Елена Ващенко, начальник отдела систем электронного документооборота ОАО «Кировский завод», Docsvision Day Северо-Запад 2017

1. г. Санкт-Петербург
Внедрение
электронного
документооборота
в Группе компаний
ОАО “Кировский завод”
06.06.17

2. Общая информация по Группе компаний
«Кировский завод»
Оборудование для
атомных энергетических
установок
Тяжелый авианесущий
крейсер «Адмирал Кузнецов»
Проект 1143.5
 Металлургия
 Продукция для атомной
промышленности
и энергетического машиностроения
5 500 человек

3. Необходимость автоматизации
документооборота
Начало - 2008 год.
В ОАО «Кировский завод» возникла необходимость:
Повысить уровень исполнительской дисциплины сотрудников;
Ввести четкую процедуру согласования документов (оно проходило без четких
регламентов и правил, требовало значительных временных затрат);
Сформировать электронный архив документов, обеспечить быстрый поиск
документа по различным атрибутам.
Основными критериями выбора платформы являлись:
Российская разработка
Открытость системы(возможность своими силами настраивать и развивать
систему)
По результатам тендера была выбрана СЭД Docsivison, партнером по внедрению -
Digital Design.

4. Этапы внедрения системы Docsvision
Анализ бизнес-процессов
Подготовка постановочной документации по проекту (разработка
маршрутов прохождения договоров, разработка регламента),
формировании требований к системе
Настройка справочников, мета-данных (справочники сотрудников,
нумераторов и т.д.)
Настройка шаблонов документов
Настройка бизнес-процессов согласно утвержденным схемам
Тестирование системы
Устранение ошибок
Обучение пользователей

5. Внедрение СЭД Docsvision в ДО
2008 год
2010 год
2011 год
2012 год
ОАО “Кировский завод”
ДДО (договоры)ОРД (входящие, исходящие,
внутренние)
ОАО “Кировский завод”МЗ "Петросталь"
ЗАО "Завод "Киров-Энергомаш“
ЗАО "КировТЭК“
ЗАО "Энергосбытовая компания
Кировского завода“
ОАО "ПК "Энергия"
ЗАО "Локомотив"
ЗАО "Завод "Киров-Энергомаш“
2013 год ЗАО "Завод "Универсалмаш"
2014 год
2015 год
БЦ «Шереметев"
МЗ "Петросталь"
ЗАО «ДК и Т им. Газа"
ООО «Кировский завод Газовые
Технологии»
2016 год ООО «Кировский завод ГТ“
ЗАО "КировТЭК“
ЗАО "Энергосбытовая компания
Кировского завода“
ОАО "ПК "Энергия"

6. Состав решения (на 2017 год)
 Автоматизация работы канцелярии(входящие
и исходящие письма), ОРД и контроль
исполнения
 Согласование договорных документов,
доверенностей, формирование реестра
досье контрагентов
 Типизация маршрутов для различных видов
договоров
 Частные решения в ДО
 Согласование местных командировок и т.п.

7. Эффекты внедрения (на 2017 г.)
 Сокращены сроки обработки ОРД
 Доступность документов
 Оперативный поиск в электронном архиве
 Постоянно пополняемая база знаний
 Поддержка единого механизма безопасности работы с документами
 Повышение исполнительской дисциплины — своевременная
реализация распоряжений руководителей

8. Факты Docsvision 5.4
1000 пользователей
 в год регистрируется:
 более 10 000 входящих документов
 более 3000 исходящих писем
 около 5000 договоров
Планы
Внедрение системы во все 30 дочерних обществ
Постепенный переход на Web-клиента в качестве основного
клиента
Развитие решения для мобильной работы руководителей

9. Карточка входящих документов

10. Карточка исходящих документов

11. Карточка внутренних документов

12. Карточка договорных документов

13. Досье контрагента

14. Чем нравится система Docsvision (отзывы
сотрудников)
 Руководители: Контроль исполнительской дисциплины
 Специалисты: Быстрый поиск документов в электронном архиве,
отслеживание состояния документов онлайн.
 Специалисты по внедрению, программисты: гибкие возможности в
реализации поставленных задач, возможность настройки бизнес-
процессов без навыков программирования.
 Развитие и обновление системы ведется полностью собственными
силами, 3 специалиста на 1000 пользователей – хороший результат!

15. Наши пожелания Docsvision
 Облегчить обновляемость платформы
 Обратная совместимость имеющихся
решений на новых версиях платформы
 Легкое и удобное мобильное решение
для руководителей и сотрудников

16. Спасибо за внимание!