acesta este un ghid care descrie etapele, procedurile si documentele necesare pentru infiintarea unei firme

1. Ghidul intreprinzatorului
Întotdeauna am pus în slujba clienţilor noştri competenţa şi experienţa societăţii noastre pentru a
apăra cu profesionalism interesele acestora, profesionalismul fiind metoda aleasă şi finalitatea dobândită de cele
mai multe ori.
Întrucât dorim să fim alături de dumneavoastră şi să vă călăuzim în primii paşi ai proaspetei afaceri
întreprinse, am conceput prezentul ghid care nădăjduim că vă va fi de un real folos.
Vă asigurăm de întreaga noastră colaborare, iar în măsura în care informaţiile de mai jos nu reuşesc să
răspundă întrebărilor dumneavoastră, nu ezitaţi să ne contactaţi!
Echipa
Dumitrescu & Asociaţii

2. Documentele oficiale ale
societăţii În mapa pe care aţi primit-o veţi găsi documentele oficiale
ale societăţii, şi anume:
- Certificat de Înregistrare emis de Ministerul Justiţiei în
colaborare cu Oficiul Naţional al Registrului Comerţului;
- Certificat Constatator emis în temeiul art.17 alin. (1) lit.c ) din
Legea 359/2004 cu modificarile si completarile ulterioare, eliberat în
baza declaraţiei pe propria răspundere înregistrată sub nr. ________
din ____________;
- Rezoluţie de Înmatriculare a societăţii dumneavoastră semnată
de Directorul Oficiului Registrului Comerţului;
- Actul Constitutiv al societăţii comerciale;
- Dovada Sediului Social (Contractul de Comodat/Inchiriere)
- ..............................................................................................................
Demersuri ulterioare Imediat după înfiinţarea societăţii comerciale, aveţi o serie de
înfiinţării societăţii
obligaţii de îndeplinit. În cele ce urmează vom încerca să scoatem în
comerciale
evidenţă principalele aspecte care trebuie rezolvate:
1. Este necesar să aveţi cel puţin o ştampilă. Aceasta se obţine de la
orice firmă autorizată, pe baza unei copii după certificatul de
înregistrare al societăţii. Forma standard este cea rotundă, însă în
funcţie de preferinţe puteţi să alegeţi orice formă

3. doriţi. Trebuie ţinut cont că de cele mai multe ori, la bancă sau la
Administraţia Finanţelor Publice se solicită obligatoriu ştampila pe
amprenta rotundă.
2. Societatea dumneavoastră trebuie să aibă un cont curent, astfel
la banca la care aţi ales să fie depus capitalul social trebuie să se
prezinte administratorii, cu actul de identitate, cu ştampila şi cu
actele societăţii în original şi în copie.
3. Aveţi obligaţia de a afişa la loc vizibil, atât la sediul social cât
şi la punctele de lucru ale societăţii, următoarele documente:
- programul de funcţionare sau de lucru cu publicul, inclusiv
eventualele pauze de masa;
- certificatul de înmatriculare (în copie);
- certificatele constatatoare/autorizaţiile (în copie);
- limitele de adaos comercial practicat (în cazul societăţilor ce
desfăşoară activităţi de comerţ);
- telefonul pentru oficiul de protecţie a consumatorului, în cazul în
care lucraţi (şi) cu persoane fizice;
- textul privind obligaţia clienţilor de a solicita şi de a păstra bonul
fiscal până la ieşirea din unitate (acolo unde este cazul),
- planul de evacuare în caz de incendiu.

4. 4. Alte obligaţii deosebit de importante:
- fiscalizarea, personalizarea şi programarea casei de marcat cu
coduri pentru fiecare produs;
- obţinerea unui aviz metrologic anual pentru cântarele
electronice;
- afişarea preţurilor şi a tarifelor;
- înregistrarea contractelor de muncă cel târziu la data începerii
activităţii salariaţilor;
- întocmirea fişelor de post ale salariaţilor;
- redactarea şi afişarea regulamentului de ordine interioară,
semnat de toţi angajaţii;
- semnarea de contracte pentru protecţia muncii şi PSI, precum
medicina muncii – pentru societăţile care au salariaţi;
- ţinerea unei evidenţe separate a concediilor, planificarea lor
pentru anul următor, şi o evidenţă completă pe statul de salarii a
timpului lucrat (ore suplimentare, ore de noapte, ore lucrate în zilele
de sâmbătă şi de
duminică sau de sărbătorile legale, numărul de zile de concediu de
odihnă sau medical);
- inventarierea patrimoniului (stoc de marfă, mijloace fixe, obiecte
de inventar) cel puţin o dată pe an, până la data de 31 decembrie, cu
întocmirea dosarului de inventariere (care cuprinde, între altele:
decizia de inventariere, stabilirea comisiei, perioada inventarierii,

5. declaraţii pe propria răspundere de la gestionari, etc.) şi prezentarea
listelor de inventar, în original, la contabilitate;
- existenta unui manual de politici şi proceduri contabile, în
conformitate cu legislaţia în vigoare;
- ori de câte ori este cazul, notificarea casei de asigurări de
sanatate în maxim 6 zile cu privire la informaţiile primite referitor la
incapacitatea temporară de munca a angajaţilor (medicul şi unitatea
sanitară care a emis certificatul de concediu medical, adresa la care
poate fi găsit angajatul pe perioada concediului medical etc).
Aspecte fiscale și financiar
contabile Din acest punct de vedere vă sfătuim să vă asiguraţi cu
maximum de atenţie că sunt îndeplinite următoarele cerinţe:
- Orice modificare a vectorului fiscal (luarea/scoaterea în/din
evidenţă cu plata contribuţiilor salariale, accize, etc) se notifică la
Administraţia Financiară în maxim 30 de zile de la data la care a
intervenit modificarea, prin declaratia 010.
Declaraţia 010 pentru trecerea la plătitor de TVA (ca urmare
a depăşirii plafonului de scutire), se depune în maxim 10 zile de la
sfârşitul lunii în care s-a depăşit plafonul.
- În cazul în care doriţi să efectuaţi operaţiuni intracomunitare,
este necesar să vă înscrieţi, înainte de efectuarea acestor tipuri de
operaţiuni, în registrul operatorilor intracomunitari. Pentru
aceasta sunt necesare şi cazierele judiciare ale asociaţilor şi al

6. administratorilor, iar înscrierea se face în 10 zile de la data depunerii
cererii la Administraţia financiară de care aparţine societatea.
Efectuarea de operaţiuni intracomunitare fără a fi înscris în acest
registru atrage sancţiuni din partea organelor de control, şi nu mai
beneficiaţi de facilităţile fiscale privind TVA.
- În maxim 30 de zile de la data înmatriculării trebuie
cumpărate şi înregistrate la Administraţia Finanţelor Publice
următoarele registre:
- registrul unic de control – sunt necesare unul pentru sediul social
şi câte unul pentru fiecare sediu secundar / punct de lucru
- registrul de evidenţă fiscală – pentru societăţile plătitoare de
impozit pe profit
De asemenea, în 30 de zile de la data deschiderii oricărui
punct de lucru, acesta va trebui înregistrat printr-o declaraţie de
sediu secundar la Administraţia Finanţelor Publice.
- De asemenea, trebuie procurate şi ţinute la zi, în format fizic
şi/sau electronic, o serie de registre şi formulare tipizate
nepersonalizate, precum:
- Registrul de casă – se completează în mod obligatoriu, zilnic;
- Registrul Jurnal – se completează de către contabil lunar;
- Registrul Inventar – se completeazăa de către contabil la sfârşitul
anului;
- Cartea Mare – se completează lunar şi stă la baza întocmirii
balanţei de verificare;
- NIR-uri (pentru facturile de marfă) – se completează în maxim 24
de ore de la recepţia mărfii;
- dispoziţii de plată/încasare;

7. -
- raport de gestiune (pentru stocul de marfă);
- fişe de magazie – pentru mijloace fixe, obiecte de inventar, marfă,
materiale, documente tipizate ;
- bonuri de consum – dacă este cazul;
- foi de parcurs – dacă este cazul;
- lista de inventariere – se completează doar la inventar;
- ordin de deplasare (delegaţie);
- decont de cheltuieli.
Lista poate varia în funcţie de specificul activităţii şi de
organizarea internă a circuitului documentelor.
- Următorul pas este să vă asiguraţi că aveţi la dispoziţie
facturi fiscale, chitanţe şi orice alte documente necesare în funcţie
de specificul activităţii (avize de însoţire etc.), sau un soft de generare
a acestora. La baza înserierii şi numerotării lor trebuie să existe anual
câte o hotărâre/decizie AGA privind desemnarea persoanei
responsabile, precum şi decizia acesteia privind alocarea seriilor şi
plajelor de numere.
- Actele contabile trebuie aranjate şi îndosariate pe fiecare
lună calendaristică, şi prezentate pentru a fi înregistrate în
contabilitate. Acestea ar trebui să includă în mod normal: facturi şi
chitanţe primite, atât pentru marfă, cât şi pentru alte cheltuieli, NIR-
urile aferente facturilor de marfă, facturi şi chitanţe emise
(exemplarul roşu – pentru cele personalizate), rapoartele fiscale
generate de casa de marcat pentru fiecare zi a lunii, precum şi

8. raportul fiscal lunar, dispoziţii de plată/încasare, extrasele de cont pe
luna respectivă, ordine de plată, foi de vărsământ, precum şi alte
documente, dupa caz.
- În final, pentru o mai bună organizare a activităţii, este
recomandat să existe registre separate pentru alocarea numerelor
interne sau de intrare şi ieşire pentru documente interne
(decizii, hotărâri, etc) şi a corespondenţei.
Aspecte privind dreptul
muncii Cu referire la obligaţiile angajatorului rezultate din
contractele individuale de muncă, vă informam că aveţi
următoarele obligaţii:
- să informaţi salariaţii asupra condiţiilor de muncă şi asupra
elementelor care privesc desfăşurarea relaţiilor de muncă;
- să asiguraţi permanent condiţiile tehnice şi organizatorice avute în
vedere la elaborarea normelor de muncă şi condiţiile
corespunzătoare de muncă;
- să acordaţi salariaţilor toate drepturile ce decurg din lege, din
contractul colectiv de muncă aplicabil şi din contractele
individuale de muncă.
Menţionăm în mod expres faptul că angajatorul este obligat
să acorde aceste drepturi salariaţilor în toate împrejurările, chiar şi
atunci când există acordul acestora cu privire la neacordarea unui

9. drept. Potrivit art. 38 din Codul muncii, salariaţii nu pot renunţa la
aceste drepturi, iar tranzacţiile prin care s-ar prevedea o atare
renunţare sunt lovite de nulitate.
- să plătiţi toate contribuţiile şi impozitele aflate în sarcina
dumneavoastră – în calitate de angajator, precum şi să retineţi şi să
viraţi contribuţiile şi impozitele datorate de salariaţi, în condiţiile
legii.
- să înfiinţaţi registrul general de evidenţă a salariaţilor - în
format electronic cu aplicaţie autorizată de ITM şi să operaţi
înregistrările prevăzute de lege;
- să eliberaţi, la cerere, toate documentele care atestă calitatea de
salariat a solicitantului (ex. adeverinţa de salariu);
- să asiguraţi confidenţialitatea datelor cu caracter personal ale
salariaţilor;
- să angajaţi persoane cu handicap într-un procent de cel puţin
4% din numărul total de angajaţi – dacă aveţi minim 50 de angajaţi.
Prin derogare de la această regulă, dispoziţiile legii speciale, conferă
angajatorilor care nu încadrează persoane cu handicap posibilitatea
de a opta pentru îndeplinirea uneia dintre următoarele obligaţii:
a) să plătească lunar către bugetul de stat o sumă reprezentând 50%
din salariul de bază minim brut pe ţară înmulţit cu numărul de locuri
de muncă în care nu au angajat persoane cu handicap;
b) să achiziţioneze produse sau servicii realizate prin propria
activitate a persoanelor cu handicap angajate în unităţile protejate

10. autorizate, pe baza de parteneriat, în suma echivalentă cu suma
datorată la bugetul de stat, în condiţiile prevăzute mai sus la litera a).
Fac excepţie de la prevederile prezentei lit. b) unităţile protejate
înfiinţate în cadrul organizaţiilor persoanelor cu handicap care pot
desfăşura şi activităţi de vânzări/intermedieri, cu condiţia ca
minimum 75% din profitul obţinut să fie destinat programelor de
integrare socioprofesională pentru persoanele cu handicap din
organizaţiile respective. Aceste unităţi au obligaţia prezentării unui
raport financiar la fiecare început de an, din care să rezulte cum au
fost utilizate fondurile obţinute prin activitatea comercială.
Prevederi legale și obligații
cu privire la capacitatea de
muncă Persoana fizică dobândeşte capacitate de muncă la împlinirea
vârstei de 16 ani.
Totuşi persoana fizică poate încheia un contract de muncă în
calitate de salariat şi la împlinirea vârstei de 15 ani, cu acordul
părinţilor sau al reprezentanţilor legali, pentru activităţi potrivite cu
dezvoltarea fizică, aptitudinile şi cunoştinţele sale, dacă astfel nu îi
sunt periclitate sănătatea, dezvoltarea şi pregătirea profesională.
Timpul de lucru maxim prevăzut de lege care trebuie inserat în

11. contractele individuale de muncă încheiate cu un angajat minor este
de 6 ore pe zi, respectiv 30 de ore pe săptămână.
Dumneavoastră aveţi obligaţia să comunicaţi periodic
salariaţilor situaţia economică şi financiară a unităţii şi să vă
consultaţi cu sindicatul sau, după caz, cu reprezentanţii salariaţilor, în
privinţa deciziilor susceptibile să afecteze substanţial drepturile şi
interesele acestora. Fac excepţie aşa-numitele „informaţii sensibile“,
care, prin divulgare, sunt de natură să prejudicieze activitatea unităţii.
Dacă unitatea are mai mult de 20 de salariaţi, această
obligaţie de informare/consultare intră sub reglementarea unei legi
speciale. De asemenea, dacă unitatea are mai mult de 20 de salariaţi,
angajatorul este
obligat să iniţieze negocierea colectivă, care va putea fi urmată, în
cazul în care părţile implicate agreează, de semnarea contractelor
colective de muncă.
Persoanele încadrate în muncă au dreptul să constituie
organizaţii sindicale şi să adere la acestea. Pentru constituirea unei
organizaţii sindicale este necesar un număr de cel puţin 15
persoane din aceeaşi ramură sau profesiune, chiar dacă îşi
desfăşoară activitatea la angajatori diferiţi. Nici o persoană nu poate
fi constrânsă să facă sau să nu facă parte, să se retragă sau nu, dintr-o
organizaţie sindicală. La angajatorii la care sunt încadraţi mai mult
de 20 de salariaţi şi dacă nici unul nu este membru de sindicat,
interesele acestora pot fi promovate şi apărate de reprezentanţii
salariaţilor, aleşi şi mandataţi special în acest scop.

12. Sporuri obligatorii prin lege
sau facultative ce pot fi
acordate salariaților
1. Sporul pentru muncă suplimentară, pentru munca în zilele
libere şi de sărbători legale
Munca suplimentară se compensează prin ore libere plătite
în următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia. În cazul în care
compensarea prin ore libere plătite nu este posibilă în cele 30 de zile
ce urmează, munca suplimentară va fi platită salariatului prin
adăugarea unui spor la salariu corespunzător duratei acesteia. Un
asemenea spor pentru munca suplimentară, precum şi pentru orele
lucrate în zilele libere şi în zilele de sărbători legale ce nu au
fost compensate corespunzător cu ore libere plătite, a fost
stabilit ca fiind în valoare de 100% din salariul de bază. Tinerii în
vârstă de până la 18 ani nu pot presta muncă suplimentară.
2.Sporul pentru munca de noapte este de 25% din salariul de
bază.
Tinerii care nu au împlinit vârsta de 18 ani nu pot presta munca de
noapte.
3.Sporul pentru vechime în muncă este de minimum 5% pentru 3
ani vechime şi maximum 25% la o vechime de peste 20 de ani, din
salariul de bază.
4.Sporul pentru condiţii deosebite de muncă, grele, periculoase
sau penibile, este de 10% din salariul de bază.

13. 5. Sporul pentru condiţii nocive de muncă, este de 10% din
salariul minim negociat la nivel de unitate.
6.Sporul de loialitate este facultativ, în funcţie de negocierile
părţilor.
7.Sporul de neconcurenţă este facultativ, în funcţie de negocierile
părţilor.
Se recomandă ca în contractele individuale de muncă pe care
le veţi încheia cu salariaţii, să inseraţi unele clauze de
confidenţialitate şi – în funcţie de activitatea prestată – de
exclusivitate.
Va dorim succes!