Equipos virtuales. Sígueme en las redes sociales como: Ferbass

1. E Q U I P O S V I RT U A L E S
NUEVAS FORMAS DE
COLABORACIÓN

2. EQUIPOS VIRTUALES
¿QUÉ ES UN EQUIPO
DE TRABAJO?
Un equipo de trabajo es un grupo
de individuos que trabajan
persiguiendo un objetivo común.
Una de las ventajas de formar
equipos es lograr complementar
las habilidades de sus diferentes
integrantes.
EQUIPOS VIRTUALES

3. EQUIPOS VIRTUALES
¿QUÉ SE ENTIENDE
POR «VIRTUAL»?
Que tiene existencia
aparente y no real
(RAE)
EQUIPOS VIRTUALES

4. EQUIPOS VIRTUALES
GENERALIDADES

5. ¿QUÉ ES UN EQUIPO VIRTUAL?
Grupo de individuos
con un propósito
común más allá del
tiempo, espacio y de
los límites geográficos
u organizacionales.
EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

6. CARACTERISTICAS PRINCIPALES
• No están localizados
físicamente juntos
• Interactúan
fundamentalmente a través
de medios electrónicos
• Hay mayor comunicación
en tiempo no real.
EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

7. APLICACIONES
• Fenómeno de
subcontratación:
OUTSOURCING
• El principal objetivo es
lograr la reducción de
costos y atender el objetivo
principal de la empresa.
• En estos casos estaríamos
en presencia de equipos
remotos
EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

8. • OFFSHORE
• Se refiere a la reducción de costos a través de la
contratación de empresas extranjeras con menores
costos (China, India, países en desarrollo).
• NEARSHORE
• Implica la contratación a una
compañía de un país cercano.
• ONSHORE
• La contratación se hace dentro
del país.
EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

9. EQUIPOS VIRTUALES
CLASIFICACIÓN

10. LIDERAZGO
• CENTRALIZADO
• Todo el equipo
distribuido es dirigido
por un único líder que
mantiene las
comunicaciones con
los integrantes del
grupo.
•
• LÍDERES EN CADA
SITIO
• El líder global interactúa
con los líderes locales y
eventualmente con el
resto del equipo.
EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

11. ROL
• Equipos de proyecto
• Conformada por personas con roles y responsabilidades
diferentes que participan de la ejecución de un proyecto
• Equipos de provisión de servicios
• Conformada por personas que brindan un servicio y en general
cumplen la misma tarea pero permiten brindar un servicio
mantenido y continuo por la distribución geográfica y espacial
de sus integrantes.
EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

12. ROL
• Equipos gerenciales
• Se crean en organizaciones globales y están conformados por
los ejecutivos que representan cada organización.
• Comunidades de expertos
• Conformada por personas que comparten intereses y
actividades comunes y que de forma voluntaria se adhieren a
las mismas para compartir experiencias y evacuar dudas o
problemas que se les presenten.
EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

13. LOCALIZACIÓN
• Dentro de la misma
empresa pero con
miembros de diferentes
países o localidades
• Organizaciones
diferentes pero dentro del
mismo país.
• Organizaciones
diferentes y con
miembros de diferentes
países
EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

14. EQUIPOS VIRTUALES
¿POR QUÉ SURGEN LOS
EQUIPOS VIRTUALES?

15. EQUIPOS VIRTUALES - ¿POR QUÉ SURGEN LOS EQUIPOS VIRTUALES?
• Evolución
• Organizaciones
distribuidas
• Reconocimiento del
trabajo colaborativo
• Causas:
• Necesidad de atender la
ejecución de un proyecto
• Brindar un servicio más
repetitivo

16. EQUIPOS VIRTUALES
RAZONES PARA CREAR UN
EQUIPO VIRTUAL

17. EQUIPOS VIRTUALES - RAZONES PARA CREAR UN EQUIPO VIRTUAL
• Contar con los mejores miembros de acuerdo a sus
capacidades y habilidades
• Reducir costos asociados por viajes o contratación de
RRHH baratos
• Acceso a tecnologías e Internet
• La organización es más competitiva en el mercado y
brinda respuestas más rápidas
• El trabajo por día se extiende pudiendo ser de 24
horas

18. EQUIPOS VIRTUALES
VENTAJAS DE LOS EQUIPOS
VIRTUALES

19. EQUIPOS VIRTUALES – VENTAJAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES
• Más foco en temas de comunicación
• Se trabaja en procedimientos y procesos claros sin
dar por entendidos los mismos.
• Mayor difusión de las mejores prácticas
• Se crean equipos con mayor capacidad de adaptación
• Mayor atención en la tarea a ejecutar al desaparecer
otros elementos que surgen de la interacción directa.

20. • Mayor flexibilidad para los integrantes del equipo,
lo cual redunda en personas más satisfechas y
más motivadas lo que indirectamente influye en
una mejor productividad
• Se enriquece por cruzar barreras geográficas y
organizacionales
• Mayor diversidad al crear equipos multinacionales
y multiculturales
• Reduce las posibilidades de discriminación por
raza y discapacidad física.
EQUIPOS VIRTUALES – VENTAJAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

21. EQUIPOS VIRTUALES
PROBLEMAS DE LOS
EQUIPOS VIRTUALES

22. • Estos equipos enfrentan
problemas similares a los
equipos no virtuales.
• Diferencias por locaciones
distintas
• Diferencias culturales y
costumbres distintas
• Idiomas diferentes
• Diferencias horarias
EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

23. • Mayor dificultad para
contactar otros miembros
• Mayor probabilidad de
malos entendidos
incrementado por
diferencias culturales y
lingüísticas
• Falta de visibilidad del
proyecto desconociendo
el trabajo del resto del
equipo
COMUNICACIÓN
EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

24. • Mayor dificultad para
sentirse partícipes del
grupo y de la visión del
proyecto.
• Falta de métodos
tradicionales de
formación de equipos y
por tanto dificultad en
construir relaciones de
confianza.
• Más probabilidad de
problemas de liderazgo
FORMACIÓN
EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

25. • Si involucra
integración de
partes producidas
por los integrantes
del equipo esta
integración es más
compleja.
OTROS
EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

26. EQUIPOS VIRTUALES
COMUNICACIÓN EN LOS
EQUIPOS VIRTUALES

27. CARACTERISTICAS
• La inseguridad en la recepción de la información o
posibles malinterpretaciones del lenguaje escrito.
• No existe o es escaso el lenguaje no verbal que
normalmente rige las comunicaciones cara-a-cara,
por tanto se deberá contar con la capacidad de
entender la comunicación sin ese componente.
• Existe mayor individualismo que en otro tipo de
equipos y mayor dificultad en crear relaciones de
confianza.
EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

28. • Asimismo se culpa a los medios técnicos
cuando existen fallas en la comunicación
aunque es simplemente el medio.
• La participación de miembros de múltiples
países con lenguas distintas hace que cuando
el lenguaje no es común en general se opte
por el idioma inglés como idioma del equipo
virtual.
EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

29. FORMAS DE COMUNICACIÓN
• SINCRONICA
• Videoconferencia
• Teleconferencia o
audioteleconferencia
• Chat o cibercharla
• ASINCRONICA
• E-mail o correo
electrónico
• Intranet
• Foros de
discusión/opinión
EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

30. UTILIZACION DE CADA HERRAMIENTA
• La utilización de una
u otra es dependiente
de una serie de
factores:
• El tipo de tarea a
ejecutar
• El momento
• El tipo de mensaje a
transmitir
• Medios disponibles
EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

31. TIPO DE TAREA A
EJECUTAR
• Los plazos implican el
involucramiento de
todos en lugar de
efectuar
comunicaciones por
correo electrónico que
llevarían mucho tiempo
y sería difícil obtener un
consenso.
TIPO DE MENSAJE A
TRANSMITIR
• Reunión de feedback
(comunicaciones
bidireccionales sobre el
trabajo de un
participante)
• Todos reciben el mismo
texto y que queda un
respaldo escrito (por
ejemplo el plan de
trabajo)
EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

32. MOMENTO DE LA
COMUNICACIÓN
• Las comunicaciones
sincrónicas, son
aconsejables
fundamentalmente al
inicio del trabajo de un
equipo virtual.
MEDIOS
DISPONIBLES
• Se requiere el uso de
determinado recurso
tecnológico que no está
disponible o es costoso.
EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

33. OTRAS HERRAMIENTAS
• Herramientas de gestión del proyecto
• Planes
• Carga de horas
• Organizar la documentación
• Repositorios con documento
e información del proyecto
EQUIPOS VIRTUALES

34. EQUIPOS VIRTUALES
GESTIÓN DE LOS EQUIPOS
VIRTUALES

35. OBJETIVOS
• OBJETIVO DEL
EQUIPO
• Es fundamental una
reunión de lanzamiento
(kickoff), y mantener
reuniones periódicas
para fijar claramente
los objetivos a corto y
largo plazo.
• MISIÓN
• OBJETIVOS
INDIVIDUALES
• Mapa de roles y
responsabilidades
EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

36. IDENTIDAD DEL GRUPO
• COLLOCATION • NOMBRE / LOGO
para el equipo
EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

37. GESTIÓN
• ROLES Y
RESPONSABILIDADES
• Seleccionar miembros
según tareas a efectuar
de acuerdo a sus
habilidades y
capacidades.
• Efectuar un mapa de
roles y responsabilidades
que quede accesible para
todos lo miembros del
equipo
• LIDERAZGO
• Asignar un líder de
equipo
• Contar con lideres
locales ( > 3)
EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

38. COMUNICACIONES
• Crear perfil de participantes
• Establecer reglas claras de
comunicación, así como las
formas de comunicarse
• Conocimiento de reglas,
herramientas y métodos
• Establecer un calendario de
comunicaciones
• Conferencias
• PROYECTOS: reunión de
lanzamiento (si es posible,
presencial)
• Asegurar que toda la
información pertinente llegue a
los miembros del equipo y
dejarla accesible
• No dar preferencia a ninguna
cultura en particular
• Discusión – consensos
• Resumen escrito de lo acordado
EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

39. PLANIFICACIÓN
• Plan accesible
• Brindar un estado del
avance general
• División del trabajo
• Establecer hitos
• intermedios, con fechas
• Tener claras las
asignaciones
• Tareas de integración
• Integración de las partes
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40. TRABAJO
• Promover el
conocimiento de las
habilidades y
conocimientos de
todos los integrantes
• Fomentar la
colaboración y
confianza
• Solución de
problemas en grupo
• Rotar miembros
• Monitoreo de la
dedicación
• Medir contra objetivos
planteados
EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES
PRODUCTIVIDAD

41. MANEJO DE RIESGOS
• Falta de visibilidad del
proyecto
• Aparición de
conflictos
indetectables
• Desmotivación
• Sentido de no
pertenencia
• Desconfianza
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42. MOTIVACIÓN
• Reconocer los méritos
grupales e individuales
• Efectuar reuniones de
feedback, así como tomar
en cuenta las asistencias
a reuniones,
cumplimiento de metas y
actitud
• Planificación del cierre
del trabajo de cada
miembro
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43. CONFLICTOS
• Falta de información
• Falta de fluidez en la
comunicación
• Sensación de «No
líder»
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44. DETECCIÓN DE LOS CONFLICTOS
• Participación de los
miembros del equipo
• Disputa entre
miembros del equipo
• Reuniones:
• Líder – equipo
• Líder – miembro del
equipo
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45. CARACTERÍSTICAS DEL LÍDER
• Buenas habilidades
de comunicación
• Confianza en los
miembros
• Disponibilidad para
ayudar
• Capacidad de
adaptación
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46. PAUTAS A SEGUIR POR LOS
INTEGRANTES DEL EQUIPO
• Comunicaciones
claras y explícitas
• Dar visibilidad del
trabajo
• Comunicar problemas
o dudas al líder
• Brindar ayuda a otros
miembros del equipo
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