tư cách Người vận chuyển (Chủ Vận đơn) ủy
quyền thực hiện việc trả hàng không thu Vận đơn
gốc từ người có thẩm quyền của Đại lý gửi hàng.
Tuy nhiên, nếu ủy quyền không thể hiện đó là ủy
quyền trả hàng không thu Vận đơn gốc thì Đại lý
trả hàng là bên phải tự chịu trách nhiệm. Đại lý trả
hàng không được tự ý đơn phương đưa ra quyết
định trả hàng có thu Vận đơn gốc hay không;
(3) Phải lấy Giấy ủy quyền từ Người gửi hàng
(Chủ hàng) trực tiếp hoặc thông qua Đại lý gửi
hàng để trả hàng không thu Vận đơn gốc cho bên
yêu cầu nhận hàng;
(4) Phải kiểm tra tính xác thực của Giấy ủy quyền
về việc trả hàng không thu Vận đơn gốc để tránh
nhận được các Giấy ủy quyền giả mạo việc chỉ thị
trả hàng của Đại lý gửi hàng hoặc từ Người gửi
hàng;
(5) Phải gửi Thông báo nhận hàng cho Bên nhận
thông báo đã được ghi trên Vận đơn. Nếu Vận đơn
không xác định được Bên nhận thông báo hoặc
không liên hệ được, Đại lý trả hàng phải yêu cầu
Đại lý gửi hàng cung cấp thông tin này;
(6) Không được phép chấp nhận và tuân theo chỉ
thị từ bất cứ Đại lý nào khác để trả hàng không thu
Vận đơn gốc, cần phải xác nhận lại yêu cầu này
với Đại lý gửi hàng;
(7) Không được phép trả hàng không thu Vận đơn
gốc ngay cả đối với các khách hàng lớn, uy tín để
tránh việc dính líu đến tranh chấp giữa các bên:
Người gửi hàng và Người nhận hàng, Đại lý gửi
hàng và Đại lý trả hàng. Nếu Người nhận hàng cố

7. is necessary to reconfirm this request with the
Sending Agent;
(7) Delivery of goods without collecting original Bill
of lading is not allowed even for big, reputable
customers to avoid the involvement of a dispute
between the parties: the Shipper and Consignee,
Sending Agent and Delivery Agent. If the Consignee
tries to find ways to get the goods without paying for
the value of goods for any reason (for example: poor
quality of the goods) and causes a dispute with the
Shipper, then the Consignee will leave the Sending
Agent and Delivery Agent to solve the problem of
unpaid for goods with the Shipper.
tìm mọi cách luồn lách để nhận hàng mà không
thanh toán tiền hàng vì bất cứ lý do gì (ví dụ: chất
lượng hàng hóa kém) và gây nên tranh chấp với
Người gửi hàng, khi đó Người nhận hàng sẽ bỏ
mặc Đại lý gửi hàng và Đại lý trả hàng tự giải
quyết vấn đề chưa thanh toán tiền hàng với Người
gửi hàng.
3. RELEASE THE GOODS UNDER A LETTER
OF INDEMNITY (LOI)
-The Sending Agent in the capacity of the Carrier
(Bill of lading Owner) can authorize Delivery Agent
to deliver the goods without collecting any kind of
transport document, or simply present the Letter of
Indemnity (LOI). Receiving the LOI does not relieve
the Sending Agent’s liability as a Carrier to the
Shipper.
-This LOI only provides compensation from 1 or the
issuers undertaking for amounts payable by the
Sending Agent to the holder of the original Bill of
lading.
-If the Sending Agent instructs to force the delivery
of goods under the LOI, it is the responsibility of the
Delivery Agent to check the accuracy of words, time,
amount, payment commitment is written correctly,
correctly signed and reciprocally signed by a
guaranteeing Bank (if required) of the LOI.
Delivery agents should pay attention:
(1) Must report any request to deliver of goods under
the LOI to Director or Documentary Manager for get
his advice on accepting or rejecting this delivery
request;
(2) A Power of Attorney (Authorization Letter) must
be obtained from the Sending Agent in the capacity
of the Carrier (the Bill of lading Owner) authorizing
the delivery of goods under the LOI from an
authorized person of the Sending Agent. However, if
the authorization does not show that the authorization
is to deliver of goods under the LOI, then the
Delivery Agent is the party to be solely responsible.
3.TRẢ HÀNG BẰNG GIẤY CAM KẾT BỒI
THƯỜNG (LOI)
-Đại lý gửi hàng với tư cách là Người vận chuyển
(Chủ Vận đơn) có thể ủy quyền cho Đại lý trả hàng
thực hiện việc trả hàng mà không cần nhận bất kỳ
loại chứng từ vận tải nào, hoặc chỉ cần xuất trình
Giấy cam kết bồi thường (Letter of Indemnity,
LOI). Việc nhận giấy LOI không làm giảm trách
nhiệm của Đại lý gửi hàng với tư cách là Người
vận chuyển đối với Chủ hàng.
-Giấy LOI này chỉ cung cấp bồi thường từ 1 hoặc
các bên ký phát cam kết đối với các khoản tiền mà
Đại lý gửi hàng có thể phải trả cho người nắm giữ
Vận đơn gốc.
-Nếu Đại lý gửi hàng chỉ thị bắt buộc trả hàng bằng
giấy LOI, thì trách nhiệm của Đại lý trả hàng là
phải kiểm tra tính chính xác của từ ngữ, thời gian,
số tiền, đảm bảo chi trả được viết chính xác, ký tên
chính xác và được ký đối ứng bảo lãnh bởi ngân
hàng (nếu được yêu cầu) của giấy LOI.
Đại lý trả hàng cần chú ý:
(1) Phải báo cáo bất kỳ yêu cầu trả hàng bằng giấy
LOI cho Giám đốc hoặc Trưởng phòng chứng từ
của mình để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết chấp
nhận hoặc từ chối yêu cầu trả hàng này;
(2) Phải lấy Giấy ủy quyền từ Đại lý gửi hàng với
tư cách Người vận chuyển (Chủ Vận đơn) ủy
quyền thực hiện việc trả hàng bằng giấy LOI từ
người có thẩm quyền của Đại lý trả hàng. Tuy
nhiên, nếu ủy quyền không thể hiện đó là ủy quyền
trả hàng bằng giấy LOI thì Đại lý trả hàng là bên
phải tự chịu trách nhiệm. Đại lý trả hàng không

8. Delivery Agent are not allowed to unilaterally make a
decision to deliver under the LOI or not;
(3) A Power of Attorney must be obtained from the
Shipper (Cargo Owner) directly or through the
Sending Agent to deliver the goods under the LOI to
the entitled party;
(4) Must check the authenticity of the Power of
Attorney for delivery of goods under the LOI with the
Bank that reciprocally signed to ensure that he
actually signed and stamped on the LOI;
(5) Cargo details such as Container number, Seal
number, Shipper, Consignee, Notify Party,
Description of goods, number of package, gross
weight, measurement... are shown on the LOI
corresponding to Bill of lading, Cargo Manifest;
(6) The LOI must contain a commitment of the
Consignee, a commitment to present the original Bill
of lading upon receipt, and a commitment to
indemnify all parties involved in the delivery of the
good without collecting the original Bill of lading,
including the Sending Agent, Delivery Agent and all
other relevant Agents.The LOI is not permitted to
limit claims arising under contract and by applicable
law;
(7) It is absolutely prohibited to accept the LOI
signed unilaterally by the Consignee. The Document
staff must consult Director or Document Manager of
the Delivery Agent before issuing the Delivery order
if there is a requirement for delivery of the goods
under the LOI that only Consignee unilaterally
signed;
(8) If the Director or Document Manager authorizes
delivery of goods under the LOI with full signatures
of the Consignee and the guaranteeing Bank, the
Document staff must store the LOI in a safe place,
clip the file and make every reasonable effort to
obtain the original Bill of lading from the Consignee;
(9) It is forbidden to accept copies of the faxed or
scanned LOI as evidence that the Consignee is in
possession of the original LOI because copies can be
easily tampered with;
(10) It is absolutely forbidden to deliver the goods
under the LOI to the unentitled party (not the
Consignee, not the proper endorsee…). The LOI will
be invalid if the commitment contents of the LOI
issuer are contrary to the applicable laws.
được tự ý đơn phương đưa ra quyết định có trả
hàng bằng giấy LOI hay không;
(3) Phải lấy Giấy ủy quyền từ Người gửi hàng
(Chủ hàng) trực tiếp hoặc thông qua Đại lý gửi
hàng để trả hàng bằng giấy LOI cho bên yêu cầu
nhận hàng;
(4) Phải kiểm tra tính xác thực của Giấy ủy quyền
về việc trả hàng bằng giấy LOI với Ngân hàng đã
ký đối ứng bảo lãnh để đảm bảo rằng họ thực sự đã
ký và đóng dấu trên giấy LOI đó;
(5) Các chi tiết hàng hóa như Số container, số chì
niêm phong, Người gửi hàng, Người nhận hàng,
Bên nhận thông báo, Mô tả hàng hóa, số kiện, số
ký, số khối… được ghi trên Giấy LOI phải tương
ứng với Vận đơn, Bản lược khai hàng hóa;
(6) Giấy LOI phải có nội dung cam kết của Người
nhận hàng, cam kết xuất trình Vận đơn gốc khi
nhận được chúng, và cam kết bồi thường cho tất cả
các bên có liên quan đến việc trả hàng không thu
Vận đơn gốc, bao gồm cả Đại lý gửi hàng, Đại lý
trả hàng và tất cả các Đại lý có liên quan khác.
Giấy LOI không được phép giới hạn các vụ khiếu
nại phát sinh theo hợp đồng và theo luật áp dụng;
(7) Tuyệt đối không được phép chấp nhận Giấy
LOI chỉ được Người nhận hàng đơn phương ký.
Nhân viên chứng từ phải xin ý kiến chỉ đạo của
Giám đốc hoặc Trưởng phòng chứng từ của Đại lý
trả hàng trước khi phát Lệnh trả hàng nếu gặp
trường hợp yêu cầu trả hàng bằng giấy LOI mà chỉ
có Người nhận hàng đơn phương ký;
(8) Nếu Giám đốc hoặc Trưởng phòng chứng từ
cho phép trả hàng bằng giấy LOI có đầy đủ chữ ký
của Người nhận hàng và Ngân hàng ký đối ứng
bảo lãnh, Nhân viên chứng từ phải lưu trữ bảo
quản giấy LOI ở nơi an toàn, kẹp file hồ sơ và cố
gắng hợp lý để lấy cho được Vận đơn gốc từ
Người nhận hàng;
(9) Không được phép chấp nhận các bản copy giấy
LOI được fax, scan như là bằng chứng cho thấy
Người nhận hàng đang sở hữu giấy LOI gốc vì bản
copy có thể dễ bị giả mạo;
(10) Tuyệt đối không được phép trả hàng bằng
giấy LOI cho bên không có quyền nhận hàng
(không phải là Người nhận hàng, người không
được ký hậu chuyển nhượng đúng cách…). Giấy
LOI sẽ vô hiệu nếu các nội dung cam kết của
Người cung cấp giấy LOI là trái với các quy định
pháp luật hiện hành.

9. 4. RELEASE THE GOODS UNDER BANK
GUARANTEE
-When the Bill of lading is missing, lost or not yet
delivered to the Consignee, the Delivery Agent can
issue the Delivery order to the Consignee if the
following 2 conditions are met: (i) The Shipper,
Consignee or or a goods entitled third party must
provide a Bank Guarantee (B/G) of the first-class
Bank in the host country. This Bank guarantee is at
value of 200% of the CIF price and is valid for 2
years (or without limitation of validity), or until the
lost original Bill of lading is presented; (ii) The
customer's LOI is signed by the presenter of the Bank
Guarantee (the Shipper, or Consignee, or Third Party)
and the guaranteeing Bank concerned.
Delivery agents should pay attention:
(1) If the presenter of the Bank Guarantee is not the
Shipper, then the Shipper must accept in writing for
delivery of goods under the Bank Guarantee;
(2) It is absolutely forbidden to deliver the goods
prior to receipt and check the accuracy of (i) the first
class Bank Guarantee (according to the instructions
of the Logistics Company) and (ii) the signed LOI by
the authorized persons of the presenter of the Bank
Guarantee and the guaranteeing Bank concerned;
(3) It is not permitted to accept faxes or scanned
copies as evidence of an original Bank Guarantee
issued, and of the original LOI signed by the parties
involved. Only issue the Delivery order upon receipt
of original documents;
(4) Must collect all receivable freight and charges that
Delivery Agent, Carrier, Shipping Lines, Airlines is
entitled to collect (freight, THC, container
demurrage/detention & storage charges, local charges
etc) prior to issuing the Delivery order even though
there is no presentation of the original Bill of lading;
4. TRẢ HÀNG BẲNG CHỨNG THƯ BẢO
LÃNH NGÂN HÀNG
-Khi Vận đơn bị thất lạc, bị mất hoặc chưa đến tay
người nhận thì Đại lý trả hàng có thể phát Lệnh trả
hàng cho Người nhận hàng nếu đáp ứng được 2
điều kiện sau đây: (i) Người gửi hàng, Người nhận
hàng hoặc bên thứ ba có nhu cầu nhận hàng phải
cung cấp 1 Chứng thư bảo lãnh (Bank Guarantee,
B/G) của ngân hàng hạng nhất ở nước sở tại. Bảo
lãnh ngân hàng này trị giá 200% giá CIF và có
hiệu lực trong 2 năm (hoặc không bị giới hạn hiệu
lực), hoặc cho đến khi giao nộp Vận đơn gốc bị
thất lạc; (ii) Giấy LOI của khách hàng được ký bởi
bên cung cấp Chứng thư bảo lãnh ngân hàng
(Người gửi hàng, hoặc Người nhận hàng, hoặc Bên
thứ 3) và ngân hàng bảo lãnh có liên quan.
Đại lý trả hàng cần chú ý:
(1) Nếu người cung cấp Chứng thư bảo lãnh ngân
hàng không phải là Người gửi hàng, thì Người gửi
hàng phải có văn bản chấp nhận việc trả hàng bằng
Chứng thư bảo lãnh ngân hàng;
(2) Tuyệt đối không được phép trả hàng trước khi
nhận được và kiểm tra tính chính xác của (i)
Chứng thư bảo lãnh ngân hàng hạng nhất (theo
hướng dẫn của Công ty logistics) và (ii) Giấy LOI
đã được ký bởi người có thẩm quyền của bên giao
nộp Chứng thư bảo lãnh ngân hàng và người có
thẩm quyền của ngân hàng bảo lãnh có liên quan;
(3) Không được phép chấp nhận các bản fax, scan
như là bằng chứng của 1 Chứng thư bảo lãnh ngân
hàng gốc đã được ký phát, và của giấy LOI gốc đã
được các bên liên quan ký. Chỉ phát Lệnh trả hàng
khi nhận được các chứng từ gốc:
(4) Phải thu bất cứ khoản cước và các chi phí khác
mà Đại lý trả hàng, Người vận chuyển, Hãng tàu,
Hãng hàng không có quyền thu (cước vận chuyển,
phụ phí xếp dỡ, phí lưu container, local charges…)
trước khi phát Lệnh trả hàng mặc dù không có việc
xuất trình 1 Vận đơn gốc.
5. RELEASE THE GOODS UNDER AUTO
RELEASE DOCUMENTS
-In addition to the traditional form of taking delivery
of the goods by presenting an original Bill of lading,
the Consignee can also receive the Delivery order
from the Delivery Agent by presenting 1 copy of one
5. TRẢ HÀNG BẰNG CHỨNG TỪ TRẢ
HÀNG TỰ ĐỘNG
-Ngoài hình thức nhận hàng truyền thống bằng
việc xuất trình 1 Vận đơn gốc, Người nhận hàng
còn có thể nhận Lệnh trả hàng từ Đại lý trả hàng
bằng cách xuất trình 1 bản copy của 1 trong các

10. of the following automatic release documents (Auto-
release):
(1) Sea Waybill/ Air Waybill (SWB/ AWB);
(2) Bill of lading-Telex Release (Telex Release B/L);
Or the surrendered Bill of lading (Surrendered B/L);
(3) Express Bill of lading (Express B/L);
(4) FIATA Forwarder’s Certificate of Receipt (FCR).
loại chứng từ trả hàng tự động (Auto-release) sau
đây:
(1) Giấy gửi hàng đường biển/đường hàng không
(Sea waybill/ Air Waybill);
(2) Vận đơn-Điện trả hàng (Telex Release-B/L);
Hoặc Vận đơn gốc giao lại (Surrendered B/L);
(3) Vận đơn giao ngay (Express B/L);
(4) Giấy chứng nhận nhận hàng (FCR).
5.1 RELEASE THE GOODS UNDER SEA
WAYBILL/ AIR WAYBILL
-When using the Sea waybill/ Air waybill, it is the
Shipper 's obligation to deliver the goods to the
Carrier for the carriage and release the goods to the
straight Consignee or to the party instructed to take
delivery of the goods by the Shipper;
-The Shipper is the only party that has control over
the goods and has the right to instruct the Carrier to
deliver the goods to another party other than the
Consignee or even request to return the goods to
himself if the goods have not been released to the
legitimate Consignee, or if that right has not been
delegated to another party;
- Sea waybill/ Air waybill is a non-negotiable
transport document, so it cannot be issued in the form
of “To Order”;
- Sea waybill/ Air waybill is not a document of title
and the Consignee is not required to present the
original waybill to take delivery of the goods. As for
Air waybill (original for Consignee) accompanied to
the flight, the Delivery Agent will receive the
shipment documents from the Airlines/ Air Cargo
Service Company at the airport and do not need to
request the Consignee to present the originals
waybill;
-The Delivery Agent is not responsible for the mis-
delivery if it can prove that it has taken reasonable
careful consideration to determine that the entitled
party is actually the Consignee;
- Delivery Agent must verify the identity of the
Consignee and ensure that that party is the Consignee
indicated on the Sea waybill/ Air waybill;
- To prevent the risks, the Document staff should
request the Consignee to present a copy of the Sea
waybill/ Air waybill or Notice of Arrival, as well as
to check the details to see if they are consistent with
each other.
5.1 TRẢ HÀNG BẰNG GIẤY GỬI HÀNG
ĐƯỜNG BIỂN/ ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
-Khi sử dụng Giấy gửi hàng đường biển/ đường
hàng không (Sea Waybill/ Air Waybill), nghĩa vụ
của Người gửi hàng là giao hàng cho Người vận
chuyển để vận chuyển và trả hàng cho Người nhận
hàng đích danh hoặc cho bên được Người gửi hàng
chỉ định nhận hàng;
-Người gửi hàng là bên duy nhất có quyền kiểm
soát hàng hóa và quyền chỉ thị Người vận chuyển
trả hàng cho 1 bên khác với Người nhận hàng hoặc
thậm chí yêu cầu giao lại hàng cho chính mình nếu
hàng hóa đó chưa được trả cho Người nhận hàng
hợp pháp, hoặc nếu chưa giao quyền đó cho bên
khác;
-Giấy gửi hàng đường biển/ đường hàng không là
chứng từ vận tải không chuyển nhượng được, nên
không được ký phát ở dạng “Theo lệnh”;
-Giấy gửi hàng đường biển/ đường hàng không
không phải là chứng từ quyền sở hữu và Người
nhận hàng không cần thiết phải xuất trình bản gốc
để nhận hàng. Riêng Giấy gửi hàng đường hàng
không (bản gốc For Consignee) đi kèm theo
chuyến bay, Đại lý trả hàng sẽ nhận hồ sơ chứng từ
lô hàng từ Hãng hàng không/Công ty Dịch vụ
Hàng hóa Hàng không ở sân bay và không cần
phải yêu cầu Người nhận hàng phải xuất trình bản
gốc;
-Đại lý trả hàng không chịu trách nhiệm về việc trả
hàng sai nếu chứng minh được mình đã thực hiện
việc xem xét cẩn trọng hợp lý để xác định bên yêu
cầu nhận hàng thực tế đúng là Người nhận hàng;
-Đại lý trả hàng phải kiểm tra xác định danh tính
của bên nhận hàng và đảm bảo rằng bên đó là
Người nhận hàng đã ghi trên Giấy gửi hàng đường
biển/ đường hàng không.
-Để phòng ngừa rủi ro, Nhân viên chứng từ nên
yêu cầu Người nhận hàng xuất trình 1 bản copy

11. Giấy gửi hàng đường biển/ đường hàng không
hoặc Thông báo nhận hàng, cũng như phải kiểm tra
các chi tiết xem có thống nhất với nhau không.
5.2 RELEASE THE GOODS UNDER TELEX
RELEASE/ SURRENDERED B/L
-In special cases, the Shipper (or the third party) may
return a full set (3/3) of the original Bill of lading to
the Sending Agent that issued the Bill of lading at the
port of loading and request him to send the telex
message (Telex Release) or make the original Bill of
lading delivered at the port of loading (Surrendered
B/L);
-In this case, the Shipper must endorsement on the
back of each original Bill of lading to the entitled
party at the port of discharge, or to send a written
instruction and authorization to the Delivery Agent,
authorizing deliver the goods to the named
Consignee;
-Only when receiving a full set (3/3) of the original
Bill of lading duly signed or an instruction and
authorization document, the Sending Agent (or any
other Agent) takes back a full set of the original Bill
of lading to clearly instruct by Telex Release or
electronic message to the Delivery Agent to deliver
the goods to the Consignee designated by the Shipper
according to the Telex Release or the Surrendered
Bill of lading;
-After verifying the identity of the Consignee, the
Delivery Agent will only deliver the goods to that
Consignee.
5.2 TRẢ HÀNG BẰNG ĐIỆN TRẢ HÀNG/
VẬN ĐƠN GỐC GIAO LẠI
-Trong các trường hợp đặc biệt, Người gửi hàng
(hoặc bên thứ ba) có thể giao lại 1 bộ đầy đủ (3/3)
Vận đơn gốc cho Đại lý gửi hàng đã ký phát Vận
đơn tại cảng xếp hàng và yêu cầu họ gửi Điện trả
hàng (Telex Release) hoặc làm Vận đơn gốc giao
lại tại cảng xếp hàng (Surrendered B/L);
-Trong trường hợp này, Người gửi hàng phải ký
hậu ở mặt sau của từng Vận đơn gốc cho bên được
quyền nhận hàng tại cảng dỡ hàng, hoặc phải gửi 1
văn bản chỉ thị và ủy quyền cho Đại lý trả hàng,
cho phép trả hàng hóa đến Người nhận hàng đích
danh;
-Chỉ khi nhận được 1 bộ đầy đủ (3/3) Vận đơn gốc
ký hậu đúng cách hoặc 1 văn bản chỉ thị và ủy
quyền, Đại lý gửi hàng (hoặc bất cứ Đại lý nào
khác thu lại 1 bộ đầy đủ Vận đơn) chỉ thị rõ ràng
bằng Điện trả hàng hoặc văn bản điện tử cho Đại lý
trả hàng để thực hiện việc trả hàng cho Người nhận
hàng do Người gửi hàng chỉ định theo Điện trả
hàng hoặc Vận đơn giao lại tại cảng xếp hàng;
-Sau khi xác minh danh tính của Người nhận hàng,
Đại lý trả hàng sẽ chỉ trả hàng hóa cho Người nhận
hàng đó.
5.3 RELEASE THE GOODS UNDER EXPRESS
B/L
-When using the Express Bill of lading (Express
B/L), the Consignee is not required to present the
original Express Bill of lading to request the Delivery
Agent to issue the Delivery order at the port of
discharge;
-Shipment will be delivered when the Consignee
presents a copy of the Bill of lading and proves the
Consignee's identity.
-The Express Bill of lading must have clear notes:
"ORIGINAL B/L IS NOT REQUIRED FOR
RELEASE OF THE GOODS" so that the Delivery
5.3 TRẢ HÀNG BẰNG VẬN ĐƠN GIAO
NGAY
-Khi sử dụng Vận đơn giao ngay (Express B/L) thì
Người nhận hàng không phải xuất trình Vận đơn
giao ngay gốc để yêu cầu Đại lý trả hàng phát
Lệnh trả hàng tại cảng dỡ hàng;
-Lô hàng sẽ được giao khi Người nhận hàng xuất
trình 1 bản copy của Vận đơn giao ngay và chứng
minh danh tính của Người nhận hàng.
-Vận đơn giao ngay cần có ghi chú rõ ràng:
“ORIGINAL B/L IS NOT REQUIRED FOR
RELEASE OF THE GOODS” để Đại lý trả hàng
có thể phát Lệnh trả hàng ngay khi hàng đến.

12. Agent can issue the Delivery order as soon as the
goods arrive.
5.4 RELEASE THE GOODS UNDER FIATA
FORWARDER’S CERTIFICATE OF RECEIPT
-The FIATA Forwarder's Certificate of Receipt
(FCR) itself is a certificate of shipping instructions
issued by the Freight Forwarder confirming receipt of
the goods as indicated in the FCR with external status
in good condition from Shipper and holding the
goods in order to carry out the irrevocable carriage
and return to the designated Consignee or keep the
goods in the Consignee's sole discretion;
-FCR is an evidence of a consignment/handling
contract and a non-negotiable document. FCR is not
issued in the form of “To Order”;
- FCR is an automatic release document for the
Consignee indicated in the FCR, regardless of
presenting the original FCR to the Delivery Agent.
The entitled party must prove himself that he is the
Consignee shown in the FCR.
5.4 TRẢ HÀNG BẰNG GIẤY CHỨNG NHẬN
NHẬN HÀNG
-Giấy chứng nhận nhận hàng (FIATA Forwarder’s
Certificate of Receipt, FCR) bản thân nó là 1 giấy
chứng nhận về các chỉ dẫn gửi hàng do Người giao
nhận ký phát xác nhận đã nhận hàng hóa như ghi
trong FCR với tình trạng bên ngoài trong điều kiện
tốt từ Người gửi hàng và đang giữ hàng hóa đó để
thực hiện việc vận chuyển và trả hàng không hủy
ngang cho Người nhận hàng được chỉ định hoặc
giữ lô hàng đó tùy theo quyền định đoạt của Người
nhận hàng;
-FCR là bằng chứng của 1 Hợp đồng gửi hàng/ xử
lý hàng hóa và là chứng từ không chuyển nhượng
được. FCR không được ký phát ở dạng “Theo
lệnh”;
- FCR là 1 chứng từ trả hàng tự động cho Người
nhận hàng được ghi trong FCR, không phụ thuộc
vào việc xuất trình FCR gốc cho Đại lý trả hàng.
Người yêu cầu được nhận hàng phải tự chứng
minh mình đúng là Người nhận hàng được ghi
trong FCR.
6. URGE THE BACKLOGGED SHIPMENT,
UNCOLLECTED SHIPMENT
-The Sending Agents and Delivery Agents often have
problems when the Consignee does not come to take
delivery of the goods. This arises to the large costs of
container demurrage/ storage (over free time for
pickup/return container); reduced quality of the
goods; costs of handling and public auction, or
destruction of goods and other hidden costs in the
process of handling uncollected shipments;
-Most importantly, the Delivery Agent should
maintain a record of the shipments that are in process
and that have been delivered during normal handling;
-The Delivery Agent must check any shipment that
delivery is still unfinished, keep tracking of the Bill
of lading issued or released to the Shipper;
-The Shipping Lines are not obliged to send the
Notice of Arrival, while the Carrier or the Delivery
Agent must send the Notice of Arrival as a part of the
service offering to the customer;
6. HỐI THÚC NHẬN LÔ HÀNG TỒN ĐỌNG,
KHÔNG NGƯỜI ĐẾN NHẬN
-Đại lý gửi hàng và Đại lý trả hàng thường gặp
vấn đề rắc rối khi Người nhận hàng không đến
nhận. Điều này phát sinh các khoản chi phí lưu
kho/ lưu bãi container lớn (chi phí trả cont trễ
hạn), chất lượng hàng hóa giảm, chi phí xử lý bán
đấu giá thanh lý, hoặc tiêu hủy hàng hóa và chi
phí ẩn khác trong quá trình giải quyết các lô hàng
không người đến nhận;
-Điều quan trọng nhất, Đại lý trả hàng nên duy trì
lưu trữ hồ sơ các lô hàng đang xử lý và đã trả hàng
xong trong thời gian làm hàng bình thường;
-Đại lý trả hàng phải kiểm tra bất cứ lô hàng nào
mà việc trả hàng vẫn còn dang dở, theo dõi các
báo cáo tình trạng thu các Vận đơn đã ký phát
hoặc đã giao cho Người gửi hàng;
-Các hãng tàu không có nghĩa vụ gửi thông báo
nhận hàng, trong khi Người vận chuyển hoặc Đại

13. -The commodity such as scrap, plastic and scrap
paper, dangerous goods, goods transported to remote
ports, smuggled goods, goods violating the import
ban are susceptible to the goods owners to abandon
the goods;
- After a reasonable free time of container demurrage
at the container yard, if the Consignee on the Bill of
lading does not intend to request taking delivery of
the goods, such shipments are considered as the
uncollected shipments.
Delivery Agents must immediately actively do the
following:
(1) Contact both the Shipper and the intended
Consignee (if known) and request the immediate
instructions to change the Consignee name or port of
discharge, or arrange to re-export or return the
shipment, or abandon the shipment;
(2) Notify the Liability Insurance Company of the
Sending Agent and prepare the shipment details and
contact information of the Shipper, the Consignee;
(3) Keep records of uncollected shipments,
periodically notify and update such costs incurred to
the Sending Agent, Shipper, Consignee and relevant
parties;
(4) Contact and advise the Shipper on solutions or
fixing direction or other substituting alternatives for
more cost-effective storage such as discharging and
storing the goods into the bonded warehouses;
(5) If the Consignee has agreed to abandon the
shipment in writing with the agreement on full
compensation and return the original Bill of lading to
the Delivery Agent, then the Delivery Agent has the
right to dispose of and handle the shipment. (re-
export, or public auction, or destruction).
lý trả hàng thì phải gửi Thông báo nhận hàng như
1 phần của dịch vụ đối với khách hàng;
-Các loại hàng như phế liệu, nhựa và giấy phế
liệu, hàng nguy hiểm, hàng vận chuyển đến các
cảng xa hẻo lánh, hàng buôn lậu, hàng vi phạm
quy định cấm nhập khẩu dễ bị chủ hàng từ bỏ
hàng;
-Sau thời gian miễn phí lưu container tại bãi 1
khoảng thời gian hợp lý, nếu Người nhận hàng
trên Vận đơn không có ý định yêu cầu nhận hàng
thì các lô hàng đó được coi là các lô hàng không
người đến nhận.
Đại lý trả hàng phải chủ động làm ngay các việc
sau:
(1) Liên hệ với cả Người gửi hàng và Người nhận
hàng dự kiến (nếu biết) và yêu cầu chỉ thị ngay lập
tức để thay đổi tên Người nhận hàng hoặc cảng dỡ
hàng, hoặc sắp xếp để tái xuất hoặc gửi trả lại lô
hàng, hoặc từ bỏ hàng;
(2) Thông báo cho Công ty bảo hiểm trách nhiệm
của Đại lý gửi hàng và chuẩn bị các thông tin về
chi tiết lô hàng và thông tin liên lạc của Người gửi
hàng, Người nhận hàng;
(3) Lập hồ sơ lưu trữ các lô hàng không người đến
nhận, định kỳ thông báo và cập nhật các chi phí
phát sinh đó cho Đại lý gửi hàng, Người gửi hàng,
Người nhận hàng và các bên liên quan;
(4) Liên hệ và tư vấn với Người gửi hàng về giải
pháp hoặc hướng khắc phục hoặc phương án thay
thế khác để lưu giữ hàng tiết kiệm chi phí hơn như
dỡ hàng vào kho ngoại quan;
(5) Nếu Người nhận hàng đã đồng ý từ bỏ hàng
bằng văn bản với thỏa thuận về việc bồi thường
đầy đủ và trả lại Vận đơn gốc cho Đại lý trả hàng
thì Đại lý trả hàng có quyền định đoạt và xử lý lô
hàng này (tái xuất, hoặc bán đấu giá thanh lý, hoặc
tiêu hủy hàng).
7. HANDLE THE OVERDUE CONTAINER,
UNCLEARED SHIPMENT, ABANDONED
SHIPMENT
-The Delivery Agent must comply with legal
documents on overdue containers, uncollected
shipments, uncleared shipments, abandoned
shipment;
-The Delivery Agent must immediately urge the
Consignee to proceed the formalities of taking
7. XỬ LÝ CONTAINER QUÁ HẠN NHẬN
HÀNG, LÔ HÀNG CHƯA ĐƯỢC THÔNG
QUAN, BỊ TỪ BỎ
-Đại lý trả hàng phải tuân theo các văn bản quy
định pháp luật về các container, các lô hàng quá
hạn không người đến nhận, hàng chưa thông quan,
hàng bị từ bỏ;
-Đại lý trả hàng phải thông báo ngay lập tức hối
thúc Người nhận hàng để tiến hành thủ tục nhận

14. delivery of goods as soon as possible for scrap/
environmentally hazardous goods that are not cleared
of customs after exceeding the free time of container
demurrage or storage;
-The Delivery Agent must send the Notice of
Uncollected shipment to the Consignee at least 3-5
times after sending the Notice of Arrival;
-The Delivery Agent must send an email notifying the
Shipper of the current status of the shipment to
request the Shipper to coordinate for joint handling
efforts;
-If there is no response from the Consignee, the
Delivery Agent must send the Consignee: A Official
Letter for requesting of taking delivery of the goods;
This is followed by sending Notice of Lien on cargo,
sending Notice of Disposal of the goods (public
auction, abandonment, destruction).
hàng trong thời gian sớm nhất đối với hàng phế
liệu/ hàng nguy hại môi trường không được thông
quan sau khi hết thời gian miễn phí lưu kho lưu
bãi;
-Đại lý trả hàng phải gửi Thông báo hàng không
người đến nhận cho Người nhận hàng ít nhất là 3-
5 lần sau khi gửi Thông báo nhận hàng;
-Đại lý trả hàng phải gửi email thông báo cho Đại
lý gửi hàng biết về tình trạng lô hàng để yêu cầu
Người gửi hàng cùng nỗ lực phối hợp xử lý vụ
việc;
-Nếu không có phản hồi từ Người nhận hàng, Đại
lý trả hàng phải gửi cho Người nhận hàng: Công
văn yêu cầu nhận hàng; tiếp theo sau đó là gửi
Thông báo cầm giữ hàng hóa, gửi Thông báo định
đoạt hàng hóa (bán đấu giá thanh lý hàng, từ bỏ
hàng, tiêu hủy hàng).
7.1 GOODS RETAINED BY THE CARRIER AT
SEA PORT
-The Carrier has the right to retain the goods in the
following cases: The Consignee does not come to
take delivery of the goods, refuses to taking delivery
of the goods; The Consignee delays to take delivery
of the goods and over the time agreed upon in the
contract of carriage of the goods by sea; The Shipper
and Consignee fail to pay off all debts specified in the
contract of carriage or fail to give the necessary
guarantee measures;
-Within 60 days from the date the ship arrives at
discharge port, if there is no Receiver for the goods
shipped or the Consignee fails to pay off all debts or
does not provide the necessary guarantee measures,
the Carrier has the right to arrange the public auction
the goods to pay off the debts.
7.1 HÀNG HÓA DO NGƯỜI VẬN CHUYỂN
LƯU GIỮ TẠI CẢNG BIỂN
-Người vận chuyển có quyền lưu giữ hàng hóa
trong các trường hợp: Người nhận hàng không đến
nhận hàng, từ chối nhận hàng; Người nhận hàng
trì hoãn việc nhận hàng và đã quá thời gian theo
thỏa thuận trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa
bằng đường biển; Người gửi hàng và Người nhận
hàng không thanh toán hết các khoản nợ đã được
quy định tại hợp đồng vận chuyển hoặc không đưa
ra bảo đảm cần thiết;
-Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày tàu biển đến
cảng trả hàng, nếu không có người nhận số hàng
đã gửi hoặc Người nhận hàng không thanh toán
hết các khoản nợ hoặc không đưa ra các bảo đảm
cần thiết thì Người vận chuyển có quyền bán đấu
giá số hàng đó để trừ nợ.
7.2 BACKLOGGED GOODS UNDER THE
AREA OF CUSTOMS OPERATION
-The backlogged goods subject to customs
supervision which are stored at ports, warehouses or
yards include: goods that the goods Owner declares to
abandon or acts proving the abandonment; Not
accepting the abandonment of goods or performing
acts proving the abandonment of the goods shows
signs of law violation; goods imported more than 90
7.2 HÀNG HÓA TỒN ĐỌNG THUỘC ĐỊA
BÀN HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN
-Hàng hóa tồn đọng thuộc đối tượng giám sát hải
quan được lưu giữ tại khu vực cảng, kho, bãi bao
gồm: Hàng hóa mà chủ hàng hóa tuyên bố từ bỏ
hoặc thực hiện hành vi chứng tỏ việc từ bỏ; Không
thừa nhận việc chủ hàng hóa từ bỏ hoặc thực hiện
hành vi chứng tỏ việc từ bỏ đối với hàng hóa có
dấu hiệu vi phạm pháp luật; Hàng hóa nhập khẩu

15. days from the date of arrival at the border gate but no
one comes to take delivery;
- Notice to find the Owner of backlogged goods: The
time limit for the party to take delivery of the goods
is 60 days from the date of the first notification. For
perishable goods, frozen goods, dangerous goods and
hazardous chemicals, and goods with a shelf life of
less than 60 days, the notice period for the Receiver
to take delivery of the goods 15 days from the date of
first notification.
quá 90 ngày kể từ ngày đến cửa khẩu nhưng
không có người đến nhận;
-Thông báo tìm chủ hàng hóa tồn đọng: Thời hạn
để người đến nhận hàng là 60 ngày, kể từ ngày
thông báo lần đầu. Đối với hàng hóa dễ bị hư
hỏng, hàng đông lạnh, hóa chất nguy hiểm, độc
hại, hàng hóa có hạn sử dụng còn dưới 60 ngày,
thời hạn thông báo để người đến nhận hàng là 15
ngày, kể từ ngày thông báo lần đầu.
8. CHECK THE GOODS BEFORE
PRESENTING AN ORIGINAL B/L
-The Delivery Agent is not allowed to permit the
Consignee (or any party on their behalf) to inspect the
goods, or to take a sample of the goods before
properly presenting the original Bill of lading to
receive the Delivery order even though he signed into
LOI undertaking to bear all risks and costs sent to the
Delivery Agent;
-The Consignee may refuse to take delivery of the
goods, or request the Shipper to reduce the goods
price if he knows the quality of the goods, or abandon
the goods if the demurrage, storage charges
exceeding the goods value and the Carrier will be
involved in a dispute between the seller and the
buyer;
-If required by law to take a sample of the goods
before the Consignee becomes the legitimate Owner
of the goods, the Consignee must present an original
Bill of lading or the Bank Guarantee and LOI to the
Delivery Agent.
8. KIỂM TRA HÀNG HÓA TRƯỚC KHI
XUẤT TRÌNH VẬN ĐƠN GỐC
-Đại lý trả hàng không được cho phép Người nhận
hàng (hoặc bất kỳ bên nào thay mặt họ) kiểm tra
hàng hóa, hoặc lấy mẫu hàng trước khi xuất trình
Vận đơn gốc ký hậu đúng cách để nhận Lệnh trả
hàng mặc dù đã ký vào Giấy LOI cam kết chịu
mọi rủi ro và chi phí gửi cho Đại lý trả hàng;
-Người nhận hàng có thể từ chối nhận hàng, hoặc
yêu cầu Người gửi hàng giảm giá bán nếu biết
được chất lượng hàng hóa, hoặc từ bỏ hàng nếu
chi phí lưu kho, lưu bãi vượt quá giá trị hàng hóa
và Người vận chuyển sẽ bị dính líu đến tranh chấp
giữa người bán và người mua;
-Nếu quy định pháp luật yêu cầu phải lấy mẫu
hàng hóa trước khi Người nhận hàng trở thành
Chủ sở hữu hợp pháp của hàng hóa, thì Người
nhận hàng phải xuất trình 1 Vận đơn gốc hoặc
Chứng thư bảo lãnh ngân hàng và giấy LOI cho
Đại lý trả hàng.
9. DELIVERY ORDER
-The Delivery order (D/O) is the delivery instruction
of the Delivery Agent, data of the Delivery order used
for customs clearance, and also a proof that the
Consignee has taken delivery of the goods when
presented to the port/ warehouse;
-When the Consignee presents an original Bill of
lading to the Delivery Agent, the Delivery Agent will
issue the Delivery order (D/O), usually 3 originals,
allowing the Consignee to take delivery of the goods
from the port /warehouse;
The Delivery Agent should pay attention:
9. LỆNH TRẢ HÀNG
-Lệnh trả hàng (D/O) là chỉ thị trả hàng của Đại lý
trả hàng, dữ liệu của Lệnh trả hàng dùng để làm
thủ tục hải quan, và cũng là bằng chứng Người
nhận hàng đã nhận hàng khi được xuất trình cho
cảng/ kho hàng;
-Khi Người nhận hàng xuất trình 1 Vận đơn gốc
cho Đại lý trả hàng thì Đại lý trả hàng sẽ phát
Lệnh trả hàng (Delivery order, D/O), thường là 3
bản gốc, cho phép Người nhận hàng nhận hàng từ
cảng/kho hàng;
Đại lý trả hàng cần chú ý:

16. (1) The photocopied/ scanned copies of Delivery
orders must be kept in records of each shipment, each
ship voyage, together with the Bills of lading and
other related documents;
(2) The scanned copies of the Delivery order must be
sent to the relevant port/ warehouse for easy
verification and comparison when the Consignee
presents the original Delivery order.
(1) Phải lưu trữ bản photocopy/scan các Lệnh trả
hàng trong hồ sơ lưu trữ của từng lô hàng, từng
chuyến tàu, cùng với các Vận đơn và các chứng từ
khác có liên quan;
(2) Phải gửi mail các bản scan Lệnh trả hàng đến
cảng/ kho hàng có liên quan để dễ kiểm tra, đối
chiếu khi Người nhận hàng xuất trình Lệnh trả
hàng gốc.
10. THE ABNORMAL CASES
-The Document staff should pay attention to unusual
situations in the delivery handling process and must
immediately report and seek guidance from their
higher management level (Director, Document
Manager):
(1) The Consignee uncollects or refuses to take
delivery of the goods;
(2) The Consignee delays to take delivery of the
goods and over the time agreed upon in the contract
of carriage of the goods by sea;
(3) Multiple parties present the same original Bill of
lading, or Sea waybill or other valid shipping
documents to take delivery of the same shipment;
(4) The Shipper instructs the Consignee not to release
(hold the goods) to the Consignee by the Sea waybill/
Air waybill or present the original Bill of lading
because the payment of the freight and charges or the
goods value has not been paid;
(5) The Consignee fails to pay off all debts specified
in the contract of carriage or fails to give the
necessary guarantee measures;
(6) Exercise the right of Lien on cargo to ensure the
payment of all debts must be paid in compliance with
the legal regulations. The Consignee may have many
different shipments, but the right of Lien on cargo
will be only applies to shipments for which the
freight and charges or other costs have not been paid,
to avoid exercising the right of Lien on cargo of the
shipments for which the Consignees has paid the
freight and charges in full.
=End=
10. CÁC TRƯỜNG HỢP BẤT THƯỜNG
-Nhân viên chứng từ cần chú ý các trường hợp bất
thường trong quá trình xử lý trả hàng và phải ngay
lập tức báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo từ cấp quản lý
cao hơn của mình (Giám đốc, Trưởng phòng chứng
từ):
(1) Người nhận hàng không đến nhận, từ chối nhận
hàng;
(2) Người nhận hàng trì hoãn việc nhận hàng và đã
quá thời gian theo thỏa thuận trong hợp đồng vận
chuyển hàng hóa bằng đường biển;
(3) Có nhiều người cùng xuất trình Vận đơn, hoặc
Giấy gửi hàng đường biển hoặc chứng từ vận
chuyển khác có giá trị để nhận cùng 1 lô hàng;
(4) Người gửi hàng chỉ thị yêu cầu không trả hàng
(giữ hàng) cho Người nhận hàng bằng Giấy gửi
hàng đường biển/ đường hàng không hoặc khi xuất
trình Vận đơn gốc vì tiền cước hoặc tiền hàng chưa
được thanh toán;
(5) Người nhận hàng không thanh toán hết các
khoản nợ đã được quy định tại hợp đồng vận
chuyển hoặc không đưa ra bảo đảm cần thiết;
(6) Áp dụng biện pháp cầm giữ hàng để đảm bảo
việc thanh toán các khoản nợ cần tuân thủ các quy
định pháp luật. Người nhận hàng có thể đang có
nhiều lô hàng khác nhau nhưng chỉ áp dụng quyền
cầm giữ hàng đối với riêng lô hàng nào chưa được
thanh toán cước và các chi phí khác đó, tránh cầm
giữ các lô hàng mà Người nhận hàng đã thanh toán
cước và các chi phí khác đầy đủ.
=Hết=