Agrupaciones documentales. Tipos o niveles. Definiciones

1. Agrupaciones
documentales. Tipos o
niveles. Definiciones
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. Agrupaciones documentales
• Se denominan así en Archivística a los
conjuntos de documentos.
• Es un término general, variable y muy
inespecífico.
• No existe una definición homogénea, si es
que se llega a definir como tal.
• Engloba a los llamados niveles de
descripción archivística.

3. La determinación de las
agrupaciones documentales
1. Comprende el respeto al principio de
procedencia.
2. La importancia de su determinación para
la descripción archivística.
3. Identificar que el nivel esencial es el
FONDO.

4. Niveles de descripción
Fondo
Nivel esencial
Agrupaciones
superiores al Fondo
Agrupaciones
inferiores al Fondo

5. Agrupaciones superiores al fondo
Tipos
• Patrimonio archivístico común.
• Archivos de un Estado.
• Patrimonio documental (propuesta).
• Archivo (como institución).
• Grupo de fondos.
• Fondos múltiples.

6. Agrupaciones superiores al fondo
Características
• Se denominan así a todas aquellas
agrupaciones que reúnen a varios fondos.
• Algunas, muchas veces, no son ni siquiera
definidas en la bibliografía como un nivel o
agrupación.
• Existen grandes problemas para
describirlas archivísticamente.
• Son las agrupaciones más generales y no
menos importantes.

7. Patrimonio archivístico común
Conjunto de archivos que forman parte
del patrimonio nacional de uno o varios
Estados que no pueden dividirse sin
riesgo de perder su valor
administrativo, legal o histórico.

8. Ejemplo 1 de Patrimonio
archivístico común
Fuente:
En: http://pares.mcu.es
Fondos en un
Archivo Español

9. Ejemplo 2 de Patrimonio
archivístico común
Fuente:
http://pares.mcu.es
Fondos en un
Archivo
Español

10. Archivos de un Estado
Conjunto de documentos, reunido y
formado por un Estado y todos sus
organismos en el ejercicio de sus
funciones.
(Esta concepción se ha tomado como
agrupación cuando se ha aplicado de forma
maximalista el principio de procedencia)
Ejemplo: La ex-URSS y países ex-
socialistas de Europa del Este.

11. Patrimonio documental
Conjunto de documentos, sea cual fuera
su tipo, soporte y titularidad, incluyendo
los contenidos en los Archivos, Bibliotecas
y Centros de Documentación de todo tipo
(públicos o privados), que caracterizan y
definen la generación y producción de
documentos, reunida y conservada a lo
largo de la existencia de una Persona
física o jurídica, Nación, País, Estado o
Región.

12. Patrimonio documental (2)
Según el Diccionario de Terminología
Archivística (DTA) (1995).
Totalidad de
documentos
Cualquier
época
Generados,
conservados y/o
reunidos
En ejercicio
de funciones
De cualquier
organismo o
entidad
Público o
privado
Participa el
Estado
Documentos
privados de
más de 40 años
Cualquier
documento de
más de 100
años

13. PATRIMONIO
DOCUMENTAL
Patrimonio documental (2)
Según el Diccionario de Terminología
Archivística (DTA) (1995).
Totalidad de
documentos
Cualquier
época
Generados,
conservados y/o
reunidos
En ejercicio
de funciones
De cualquier
organismo o
entidad
Público o
privado
Participa el
Estado
Documentos
privados de
más de 40 años
Cualquier
documento de
más de 100
años
PATRIMONIO
DOCUMENTAL

14. Archivo (Institución)
Según el DTA (1995), es la institución
cultural donde se reúnen, conservan,
ordenan y difunden los conjuntos
orgánicos de documentos para la gestión
administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

15. Archivo (Institución) (2)
Desde el punto de vista descriptivo, se
sintetiza como el conjunto de fondos
custodiados en este tipo de institución
ARCHIVO
Fondo A Fondo B Fondo C
Fondo D Fondo E Fondo F
Fondo G Fondo H Fondo I
Fondo …

16. Significados de Archivo
1. Documento.
2. Conjunto de fondos en una
Institución.
3. Edificio dedicado al tratamiento,
conservación y difusión del
patrimonio documental.

17. Ejemplo de Archivo
Como Documento.
Privilegio de Alfonso VIII con
exención de portazgo a los
de Nájera, La Rioja. (1174)
Como conjunto de
fondos.
Archivo Municipal
de Nájera, La Rioja
Como Institución.
Ayuntamiento de
Nájera, La Rioja donde
radica el Archivo

18. Grupo de fondos
Cada una de las agrupaciones en las que
pueden organizarse intelectualmente los
fondos de un Archivo.
ARCHIVO
Fondo A
Fondo C
Fondo B
Grupo 1
Fondo D Fondo E
Fondo F Fondo G
Fondo …
Grupo 2

19. Ejemplos de nombres de grupos de
fondos
1. Fondos contemporáneos.
2. Fondos públicos.
3. Fondos privados.
4. Fondos religiosos.
5. Fondos de la Administración
pública.
6. …

20. Ejemplo de un grupo de fondos
Fuente:
http://pares.mcu.es
Archivo
Grupo de fondos
Fondos del grupo

21. Ejemplo 2 de un grupo de fondos
Fuente:
http://pares.mcu.es
Archivo
Grupo de fondos
Fondos del grupo

22. Ejemplo 3 de un grupo de fondos
Fuente:
http://www.agn.gob.mx/
guiageneral/
Archivo
Grupo de fondos
Fondos del grupo

23. Ejemplo 4 de un grupo de fondos
Fuente:
http://www.archivogener
al.gov.co/inventario-de-
datos
Archivo
Grupo de fondos
Fondos del grupo

24. Dificultades de las agrupaciones
superiores al fondo
1. No tienen una información común a
todos.
2. Por ende, no constituyen un nivel de
descripción.
3. No son objeto de la Norma ISAD(G)
(para la descripción).
4. Pueden ser descritos en sistemas no
normalizados como la Guía del
Archivo, el Censo-Guía y otros.

25. Dificultades de las Agrupaciones
superiores al fondo (2)
5. Al no tener información común, no
pueden describirse en común, o sea,
normalizadamente.
6. La descripción común a todas las
partes, debe figurar en la
descripción del todo y ello no es
posible si cada fondo es distinto.
7. La excepción son los fondos
múltiples.

26. De estar en el mismo Archivo podrían
describirse normalizadamente por ser un
Grupo de fondos múltiple
Fondos múltiples y ejemplo
Son fondos con estructura y contenidos
semejantes, producidos por organismos
que desempeñan las mismas funciones en
ámbitos totalmente distintos.
Juzgados de 1ª
Instancia
Fondo Patrimonio
Protocolos
notariales
Fondo Patrimonio
Contadurías
de hipotecas
Fondo Patrimonio

27. Retomando: los niveles de
descripción
Fondo
Nivel esencial
Agrupaciones
superiores al Fondo
Agrupaciones
inferiores al Fondo
•Patrimonio archivístico
común
•Archivos de un Estado
•Patrimonio documental
•Archivo
•Grupo de fondos

28. Fondo
1. Categoría principal en la organización
de los documentos, con independencia
de la institución que los ha producido
(Millar, 1999).
2. La mayor de las unidades archivísticas
que abarca a la totalidad de los
documentos de una sola procedencia y
se compone de series y piezas
documentales (Arévalo, 2003)

29. Fondo
1. Conjunto de documentos basados en
el principio de procedencia por un
Archivo para fines de control (ICA,
2004)
2. Conjunto documental procedente de
una institución o persona,
conservado en el archivo, siendo el
resultado natural de la actividad de
la institución o la persona (ABADI,
2009).

30. Ideas comunes en algunas
definiciones de Fondo
1. Conjunto.
2. Orgánico.
3. De documentos.
4. Cualquier formato.
5. Cualquier soporte.
6. Cualquier tipología documental.
7. Producidos y/o recibidos.
8. Mismo productor (institución o persona).
9. Sobre variadas funciones, actividades y/o
gestiones.

31. Sobre la definición de fondo
1. Conjunto orgánico de documentos
producidos y/o recibidos, que ha
conservado una persona u
organismo, público o privado,
durante el ejercicio de sus funciones
y/o actividades a lo largo de su
existencia.

32. Características del fondo
• Es el nivel de descripción archivística
esencial, la unidad básica.
• Es el mayor nivel de descripción
reconocido por la bibliografía.
• Su descripción es prioritaria y
obligatoria.
• Un mismo fondo pudo ser ingresado
en varios momentos.

33. Características (2)
• Un mismo fondo puede tener varios
tipos de signaturas o signaturas
discontinuas.
• Existen diferentes definiciones.
• Manifiesta un carácter jerárquico.
• Es reflejo de la estructura organizativa
y de las funciones de la institución que
lo produce.

34. Tipos de fondo
1. Abiertos.
2. Cerrados.
3. Públicos.
4. Privados: personales,
familiares, religiosos,
catedralicios, diocesanos,
parroquiales, sindicales, otros.

35. Características de las
instituciones para producir un
fondo
1. Existencia legal: nombre y
normativa propios.
2. Funciones propias.
3. Jerarquía definida.
4. Autonomía suficiente.
5. Estructura interna definida.
1. Existencia legal: nombre y
normativa propios.
2. Funciones propias.

36. Fondo como reflejo de la
institución
1.1. Secretaría de Estado
Comunicación
1.2. Subsecretaría
1.2.1. Secretaria general
técnica
1.2.2. Secretariado de
gobierno
1.2.3. Subdirección General
de Gestión Económica
1.2.3.1. Contabilidad
1.2.3.2. Contratación
INSTITUCIÓN
1.MINISTERIODEPRESIDENCIA
FONDO
MINISTERIODEPRESIDENCIA

37. Retomando los niveles de
descripción
•Fondos
Fondo
Nivel esencial
Agrupaciones
superiores al Fondo
Agrupaciones
inferiores al Fondo
•Patrimonio archivístico
común
•Archivos de un Estado
•Patrimonio documental
•Archivo
•Grupo de fondos

38. Agrupaciones inferiores al fondo
• Subfondo
• Serie y Subserie.
• Unidad documental: simple (UDS) y
compuesta (UDC).

39. Subfondo
• A partir de esta agrupación o nivel,
comienzan las características comunes
que posibilitan la descripción.
• Los subfondos dependen de un fondo.
• Todos son prescindibles.
• Se corresponden con subdivisiones
administrativas, geográficas,
cronológicas o funcionales.

40. Ejemplos de Subfondos
Fondo Subfondo
Universidad
Complutense de
Madrid
Facultad de
Farmacia
Universitat
Politècnica de
Catalunya
Escuela Técnica
Superior de
Ingeniería Industrial
de Barcelona
Gobernantes (AGN
El Salvador)
Eugenio Aguilar

41. Serie
Gallego y López la definen como un
conjunto de documentos que tienen el
mismo origen orgánico, responden a la
misma función administrativa, están
sujetos al mismo trámite o uso
administrativo y tienen características
similares en cuanto al contenido y, a
menudo, en cuanto al aspecto externo.
Gallego y López la definen como un
conjunto de documentos que tienen el
mismo origen orgánico, responden a la
misma función administrativa, están
sujetos al mismo trámite o uso
administrativo y tienen características
similares en cuanto al contenido y, a
menudo, en cuanto al aspecto externo.

42. Serie
Conjunto de documentos que
testimonian una actividad desarrollada
por uno o más agentes en el ejercicio de
una determinada función (Mesa, 2010)
y regulada por un mismo marco jurídico
(Herrera y Díaz, 2011).
Conjunto de documentos que
testimonian una actividad desarrollada
por uno o más agentes en el ejercicio de
una determinada función (Mesa, 2010)
y regulada por un mismo marco jurídico
(Herrera y Díaz, 2011).

43. Fondo y Serie
FONDO
Serie 1 Serie 2 Serie 3
Serie 4 Serie 5 Serie 6
Serie 7 Serie 8 Serie 9
Serie 10 Serie 11 Serie 12
Serie 13
Serie n
Serie 14

44. Expedientes de subvenciones para la
realización de programas de
cooperación del Ministerio de Trabajo
(1989-1997)
Expedientes de subvenciones para la
realización de programas de
cooperación del Ministerio de Trabajo
(1989-1997)
Serie
SERIE = TIPOLOGÍA + FUNCIÓN + PRODUCTOR
Ejemplo:

45. Convenios de trabajos permanentes
firmados por el Ministerio de Educación
(2000-2014)
Convenios de trabajos permanentes
firmados por el Ministerio de Educación
(2000-2014)
Serie
SERIE = TIPOLOGÍA + FUNCIÓN + PRODUCTOR
Ejemplo:

46. Ejemplo hipotético de serie
1. Informe anual de control económico del
Ministerio de Cultura (2008).
2. Informe anual de control económico del
Ministerio de Cultura (2009).
3. Registro contable anual del Ministerio de
Cultura (2010).
4. Informe anual de control económico del
Ministerio de Cultura (2011).
Serie: Informes económicos anuales del
Ministerio de Cultura (2008-2011)
NO

47. Otro ejemplo de serie
1. Expediente de gestión de bienes
inmuebles … (1836).
2. Expediente de gestión de bienes
inmuebles … (1837).
3. Expediente de control de personal …
(1838).
4. Expediente de gestión de bienes
inmuebles … (1838).
Serie: Expedientes de gestión de bienes
inmuebles … (1836-1838).
NO

48. Otro ejemplo más
1. Expediente de contratación de
suministros … (1965).
2. Expediente de contratación de
suministros básicos … (1966).
3. Expediente de contratación de
suministros … (1967).
4. Expediente de contratación de
suministros … (1968).
Serie: Expedientes de contratación de
suministros … (1965-1968).

49. Una de las conclusiones
importantes sobre la
conformación de las series
1. Cuando se producen algunos cambios en
la estructura de la organización o en las
actividades y funciones de ésta, en
dependencia de la magnitud y alcance
de ambos cambios, pueden o no
generarse nuevas series, de ahí la
importancia de analizar, detenidamente,
cada caso en particular.

50. Clasificaciones de series y
ejemplos
• Serie abierta:
• Serie cerrada:
• Series complementarias.
• Series paralelas

51. Series abiertas y cerradas
Serie cerrada: desaparición del sujeto
productor o de la actividad.
Ejemplo: Expedientes de exención del
impuesto sobre el Lujo del Ministerio de
Hacienda (1967-1987)
Serie abierta: el productor continúa
ejerciendo su actividad.
Ejemplo: Registro de Vehículos de la
Dirección General de Tráfico (1918-)

52. Series complementarias
• Series complementarias: con trámites
administrativos diferentes, realizan un
objetivo único.
Ejemplos:
-Expedientes de concesión de residencia
de larga duración por el Ministerio de
Administraciones Públicas (1996- ).
-Expedientes de expedición de la Tarjeta
de Identidad de Extranjero por el
Ministerio del Interior (1996-)

53. Series paralelas
• Series paralelas: gestiones comunes en
organismos distintos.
Ejemplos:
-Expedientes de provisión de puestos de
trabajo: Concursos (1984- ).
Productores:
Unidades de personal de los diferentes
Ministerios (todas gestionan los
concursos).

54. Otras clasificaciones de series
• Series duplicadas
• Series antecedentes
• Series precedentes
• Series descendentes
• Series relacionadas

55. Ejemplo de series en un fondo
Fondo
Subfondo
Series

56. Subseries
• Subconjuntos de documentos dentro de
las series.
• Tienen las mismas exigencias
archivísticas.
• Pueden derivarse en función de
variaciones de estructura o para reunir
documentos por periodos de tiempo,
entre otros casos.

57. Ejemplo 1 de subserie
Serie: Expedientes de subvenciones para la
realización de programas de
cooperación de la Subdirección
General de ONG y Voluntariado del
Ministerio de Trabajo y Asuntos
Sociales (1989-1997).
Subserie: Expedientes de
subvenciones denegadas...

58. Ejemplo 2 de subseries
Serie:
Licencias de
exportación
del
Ministerio
de
Comercio
(1980-2014)
• Licencias de exportación del
Ministerio de Comercio en la
Provincia A (1980-2014)
• Licencias de exportación del
Ministerio de Comercio en la
Provincia B (1980-2014)
• Licencias de exportación del
Ministerio de Comercio en la
Provincia C (1980-2014)

59. Del ejemplo anterior
Serie: Licencias de Exportación del
Ministerio de Comercio (1980-2014)
• Licencia de exportación…
• Licencia de exportación…
• Licencia de exportación…
SON UNIDADES DOCUMENTALES

60. Unidad documental
El DTA (1995) la define como el
elemento indivisible de una serie
documental, que puede estar
constituido por un solo documento o
por varios.
Puede ser:
• Simple: un solo documento.
• Compuesta: un expediente, un dossier
y un documento principal con anexos.

61. Ejemplo de unidades
documentales
ACTA
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE
ACTA
ACTA
ACTA
ACTA
ACTA
ACTA
ACTA
ACTA
SERIE ACTAS: si son
iguales actas, del
mismo productor y
con la misma
función

62. Ejemplo 1 de unidad
documental simple
Acta de la sesión celebrada por el Comité
Provincial del Frente Popular de Asturias
(1936).

63. Ejemplo 2 de unidad
documental simple
Carta de
Alejandro
Castro al
Duque de
Riansares
(1857)

64. Ejemplo de unidad
documental compuesta
1 Solicitud de ayuda
1 Autorización
1 Fotocopia del Documento
de identidad
1 Resolución de aprobación
de ayuda
Expediente de
aprobación de
ayuda
Unidad Documental
Compuesta: Expediente

65. Continuando con el ejemplo
anterior
Expediente de aprobación de ayuda 1
Expediente de aprobación de ayuda 2
Expediente de aprobación de ayuda 3
Expediente de aprobación de ayuda 4
Expediente de aprobación de ayuda …
SERIE:
EXPEDIENTES DE APROBACIÓN DE AYUDAS …

66. Ejemplo 2 de unidad documental
compuesta
Expediente sobre la construcción de la línea
A del ferrocarril de circunvalación de Puerto
Rico (1891-1894)

67. Resumiendo: los niveles de
descripción
Agrupaciones
superiores al Fondo
•Patrimonio archivístico
común
•Archivos de un Estado
•Patrimonio documental
•Archivo
•Grupo de fondos
Fondo
Nivel esencial
•Fondos
Agrupaciones
inferiores al Fondo
•Subfondos
•Series
•Subseries
•Unidades documentales

68. Diga el nivel de descripción
1. Informes sobre expedientes de
incompatibilidades del Ministerio de
Administraciones Públicas (1987-2005).
2. Expediente de concesión de permiso
internacional de conducir de Jorge Pérez
(1997).
3. Ministerio de Justicia (1945-).
4. Basílica Catedral de Nuestra Señora del
Pilar de Zaragoza (1536-1633).
5. Registro de Maestres de la Orden de
Montesa (1244-1592).
S
UDC
F
F
S