Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

Slim besparen in je onderneming - hoe doe je dat?

434 vues

Publié le

In 5 stappen naar een slanke organisatie. Achteraan is een handige checklist die je in je eigen organisatie kan gebruiken.

Publié dans : Business
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Slim besparen in je onderneming - hoe doe je dat?

  1. 1. Meer geld verdienen? Zo doe je dat! Kosten sparen is één van de gezonde basisbeginselen van een deugdelijk financieel beheer van uw onderneming. Jammer dat zovelen het bezien als een ‘noodzakelijk kwaad’, of enkel iets voor bedrijven die het iets minder goed doen en dus de broeksriem moeten aanhalen. Maar besparen is meer dan een noodoplossing voor als het slecht gaat… sparen in de kosten zal u toelaten om uzelf ook beter te vergoeden. We tonen u hier hoe u uw eigen bedrijf kan omtoveren in een kostenbewuste organisatie. Achteraan vindt u een handige checklist met tips. Intro: Dagobert Duck1 als rolmodel In het wilde weg besparen is geen goed begin. Besparen, als fundamenteel onderdeel van een gezond financieel beleid, moet zich immers altijd laten kaderen in het groter geheel van uw organisatie. Vertrek altijd vanuit uw ondernemingsvisie en uw ondernemingsstrategie! Als je heel duidelijk weet waar je naartoe wil (=visie), en je plan om daar te geraken (=strategie) zit ook snor, zal het des te makkelijker zijn om die kostenposten te identificeren waar je in kan snoeien. Zo zal een firma met als visie ‘de grootste worden’, haar marketingbudget gans anders invullen dan een bedrijf met voldoende klanten en uitgangspunt om niet te groeien. Weten wat je wil en weten hoe je daar kan geraken, is altijd de eerste stap2 ! Ook Dagobert Duck weet wat hij wil… de rijkste zijn (of dit nu al dan niet een vrij enge visie is laat ik in het midden), maar als je zijn avonturen volgt weet je dat hij bijzonder vindingrijk kan zijn om zijn visie te verwezenlijken. Kan hij in die optiek niet naar voor geschoven worden als een bijzonder geslaagd zakenman? De boodschap “besparen” bekeken vanuit een strategisch oogpunt laat je zien dat het om meer gaat dan domweg ‘de kosten drukken’. De vraag moet zijn: “hoe kan ik met minder inspanning/geld, toch 1 “Oom Dagobert staat met name bekend om zijn gierigheid. Hij leeft zelf erg sober en probeert op elke mogelijke manier geld te besparen. Als het op geld verdienen aankomt laat hij zich echter door niets of niemand tegenhouden. Hij zoekt voortdurend nieuwe doelen om na te streven en zo meer geld te verdienen, zoals het afsluiten van een goede zakendeal of het vinden van een verborgen schat. Als zakenman gaat hij vaak agressief en doortastend te werk.” - http://nl.wikipedia.org/wiki/Dagobert_Duck 2 Moeilijkheden om uw visie op papier te zetten? Hier vind je enkele tips: http://www.cannaerts.be/blog/begin-2014-met-een-moment-van-reflectie/ “Als je weet waar je naartoe wil, en je plan om daar te geraken zit snor, zal het des te makkelijker zijn om die kostenposten te identificeren waar je in kan snoeien.”
  2. 2. hetzelfde bereiken”. Of laten we het nog wat sexyer en uitdagender stellen: “hoe kan ik met minder moeite, meer verdienen?”. Guust Flater als rolmodel Of ook wel “het positieve van luiheid”. Geen angst, uiteraard is Guust Flater geen rolmodel, en we wensen niemand een ‘Guust Flater’ in zijn organisatie toe. Wat ik wil aanhalen: het loont de moeite na te denken over de vraag hoe je dingen eenvoudiger kan maken… efficiënter werken dus. Tijd om aan het denken te gaan hoe u morgen de dingen anders kan aanpakken om uzelf ook wat meer rust, of extra centen cadeau te doen. Ik ken weinig ondernemers die niet dromen van een slanke, lenige, ontvette organisatie… dan toch jammer dat het in de praktijk zo weinig voorkomt. En er zijn nochtans hulpmiddelen genoeg… persoonlijk ben ik groot voorstander van alles wat de ‘lean3 ’ methodologie ons leert. Het is enorm verrijkend om de processen in je onderneming uit te schrijven, bottlenecks aan te duiden, problemen te identificeren, … Een groot voordeel is dat lean je toelaat om eerst het grote geheel te bekijken, te verbeteren, om daarna stapsgewijs af te zakken naar de details en de kleinere processen. Hoe meer je personeel en derden betrekt bij de oefening, hoe verder je geraakt in je optimalisatieproces. Er zijn naast lean nog tal van andere goede managementtechnieken om je bedrijf efficiënter te laten draaien (o.a. het business model canvas). De ultieme boodschap: slimmer werken in plaats van harder! Zoek het geld waar het zit! Menig bedrijfsleider zal volgende situatie herkennen. De exploitatierekening vertoont een gezonde winst, de boekhouder meldt u dat er belastingen zullen moeten betaald worden en tot slot feliciteren leveranciers je met de goede cijfers die je recent publiceerde via de balanscentrale… maar terzelfdertijd zit je met de handen in het haar omdat je betalingsproblemen ervaart. Bij veel bedrijven loopt er inderdaad iets mis in het vertalen van winst naar geld op de rekening. Het blijft plakken in wat financiële mensen het ‘werkkapitaal’ noemen. Dit werkkapitaal bevat o.m. uw voorraden en onbetaalde klantenvorderingen. 3 Zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Lean_manufacturing “Bij veel bedrijven loopt er iets mis in het vertalen van winst naar geld op de rekening.”
  3. 3. Een goede eerste vraag bij uw zoektocht naar geld, is eenvoudigweg de vraag naar hoe (en hoe snel) u uw balansposten kan vertalen in geld op de rekening. Voor alle tips hierover verwijs ik u graag naar één van mijn blog-reeksen: http://www.cannaerts.be/blog/show-me-the-money-samenvatting/ Een tweede belangrijk element is de financiering van uw vennootschap. Ook die moet goed zitten. Als vuistregel geldt dat investeringen en langlopende activa moeten gefinancierd worden op lange termijn. Een voorbeeld illustreert dit het best… stel dat u een onderneming opstart met 20.000 euro spaarcenten. U koopt meteen een lichte vracht en betaalt die cash. Enkele dagen later merkt u reeds krapte op uw zichtrekening. Als u dan bij de bank aanklopt, zullen zij u een duur kaskrediet aansmeren. Uw lichte vracht had u echter meteen zonder veel vragen en aan veel goedkopere rente kunnen financieren via een investeringskrediet of een leasingcontract. Ooit moeten we eraan beginnen: de kosten Slim besparen is niet hetzelfde als saneren of herstructureren. Met deze laatste twee wordt bedoeld dat er drastische maatregelen genomen moeten worden om het bedrijf te redden. Slim besparen wil zeggen dat u zorgvuldig uw kostenposten analyseert en daar knipt waar het voor uw bedrijf het minste kwaad kan. Slim kosten maken De kost die u niet maakt, is meteen de grootste besparing. Te vaak wordt voor comfort gekozen in plaats van kostenbewust gedrag. Dit geldt zeker en vast voor ‘de kleintjes’; kleine kosten doen weinig zeer op het moment dat we ze maken, maar vele kleintjes samen maken wel… Gebruik een beslissingsboom! Via enkele ja/neen vragen kom je zo altijd op de juiste beslissing terecht, en vermijd je comfortgedrag of ‘snelle onbezonnen’ beslissingen. “Vaak ontbreekt de discipline. Een ondernemer had een halve dag uitgetrokken om jaarlijks 80 euro te besparen op zijn GSM abonnement. De beslissing om zijn bedrijfswagen te vervangen door een knap sportmodel was genomen op minder dan een half uur. Herkenbaar?” “… het is inderdaad moeilijk om de levensstandaard neerwaarts aan te passen als de zaken wat minder goed gaan. En toch moet het!”
  4. 4. De nice-to-have’s Herken ook het verschil tussen de ‘nice-to-have’s’ and the ‘need-to-have’s’. Wat de laatste betreft (dit zijn de kosten die absoluut noodzakelijk zijn) zien we dat er meestal erg ver wordt gegaan in het terugdringend van de prijs. Denk aan het laagste GSM abonnement, of laagste tarief voor internet, bankdiensten, rentetarieven, … Meermaals zie ik ondernemers uren spenderen om wat die kosten betreft de laatste centiem eruit te knijpen. Totaal anders gaan we vaak om met de nice-to-have’s. Daar ontbreekt het vaak aan discipline. Waar de hierboven vermelde ondernemer een halve dag had uitgetrokken om jaarlijks 80 euro op zijn GSM abonnement te sparen, was de beslissing om zijn bedrijfswagen door een knap sportmodel te vervangen genomen op minder dan een half uur… herkenbaar? Nice-to-have kosten zijn comfortkosten, die veelal eerder gemaakt worden om een persoonlijke luxebehoefte in te vullen. Grotere computerschermen, directiezetels i.p.v. gewone bureaustoelen, het duurdere automerk, … Het spreekt voor zich dat in deze kostenposten er vaak grote opportuniteiten liggen om de kosten te drukken. Indien er geen liquiditeitsproblemen zijn, dan kunnen zulke kosten best kaderen binnen uw strategisch plan. Meestal is het doel dan om naar de buitenwereld toe uw onderneming als succesvol en belangrijk aan te meten. Daar is niets mis mee. Echter, te vaak zien wij deze kosten terugkomen als het financieel minder goed gaat. Dan moeten we spreken over ‘het gat in de hand’. Je geeft meer uit dan je verdient… en dat is meestal een zeer slechte zaak. Vaak gaan deze luxekosten gepaard met een zekere levensstandaard, en het is inderdaad moeilijk om de levensstandaard neerwaarts aan te passen als de zaken wat minder goed gaan. En toch moet het! De eerste stap naar een oplossing is het realiseren dat er een probleem is met uw uitgavenpatroon, dat er teveel van die comfortkosten worden gemaakt. Eens u zich daarvan bewust
  5. 5. bent, kan u werken aan procedures die het u onmogelijk maken om impulsaankopen of comfortaankopen te doen. Enkele oplossingen: u vraagt uw bankier geen overschrijvingen van meer dan x euro te voldoen zonder dat hij u daar eerst over interpelleert. U kan zelfs zover gaan dat u hem om zijn fiat vraagt (een soort van collegiale controle op uw kosten). Andere piste is het afschaffen van uw kredietkaart. Nog een derde oplossing is het uitwerken van een goedkeuringsproces (u legt bij voorbeeld alle kosten eerst voor aan een panel van werknemers/boekhouder/…). Loon is ook een kost Lonen zijn ook kosten, en er kan dus ook op bespaard worden. Voorzichtigheid is hier echter geboden… er is immers het spreekwoord “if you pay peanuts, you get monkeys”. Er kan wel gelet worden op het efficiënt inzetten van personeel. Daarnaast moet men zich de vraag stellen welke taken misschien beter uitbesteed worden? En tot slot mogen we ook het fiscale aspect niet uit het oog verliezen. Met een loonkost die tot de hoogste van de wereld behoren, kan je er maar beter voor zorgen dat je de fiscus niet meer gunt dan waar ze recht op heeft. Zorg dat u regelmatig met sociaal secretariaat nagaat of u geen fiscale incentives laat liggen, zoals bij voorbeeld de fiscaal interessante loonbonus of de fiscaal interessante regeling omtrent overuren. Wat de zaakvoerder betreft: ook zijn loon is een kost. Hij moet evenwel goed opletten dat zijn netto loon zijn levensstandaard aankan, en indien niet, moet hij maatregelen treffen om zijn levensstandaard aan te passen. Let op dat je niet de fout maakt in plaats van loon uit te keren (met bedrijfsvoorheffing) gewoon opnames in rekening-courant te doen; dit is gewoon geld ‘nemen’ van de rekening van het bedrijf. Weet dat dit een zeer slechte praktijk is die heel veel nadelen heeft4 ! Wees kritisch Elke ondernemer zou jaarlijks de kostenrekeningen kritisch moeten onderzoeken. Bijna elk boekhoudpakket kan een grootboek exporteren naar een Excel-bestand. Dan is het kinderspel om je kosten te analyseren (sorteren, frequentie van facturen, verbruik van materialen, …). Deze informatie laat u bovendien ook toe met kennis van zaken met uw leveranciers te onderhandelen. Kennis is macht Een succesvolle ondernemer kent zijn markt… en die kennis zorgt er voor dat hij telkens het onderste uit de kan zal halen. Dit kan zich vertalen in goede verkoopprijzen, slimme aankoopstrategieën, sterke onderhandelposities of juiste beleidsbeslissingen. Een ondernemer die zijn sector en product goed kent, zal niet snel voor onaangename verrassingen komen te staan. Kennis verwerven is tegenwoordig erg gemakkelijk… het is zelfs zo dat de moeilijkheid erin bestaat uit de overweldigende stroom van informatie, datgene uit te filteren wat voor u van belang is. 4 Zie o.a. http://www.cannaerts.be/blog/de-beruchte-rekening-courant-deel-1/ http://www.cannaerts.be/blog/de-beruchte-rekening-courant-deel-2/ http://www.cannaerts.be/blog/de-beruchte-rekening-courant-slot/ “Weg met de VISA… het heeft al bij meerdere ondernemingen geweldige resultaten voortgebracht.”
  6. 6. Een eerste stop in uw zoektocht naar informatie zijn vakverenigingen, nieuwsbrieven, vakbladen en bijscholingen. Een geslaagd ondernemer beziet deze zoektocht naar informatie niet als ‘werk’, maar als passie. Die kennis gebruiken om uw winsten te maximaliseren is een vanzelfsprekendheid… en toch slagen er blijkbaar maar weinigen in. Enkele tips: - Benchmark uzelf ten overstaan van uw sectorgenoten en concurrenten - Wees kritisch over wat u wel en wat u niet kan; definieer uw typeklant en uw typeproduct - Streef naar het ‘verkopen’ van hoogrenderende items - Doe onderzoek naar wat u best uitbesteedt en wat u best zelf afhandelt - Betrek personeel en belangrijke relaties… ook zij hebben kennis over uw bedrijf en uw markt - Reken door… zorg dat uw marge alle kosten dekt; een goede kostencalculatie is onontbeerlijk Wilt u meer weten over wat een goed ondernemer zo uniek maakt? Lees er meer over op mijn blog: http://www.cannaerts.be/blog/wat-maakt-een-ondernemer-succesvol- slot-hij-heeft-lef/ De overheid… uw vriend In uw zoektocht naar geld en winstmaximalisatie mag u de overheid niet vergeten. U mag de grijns van uw gezicht halen… dit is heus geen misplaatste mop. U kent de overheid misschien meer vanwege opgelegde boeten, hoge intrestvoeten, bureaucratie, … Toch staat de overheid er ook als het wat minder gaat, alleen dat weinig ondernemers dat beseffen. Vooreerst zijn er diverse steunmaatregelen… het is niet altijd duidelijk of uw bedrijf ervoor in aanmerking komt, maar ook daar helpt de overheid u dit uitzoeken. Een gouden tip is contact opnemen met het Vlaams Agentschap Ondernemen (http://www.agentschapondernemen.be/). Zij geven persoonlijk advies en kijken samen met u naar wat er voor interessant kan zijn op gebied van overheidssteun. Bij wegenwerken moeten we wijzen op de bestaande steunmaatregelen, die nog steeds te weinig worden aangesproken. Ook de ondernemersportefeuille en de subsidies die mogelijk zijn voor buitenlandse handel worden nog steeds onderbenut. Indien uw onderneming toch in het probleemstraatje sukkelt, vergeet dan niet dat vele ontvangkantoren van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen ook hulp kunnen/willen bieden. Voor zover mij bekend, staan alle ontvangkantoren open voor afbetalingsplannen en bemiddeling. Vaak echter worden deze ambtenaren in het ongewisse gelaten over de financiële toestand en mogelijke herstructureringsplannen waarmee de onderneming bezig is. Als men niet bereid is open, transparant en eerlijk te communiceren over zijn financiële toestand, verwacht dan evenmin een luisterend oor en bereidwillige medewerking. “Als men niet bereid is open, transparant en eerlijk te communiceren over zijn financiële toestand, verwacht dan evenmin een luisterend oor en bereidwillige medewerking.”
  7. 7. Van zodra RSZ-bijdragen in een aflossingsplan gegoten zijn, kunnen boeten verminderd worden en eens men de schulden heeft aangezuiverd, worden boeten deels terugbetaald na een eenvoudig verzoek daarom. Te vaak heeft de ondernemer geen weet van deze tegemoetkomingen. Tot slot biedt de overheid niet enkel financiële ondersteuning of tegemoetkoming, de overheid is een zeer goede bron van een hele hoop informatie. Vaak betalen ondernemers een hoop geld aan consultants, terwijl de overheid de informatie gratis aanbiedt. Ook hier de boodschap om zeker even langs te lopen bij het Vlaams Agentschap Ondernemen. Ook de federale overheidsdiensten van economie en financiën zijn een bron van veel accurate en betrouwbare informatie. De foute aanpak Struisvogelpolitiek… fouter kan je het niet maken! Toch beseffen te weinig ondernemers dat hun kostenstructuur zwaarder doorweegt dan hun vermogen om geld te verdienen. Als je maar een euro binnenkrijgt, kan je maar een euro uitgeven. Als je een euro omzet draait, moet je daarentegen beseffen dat je kosten er nog af moeten… een vaak voorkomend probleem is dat ondernemers leven van de dagontvangsten of de omzet. In boekhouderstermen hebben we het wel eens over ondernemers die “uit de kas leven”. Verstandiger is om duidelijk te weten hoeveel winst na belasting er van uw omzet overblijft. Met die kennis kan je dan je persoonlijke uitgavenspatroon opstellen (of bijstellen). Onder dezelfde noemer als “leven uit de kas” valt ook het opnemen van gelden uit je vennootschap in de vorm van een lening (in boekhouderstermen het “opnemen in rekening-courant”). In de vennootschap ontstaat een vordering ten overstaan van de ondernemer… maar de ondernemer vergeet al wel eens dat het hier om netto-geld moet gaan. Met andere woorden, wil hij het geld ooit kunnen terugbetalen, dan zal hij ongeveer het dubbele als loon moeten toekennen om de belastingen op het inkomen te dekken. Evenmin kan je op respect rekenen als je ‘met de noorderzon verdwijnt’. Als het moeilijk wordt, wees dan de integere ondernemer die met zijn schuldeisers rond tafel gaat en transparant samen een oplossing probeert uit te dokteren. Moest het toch niet lukken, zal je minstens met veel meer respect de faling kunnen ingaan. Ingeval van faling moet je jezelf ook goed bewust zijn van je eigen verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden. Een faling aanvragen doe je altijd na eerst even kort te sluiten met boekhouder of advocaat. Let op inzake de verruimde aansprakelijkheden van de zaakvoerder bij een faillissement. Wees ook alert voor contracten… laat je niet vangen door kleine lettertjes en vermijd dure opzeggingsvergoedingen of contracten waar je moeilijk onderuit kan. Een gouden regel luidt nog steeds “pas op als het te goed lijkt om waar te zijn”. “Te vaak zien we falingen met op het actief een enorme schuld van de privépersoon aan zijn vennootschap. Rechtbanken, fiscus en schuldeisers hebben meestal heel weinig medelijden met dergelijke faillissementen. Voor hen voelt het alsof de zaakvoerder met hun centen zichzelf een royaal leven heeft toebedeeld.”
  8. 8. Slim besparen en saneren is niet hetzelfde. Een saneringsoperatie duidt meestal op een zieke patiënt die zo snel mogelijk moet gestabiliseerd worden… het helingsproces volgt dan later. Wie slim bespaart kadert de besparing in zijn strategische visie. Lukraak schrappen in ‘gemakkelijke’ kosten zoals reclame, marketing, onderzoek & ontwikkeling, personeel, … heeft een effect op de toekomst van de organisatie. Doe hierover onderzoek en bespaar slim. En tot slot… slim sparen is ook slim aankopen. Het is erg moeilijk om kort door de bocht te stellen dat “goedkoop is slechte koop”. De realiteit leert dat dure koop niet altijd betere koop is… Goed onderzoek en tijd willen steken in het onderzoeken van verschillende producten en verschillende leveranciers kan zeker lonen. In die zin is slim sparen zeer vergelijkbaar met die boutade over wijn: “goede wijn hoeft niet duur te zijn”. Het komt er alleen op aan die goede fles te vinden. Meer weten? Deze tekst werd opgesteld door Dries Cannaerts, accountant-belastingconsulent in Heist-op-den- Berg en zaakvoerder van Cannaerts Accountants BVBA. Daarnaast schrijft hij regelmatig blog artikeltjes op maat van de ‘ondernemer in de straat’… geen juridisch teksten, wel simpele aanbevelingen over wat ondernemers zou moeten bezig houden op diverse vlakken (fiscaliteit, sociale zekerheid, ondernemersvaardigheden, …). Cannaerts Accountants is via de standaard kanalen te volgen; Allen kan u snel terugvinden via onze eigen website: http://www.cannaerts.be Heeft u graag eens een persoonlijk gesprek, contacteer mij dan gerust!
  9. 9. En nu afvinken maar… Strategisch ondernemen (weten wat je wil en hoe je daar moet geraken) 1. Ik heb een visie 2. Én een strategie Efficiënt ondernemen (niet harder werken, maar slimmer) 3. Optimaliseer uw processen (administratie, productieproces, werkproces) o Teken uw processen uit o Zoek waar u tijd/geld/materiaal verliest o Zoek hoe u meer waarde voor uw klant kunt genereren zonder bijkomende kost o Werk met flowcharts, afvinklijsten, voorgedrukte formulieren o Zorg voor orde in uw bedrijf (magazijn, burelen, …) 4. Analyseer uw brutowinstmarge en vergelijk met de concurrenten 5. Maak gebruik van methodes zoals Lean, Six Sigma, Business Model Canvas, … 6. Leer delegeren en evalueren Zoek het geld waar het zit 7. Bespreek met uw accountant/boekhouder hoe u sneller uw balansposten kan omzetten in geld op de rekening o Gebruik leverancierskrediet o Ga de betalingstermijnen van uw klanten na o Controleer de kredietwaardigheid en kwaliteit van uw klanten o Overweeg werken met voorschotten o Bekijk uw voorraad kritisch 8. Bespreek met uw accountant/boekhouder of uw balans goed zit (ratio-analyse) 9. Zijn uw investeringen correct gefinancierd? Slim kosten maken 10. De voordeligste uitgave is deze die u niet maakt 11. Werk met de beslissingsboom 12. Maak een budget en hou u eraan 13. Loop per jaar minstens éénmaal door uw grootboek o Best in excel, werk met filters, vergelijk met vorige jaren (data-analyse) o Zoek naar overlappingen o Stel een marketingbudget op en hou u eraan (sponsoring, …) 14. Onderhandel met leveranciers en/of zoek nieuwe 15. Onderzoek wat u beter uitbesteed en wat u beter met eigen mensen doet 16. Zorg dat uw lonen fiscaal geoptimaliseerd zijn 17. Toon discipline werk met een alternatief systeem van dubbele goedkeuring voor kosten 18. Lees contracten na alvorens ze af te sluiten
  10. 10. Kennis is macht (ken uw bedrijf en uw sector) 19. Abonneer u op vakbladen en volg opleidingen 20. Betrek uw personeel, klanten, leveranciers en andere stakeholders in uw bedrijf 21. Benchmark uzelf ten overstaan van uw sector 22. Optimaliseer uw verkoopprijs De overheid… uw vriend 23. Ga een gesprek aan met het Vlaams Agentschap Ondernemen 24. Gebruik de subsidiewijzer 25. Vraag tijdig afbetalingsplannen aan als het niet anders kan o Maak best een persoonlijke afspraak met de ontvangers o Vraag om kwijtschelding van boeten en/of intresten

×